伊利檔案管理制度

伊利檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于伊利公司總部及各分子公司，涵蓋公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)運營、人事、財務(wù)、技術(shù)研發(fā)等各項活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況，嚴(yán)禁篡改和偽造檔案。3.完整性原則全面收集公司在各個階段、各個領(lǐng)域形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案信息系統(tǒng)。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案線索、配合檔案清查等。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司經(jīng)營決策、規(guī)劃、計劃、總結(jié)等文件。3.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。5.公司生產(chǎn)、銷售、研發(fā)等業(yè)務(wù)活動中形成的文件，如生產(chǎn)記錄、銷售報表、研發(fā)報告等。6.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)材料。7.公司財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。8.公司固定資產(chǎn)檔案，如購置合同、驗收報告、資產(chǎn)清單等。9.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書等文件。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字、蓋章手續(xù)齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、技術(shù)管理類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）檔案清查定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點查閱。（二）查閱手續(xù)查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，借閱期限不得超過[X]個工作日，且需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱手續(xù)借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱檔案時應(yīng)檢查檔案的完整性和完好性。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和保存價值，對檔案進(jìn)行鑒定。已超過保管期限且無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.檔案鑒定小組對《檔案銷毀申請表》進(jìn)行審核，提出審核意見。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。（四）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保數(shù)字化檔案的清晰可讀。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）信息系統(tǒng)功能檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，