銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則模版

1、會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條為規(guī)范分行會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全完整，滿足會(huì)計(jì)檔案存取和利用的需要，根據(jù)總行xx銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法號(hào)文件，制定本規(guī)則。第二條會(huì)計(jì)檔案是我行檔案的重要組成部分，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄和重要史料。會(huì)計(jì)檔案為維護(hù)客戶和銀行利益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)提供信息支持和保障。第三條會(huì)計(jì)檔案管理的基本要求是：完整收集、規(guī)范整理、安全保管、方便利用和到期銷(xiāo)毀。第四條有關(guān)機(jī)構(gòu)和部門(mén)必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，建立會(huì)計(jì)檔案歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀管理制度，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、便于查閱，防止會(huì)計(jì)檔案損壞、丟失和泄露。第二章會(huì)計(jì)檔案的范圍和分類第五條會(huì)計(jì)檔案是指在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中

2、形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告(表)和其他專業(yè)會(huì)計(jì)資料。第六條會(huì)計(jì)檔案具體包括以下四類：(1)會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。(2)會(huì)計(jì)賬簿：總賬(包括會(huì)計(jì)科目報(bào)告)、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。(3)會(huì)計(jì)報(bào)告(表):月度、季度、半年度和年度財(cái)務(wù)報(bào)告(表)。(四)其他類別：對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、各種登記簿、會(huì)計(jì)檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)及其他會(huì)計(jì)專業(yè)資料和應(yīng)歸檔的管理檔案資料。具體會(huì)計(jì)檔案類型見(jiàn)附件1 xx銀行會(huì)計(jì)檔案清單。第三章會(huì)計(jì)檔案的歸檔第七條會(huì)計(jì)檔案生成機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)

3、、裝訂、編目和登記。第八條會(huì)計(jì)檔案的收集。(a)會(huì)計(jì)憑證。各會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)、交易日期、交易柜員和交易流程收集會(huì)計(jì)憑證，原始交易憑證、附件等數(shù)據(jù)應(yīng)附在相應(yīng)的普通記賬憑證上，按交易時(shí)間順序收集。(2)會(huì)計(jì)賬簿。各會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)生成的賬簿按照記賬日期的順序進(jìn)行分類匯總。如果同一賬簿涉及不同的幣種，則應(yīng)按本幣先于外幣的順序收款。(3)會(huì)計(jì)報(bào)告(表格)。各會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制的月度、季度、半年度和年度會(huì)計(jì)報(bào)告(表)應(yīng)單獨(dú)收集。其中，月度、季度和半年度會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按時(shí)間順序收集。(4)其他類別。各會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)生成的其他類型會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照各類檔案的時(shí)間順序進(jìn)行分類收集。第九條清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案。對(duì)收集完整的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿

4、、會(huì)計(jì)報(bào)告(表)和其他會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)逐一清點(diǎn)，逐頁(yè)編號(hào)。同時(shí)，應(yīng)清除會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的原始雜物，沿折疊線撕開(kāi)電腦網(wǎng)上打印紙，必要時(shí)將非標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)折疊。第十條會(huì)計(jì)檔案的裝訂。不同保管期限、不同類別、不同機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分別歸檔。如果裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)都應(yīng)有封面、封底、帳戶標(biāo)題和目錄。封面應(yīng)包括文件名稱和類別、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)名稱、機(jī)構(gòu)編號(hào)、文件日期、頁(yè)數(shù)、文件編號(hào)、歸檔日期、簿記員簽名、主管會(huì)計(jì)簽名等。(格式見(jiàn)附件2)，裝訂邊應(yīng)加蓋簿記員的裝訂印章。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)裝訂牢固、整齊美觀、橫平豎直。(一)會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證按以下順序排列如果會(huì)計(jì)憑證是塑料包裝的，掃描中心將在掃描和事后監(jiān)督后統(tǒng)一抽真空包裝。塑料記賬憑證應(yīng)

