房地產(chǎn)公司檔案管理作業(yè)指引模版

1、檔案管理作業(yè)指引編制xx日期審核xx日期x-8-23批準(zhǔn)xxx日期x-8-30修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人一、 目的為加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用企業(yè)檔案資料，確保集團(tuán)及各下屬公司重要信息能科學(xué)分類、有效傳遞、及時(shí)保存、合理利用，提高檔案管理的完整性，特制訂本制度。 二適用范圍適用于集團(tuán)公司及各下屬地產(chǎn)公司，非地產(chǎn)公司根據(jù)行業(yè)特性可參照?qǐng)?zhí)行。三、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)概述1. 各公司的檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是本公司行政管理部門(mén)對(duì)本公司檔案作統(tǒng)籌管理，二級(jí)管理是各部門(mén)的檔案管理；2. 總裁辦應(yīng)設(shè)專職檔案管理員一名，具體負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各下屬地產(chǎn)公司

2、檔案作統(tǒng)籌管理（包括不限于本公司的檔案補(bǔ)充整理/后續(xù)鑒定/檢索系統(tǒng)完善、各公司檔案管理體系建設(shè)/備案檔案收集整理等），并有責(zé)任對(duì)集團(tuán)公司各部室及各下屬地產(chǎn)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)；3. 各部門(mén)應(yīng)指定唯一的檔案管理員，全面負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理、歸檔、利用等管理工作，并定期向本公司行政管理部門(mén)報(bào)備/移交檔案；全體員工須無(wú)條件向本部門(mén)檔案管理員報(bào)備所有檔案。4. 深圳地區(qū)各項(xiàng)目公司的總經(jīng)理，作為各自項(xiàng)目公司檔案管理的第一責(zé)任人，直接對(duì)各自公司檔案工作成果負(fù)主要責(zé)任。應(yīng)由其指定一名檔案管理員，具體負(fù)責(zé)向各責(zé)任部門(mén)統(tǒng)一收集、整理、保管、利用、備案、移交各自項(xiàng)目深圳地區(qū)項(xiàng)目公司歸檔范

3、圍細(xì)目表的歸檔范圍中所有檔案。5. 各異地下屬地產(chǎn)公司總經(jīng)理，作為本公司檔案管理的第一責(zé)任人，直接對(duì)各自公司檔案工作成果負(fù)主要責(zé)任。綜合部應(yīng)設(shè)專職檔案管理員一名，具體負(fù)責(zé)對(duì)本公司檔案作統(tǒng)籌管理（包括不限于檔案補(bǔ)充整理/后續(xù)鑒定/檢索系統(tǒng)完善/檔案管理體系建設(shè)/備案檔案送審等），并配合集團(tuán)公司相關(guān)部門(mén)對(duì)本公司檔案管理工作進(jìn)行聯(lián)合檢查。四、各單位檔案管理通用規(guī)則總述：各單位檔案管理的通用規(guī)則，是對(duì)各單位檔案管理的共性要求。各部門(mén)可在通用規(guī)則的基礎(chǔ)上可自行定制適合本單位實(shí)際管理需要的個(gè)性化要求，但原則上各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)不得低于通用規(guī)則中的標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)操作細(xì)則如有沖突的以通用規(guī)則為準(zhǔn)。1.歸檔范圍凡是反映企業(yè)開(kāi)

4、發(fā)、經(jīng)營(yíng)、管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。根據(jù)集團(tuán)公司的實(shí)際情況和檔案目標(biāo)管理的要求，將檔案統(tǒng)一劃分為七大類作為檔案管理的范疇。它們分別是：綜合事務(wù)管理檔案、人事檔案、審計(jì)檔案、會(huì)計(jì)檔案、項(xiàng)目檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。具體科目詳見(jiàn)集團(tuán)公司歸檔范圍細(xì)目表、集團(tuán)公司各部室歸檔范圍細(xì)目表、深圳地區(qū)項(xiàng)目公司歸檔范圍細(xì)目表。（合同協(xié)議原則上應(yīng)屬公司級(jí)文件，由行政管理部門(mén)存檔備查，但涉及財(cái)務(wù)/融資模塊、勞動(dòng)協(xié)議/培訓(xùn)協(xié)議等合同文件不受此限，由各主辦部門(mén)存檔備查）。2.保管期限2.1 永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如

