大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)實踐教程(2)章節(jié)

2.3文檔排版2.3.1字體格式化1.字體的設(shè)置在word文檔中，默認(rèn)的字體為宋體，默認(rèn)的字號為五號。以中文數(shù)字設(shè)置的字號中初號最大，八號最小。以磅為單位的字號中，磅值越大，字號越大。在格式工具欄和字體對話框中，最小的磅值是5號，最大的磅值是72號。如果需要的字號大于72號，可以在工具欄“字號”的位置輸入需要的磅值，例如120號，然后按Enter鍵。字符格式化可以使用格式工具欄中的工具按鈕，也可以利用字體對話框進(jìn)行。下面介紹字體設(shè)置對話框的使用。（1）選定要進(jìn)行格式化的文本；（2）單擊“格式”菜單中的“字體”命令，選擇圖2.10所示對話框中的“字體”選項卡；（3）在“字體”選項卡中可以設(shè)置字體、字形、字號、顏色、下劃線、特殊效果等。設(shè)置特殊效果直接單擊效果前面的復(fù)選框即可，允許同時使用多種文字效果。2.字符間距設(shè)置字符間距是指字符之間的距離。有時會因為文檔設(shè)置的需要而調(diào)整字符間距，以達(dá)到理想的效果。具體操作是單擊圖2.10中的“字符間距”選項，出現(xiàn)“字符間距”選項卡，如圖2.11所示，可以根據(jù)需要進(jìn)行“縮放”、“間距”、“位置”的設(shè)置。2.3.2段落排版段落是Word的重要組成部分。所謂的段落是指文檔中兩次回車鍵之間的所有字符，包括段后的回車鍵。設(shè)置不同的段落格式，可以使文檔布局合理、層次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的縮進(jìn)、換行和分頁、對齊方式等。1.設(shè)置段落的縮進(jìn)（1）首行縮進(jìn)：控制段落第一行左邊的開始位置。（2）左縮進(jìn)：控制段落左邊的開始位置，拖動左縮進(jìn)標(biāo)志，首行縮進(jìn)標(biāo)志同時移動，且保持首行縮進(jìn)標(biāo)志和左縮進(jìn)標(biāo)志之間的相對位置不變。（3）右縮進(jìn)：控制段落右邊的終止位置。（4）懸掛縮進(jìn)：控制段落除了首行之外各行的左縮進(jìn)。拖動懸掛縮進(jìn)標(biāo)志，首行縮進(jìn)標(biāo)志不動。2.設(shè)置段落縮進(jìn)有三種方法（1）使用標(biāo)尺縮進(jìn)段落。將插入點放在要縮進(jìn)的段落中，直接拖動左縮進(jìn)、右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)標(biāo)志。（2）“格式”菜單――“段落”，如圖2.12所示。在“段落”對話框的“縮進(jìn)”欄，利用“左”和“右”文本框的數(shù)字增減按鈕改變左縮進(jìn)量和右縮進(jìn)量，利用“特殊格式”下拉列表框，改變段落的首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)。（3）利用格式工具欄利用格式工具欄的減少縮進(jìn)量按鈕和增加縮進(jìn)量按鈕，改變段落的左縮進(jìn)。如圖2.13所示。3.設(shè)置段落對齊在Word文檔編輯過程中，經(jīng)常使用段落對齊方式。例如設(shè)置標(biāo)題居中對齊，正文段落兩端對齊，署名右對齊等。如果只設(shè)置一段，可以把插入點移到該段的任意位置。段落對齊方式有五種：左對齊、右對齊、兩端對齊、居中和分散對齊。設(shè)置段落對齊的方法如下：（1）Word“格式”工具欄中設(shè)置了四個對齊按鈕：“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”和“分散對齊”。（2）“格式”菜單――“段落”，打開“段落”對話框，選擇“常規(guī)”中的“對齊方式”下拉列表框中的對齊方式。4.設(shè)置段落間距和行間距利用“段落”對話框的“間距”欄，對“行距”、“段前”及“段后”的距離進(jìn)行選擇，也可以在文本框中直接輸入要改變的值。5.“換行和分頁”選項卡（1）孤行控制：防止在頁面頂端單獨打印段落末行或在頁面底端單獨打印段落首行。（2）段中不分頁：防止在段落中出現(xiàn)分頁符。（3）與下段同頁：防止在選中段落與后面一段間插入分頁符。（4）段前分頁：在選中段落前插入分頁符。（5）取消行號：防止選中段落旁出現(xiàn)行號。該選項對未設(shè)行號的文檔或節(jié)無效。（6）取消斷字：防止段落自動斷字。6.“中文版式”選項卡利用“中文版式”選項卡可以進(jìn)行以下設(shè)置：（1）按中文習(xí)慣控制首尾字符：采用中文的排版和換行規(guī)則，以確定頁面上各行的首尾字符。（2）允許西文在單詞中部斷字：允許在西文單詞的中間斷行。