標準物質(zhì)采購管理制度

標準物質(zhì)采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司標準物質(zhì)采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購的標準物質(zhì)符合公司質(zhì)量控制和科研生產(chǎn)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門標準物質(zhì)的采購活動，包括但不限于化學(xué)分析、儀器校準、環(huán)境監(jiān)測、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗等所需的各類標準物質(zhì)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商提供的標準物質(zhì)，確保其準確性、溯源性和穩(wěn)定性。3.成本效益原則：在保證標準物質(zhì)質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競爭機制，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機會參與。5.歸口管理原則：標準物質(zhì)采購工作實行歸口管理，由指定部門統(tǒng)一負責(zé)組織實施。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負責(zé)標準物質(zhì)采購計劃的制定、執(zhí)行和采購合同的簽訂。2.選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期對供應(yīng)商進行評估。3.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。（二）使用部門1.根據(jù)實際工作需要，提出標準物質(zhì)的采購申請，明確規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與對采購標準物質(zhì)的驗收工作，對其適用性和質(zhì)量進行確認。（三）質(zhì)量管理部門1.負責(zé)對采購標準物質(zhì)的質(zhì)量進行監(jiān)督和審核，確保其符合相關(guān)標準和規(guī)范要求。2.協(xié)助使用部門對采購標準物質(zhì)進行驗收，提供技術(shù)支持和質(zhì)量判定依據(jù)。（四）財務(wù)部門1.負責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購費用進行核算和監(jiān)督。三、采購計劃（一）計劃編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)年度工作任務(wù)、科研項目進度、質(zhì)量控制要求等，提前[X]個月編制標準物質(zhì)采購計劃。采購計劃應(yīng)詳細列出所需標準物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購計劃需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對各部門提交的采購計劃進行匯總、整理和分析，結(jié)合庫存情況，編制公司年度標準物質(zhì)采購總計劃。（二）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工作任務(wù)變更、科研項目調(diào)整、質(zhì)量控制要求變化等原因，需要對采購計劃進行調(diào)整的，使用部門應(yīng)及時填寫《標準物質(zhì)采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購部門對調(diào)整申請進行審核，如確需調(diào)整，應(yīng)及時對采購計劃進行修改，并通知相關(guān)部門。調(diào)整后的采購計劃需重新履行審核手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集標準物質(zhì)供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、計量認證、售后服務(wù)能力等。只有符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商才能進入公司合格供應(yīng)商名錄。3.采購部門組織相關(guān)人員對進入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商進行實地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系、研發(fā)能力、售后服務(wù)等。根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評價，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為公司標準物質(zhì)的主要供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于評估結(jié)果較差的供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門負責(zé)建立供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、實地考察報告、評估記錄、合作記錄等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新，確保檔案信息的準確性和完整性。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進行整理和歸檔，以便查閱和管理。五、采購流程（一）采購申請使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《標準物質(zhì)采購申請表》，詳細說明所需標準物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、采購預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請后，對其進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、完整性、預(yù)算的準確性等。如審核通過，將采購申請?zhí)峤恢料嚓P(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批通過后，采購部門方可組織實施采購活動。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等，具體采購方式應(yīng)根據(jù)采購金額、采購性質(zhì)、供應(yīng)商數(shù)量等因素確定。2.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確標準物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（四）到貨驗收1.標準物質(zhì)到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量管理部門做好驗收準備工作。2.標準物質(zhì)到貨后，使用部門和質(zhì)量管理部門按照相關(guān)標準和規(guī)范要求對標準物質(zhì)進行驗收，驗收內(nèi)容包括外觀、包裝、數(shù)量、規(guī)格、型號、證書、溯源性等。驗收合格后，填寫《標準物質(zhì)驗收報告》，并簽字確認。3.如驗收發(fā)現(xiàn)標準物質(zhì)存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至問題解決。如協(xié)商不成，采購部門可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）入庫管理驗收合格的標準物質(zhì)由使用部門辦理入庫手續(xù)，填寫《標準物質(zhì)入庫單》，注明標準物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期等信息，并簽字確認。倉庫管理人員根據(jù)入庫單對標準物質(zhì)進行入庫登記，并按照規(guī)定的存儲條件進行存放。（六）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《標準物質(zhì)付款申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險管理（一）質(zhì)量風(fēng)險1.采購部門應(yīng)選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任。2.質(zhì)量管理部門應(yīng)加強對采購標準物質(zhì)的質(zhì)量監(jiān)督和審核，確保其符合相關(guān)標準和規(guī)范要求。3.如發(fā)現(xiàn)采購標準物質(zhì)存在質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時采取措施，如與供應(yīng)商協(xié)商解決、退貨換貨、追究違約責(zé)任等，以降低質(zhì)量風(fēng)險。（二）價格風(fēng)險1.采購部門應(yīng)定期收集市場價格信息，了解標準物質(zhì)的價格波動情況，合理確定采購價格。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)通過招標采購、競爭性談判采購等方式，引入競爭機制，降低采購成本，防范價格風(fēng)險。3.如因市場價格波動等原因?qū)е虏少彸杀驹黾?，采購部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)商，采取調(diào)整采購計劃、優(yōu)化采購方案等措施，降低價格風(fēng)險對公司造成的影響。（三）交貨期風(fēng)險1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商明確交貨期，并在采購合同中約定違約責(zé)任。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解生產(chǎn)進度和交貨情況，確保標準物質(zhì)按時到貨。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浧谘舆t，采購部門應(yīng)及時采取措施，如與供應(yīng)商協(xié)商解決、調(diào)整工作計劃、追究違約責(zé)任等，以降低交貨期風(fēng)險對公司造成的影響。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對標準物質(zhì)采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況、采購合同的履行情況等。2.質(zhì)量管理部門不定期對采購標準物質(zhì)的質(zhì)量進行抽檢，確保其符合相關(guān)標準和規(guī)范要求。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時整改，并將整改情況報告給公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）考核評價1.采購部門定期對各部門標準物質(zhì)采購計劃的執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，并將統(tǒng)計結(jié)果反饋給相關(guān)部門。2.公司建立標準物質(zhì)采購工作考核評價機制，對采購部門、使用部門等相關(guān)部門在標準物質(zhì)采購工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己嗽u價指標包括采購計劃完成率