5、公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證、工程設(shè)計(jì)圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)；2.2 10年：凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為10年保管；2.3 3-5年：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為3-5年保管。如期滿或解除之合約、其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)；2.4 1年：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者，列為1年保管；2.5 除上述分類年限外，各單位可自定義年限。3.管理流向3.1 a類：公司級(jí)文件，原件及其電子文件由總裁辦保存，移交部門(mén)應(yīng)保存復(fù)印件或電子文件。a1主要適用于

6、項(xiàng)目檔案,暫時(shí)由各項(xiàng)目公司保存原件,定期向總裁辦提交電子文件備案,待項(xiàng)目結(jié)束或按年度向總裁辦移交原件即可。3.2 b類：部門(mén)級(jí)文件，原件及其電子文件由主辦部門(mén)保存，并應(yīng)定期向總裁辦提交實(shí)際收錄的檔案目錄備案，b1應(yīng)同時(shí)提交電子文件。4. 歸檔時(shí)限4.1 實(shí)時(shí)：對(duì)于機(jī)密性強(qiáng)或重要的檔案，須在文件生效后兩個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)歸檔；如合同文件、結(jié)算文件等。4.2月度：各部門(mén)日常工作中形成的檔案，一般應(yīng)于次月5日前由本部門(mén)檔案管理人員收集整理并報(bào)管理流向規(guī)定的單位歸檔。4.2 年度：對(duì)活動(dòng)周期較長(zhǎng)的城建項(xiàng)目或時(shí)間連續(xù)性強(qiáng)的活動(dòng)中形成的文件材料，可視具體情況按階段或年度分批歸檔。4.3 人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、審

7、計(jì)檔案由業(yè)務(wù)部門(mén)保管，并于每年4月底前提交上年度的檔案目錄；5. 密級(jí)管理5.1 密級(jí)劃分5.1.1絕密：是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。5.1.2機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害。5.1.3秘密：是一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。5.1.4內(nèi)部：不設(shè)密級(jí)，是尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的文件，僅限于公司內(nèi)部有關(guān)人員使用。5.2 密級(jí)文件的制發(fā)5.2.1 密級(jí)文件的制發(fā)，應(yīng)從編制、審核、簽發(fā)、保存、利用等環(huán)節(jié)做好全過(guò)程保密控制，防止在任一環(huán)節(jié)中造成泄密。5.2.2 文件主辦部門(mén)要根據(jù)文件內(nèi)容、秘密程度和工作需要，確定適當(dāng)

8、的密級(jí)、印份、共享范圍、保管期限、管理流向，由主辦部門(mén)的負(fù)責(zé)人審批，并交由指定專人嚴(yán)格按照批準(zhǔn)內(nèi)容印制、發(fā)放。5.3 密級(jí)文件的保管5.3.1 所有的密級(jí)文件，至少應(yīng)在生效后兩個(gè)工作日內(nèi)暫時(shí)交由主辦部門(mén)的唯一指定檔案管理員集中保管。5.3.2 不同密級(jí)的文件原則上不應(yīng)混合組卷，應(yīng)根據(jù)密級(jí)類型單獨(dú)立卷。為保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系確需混合組卷時(shí)，該卷宗的密級(jí)以卷內(nèi)存放的最高密級(jí)文件的密級(jí)為準(zhǔn)，并且在后期利用過(guò)程中不得整卷出借，只得向申請(qǐng)人提供有權(quán)限查閱的指定文件。5.3.3 各種載體形式的密級(jí)文件應(yīng)妥善保存在具備安全保密條件的場(chǎng)地，并應(yīng)定期進(jìn)行清查、核對(duì)以防物理?yè)p壞或遺失。5.3.4 檔案管理員嚴(yán)禁