（3）允許標(biāo)點溢出邊界：允許標(biāo)點比段落中其他行的對齊位置超出一個字符。如果不使用該選項，則所有行和標(biāo)點必定完全對齊。（4）允許行首標(biāo)點壓縮：允許標(biāo)點在行首處進(jìn)行壓縮，這樣后續(xù)字符將更緊湊。（5）文本對齊方式：設(shè)置一行中所有文本的垂直對齊方式，或根據(jù)字符的頂端、中間、基線或底端對齊所有文本。2.3.3項目符號和編號項目符號可以使段落清晰，醒目。編號可以標(biāo)記段落的次序，使文檔層次分明。1.設(shè)置和改變項目符號（1）設(shè)置項目符號選擇要設(shè)置項目符號的段落，單擊格式工具欄的“項目符號”按鈕。或者選擇“格式”菜單的“項目符號和編號”命令，出現(xiàn)“項目符號和編號”對話框。在“項目符號”選項卡上選擇一種需要的項目符號。（2）改變項目符號選擇要改變項目符號的段落，在“項目符號和編號”對話框的“項目符號”選項卡上單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“自定義項目符號列表”對話框，根據(jù)選項按鈕及文本框進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。如果要改變?yōu)槠渌椖糠?，單擊“字符”或“圖片”按鈕，選擇特殊的項目符號，如圖2.17所示。2.設(shè)置和改變編號（1）設(shè)置編號選擇要設(shè)置編號的段落，單擊格式工具欄的“編號”按鈕?；蛘哌x擇“格式”菜單的“項目符號和編號”命令，出現(xiàn)“項目符號和編號”對話框。選擇“編號”選項卡如圖2.18所示。（2）改變編號選擇要改變編號的段落，在“項目符號和編號”對話框的“編號”選項卡上單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“自定義編號列表”對話框，如圖2.19所示，可以設(shè)置“編號格式”，選擇“編號樣式”，設(shè)置“起始編號”等。2.3.4邊框和底紋在Word2003中文版中，可以為選定的字符、段落、頁面及各種圖形設(shè)置各種顏色的邊框和底紋，從而美化文檔，使文檔格式達(dá)到理想的效果。（1）先選定要添加邊框的文字或段落，單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出如圖2.20所示的“邊框和底紋”對話框。（2）單擊“邊框”選項卡，分別設(shè)置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應(yīng)用范圍等，應(yīng)用范圍可以是選定的“文字”或“段落”。對話框右邊會出現(xiàn)效果預(yù)覽，用戶可以根據(jù)預(yù)覽效果隨時進(jìn)行調(diào)查，直到滿意為止。（3）單擊“頁面邊框”選項卡，分別設(shè)置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應(yīng)用范圍等。如果要使用“藝術(shù)型”頁面邊框，可以單擊“藝術(shù)型”下拉式列表邊框右邊的箭頭，從下拉列表中進(jìn)行選擇后，單擊“確定”按鈕。應(yīng)用范圍可以是：整篇文檔、本節(jié)、本節(jié)—只有首頁、本節(jié)—除首頁外所有頁。（4）單擊“底紋“選項卡，分別設(shè)定填充底紋的顏色、式樣和設(shè)定應(yīng)用范圍等。2.3.5首字下沉和分欄1.首字下沉將插入點移到要設(shè)置首字下沉的段落，或選擇該段落，然后選擇“格式”菜單的“首字下沉”命令,出現(xiàn)“首字下沉”對話框。利用對話框的“位置”選項，可以設(shè)置下沉的格式，利用“選項”欄，可以設(shè)置下沉文字的字體、下沉行數(shù)和正文的距離。2.設(shè)置“分欄”選擇要分欄的文本?！案袷健辈藛唯D―“分欄”，打開“分欄”話框。在對話框的“預(yù)設(shè)”欄中選擇分欄的格式，也可以直接在“欄數(shù)”文本框中輸入要分欄的欄數(shù)；如果設(shè)置各欄的欄寬相等，選擇“欄寬相等”復(fù)選框；如果設(shè)置欄寬不等，則取消“欄寬相等”復(fù)選框的選擇。2.3.6中文版式1.拼音指南選定要注音的文本，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“拼音指南”子命令，出現(xiàn)“拼音指南”對話框，單擊“確定”按鈕，則漢語拼音就會自動標(biāo)記在選定的中文字符上2.帶圈字符“帶圈字符”功能，一次可以為一個字符加圈。其中，圈的樣式有圓圈、正方形、三角形和菱形。選定要加圈的字符，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“帶圈字符”子命令，出現(xiàn)“帶圈字符”對話框，選擇圈的樣式，單擊“確定”按鈕，則選定的字符加上圈.2.3.6中文版式3.縱橫混排

