《幫你管理好時間》PPT課件.ppt

1、1,時間管理與個人成效,一、課程導(dǎo)入 二、時間是什么 三、什么是時間管理 四、時間管理的重要性 五、如何做好時間管理 六、個人成效,2,人生的每一剎那都是唯一的,時間對盼望的人來說“實在太短”； 時間對恐懼的人來說“實在太長”； 時間對痛苦的人來說“實在太慢”； 時間對快樂的人來說“實在太快”； 時間對有愛心的人來說是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蟬春生復(fù)死； 海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年,時間是什么,3,“不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克,其實真正的“時間管理”就是“自我”管理,什么是時間管理,時間管理就是管理時間？,4,案例：老王的故事,延 誤,原 因,1、沒有以第一時

2、間把報告做好,拖延，沒有界定緩急先后,2、打算做報告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話, 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾,3、下班回家,交通堵塞,4 、看電視,不能自我約束,5、放棄工作,不能自我約束,6、賴床,不能自我約束,7、沒有帶一些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,5,假設(shè)平均80歲壽命,最后我們只有3年的時間去創(chuàng)造價值,我們?nèi)绾喂芾硭?一寸光陰一寸金,1-20歲、60-80歲屬于非工作時間，其余40年為工作時間 項目 每天耗時 40年耗時 結(jié)余,睡眠 8小時 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5,交通 1.5小時 2.5年 20,電話 1小

3、時 1.7年 18.3,看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3,看報、聊天 3小時 5年 8.3,刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6,3.3年,6,秘訣 知道什么是重要的 做計劃 實踐,重要、計劃、實踐,7,時間的秩序,時間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向 面包的比喻 錯誤：3成時間緬懷過去、4成時間夢想將來、 3成時間應(yīng)付目前的一切 正確：8成時間應(yīng)付今天、1成時間借古今用作為參考 1成時間計劃未來,8,時間管理學(xué)的演變,記事便條,9,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+緊迫性,I+ U+,I+ U,I U+,I U,工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性,重要的事：對個人工

4、作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。 緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。 緊迫的事情不一定是重要的事情。,10,緊急,重要,不重要,防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會 規(guī)劃、休閑,繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動,重要與緊要之區(qū)別,從容人,無用人,危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計劃,壓力人,不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動,無聊人,不緊急,第一類事務(wù),第二類事務(wù),第三類事務(wù),第四類事務(wù),11,緊急,重要,不重要,偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,不緊急,12,緊急,重要,不重要,不緊急,偏

5、重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī),13,偏重，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂,緊急,重要,不重要,不緊急,14,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生,15,Diarize（定出做的時間） 變?yōu)?Do it latter（待會做）,4D原則,Do it now！ （馬上就做）,Dont do it。 （別去做了）,重 要,緊 迫,Delegate 授權(quán)別人去做,16,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重點,第二重點,第三重點,非

6、重點,客戶規(guī)劃、重點優(yōu)先工具：,低,小,市場吸引力,成功可能性,17,時間自然法則總結(jié),Parkingsons Law 帕金森原則,時間象一根彈筋：設(shè)立期限,Paretos Principle 帕雷托原則,80%的結(jié)果來源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之謎,注意力需要及時恢復(fù),Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平,有效地利用你的生物鐘,Efficacy Efficiency 效能與效率,做正確之事，做好它,18,我的生物鐘,不能控制它，就去合理利用它,6:00-8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00

7、,20:00-睡覺,19,訂定每日工作計劃,詳細(xì)地計劃每天的工作計劃，并堅決的執(zhí)行自己的計劃,工作計劃 - -,為每天的2-3件 事項留出完整的 時間,20,避免分散注意力,你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最 后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將 有助于在短時間內(nèi)達(dá)到要的成果。,21,確定優(yōu)先順序,基本任務(wù)如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。 你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)一般指應(yīng)最先完成的任務(wù)。 你喜歡做的任務(wù)在事先安排時間時，通常從 不會去做的事。 不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會去做。,22,優(yōu)先管理的核心 1、Make a list of things to do

8、today 把每天要做的事情列一份清單 2、Set priority and work on the most important 確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做 3、Do it every day! 每天這么做！ 每日計劃： Plan the next d b you l the office. 在你 辦公室 前，計劃 天的工作。,23,To-Do List待處理事項,24,Clear the Desk 清理桌面 1、Create 3 files 建三個文件檔案 2、Organize all items according to the 4Ds 根據(jù)4D原則整理好所有東西 3、Work th

9、rough “Do”pile 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動定下時間 Use Holding Files 使用活頁文件 4、Clear the desk each day. 每日清理桌面,25,A.M. P.M.,6 7 8 9 10 11 12,Daily Expenses 每日支出,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,Appointments日程,26,Monthly Plan 月度計劃 Month Year 年 月,Projects/Goals本月項目/目標(biāo),A/B Business 工 作 開始日,Personal 個人生活,27,Wha

10、t I am here for ? 對我的崗位來說，最重要的職責(zé)是什么？,Make a list. 分清主動工作和被動工作內(nèi)容。,主動性（建設(shè)性）工作： 幫助達(dá)到目標(biāo)的工作,被動性工作： 日?，嵥榈氖虑?28,Productivity Challenges 對生產(chǎn)率的挑戰(zhàn) 1、Shifting priorities/crisis management 優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理 2、Telephone interruptions 電話打擾 3、Lack of Priorities/objectives 缺乏優(yōu)先/目標(biāo) 4、Attempting too much 貪多嚼不爛 5、Drop-in v

11、isitors 不速之客 6、Ineffective delegation 無效授權(quán) 7、Cluttered desk/losing things 桌面雜亂無章/找不到東西 8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延 9、Inability to say “No” 不會說“不” 10、Meetings 會議,29,學(xué)習(xí)分配工作,學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合 作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達(dá)成目標(biāo)。,30,今日事今日畢,拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣。 應(yīng)付拖延的招數(shù)： 訂定完成期限 建立回饋制度 安排人監(jiān)督你 趁早解決 把工作劃分為幾個小部分 現(xiàn)在就去做,31,將阻礙減到最低,通常造成時間浪費的環(huán)境因素有： 電話 信件 會議 等候 訪客 緊急事件,32,培養(yǎng)說“不”的能力,如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷 時，你的工作