9、閑談涉密事宜，不得無(wú)授權(quán)超范圍發(fā)布涉密文件，不得為個(gè)人需要摘錄其內(nèi)容，離開(kāi)辦公場(chǎng)所時(shí)應(yīng)妥善收藏。5.4 密級(jí)文件的利用5.4.1 機(jī)密、絕密檔案的利用，應(yīng)報(bào)出借部門(mén)所屬公司最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；秘密檔案的利用，應(yīng)報(bào)檔案出借部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。內(nèi)部檔案的利用，應(yīng)報(bào)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人與出借部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.4.2 各單位檔案利用必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)；5.4.3 復(fù)制、下載的涉密文件，應(yīng)視同原件管理。5.5 密級(jí)文件的接收移交5.5.1 各部門(mén)定期向行政管理部門(mén)的，經(jīng)雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后即可移交、登記。5.5.2 各部門(mén)間的檔案移交，須經(jīng)移交、接收兩方的分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

10、后即可移交。各公司間的檔案移交，經(jīng)各自單位的分管理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可移交、登記。5.5.3 任何人員離崗離職前，對(duì)個(gè)人使用的涉密文件不得私自帶走，更不能隨意銷(xiāo)毀或遺棄，必須全部移交清楚后才能離開(kāi)。6. 共享范圍即可供電子文件在線查閱的目標(biāo)人群。電子文件在線下載、打印權(quán)限，以及實(shí)體檔案的各種應(yīng)用、各種載體形式檔案的越權(quán)使用，均應(yīng)報(bào)專項(xiàng)審批。7. 歸檔要求7.1 檔案日常整理工作概述7.1.1 每月5日前，各單位檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格按照本單位的歸檔范圍細(xì)目表中的歸檔對(duì)象，收集（或更新）本單位前期主辦并已辦結(jié)的各個(gè)單項(xiàng)文件，本單位全體員工須無(wú)條件向其報(bào)備所有檔案；7.1.2 每月10日前，各單位檔案管理員應(yīng)

11、完成本單位已收檔案臺(tái)帳的編制/更新，并將其向所屬公司行政管理部門(mén)備案及移交指定檔案。涉及審計(jì)/人事部門(mén)的應(yīng)收檔案臺(tái)帳，亦應(yīng)向行政管理部門(mén)備案。7.1.3 本單位已收檔案臺(tái)帳在編制過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照本單位歸檔范圍細(xì)目表中的分類及文件排列秩序依次錄入，對(duì)于現(xiàn)階段應(yīng)收而未收集的檔案應(yīng)作出相應(yīng)說(shuō)明。對(duì)于檔案實(shí)體的組卷次序、排列次序應(yīng)與本單位已收檔案臺(tái)帳保持一致。7.1.4 本單位應(yīng)收集的所有檔案，應(yīng)由本單位檔案管理員集中管理（含整理、集中存放、利用、移交、銷(xiāo)毀等）。確因工作需要需分類分項(xiàng)管理時(shí)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后可授權(quán)本單位多人分管，但本單位的檔案整體質(zhì)量（含分流的檔案）仍由單位負(fù)責(zé)人及檔案管理員負(fù)主

12、要管理責(zé)任，與其他單位及行政管理部門(mén)的對(duì)接仍由檔案管理員獨(dú)立完成。7.1.5 在檔案集中存放過(guò)程中，除了要保障各類檔案的物理安全外，對(duì)于有共享范圍限制的檔案，應(yīng)做好相應(yīng)的保密工作。7.1.6 對(duì)于本單位歸檔范圍細(xì)目表中的歸檔對(duì)象，各單位應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。任何單位及個(gè)人如有漏報(bào)、有意隱瞞、拒絕登記者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)從嚴(yán)懲處。對(duì)檔案制度有優(yōu)化建議時(shí)，每季度可集中報(bào)審，經(jīng)專項(xiàng)審批通過(guò)后可按新版制度執(zhí)行。7.2 歸檔要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：7.2.1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整；7.2.2 在歸檔

13、的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)；文電應(yīng)全在一立卷；7.2.3 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；7.2.4 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)；7.2.5 案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名