“縱橫混排”功能，可以在橫排的文本中插入縱向文本，也可以在縱向的文本中插入橫向文本。以橫排文本中插入縱向文本為例。在橫排文本中選擇要作為縱向排列的文本，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“縱橫混排”子命令，出現(xiàn)“縱橫混排”對話框，單擊“確定”按鈕，則選定的文本縱向排列，2.3.6中文版式4.合并字符“合并字符”功能，可以將選擇的多個字符合并為一個字符。最多可以將6個字符合并在一起。選擇要合并的字符，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“合并字符”子命令，出現(xiàn)“合并字符”對話框。在“字體”下拉列表框中選擇需要的字體，在“字號”下拉列表框中選擇需要的字號，單擊“確定”按鈕，則選定的字符被合并為一個字符。5.雙行合一“雙行合一”功能，可以使兩行文字并排排列。選擇要并排排列的文本，單擊“格式”菜單――“中文版式”――“雙行合一”子命令，出現(xiàn)“雙行合一”對話框，單擊“確定”按鈕，則選定的文本以并列的兩行顯示，2.3.7頁面設(shè)置和打印1.頁面設(shè)置頁面設(shè)置包括設(shè)置頁邊距、選擇紙張、設(shè)置版式等?！拔募辈藛唯D―“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框。2.4表格處理2.4.1表格的建立圖2.27插入表格圖2.28繪制表格工具條圖2.29插入表格編輯表格包括表格的編輯和表格內(nèi)容的編輯。最初創(chuàng)建的表格是沒有任何內(nèi)容的，表格編輯完成后就可以開始輸入內(nèi)容，并對輸入的內(nèi)容進(jìn)行編輯。表格的編輯包括行列的插入、刪除、合并、拆分、高度/寬度的調(diào)整等，經(jīng)過編輯的表格才更符合我們的實際需要，也會更加美觀。圖2.30將文字轉(zhuǎn)換成表格圖2.31將文字轉(zhuǎn)換成表格的結(jié)果2.4.2表格的編輯1.表格中插入點的移動2.單元格合并的方法3.單元格的拆分4.行、列的插入5.行、列的刪除2.4.3表格的排版1.設(shè)置列寬的方法2.4.3表格的排版2.設(shè)置行高表格的行高可以根據(jù)單元格內(nèi)的字號自動調(diào)節(jié)，也可以利用鼠標(biāo)和菜單調(diào)整。設(shè)置行高的主要方法如下：（1）將鼠標(biāo)放在要調(diào)整行高的行的下邊框上，變成水平分裂箭頭，按住鼠標(biāo)左鍵拖動到新位置。（2）將鼠標(biāo)放在要調(diào)整行高的行的下邊框?qū)?yīng)的垂直標(biāo)尺的行標(biāo)記上，按住左鍵垂直拖動行標(biāo)記。2.4.4表格中插入公式（1）選擇“表格”菜單的“公式…”，出現(xiàn)“公式”對話框，如圖2.34所示。通常，表格中的列用字母標(biāo)注，行用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，因此B3:C3指定第三行第二列和第三列。（2）將插入點置于要存放結(jié)果的單元格中，按CTRL+F9插入域標(biāo)識“{}”（注意：不能直接用鍵盤輸入），在里面輸入由“=”、函數(shù)、數(shù)值和單元格名稱所組成的公式，然后在其上單擊右鍵，選擇“切換域代碼”即可顯示公式所計算的結(jié)果。2.5圖形插入和其它插入對象的使用2.5.1插入圖片和剪貼畫1.使用粘貼功能2.插入剪貼畫3.插入圖片文件4.繪制圖形5.圖片的編輯圖2.35