5、與封面一起包裝。不同機(jī)構(gòu)生成的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)分開(kāi)包裝，并按時(shí)間順序排列。箱滿后，應(yīng)在箱的顯著位置貼上標(biāo)簽，標(biāo)明箱內(nèi)會(huì)計(jì)憑證的生成機(jī)構(gòu)、份數(shù)、起止日期、起止檔號(hào)等內(nèi)容，以便查閱。如果裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)的厚度不應(yīng)超過(guò)5厘米，有封面和封底，以便牢固、整齊和美觀。(2)會(huì)計(jì)報(bào)表(表格)的裝訂會(huì)計(jì)報(bào)告(表)按年度報(bào)告、半年度報(bào)告、季度報(bào)告和月度報(bào)告的順序排列。報(bào)表(表)的幣種順序?yàn)椋罕編?、人民幣、外幣折人民幣、外幣折美元、單外幣?bào)表，按照國(guó)家貨幣標(biāo)準(zhǔn)代碼的字母順序排列。(3)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂會(huì)計(jì)賬簿按年度按總賬、明細(xì)賬或賬號(hào)順序排列，幣種按科目順序排列，先按人民幣，后按外幣，再按表外，外幣按國(guó)家貨幣標(biāo)準(zhǔn)代碼的字母

6、順序排列?？梢悦磕隁w檔的登記冊(cè)根據(jù)具體類型進(jìn)行裝訂。(5)其他會(huì)計(jì)檔案的裝訂其他會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按年度順序裝訂，便于管理和查閱。第十一條會(huì)計(jì)檔案的編目。文件編號(hào)應(yīng)按會(huì)計(jì)文件編號(hào)編制規(guī)則逐一編制。會(huì)計(jì)檔案共有17個(gè)檔案號(hào)，編制規(guī)則為：類別編碼(2位數(shù)字)、檔案形成年份(4位數(shù)字)、保存期限(3位數(shù)字)和序號(hào)(4位數(shù)字)。(1)類別代碼(2位數(shù)字):使用文件類別將漢語(yǔ)拼音的首字母大寫(xiě)。其中，會(huì)計(jì)憑證類為pz，總賬賬簿類為zz，明細(xì)賬賬簿類為fh，會(huì)計(jì)報(bào)表(表)類為bb，登記類為dj，其他類為qt；(2)檔案形成年份(4位數(shù)字):由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成的年份；(3)機(jī)構(gòu)編碼(4位):在核心系統(tǒng)中機(jī)構(gòu)編號(hào)對(duì)應(yīng)

7、的3位序號(hào)前使用0(對(duì)應(yīng)關(guān)系可在核心系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)信息查詢交易中查詢)；(4)保存期限(3位數(shù)字):使用2個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字“y”(永久)或“d”(固定期限)，例如：y99表示永久保存，d10表示保存10年，d30表示保存30年；(5)序列號(hào)(4位):用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。(會(huì)計(jì)檔案的檔案號(hào)編制示例見(jiàn)附件3)。第十二條會(huì)計(jì)檔案登記。裝訂后，應(yīng)詳細(xì)登記每卷的封面、封底、帳頭或目錄信息。保管期間，應(yīng)及時(shí)登記xx銀行會(huì)計(jì)檔案保管登記簿，并詳細(xì)記錄保管會(huì)計(jì)檔案信息。第十三條分類會(huì)計(jì)檔案應(yīng)符合以下要求：(一)會(huì)計(jì)檔案的分類、保管期限和編目是否準(zhǔn)確；(二)會(huì)計(jì)檔案收集完整，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確；(3)會(huì)計(jì)檔案按要求建立，每卷包

8、裝牢固牢固；(四)會(huì)計(jì)檔案的封面、封脊、會(huì)計(jì)檔案保管登記簿等信息齊全，字跡清晰規(guī)范，封面印章清晰無(wú)滲漏；(五)會(huì)計(jì)檔案實(shí)物數(shù)量與會(huì)計(jì)檔案保管登記簿登記的數(shù)量一致。第四章會(huì)計(jì)檔案的保管第十四條會(huì)計(jì)檔案的存放場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)的條件。第十五條會(huì)計(jì)檔案的保存期限分為永久和定期兩種。定期儲(chǔ)存期一般分為10年和30年。其他監(jiān)管部門(mén)明確規(guī)定期限長(zhǎng)于此期限的，從其規(guī)定。各種會(huì)計(jì)檔案的保存期限見(jiàn)xx銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表(附件4)。屬于永久保存類別的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)打印裝訂成冊(cè)，以便永久保存。會(huì)計(jì)檔案的保存期限從第十七條會(huì)計(jì)檔案移交分行計(jì)劃財(cái)務(wù)部集中保管時(shí)，應(yīng)編制xx銀行會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)(附件

