會(huì)務(wù)用品管理制度

會(huì)務(wù)用品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司會(huì)務(wù)用品的管理，規(guī)范會(huì)務(wù)用品的采購(gòu)、使用、保管等流程，確保會(huì)務(wù)工作的順利進(jìn)行，提高工作效率，節(jié)約成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部召開(kāi)的各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等所需會(huì)務(wù)用品的管理。3.基本原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的實(shí)際需求，合理采購(gòu)會(huì)務(wù)用品，避免浪費(fèi)。規(guī)范管理原則：建立健全會(huì)務(wù)用品管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，確保管理工作規(guī)范有序。節(jié)約高效原則：在滿足會(huì)務(wù)需求的前提下，盡量節(jié)約成本，提高會(huì)務(wù)用品的使用效率。二、職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)用品管理制度的制定、修訂和完善。匯總各部門(mén)的會(huì)務(wù)需求，編制年度會(huì)務(wù)用品采購(gòu)預(yù)算。負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放工作。定期對(duì)會(huì)務(wù)用品的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。2.使用部門(mén)根據(jù)會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的實(shí)際需求，提前向行政部門(mén)提交會(huì)務(wù)用品申請(qǐng)。負(fù)責(zé)本部門(mén)領(lǐng)用的會(huì)務(wù)用品的使用和保管，確保物品的安全和完整。協(xié)助行政部門(mén)做好會(huì)務(wù)用品的盤(pán)點(diǎn)工作。三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)應(yīng)在會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)舉辦前[X]個(gè)工作日，將所需會(huì)務(wù)用品的清單提交給行政部門(mén)。清單應(yīng)包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細(xì)信息。行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)提交的清單，結(jié)合庫(kù)存情況，編制會(huì)務(wù)用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇行政部門(mén)應(yīng)建立會(huì)務(wù)用品供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商合作。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)至少考察[X]家以上的供應(yīng)商，并進(jìn)行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.采購(gòu)流程行政部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求，按時(shí)、按質(zhì)、按量將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收合格后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等內(nèi)容。四、庫(kù)存管理1.入庫(kù)管理會(huì)務(wù)用品到貨后，行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)訂單的要求。驗(yàn)收合格的會(huì)務(wù)用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)備查。對(duì)于驗(yàn)收不合格的會(huì)務(wù)用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。2.保管管理會(huì)務(wù)用品應(yīng)存放在專門(mén)的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物間，按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識(shí)。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，避免會(huì)務(wù)用品受潮、發(fā)霉、損壞等。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)務(wù)用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。對(duì)于易損、易耗的會(huì)務(wù)用品，應(yīng)建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于最低庫(kù)存限額時(shí)，及時(shí)通知行政部門(mén)采購(gòu)。3.出庫(kù)管理使用部門(mén)因工作需要領(lǐng)用會(huì)務(wù)用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表的內(nèi)容，及時(shí)發(fā)放會(huì)務(wù)用品，并填寫(xiě)出庫(kù)單。出庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬，一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)備查。對(duì)于貴重或限量使用的會(huì)務(wù)用品，領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并在使用后及時(shí)歸還倉(cāng)庫(kù)。五、使用管理1.領(lǐng)用要求使用部門(mén)應(yīng)按照實(shí)際需求領(lǐng)用會(huì)務(wù)用品，不得超量領(lǐng)用或浪費(fèi)。領(lǐng)用的會(huì)務(wù)用品應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。對(duì)于一次性使用的會(huì)務(wù)用品，使用后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意丟棄。2.使用監(jiān)督行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)會(huì)務(wù)用品的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。對(duì)于浪費(fèi)會(huì)務(wù)用品的行為，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行批評(píng)教育，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.歸還管理會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將會(huì)務(wù)用品歸還倉(cāng)庫(kù)。對(duì)于未使用完的會(huì)務(wù)用品，應(yīng)辦理退庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)對(duì)歸還的會(huì)務(wù)用品進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、費(fèi)用管理1.預(yù)算管理行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)安排，編制年度會(huì)務(wù)用品采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等各項(xiàng)費(fèi)用。年度會(huì)務(wù)用品采購(gòu)預(yù)算應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.報(bào)銷管理會(huì)務(wù)用品采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等相關(guān)憑證。報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。報(bào)銷流程應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核報(bào)銷憑證，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以拒絕。3.成本控制行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)務(wù)用品的采購(gòu)成本、使用成本等進(jìn)行分析和評(píng)估，采取有效措施降低成本。在保證會(huì)務(wù)用品質(zhì)量和使用效果的前提下，應(yīng)優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品，避免采購(gòu)高價(jià)低質(zhì)的物品。七、盤(pán)點(diǎn)與清查1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃行政部門(mén)應(yīng)制定會(huì)務(wù)用品盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍、方法等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。盤(pán)點(diǎn)時(shí)間應(yīng)定期進(jìn)行，一般為每季度末或年末。盤(pán)點(diǎn)范圍應(yīng)包括倉(cāng)庫(kù)內(nèi)存放的所有會(huì)務(wù)用品。2.盤(pán)點(diǎn)方法盤(pán)點(diǎn)方法可采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)法，即對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的會(huì)務(wù)用品進(jìn)行逐一清點(diǎn)和核對(duì)。在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際庫(kù)存等信息。3.清查結(jié)果處理盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等內(nèi)容。對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)查明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。如因人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、報(bào)廢與處理1.報(bào)廢條件會(huì)務(wù)用品因使用年限過(guò)長(zhǎng)、損壞無(wú)法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因，已失去使用價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。報(bào)廢的會(huì)務(wù)用品應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)鑒定確認(rèn)，并填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的會(huì)務(wù)用品，行政部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。處理方式可包括變賣、捐贈(zèng)、銷毀等。對(duì)于變賣的報(bào)廢會(huì)務(wù)用品，應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保資產(chǎn)處置的合法性和合規(guī)性。3.