14、，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目；7.2.6 檔案資料密級(jí)、保管期限由各職能部門(mén)確定，并標(biāo)在檔案資料上；7.2.7 聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者；7.2.8 各部門(mén)立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總裁辦統(tǒng)一發(fā)放。8.利用8.1 機(jī)密、絕密檔案的利用，應(yīng)報(bào)出借部門(mén)所屬公司最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；秘密檔案的利用，應(yīng)報(bào)檔案出借部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。內(nèi)部檔案的利用，應(yīng)報(bào)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人與出借部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。8.2 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)；8

15、.3 借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任；8.4 借出檔案材料的時(shí)間一般不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借；8.5 借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱部門(mén)或借閱人，以便查閱和催還；8.6 借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。9. 銷(xiāo)毀9.1 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料；9.2 集團(tuán)公司各部室及各下屬地產(chǎn)公司每年4月整理出保存期限已滿的檔案或不具備保存價(jià)值的資料，呈報(bào)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由集團(tuán)常務(wù)副總裁或各下屬地產(chǎn)

16、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由主管副總裁或各下屬地產(chǎn)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀；各檔案管理單位如有分項(xiàng)確權(quán)的，原則上不得低于上述審批條件。9.3 銷(xiāo)毀檔案，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表永久保存。10 備案移交：10.1 各部門(mén)定期向行政管理部門(mén)的，經(jīng)雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后即可移交。10.2 各部門(mén)間的檔案移交，須經(jīng)移交、接收兩方的分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可移交。各公司間的檔案移交，經(jīng)各自單位的分管理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后即可移交。11. 檢查機(jī)制：10.1 每月10日前，各部門(mén)檔案管理員應(yīng)完成上月本部門(mén)檔案收集、整理工作，并向所屬公司行政管理部門(mén)備案/移交；

17、總裁辦每個(gè)季度應(yīng)檢查各部門(mén)檔案的整體質(zhì)量，并及時(shí)公示各部門(mén)的檔案動(dòng)態(tài)管理成果；10.2 每月15日前，各下屬公司綜合部應(yīng)完成上月本公司的檔案收集、整理工作，并向集團(tuán)公司備案/移交； 10.3 次年4月，總裁辦會(huì)同人事企管部將聯(lián)合檢查各部門(mén)上年度的檔案工作成果，并出具檢查報(bào)告報(bào)集團(tuán)薪酬績(jī)效制度管理委員會(huì)審閱。11.考核獎(jiǎng)懲11.1以部門(mén)為單位推行檔案管理工作季度考核制，考評(píng)的核心內(nèi)容包括組織管理、安全保密、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、開(kāi)發(fā)利用等（詳見(jiàn)各單位檔案管理工作考評(píng)細(xì)則）。屆時(shí)，由總裁辦及各單位行政管理部門(mén)組織考核，并對(duì)各部門(mén)檔案工作的考核結(jié)果（95分及以上為優(yōu)秀、80分以上為合格、80分以下為不合格）將予

18、以公示并限期整改。11.2 無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，將在公司范圍內(nèi)予以公示；11.3對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出、遺失檔案的的，視具體情況，至少予以通報(bào)批評(píng)；12.編號(hào)規(guī)則12.1 各類型檔案的正式編號(hào)，以該檔案的管理流向終端所屬部門(mén)制定的編號(hào)為準(zhǔn)，該檔案流轉(zhuǎn)期間各經(jīng)辦部門(mén)可根據(jù)實(shí)際需要擬定臨時(shí)編號(hào)或本部門(mén)編號(hào)。12.2 公司級(jí)檔案編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)格式，由四部分組成，具體應(yīng)為“文件所屬公司拼音簡(jiǎn)寫(xiě)（限四個(gè)字母）+文件所屬一級(jí)科目編號(hào)+ 文件所屬二級(jí)科目+流水號(hào)（限三位數(shù)）”，其中文件所屬科目以本公司歸檔范圍細(xì)目表為準(zhǔn)，如x深圳公司營(yíng)