9、5)。xx銀行會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式兩份，詳細(xì)說(shuō)明移交會(huì)計(jì)檔案的名稱、檔案號(hào)、卷號(hào)、冊(cè)號(hào)、起止年份、保管期限和保管期限；移交方應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案移交清單所列內(nèi)容逐項(xiàng)移交，并接受接收部門(mén)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督；交接后，雙方經(jīng)理和監(jiān)事應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案交接清單上簽字蓋章，明確各自的職責(zé)。第十八條會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記xx銀行會(huì)計(jì)檔案保管登記簿。第十九條會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)建立雙人管理、定期數(shù)據(jù)庫(kù)檢查制度和應(yīng)急管理機(jī)制。第二十條會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房需要檔案人員進(jìn)入和操作。每次你離開(kāi)倉(cāng)庫(kù)，你都需要檢查是否有斷水、停電、上鎖和明火。第二十一條會(huì)計(jì)檔案管理人員因辭職或工作調(diào)動(dòng)移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在xx銀行會(huì)計(jì)檔案保管登記簿備注中注明移交日

10、期和移交人。雙方應(yīng)全面檢查檔案，在會(huì)計(jì)人員工作交接登記簿上詳細(xì)登記移交檔案信息，辦理移交手續(xù)，并在同級(jí)主管監(jiān)督下簽字確認(rèn)，完成所有移交手續(xù)后方可離開(kāi)崗位。第二十二條分支機(jī)構(gòu)分立，原機(jī)構(gòu)存在的，會(huì)計(jì)檔案由原機(jī)構(gòu)保存；分支機(jī)構(gòu)分立、撤銷(xiāo)原機(jī)構(gòu)的，會(huì)計(jì)檔案由分支機(jī)構(gòu)的計(jì)劃財(cái)務(wù)部門(mén)管理或移交上級(jí)主管部門(mén)保管。第二十三條分支機(jī)構(gòu)合并時(shí)，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并后的機(jī)構(gòu)保存；分支機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，會(huì)計(jì)檔案由其上級(jí)機(jī)構(gòu)保存。第二十四條年終和更換倉(cāng)庫(kù)時(shí)需要進(jìn)行徹底檢查。檢查完圖書(shū)館后，應(yīng)填寫(xiě)圖書(shū)館檢查登記表。損壞和變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制或用其他方法處理，以保證會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性。因人為因素或不可抗拒的因素造成檔案

11、丟失事故時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救和搶救措施，并向上級(jí)報(bào)告。第五章會(huì)計(jì)檔案的移交第二十五條會(huì)計(jì)檔案在傳遞過(guò)程中，應(yīng)采取鎖定、封存等風(fēng)險(xiǎn)防范措施，防止檔案在傳遞過(guò)程中丟失或信息泄露。第二十六條移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要嚴(yán)格移交程序，明確雙方責(zé)任。第二十七條業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)與崗位監(jiān)管之間的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳遞應(yīng)遵循“包傳遞、專人交接、面對(duì)面清點(diǎn)、簽名登記”的原則。也就是說(shuō)，業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)移交給崗位監(jiān)督的會(huì)計(jì)憑證必須密封，不得泄露或暴露，并由指定人員交付和移交。崗位主管收到業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)交付的會(huì)計(jì)憑證后，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，并由雙方簽字確認(rèn)。確保會(huì)計(jì)資料交接過(guò)程中的安全和完整，防止遺漏和丟失事故的發(fā)生。第二十八條分支機(jī)構(gòu)的分立、合并、撤銷(xiāo)等一、會(huì)計(jì)檔

