燃氣公司日常采購物品管理制度

燃氣公司日常采購物品管理制度一、總則1.目的：為加強燃氣公司日常采購物品的管理，規(guī)范采購行為，保障公司運營需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于燃氣公司各部門日常采購物品的相關活動，包括但不限于辦公用品、設備維修配件、勞保用品、燃氣工程材料等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。質量優(yōu)先原則：采購物品應符合國家相關標準和公司使用要求，確保質量可靠。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判，爭取最優(yōu)惠的價格。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當交易。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。二、采購計劃管理1.采購需求提出各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途、預計采購時間等信息。對于緊急采購需求，應在申請表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因。2.采購計劃審核《采購申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人根據本部門實際工作情況，對采購需求的合理性、必要性進行審核，并簽署意見。審核通過后的《采購申請表》提交至采購部門。3.采購計劃匯總采購部門定期（每月[X]日）對各部門提交的《采購申請表》進行匯總，形成月度采購計劃。在匯總過程中，采購部門應結合庫存情況，對采購需求進行綜合平衡，避免重復采購。4.采購計劃審批月度采購計劃提交至公司分管領導審批，分管領導根據公司整體運營情況和預算安排，對采購計劃進行審批。經審批通過的采購計劃作為采購工作的依據，采購部門應嚴格按照計劃執(zhí)行采購任務。三、采購流程管理1.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門應建立供應商信息庫，通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、服務周到的供應商作為潛在合作對象。供應商評估：采購部門定期（每年[X]月）對潛在供應商進行評估，評估內容包括企業(yè)資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。通過實地考察、樣品檢驗、市場調研等方式，對供應商進行全面評估，并根據評估結果對供應商進行分類管理。供應商準入：對于評估合格的供應商，采購部門填寫《供應商準入申請表》，提交至公司相關部門審批。審批通過后，與供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，將其納入公司供應商信息庫，并分配唯一的供應商編碼。供應商考核：采購部門定期（每季度）對供應商的供貨質量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面進行考核。根據考核結果，對供應商進行相應的獎懲措施，如增加或減少采購份額、暫停合作、終止合作等。2.采購談判根據采購計劃，采購部門選擇合適的供應商進行采購談判。談判前，采購人員應充分了解采購物品的市場價格、質量標準、供應商成本等信息，制定合理的談判策略。在談判過程中，采購人員應與供應商就采購物品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行詳細協(xié)商，爭取達成雙方都能接受的合作協(xié)議。談判結束后，采購人員應編寫《采購談判紀要》，記錄談判過程中的主要內容和達成的共識，作為簽訂采購合同的依據。3.采購合同簽訂采購談判達成一致意見后，采購部門根據《采購談判紀要》起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、售后服務等條款。采購合同提交至公司法務部門審核，法務部門對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見。采購部門根據法務部門的意見對合同進行修改完善后，提交至公司分管領導審批。經審批通過的采購合同，由采購部門與供應商簽訂正式合同。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存，作為采購執(zhí)行和付款的依據。4.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部門根據合同條款下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的名稱、規(guī)格、數量、交貨期、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應商。在采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，確保供應商按時、按質、按量交貨。5.到貨驗收采購物品到貨前，采購部門應通知使用部門做好驗收準備工作。使用部門應安排專人負責驗收，驗收人員應根據采購合同和相關標準對采購物品的數量、規(guī)格、型號、質量等進行逐一核對。對于需要進行質量檢驗的采購物品，驗收人員應按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。驗收過程中如發(fā)現(xiàn)采購物品存在數量短缺、質量問題、規(guī)格不符等情況，驗收人員應及時填寫《到貨驗收不合格報告》，注明問題詳情，并通知采購部門與供應商協(xié)商解決。6.入庫管理驗收合格的采購物品，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員應根據采購訂單和驗收報告，對采購物品進行清點、核對，并填寫《入庫單》。《入庫單》應注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、供應商名稱、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員、驗收人員簽字確認。倉庫管理人員應按照規(guī)定的分類方法和存儲要求，對采購物品進行妥善保管，確保物品安全、完好。7.付款管理采購物品入庫后，采購部門應根據采購合同和《入庫單》，及時辦理付款申請手續(xù)。付款申請應注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、金額、供應商名稱、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關憑證。付款申請?zhí)峤恢凉矩攧詹块T審核，財務部門對付款申請的真實性、合法性、準確性進行審查，核對相關憑證是否齊全、有效。審核通過后，財務部門按照公司財務管理制度和采購合同約定的付款方式和期限進行付款。四、采購風險管理1.價格風險采購部門應密切關注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購談判提供參考依據。在采購談判過程中，采購人員應充分利用市場競爭機制，與多家供應商進行比較，爭取最優(yōu)惠的價格。同時，與供應商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調整采購價格。2.質量風險加強對供應商的質量管理，選擇質量可靠的供應商合作。在采購合同中明確質量標準和驗收方法，要求供應商提供質量合格證明文件。到貨驗收環(huán)節(jié)嚴格按照相關標準進行檢驗，發(fā)現(xiàn)質量問題及時與供應商溝通解決。對于質量不合格的采購物品，堅決予以退貨或換貨處理，并追究供應商的違約責任。3.交貨風險在采購合同中明確交貨期和違約責任，要求供應商按時、按質、按量交貨。采購人員應定期跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時掌握供應商的生產進度和交貨動態(tài)。如因供應商原因導致交貨延遲，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施加快交貨進度，并根據合同約定追究供應商的違約責任。同時，采購部門應評估交貨延遲對公司生產運營的影響，及時調整工作計劃，降低損失。4.合同風險采購合同簽訂前，應進行嚴格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。合同履行過程中，應密切跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于合同變更、解除等情況，應按照合同約定和公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛的發(fā)生。五、采購監(jiān)督與審計1.內部監(jiān)督公司設立采購監(jiān)督小組，成員包括采購部門負責人、財務部門負責人、審計部門人員等。采購監(jiān)督小組定期對采購工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購物品的質量與價格情況等。采購監(jiān)督小組應定期向公司管理層匯報采購監(jiān)督檢查情況，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.審計監(jiān)督公司審計部門定期對采購工作進行審計，審計內容包括采購計劃的編制與執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、采購物品的驗收與入庫情況、采購資金的使用情況等。審計部門應根據審計結果出具審計報告，對采購工作中存在的問題提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。對違反采購制度和公司規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、采購人員管理1.采購人員任職資格采購人員應具備大專及以上學歷，有相關采購工作經驗者優(yōu)先。熟悉采購業(yè)務流程，具備良好的溝通協(xié)調能力、談判能力和市場分析能力。具備較強的責任心和敬業(yè)精神，廉潔奉公，誠實守信。2.采購人員培訓與考核采購部門應定期組織采購人員參加業(yè)務培訓，培訓內容包括采購法律法規(guī)、采購業(yè)務知識、市場動態(tài)分析、談判技巧等方面。通過培訓，不斷提高采購人員的業(yè)務水平和綜合素質。建立采購人員考核機制，定期對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核。考核結果與采購人員的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤，激勵采購人員積極工作，提高工作質量。3.采購人員職業(yè)道德規(guī)范采購人員