優(yōu)化合同管理制度

優(yōu)化合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。確保公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在合法、合規(guī)、有序的軌道上運(yùn)行，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和管理水平。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞務(wù)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方當(dāng)事人在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方當(dāng)事人應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)組成：由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和修訂公司合同管理制度。審議重大合同事項(xiàng)，包括合同的簽訂、變更、解除等。協(xié)調(diào)解決合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.合同管理部門設(shè)置：公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理工作。職責(zé)：宣傳、貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)合同管理的法律法規(guī)和政策。制定合同管理制度的具體實(shí)施細(xì)則。參與合同的談判、起草、審核、簽訂等工作。負(fù)責(zé)合同的登記、歸檔、保管等工作。跟蹤合同的履行情況，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。3.合同承辦部門職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判等工作。及時(shí)將合同送合同管理部門進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)合同的履行工作，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。向合同管理部門報(bào)告合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并配合合同管理部門進(jìn)行處理。三、合同的簽訂1.簽訂流程合同立項(xiàng)：合同承辦部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合同起草：合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的起草工作，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、準(zhǔn)確、完整。合同審核：合同起草完畢后，應(yīng)送合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對(duì)合同進(jìn)行全面審核，并提出審核意見。合同簽訂：經(jīng)審核通過(guò)的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章。2.簽訂要求合同雙方當(dāng)事人應(yīng)具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和政策的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。合同條款應(yīng)具體、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司留存一份。3.授權(quán)委托公司法定代表人可以授權(quán)他人代表公司簽訂合同。授權(quán)委托應(yīng)采用書面形式，明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍。公司應(yīng)定期對(duì)授權(quán)委托情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。四、合同的履行1.履行原則合同雙方當(dāng)事人應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)。合同履行過(guò)程中，應(yīng)遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，及時(shí)通知對(duì)方履行情況，協(xié)助對(duì)方履行義務(wù)。2.履行跟蹤合同管理部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，并配合合同管理部門進(jìn)行處理。3.變更與解除合同履行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)由合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同履行過(guò)程中，如需解除合同，應(yīng)由合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。合同變更或解除后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)合同文件進(jìn)行更新和歸檔。五、合同的歸檔與保管1.歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)文件，包括合同文本、合同審批表、授權(quán)委托書、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。2.歸檔要求合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同及相關(guān)文件送合同管理部門進(jìn)行歸檔。合同管理部門應(yīng)對(duì)合同及相關(guān)文件進(jìn)行分類整理、編號(hào)登記，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。合同檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、損毀或擅自銷毀。3.保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)合同管理部門批準(zhǔn)。外部單位因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)提交單位介紹信、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門安排專人陪同查閱。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。六、合同的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)構(gòu)公司合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.檢查內(nèi)容合同管理制度的執(zhí)行情況。合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。合同檔案的管理情況。3.檢查方式定期檢查：合同管理委員會(huì)定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。不定期抽查：合同管理委員會(huì)不定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。4.問(wèn)題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，合同管理委員會(huì)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時(shí)報(bào)告合同管理委員會(huì)。對(duì)于違反合同管理制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。七、合同糾紛的處理1.糾紛預(yù)防合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的合同糾紛問(wèn)題。合同承辦部門在簽訂合同前應(yīng)充分了解對(duì)方當(dāng)事人的資信狀況和履約能力，避免與信譽(yù)不良的單位簽訂合同。2.糾紛處理程序合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并共同研究制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)包括糾紛的事實(shí)、原因、處理措施、法律依據(jù)等內(nèi)容。根據(jù)糾紛處理方案，合同承辦部門和合同管理部門應(yīng)積極與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可以通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決。3.證據(jù)收集在合同糾紛處理過(guò)程中，合同承辦部門和合同管理部門應(yīng)注意收集相關(guān)證據(jù)，包括合同文本、履行記錄、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等。證據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，能夠證明