19、業(yè)執(zhí)照編號(hào)應(yīng)為“htdc-1-2-001”。12.3 部門(mén)級(jí)檔案編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)格式，應(yīng)為“文件所屬公司拼音簡(jiǎn)寫(xiě)（限四個(gè)字母） 部門(mén)簡(jiǎn)寫(xiě)（限兩個(gè)字母）部門(mén)自定義”。標(biāo)準(zhǔn)格式中第一、二部分為固定格式，各編號(hào)單位必須保留并遵守，第三部分編號(hào)規(guī)則可由各主辦部門(mén)自行定義。如集團(tuán)公司總裁辦的部門(mén)文件編號(hào)應(yīng)為：htjt-zc-自定義部分。五、相關(guān)部門(mén)檔案管理個(gè)性化要求1、人事企管檔案管理1.1檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.1.1集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)建立并保管集團(tuán)公司員工、各下屬地產(chǎn)公司部門(mén)負(fù)責(zé)人（含）以上員工及財(cái)務(wù)人員的人事檔案原件，并對(duì)下屬地產(chǎn)公司職務(wù)經(jīng)理及以上的其他員工檔案進(jìn)行備案（根據(jù)授權(quán)調(diào)整）。1.1.2 各下屬

20、公司人事行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立并保管以上范圍外其他員工人事檔案。1.1.3 各下屬公司行政人事部負(fù)責(zé)各公司電子人事信息的建立、修改、更新及上報(bào)，集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司人事信息的建立、修改、更新及全集團(tuán)人事信息的匯總更新并按月發(fā)布給集團(tuán)薪酬績(jī)效制度管理委員會(huì)。1.2 檔案管理細(xì)則1.2.1管控原則1.2.1.1員工檔案須嚴(yán)格保密，檔案借閱必須經(jīng)集團(tuán)人事企管部/下屬公司執(zhí)行董事及總經(jīng)理審批；各公司副總經(jīng)理及以上人員檔案借閱須經(jīng)集團(tuán)人事企管部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)允許，集團(tuán)人事企管部/下屬公司人事行政管理部門(mén)不得擅自對(duì)外借閱或泄露人事信息及員工檔案內(nèi)容，并為人事信息及員工檔案泄密負(fù)責(zé)。1.2.1.2

21、電子人事信息即人事基礎(chǔ)信息刷新備份匯總表中因工作需要可開(kāi)放的信息為：姓名、職位、入職時(shí)間、出生年月，其余信息視情況須嚴(yán)格把控。1.2.1.3 集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)人力資源、信息化、企管相關(guān)制度、方案、審批件及下屬公司備案件歸檔；下屬公司行政人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)下屬公司人力資源相關(guān)制度審批件的存檔。1.2.2人事信息檔案管理人及存放要求1.2.2.1集團(tuán)公司人事企管部檔案管理人：人事企管部總經(jīng)理、人事檔案管理崗1.2.2.2下屬公司人事企管部檔案管理人：人事行政部門(mén)負(fù)責(zé)人、人事經(jīng)理/主管/專員1.2.2.3人事檔案必須有專門(mén)的檔案柜存放1.2.2.4檔案編號(hào)規(guī)則：1) 立卷編號(hào)詳見(jiàn)各專業(yè)檔案管理

22、清單待修訂版，集團(tuán)統(tǒng)一立卷號(hào)為htjt(x集團(tuán))xz（行政），htdc（x地產(chǎn)）hr（人事）諸如此類，具體分類編號(hào)待檔案清單出來(lái)后統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則。2) 專業(yè)編號(hào)：a. 集團(tuán)人事企管部存檔的人事檔案均按照公司、部門(mén)、職級(jí)等進(jìn)行分類歸檔，因?yàn)樯婕皢T工內(nèi)部異動(dòng)等情況，不對(duì)員工個(gè)人檔案設(shè)置相應(yīng)編號(hào)。b. 下屬公司綜合部可視各公司管理及存檔情況進(jìn)行分類編號(hào)。1.2.3歸檔具體要求1.2.3.1 人事信息的更新、匯總及存檔1) 集團(tuán)人事企管部及各下屬公司人事行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)新入職員工人事信息在各公司人事基礎(chǔ)信息刷新備份匯總表中的錄入，異動(dòng)員工信息的錄入、更新以及離職員工信息的另存、歸檔。2) 各下屬公司人事

