會(huì)所借用管理制度

會(huì)所借用管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)所的借用流程，確保會(huì)所資源得到合理、有效的利用，滿足公司內(nèi)部會(huì)議、活動(dòng)等需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部合作單位借用公司會(huì)所的相關(guān)活動(dòng)。（三）會(huì)所定義本制度所指會(huì)所是公司擁有的用于舉辦各類會(huì)議、培訓(xùn)、商務(wù)宴請、小型活動(dòng)等的場地及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的統(tǒng)稱。二、借用申請（一）申請部門及人員1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借用會(huì)所，由部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.分支機(jī)構(gòu)如需借用會(huì)所，應(yīng)通過其上級管理部門向公司提出申請。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的外部合作單位借用會(huì)所，需由合作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或聯(lián)絡(luò)人提交申請。（二）申請時(shí)間1.常規(guī)借用應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交申請，以便公司進(jìn)行統(tǒng)籌安排。2.對于緊急借用情況，申請部門或人員應(yīng)在可能的情況下盡早提出申請，并說明緊急原因。（三）申請內(nèi)容1.借用日期、開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。2.借用用途，如會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等詳細(xì)說明。3.預(yù)計(jì)參與人數(shù)。4.特殊要求，如設(shè)備使用需求、場地布置要求等。（四）申請流程1.申請部門或人員填寫《會(huì)所借用申請表》（以下簡稱“申請表”），確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確、完整。2.將填好的申請表提交至公司行政部門。行政部門對申請信息進(jìn)行初步審核，確認(rèn)是否符合本制度及公司相關(guān)規(guī)定。三、審批流程（一）行政部門初審行政部門收到申請表后，對以下內(nèi)容進(jìn)行初審：1.申請時(shí)間是否符合要求。2.借用用途是否合理，是否與公司業(yè)務(wù)相關(guān)。3.預(yù)計(jì)參與人數(shù)是否在會(huì)所承載能力范圍內(nèi)。4.特殊要求是否可行且不影響會(huì)所正常使用和維護(hù)。（二）相關(guān)部門會(huì)簽1.若借用涉及到費(fèi)用支出，需財(cái)務(wù)部門會(huì)簽，審核費(fèi)用預(yù)算及支付方式等。2.若借用活動(dòng)可能對公司正常辦公秩序產(chǎn)生影響，需安全管理部門會(huì)簽，評估安全風(fēng)險(xiǎn)及防范措施。3.涉及重要會(huì)議或活動(dòng)，可能還需公司高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，確?；顒?dòng)符合公司整體戰(zhàn)略和形象。（三）審批結(jié)果通知1.經(jīng)審批通過的申請，行政部門應(yīng)及時(shí)通知申請部門或人員，并告知借用安排及相關(guān)注意事項(xiàng)。2.對于審批未通過的申請，行政部門應(yīng)向申請方說明原因，申請方如有異議，可在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提出申訴，由行政部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)審。四、借用安排（一）場地分配1.根據(jù)申請用途、參與人數(shù)及場地實(shí)際情況，行政部門合理分配會(huì)所場地。2.優(yōu)先滿足公司重要會(huì)議、培訓(xùn)及與公司業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的活動(dòng)需求。（二）時(shí)間安排1.按照申請先后順序及場地使用情況，合理安排借用時(shí)間。2.原則上同一時(shí)間段內(nèi)，同一場地只能安排一次借用活動(dòng)，但如有特殊情況，經(jīng)行政部門協(xié)調(diào)并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可靈活安排。（三）設(shè)施設(shè)備配備1.根據(jù)申請方的特殊要求及活動(dòng)類型，行政部門負(fù)責(zé)配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，如音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)、桌椅等。2.申請方應(yīng)在借用前對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向行政部門反饋，行政部門應(yīng)及時(shí)安排維修或更換。五、借用費(fèi)用（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司內(nèi)部部門借用會(huì)所，原則上不收取費(fèi)用，但因特殊活動(dòng)產(chǎn)生的額外費(fèi)用（如場地布置材料費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用等）由申請部門自行承擔(dān)。2.外部合作單位借用會(huì)所，根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)、預(yù)計(jì)使用時(shí)長及相關(guān)成本核算，收取一定的借用費(fèi)用，具體收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)如下：會(huì)議類：[X]元/小時(shí)（含場地使用及基本設(shè)施設(shè)備配備）。培訓(xùn)類：[X]元/天（根據(jù)實(shí)際使用時(shí)長計(jì)算）。