“插入圖片”對話框圖2.36“自選圖形”菜單圖2.37“組合”圖形圖2.38

“設(shè)置圖片格式”對話框圖2.40

“高級版式”對話框2.5.2插入藝術(shù)字2.5.3插入文本框選擇“插入”菜單下的“文本框”，根據(jù)需要選擇“橫排”或“豎排”方式，也可以在繪圖工具條上直接選擇“橫排文本框”和“豎排文本框”按鈕。當(dāng)鼠標(biāo)的光標(biāo)變成“十”字形，按住這種形狀的光標(biāo)在Word工作區(qū)的任意位置拖動，可以畫出需要的文本框。文本框出現(xiàn)以后，可以像在文檔的工作區(qū)一樣輸入文字和插入圖片。2.5.4插入公式選擇“插入”菜單中的“對象”，打開“對象”對話框，在“對象類型”列表框中選擇“Microsoft公式3.0”項，單擊“確定”按鈕。彈出公式工具條如圖2.43所示。這時可以根據(jù)需要輸入相應(yīng)的公式，并可按圖形格式排版。2.6文檔其他操作2.6.1分頁和分節(jié)圖2.44“分隔符”對話框2.6.2頁眉、頁腳的設(shè)置單擊“視圖”菜單――“頁眉和頁腳”，出現(xiàn)頁眉編輯區(qū)和“頁眉和頁腳”工具欄，如圖2.45所示，可以在頁眉區(qū)輸入文字、插入圖片、頁碼域等。2.6.3樣式的應(yīng)用和修改圖2.49刪除樣式圖2.50修改樣式2.6.4生成目錄根據(jù)正文中對各級目錄的排版要求，“1引言”屬一級題序及標(biāo)題，要設(shè)置成小3號黑體；“1.1背景”屬二級題序及標(biāo)題，要設(shè)置成4號黑體；“2需求分析”也屬一級題序及標(biāo)題，同樣也要設(shè)置為小3號黑體，等等，須重復(fù)一系列的操作。在Word中，我們可設(shè)置1次，然后再基于這個已排版的文本（如“1引言”）來創(chuàng)建樣式。圖2.51選擇樣式圖2.52“索引和目錄”對話框圖2.53目錄選項系統(tǒng)會再次回到“索引和目錄”對話框，此時，直接單擊“確定”按鈕，設(shè)置成功。最終效果如圖2.54所示。2.6.5郵件合并1.郵件合并基本過程（1）建立主文檔（2）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源（3）將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

圖2.55“郵件合并─選擇文檔類型”任務(wù)窗格圖2.56“郵件合并─選擇開始文檔”任務(wù)窗格圖2.57“郵件合并─選擇收件人”任務(wù)窗格圖2.58“新建地址列表”對話框圖2.59“保存通訊錄”對話框圖2.60“郵件合并收件人”對話框圖2.62“插入合并域”對話框圖2.63預(yù)覽信函的效果圖2.64“郵件合并─完成合并”任務(wù)窗格圖2.65“合并到打印機(jī)”對話框圖2.66“合并到新文檔”對話框第3章Excel應(yīng)用基礎(chǔ)工作區(qū)3.1

Excel的基本操作3.1.1Excel的啟動和退出1.Excel的啟動（1）單擊“開始”菜單——“所有程序”——“MicrosoftOffice”——“MicrosoftOfficeExcel2003”

，便可啟動Excel。（2）如果桌面上生成有Excel的快捷方式，則可以雙擊該快捷方式的圖標(biāo)以啟動Excel。（3）打開資源管理器，雙擊任意一個以“.xls”為擴(kuò)展名的Excel文件，可以在啟動Excel的同時打開該Excel文件。2.Excel的退出退出Excel的方式主要有以下幾種：（1）單擊窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。（2）單擊“文件”菜單——“退出”。（3）使用組合鍵