12、案的移交，要編制xx銀行會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，移交雙方共同辦理會(huì)計(jì)檔案的移交。第二十九條因搬遷、裝修等原因臨時(shí)存放會(huì)計(jì)檔案的，臨時(shí)檔案庫(kù)房還應(yīng)當(dāng)符合檔案管理要求。移交會(huì)計(jì)檔案前，必須清點(diǎn)和核對(duì)會(huì)計(jì)檔案，并保存書(shū)面記錄。搬回后，應(yīng)再次根據(jù)保留的記錄對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)，以確保沒(méi)有遺漏或損失；會(huì)計(jì)檔案的臨時(shí)保管應(yīng)嚴(yán)格移交給保管人，xx銀行會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)應(yīng)由雙方簽字確認(rèn)，以明確雙方的責(zé)任。第三十條移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)保留原件的包裝。個(gè)人需要拆包重組的，移交部門(mén)應(yīng)與接收部門(mén)一起拆包重組，分清責(zé)任。第六章第三十三條查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)有專人協(xié)調(diào)，防止信息的遺漏和泄露。第三十四條檢查人員可以對(duì)需要的證據(jù)或者有關(guān)材

13、料進(jìn)行抄錄、拍照或者復(fù)印，嚴(yán)禁油漆、拆封或者交換會(huì)計(jì)檔案。第三十五條會(huì)計(jì)檔案查閱后，相應(yīng)的檔案保管部門(mén)應(yīng)詳細(xì)記錄查閱日期、查閱部門(mén)、查閱人員、查閱情況等。xx銀行會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱申請(qǐng)單，由文件存儲(chǔ)部經(jīng)理和訪問(wèn)人員簽字確認(rèn)，以備日后參考。第七章會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀第三十六條會(huì)計(jì)檔案保管期滿后需要銷(xiāo)毀時(shí)，會(huì)計(jì)檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)牽頭組織分行計(jì)劃財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、辦公室和生產(chǎn)機(jī)構(gòu)共同確定需要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，并填寫(xiě)xx銀行檔案調(diào)閱登記簿(見(jiàn)附件7)，報(bào)主管業(yè)務(wù)副行長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。第三十七條未到期或者屬于永久保管的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按以下程序辦理(1)檔案保管機(jī)構(gòu)應(yīng)編制xx銀行擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)(附

14、件8)，列出被銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、檔案號(hào)、卷號(hào)、冊(cè)號(hào)、起止年份、保管期限、保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間。(二)應(yīng)送指定廠家、檔案管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、辦公室等聯(lián)合送現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和銷(xiāo)售，以防檔案丟失和泄漏。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前，銷(xiāo)售主管應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單所列內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。(三)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，銷(xiāo)售主管應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單上簽字或蓋章。第三十八條已到期但涉及未決債權(quán)債務(wù)或其他未決事項(xiàng)的原始會(huì)計(jì)資料不得銷(xiāo)毀，并應(yīng)當(dāng)單獨(dú)提取備案，直至未決事項(xiàng)終結(jié)。儲(chǔ)存后，按照文件銷(xiāo)毀程序?qū)⑵滗N(xiāo)毀。單獨(dú)抽出歸檔的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分別列在xx銀行會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、xx銀行擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)和xx銀行會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)中。第八章附則第三十九條本

15、規(guī)則由分行計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第四十條本規(guī)則自發(fā)布之日起實(shí)施。附件：1 .1.xx銀行會(huì)計(jì)檔案清單2.2.xx銀行會(huì)計(jì)檔案封面及蓋章3.會(huì)計(jì)檔案文件編號(hào)編制示例4.xx銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表5.5.xx銀行會(huì)計(jì)檔案移交清單6.6.xx銀行會(huì)計(jì)檔案閱讀申請(qǐng)表7.7.xx銀行對(duì)擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的評(píng)估意見(jiàn)8.8.xx銀行會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單附件1xx銀行會(huì)計(jì)檔案清單序列號(hào)會(huì)計(jì)檔案的類型1會(huì)計(jì)憑證和附件2年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告(表)和中期財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告(表)3手工登記簿、會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案移交清單、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單、重要文件和重要印章、機(jī)構(gòu)變動(dòng)移交清單4賬戶銷(xiāo)售記錄5資本、股本和權(quán)益的詳細(xì)信息6公司存款賬戶明細(xì)賬7主管當(dāng)局的查詢、凍結(jié)和扣減8對(duì)賬收