23、行政管理部門(mén)每月8日前將更新至上月末的人事信息相關(guān)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)集團(tuán)人事企管部匯總備案，其中，人事信息相關(guān)報(bào)表包括：人事基礎(chǔ)信息刷新備份匯總表、離職原因匯總表、人事簡(jiǎn)報(bào)。3) 集團(tuán)人事企管部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、更新集團(tuán)公司人事信息并匯總?cè)瘓F(tuán)人事信息，每月10-12日將全集團(tuán)人事簡(jiǎn)報(bào)、集團(tuán)公司及下屬地產(chǎn)公司（含商業(yè)公司）離職匯總表以及入職異動(dòng)轉(zhuǎn)正匯總表通過(guò)oa 報(bào)集團(tuán)薪酬績(jī)效制度管理委員會(huì)審閱。1.2.3.2 集團(tuán)人事企管部、各下屬公司人事行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)新入職員工檔案的建立、保存及移交工作，員工檔案須包含但不限于以下內(nèi)容：1) 員工登記表（員工登記表必須完整填寫(xiě)，不能缺項(xiàng)，表單內(nèi)容包含但不限于以下信息：序

24、號(hào)、姓名、部門(mén)、職務(wù)、性別、婚否、出生年月、身份證號(hào)、籍貫、戶籍、學(xué)歷、專業(yè)、資格證書(shū)、工作簡(jiǎn)歷、入職時(shí)間等。）2) 離職證明（無(wú)法提交或延遲提交則須簽寫(xiě)離職聲明）3) 面試簡(jiǎn)歷原件4) 員工錄用審批原件5) 身份證、社保卡、公積金卡復(fù)印件6) 區(qū)級(jí)以上醫(yī)院開(kāi)具的入職體檢表原件或健康證復(fù)印件留存（一年內(nèi)有效）7) 學(xué)歷復(fù)印件及學(xué)歷結(jié)果查詢打印件8) 資格及職稱證書(shū)復(fù)印件9) 敏感崗位須填寫(xiě)入職擔(dān)保書(shū)（如：出納、收款員、行政司機(jī)、采購(gòu)人員等）10) 所有崗位均須有背景調(diào)查表11) 員工入職即填寫(xiě)新員工入司報(bào)到程序表，一周內(nèi)將填寫(xiě)完整并簽名確認(rèn)的表單交予集團(tuán)人事企管部/下屬公司人事行政管理部門(mén)。（

25、備注：針對(duì)公司08年之前入職且檔案完整性欠缺的員工，檔案需要包含至少以下資料：?jiǎn)T工登記表及身份證復(fù)印件）1.2.3.3 集團(tuán)人力資源、信息化、企管相關(guān)制度、審批件存檔，一個(gè)季度歸檔更新一次，相關(guān)模塊負(fù)責(zé)人將各模塊屬于檔案管理清單內(nèi)的文件移交歸檔至本部門(mén)檔案管理人，移交同時(shí)需要簽字確認(rèn)。1.2.3.4 集團(tuán)人事企管部檔案管理崗對(duì)部門(mén)內(nèi)相關(guān)文件的歸檔一個(gè)季度更新一次，并報(bào)集團(tuán)人事企管部總經(jīng)理。1.2.4人事檔案建檔/歸檔1.2.4.1為每位員工建立一份獨(dú)立的人事資料檔案，包括紙質(zhì)及電子版，并及時(shí)更新。1.2.4.2 人事檔案按公司進(jìn)行分類存檔，集團(tuán)公司副總級(jí)（含）以上及下屬公司副總級(jí)（含）以上人員

26、的紙質(zhì)檔案資料列入管理人員進(jìn)行歸檔；離職人員的檔案按辭職、辭退分別歸檔。1.2.5 離職或辭退人員人事檔案保管期限1.2.5.1 已離職人員的檔案，自離職之日起存放三年。1.2.5.2職務(wù)經(jīng)理級(jí)（含）以上人員檔案自離職之日起存放五年1.2.5.3 經(jīng)辭退員工的檔案，自開(kāi)除之日起存放五年。1.2.5.4 辭職或辭退的員工電子檔案資料單獨(dú)建立表單匯總留存。1.2.6 人事檔案的查閱及移交1.2.6.1總裁對(duì)所有員工的人事檔案有查閱權(quán)；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其所屬部門(mén)員工的人事檔案有查閱權(quán)；各下屬公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門(mén)經(jīng)理對(duì)其所管轄員工的人事檔案有查閱權(quán)；集團(tuán)人事企管部門(mén)及下屬公司人事行政管理部門(mén)內(nèi)僅有部門(mén)