Alt+F4。3.1.2活動單元格的選定1.單個單元格的選定2.多個單元格的選定3.多個不連續(xù)單元格的選定4.整行及整列的選定5.多行及多列的選定3.1.3數(shù)據(jù)錄入1.文本的錄入2.數(shù)值的錄入3.日期和時間的錄入4.批注的錄入5.數(shù)據(jù)填充（1）文本填充（2）數(shù)值填充（3）序列填充（4）自定義序列填充3.1.4數(shù)據(jù)的移動、復(fù)制和刪除1.數(shù)據(jù)的移動（1）菜單方式（2）鼠標(biāo)拖動方式拖動鼠標(biāo)到目的位置即可。2.數(shù)據(jù)的復(fù)制（1）菜單方式（2）鼠標(biāo)拖動方式3.數(shù)據(jù)的刪除（1）選中需要刪除數(shù)據(jù)的單元格并在其上右擊鼠標(biāo)，從快捷菜單中選擇“清除內(nèi)容”。（2）選中需要刪除數(shù)據(jù)的單元格，按下Delete鍵。3.1.5單元格、行、列的插入和刪除1.單元格的插入和刪除（1）插入單元格（2）刪除單元格2.行、列的插入和刪除（1）插入行、列（2）刪除行、列

3.1.6工作表的管理

1.設(shè)置行高和列寬（1）行高的設(shè)置（2）列寬的設(shè)置2.單元格的合并及取消合并（1）合并單元格（2）取消合并單元格3.設(shè)置邊框線4.設(shè)置數(shù)字的格式5.設(shè)置數(shù)據(jù)的對齊方式6.設(shè)置字體、字號及顏色7.設(shè)置單元格的顏色和圖案8.條件格式9.清除格式10.插入工作表11.移動和復(fù)制工作表3.2

Excel公式和函數(shù)的應(yīng)用3.2.1公式的使用1.建立公式單擊需要建立公式的單元格，首先輸入一個“=”，表示此單元格的內(nèi)容為一個公式，而不是普通的文本，然后在等號的后面輸入公式的內(nèi)容。2.修改公式3.刪除公式4.復(fù)制公式3.2.2單元格的引用1.相對引用相對引用的格式為：列號+行號，如A3、C6，也就是單元格的普通引用方式。在復(fù)制公式時，相對引用會隨目標(biāo)單元格的地址而變化。2.絕對引用絕對引用的格式為：$+列號+$+行號，如$A$3、$C$6。與相對引用作比較，在復(fù)制公式時，絕對引用并不會隨目標(biāo)單元格的地址變化，而是一直保持對原單元格的引用。3.混合引用混合引用的格式為：$+列號+行號，或者列號+$+行號，如$A3、C$6。3.2.3函數(shù)的使用1．函數(shù)的有關(guān)概念函數(shù)的一般形式為：函數(shù)名（[參數(shù)]）。函數(shù)名是函數(shù)的名稱，不同的函數(shù)具有不同的功能，函數(shù)名不可隨意更改。參數(shù)為可選項，如果具有參數(shù)，則它為函數(shù)的計算提供必需的數(shù)據(jù)。根據(jù)函數(shù)的不同，其參數(shù)也具有不同情況：有些函數(shù)沒有參數(shù)，而有些函數(shù)帶有參數(shù)；有些函數(shù)帶有1個參數(shù)，而有些函數(shù)帶有2個或者更多的參數(shù)。單元格的引用方法有：（1）對于單個單元格的引用，直接使用該單元格的名稱即可。例如F5，就是對F5這一個單元格的引用。（2）引用多個單元格使用區(qū)域運算符“:”引用連續(xù)范圍單元格。例如“A1:C4”

，表示引用以A1單元格為左上角、C4單元格為右下角的12個連續(xù)單元格。使用連接運算符“,”連接兩個甚至更多的單元格或者區(qū)域引用。例如“A1,C4”，表示引用A1及C4兩個單元格。再如“A1:C2,F3”，表示對從A1到C2的6個單元格以及F3單元格共7個單元格的引用。圖3.28“函數(shù)參數(shù)”對話框2.建立函數(shù)

（1）直接輸入函數(shù)（2）通過“插入函數(shù)”建立：Excel中提供了數(shù)量眾多的函數(shù)，下面對幾個常用的函數(shù)進(jìn)行介紹：（1）AVERAGE函數(shù)格式：AVERAGE(數(shù)值1，數(shù)值2，……)功能：計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的算術(shù)平均值。例如AVERAGE(B3:C6)，表示對從B3到C6的連續(xù)單元格求平均數(shù)。（2）SUM函數(shù)格式：SUM(數(shù)值1，數(shù)值2，……)功能：計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。例如SUM(B3，C6)，表示對B3和C6兩個單元格求和。（3）IF函數(shù)格式：IF(條件表達(dá)式，值1，值2)功能：判斷條件表達(dá)式是否為真，若為真，則取值1作為函數(shù)的值，否則以值2作為函數(shù)的值。例如IF(D5>60,"及格","不及格")