商務(wù)宴請類：根據(jù)菜品及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，按照[X]元/桌的標(biāo)準(zhǔn)收取場地使用費(fèi)（最低收費(fèi)[X]元）。其他活動(dòng)類：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模及復(fù)雜程度，由行政部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門另行商定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。（二）費(fèi)用支付1.外部合作單位借用會(huì)所的費(fèi)用，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)支付至公司指定賬戶。2.支付方式可選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等，具體支付方式在借用合同中明確約定。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.公司內(nèi)部部門因特殊活動(dòng)產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷時(shí)需提供相關(guān)發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單及審批通過的申請表等作為報(bào)銷憑證。六、使用規(guī)范（一）場地使用1.申請方應(yīng)按照審批通過的時(shí)間和用途使用會(huì)所場地，不得擅自更改。2.保持場地整潔衛(wèi)生，活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)清理場地，恢復(fù)原狀。不得在場地內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。3.愛護(hù)場地內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如因使用不當(dāng)造成損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。（二）設(shè)備使用1.申請方如需使用會(huì)所配備的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門了解使用方法和注意事項(xiàng)。2.在使用過程中，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，如遇設(shè)備故障應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)通知行政部門安排維修。3.使用完畢后，應(yīng)將設(shè)備歸位，并協(xié)助行政部門工作人員進(jìn)行檢查和清理。（三）人員管理1.參與借用活動(dòng)的人員應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得在會(huì)所內(nèi)從事與活動(dòng)無關(guān)的事項(xiàng)。2.控制活動(dòng)現(xiàn)場秩序，不得大聲喧嘩、吵鬧，避免影響公司正常辦公秩序。3.如需臨時(shí)增加人員或調(diào)整活動(dòng)內(nèi)容，應(yīng)提前向行政部門報(bào)備，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。七、安全管理（一）安全責(zé)任1.申請方作為借用活動(dòng)的安全責(zé)任主體，應(yīng)負(fù)責(zé)活動(dòng)期間的安全管理工作，制定相應(yīng)的安全預(yù)案，確?；顒?dòng)安全順利進(jìn)行。2.公司行政部門及安全管理部門有權(quán)對借用活動(dòng)的安全情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，申請方應(yīng)積極配合。（二）安全措施1.活動(dòng)現(xiàn)場應(yīng)配備必要的消防器材和安全警示標(biāo)識，確保疏散通道暢通。2.涉及用電、用氣等操作的活動(dòng)，應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行操作，并確保符合安全規(guī)范。3.對于可能存在安全風(fēng)險(xiǎn)的活動(dòng)，如大型集會(huì)、高風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)等，申請方應(yīng)提前與安全管理部門溝通，采取相應(yīng)的安全防范措施，如人員疏導(dǎo)、安全防護(hù)等。八、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）衛(wèi)生責(zé)任1.申請方負(fù)責(zé)借用活動(dòng)期間會(huì)所場地的環(huán)境衛(wèi)生管理，確保場地整潔干凈。2.活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理場地內(nèi)的垃圾、雜物等，保持場地原狀。（二）衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1.地面無污漬、水漬，保持干凈整潔。2.桌面、椅面等無灰塵、雜物，擺放整齊。3.衛(wèi)生間清潔衛(wèi)生，無異味，衛(wèi)生紙、洗手液等用品配備齊全。九、違約責(zé)任（一）申請方違約責(zé)任1.若申請方未按照審批通過的內(nèi)容使用會(huì)所，擅自更改借用時(shí)間、用途或增加參與人數(shù)等，行政部門有權(quán)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予警告、暫停借用資格等處罰。2.因申請方原因造成會(huì)所設(shè)施設(shè)備損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。如因故意損壞行為導(dǎo)致公司損失的，公司有權(quán)追究其法律責(zé)任。3.若申請方未按時(shí)支付借用費(fèi)用，每逾期一天，應(yīng)按照未支付金額的[X%]向公司支付違約金。逾期超過[X]天的，公司有權(quán)暫停其后續(xù)借用資格，并通過法律途徑追討費(fèi)用。（二）公司違約責(zé)任若因公司原因?qū)е律暾埛綗o法正常使用會(huì)所，公司應(yīng)提前通