保定刻章管理制度

保定刻章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章刻制、使用、保管等行為，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于保定地區(qū)公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等。（三）印章定義本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章以及其他具有法律效力或代表公司意志的專用章。二、印章刻制（一）申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可提交至行政部門。（二）刻制1.行政部門負責(zé)統(tǒng)一辦理印章刻制事宜。根據(jù)審批通過的申請表，選擇具有資質(zhì)、信譽良好的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準進行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。3.行政部門在收到印章后，應(yīng)進行嚴格的驗收。檢查印章的材質(zhì)、規(guī)格、文字、圖案等是否與申請表一致，確認無誤后，在《印章刻制登記表》上簽字登記，并將印章移交至指定保管人。（三）備案1.新刻制的印章，行政部門應(yīng)及時到當?shù)毓矙C關(guān)進行備案。備案所需材料包括《印章刻制申請表》、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明等。2.備案完成后，行政部門應(yīng)妥善保管備案回執(zhí)，并將備案情況告知相關(guān)部門和人員。三、印章使用（一）使用原則1.印章使用必須嚴格遵循公司規(guī)定的審批流程，未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自使用印章。2.印章使用應(yīng)基于真實、合法、有效的業(yè)務(wù)活動，確保印章使用的目的與公司利益相符。3.印章使用應(yīng)保證內(nèi)容準確、清晰，不得在空白紙張、表格、合同等文件上加蓋印章。（二）審批流程1.常規(guī)事項用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間等信息。將申請表提交至部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，對用印事項的真實性、必要性進行審核，并簽字確認。經(jīng)部門負責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，對用印事項進行審批，簽署意見。申請表最后提交至行政部門印章管理人員。印章管理人員在確認審批手續(xù)齊全后，方可在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印情況。2.重要事項用印對于涉及公司重大決策、合同簽訂、對外投資、融資擔保等重要事項的用印，除按照常規(guī)事項用印審批流程外，還需經(jīng)公司法定代表人審批同意。申請人在填寫《印章使用申請表》時，應(yīng)詳細說明重要事項的背景、內(nèi)容、風(fēng)險評估等情況。各審核環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)，確保重要事項用印的合法性、合規(guī)性和安全性。（三）用印要求1.印章管理人員應(yīng)在用印前仔細核對用印文件內(nèi)容，確保與審批通過的申請表一致。對于內(nèi)容不完整、表述不清、存在歧義或其他不符合要求的文件，應(yīng)拒絕用印，并要求申請人補充或修改。2.用印時，應(yīng)確保印章端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定位置，不得歪蓋、斜蓋或模糊不清。同時，應(yīng)在文件的騎縫處加蓋印章，以保證文件的完整性和真實性。3.用印完成后，印章管理人員應(yīng)及時將用印文件整理歸檔，并在《印章使用登記表》上詳細記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、申請人、審批人等信息。四、印章保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，各類印章應(yīng)指定專人負責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.印章保管應(yīng)確保安全，存放于安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。3.嚴禁將印章隨意放置或交由他人代管，因特殊原因需要臨時交接印章的，應(yīng)辦理嚴格的交接手續(xù)。（二）保管職責(zé)1.公章保管人負責(zé)公司公章的日常保管和使用審批工作。嚴格按照公司規(guī)定的審批流程進行用印操作，確保公章使用的合法性和規(guī)范性。2.法定代表人章保管人負責(zé)法定代表人章的保管和使用，在涉及法定代表人簽字的文件上加蓋印章。使用前應(yīng)確認是否經(jīng)過法定代表人授權(quán)，并按照規(guī)定的審批流程進行操作。3.財務(wù)專用章保管人負責(zé)財務(wù)專用章的保管和使用，主要用于公司財務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。嚴格按照財務(wù)制度和審批流程進行用印，確保財務(wù)工作的準確性和安全性。4.合同專用章保管人負責(zé)合同專用章的保管和使用，在簽訂合同等相關(guān)文件時加蓋印章。使用前應(yīng)審核合同內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，確保合同的合法性和有效性。5.部門章保管人負責(zé)本部門印章的保管和使用，按照本部門的業(yè)務(wù)范圍和審批流程進行用印操作。同時，應(yīng)定期向行政部門報告部門章的使用情況。（三）交接與掛失1.印章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細記錄交接印章的名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息。交接雙方應(yīng)在登記表上簽字確認，并由行政部門負責(zé)人監(jiān)交。2.印章在保管過程中如發(fā)生遺失、被盜等情況，保管人應(yīng)立即向行政部門報告，并采取必要的措施防止損失擴大。行政部門應(yīng)及時向公安機關(guān)報案，并根據(jù)情況進行登報聲明作廢等處理。同時，應(yīng)按照公司規(guī)定重新刻制印章，并辦理相關(guān)備案手續(xù)。五、印章停用與銷毀（一）停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門提出申請，填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱等信息。2.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負責(zé)通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章。3.停用的印章應(yīng)及時收回，并妥善保管。（二）銷毀1.對于已停用且不再使用的印章，行政部門應(yīng)定期進行清理，并填寫《印章銷毀申請表》，詳細列出銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門應(yīng)會同審計部門等相關(guān)人員，按照規(guī)定的程序進行印章銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，并由參與人員簽字確認。3.印章銷毀后，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》及銷毀記錄歸檔保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負責(zé)定期對公司印章的使用、保管情況進行檢查，確保印章管理工作符合本制度要求。檢查內(nèi)容包括印章使用審批流程的執(zhí)行情況、印章保管的安全性、用印文件的歸檔情況等。2.審計部門負責(zé)對公司印章管理情況進行不定期審計監(jiān)督，重點檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性、印章保管的風(fēng)險防控等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用、保管印章的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影