27、負(fù)責(zé)人及人事檔案的管理人員有查閱權(quán)。1.2.6.2 人事檔案的查閱手續(xù)1) 集團(tuán)公司部門(mén)負(fù)責(zé)人因工作原因需要查閱本部門(mén)員工的人事檔案時(shí)，需分管領(lǐng)導(dǎo)及集團(tuán)人事企管部總經(jīng)理審批。2) 各下屬公司部門(mén)經(jīng)理因工作原因需要查閱本部門(mén)員工的人事檔案時(shí)，需下屬公司總經(jīng)理審批。1.2.6.3 人事檔案的銷(xiāo)毀1) 集團(tuán)人事企管部填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)集團(tuán)人事企管部總經(jīng)理及分管副總裁審核，總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。2) 下屬公司人事檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)集團(tuán)人事企管部及集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。1.2.6.4 人事檔案的移交人事檔案材料的移交必須要有書(shū)面的移交記錄。1.2.7企管信息化檔案管理1.2.7.1集團(tuán)公司企業(yè)管理檔案為授權(quán)

28、文件及制度文件，由企管負(fù)責(zé)人定期匯總至集團(tuán)人事企管部檔案管理專崗，并及時(shí)在oa系統(tǒng)制度中心專欄進(jìn)行公示。1.2.7.2集團(tuán)公司信息化檔案為系統(tǒng)規(guī)劃報(bào)告及相關(guān)軟件設(shè)備采購(gòu)檔案，由信息化負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)存儲(chǔ)相關(guān)檔案，定期匯總至集團(tuán)人事企管部檔案管理專崗。2、財(cái)務(wù)檔案管理2.1檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)2.1.1會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)為各公司財(cái)務(wù)部。2.1.2各公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密；2.1.3各公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定本部門(mén)專人、專項(xiàng)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理，包括檔案的整理、歸檔及

29、保管等；2.1.4出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管工作。2.2檔案管理細(xì)則2.2.1 檔案管理管理、裝訂要求2.2.1.1會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表由會(huì)計(jì)主辦人負(fù)責(zé)管理；2.2.1.2證照類、其他類的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定人員負(fù)責(zé)管理；2.2.1.3 月度終了，由財(cái)務(wù)部門(mén)安排專人及時(shí)整理裝訂各類會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)報(bào)表；年度終了，及時(shí)整理、裝訂各類會(huì)計(jì)賬簿。各類會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂要求是：1) 會(huì)計(jì)憑證：應(yīng)將各種記賬憑證按期間和憑證號(hào)順序裝訂成冊(cè)，做到附件齊全、折疊整齊、厚薄均勻、裝訂牢固美觀、不壓字、無(wú)金屬物。每本會(huì)計(jì)憑證的厚度一般應(yīng)在2-3cm左右，憑證封面應(yīng)寫(xiě)明公司名稱、所屬期間、憑證種類、

30、憑證號(hào)段、冊(cè)序等內(nèi)容；憑證側(cè)面應(yīng)注明該憑證所屬期間、憑證種類、憑證號(hào)段；2) 會(huì)計(jì)賬簿：年終審計(jì)完結(jié)后將上一年度所有總賬、明細(xì)賬打印出來(lái)，裝訂成冊(cè)，賬冊(cè)封面應(yīng)寫(xiě)明公司名稱、所屬期間、科目名稱等；3) 財(cái)務(wù)報(bào)告：將各類會(huì)計(jì)報(bào)表整理齊全、按規(guī)定填寫(xiě)封面并加蓋公司公章歸檔；4) 財(cái)務(wù)核算軟件電子數(shù)據(jù)：財(cái)務(wù)軟件中的電子數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定系統(tǒng)管理員定期備份，并用光盤(pán)拷貝后交檔案管理人員保管；5) 其他會(huì)計(jì)檔案：分別按類編號(hào)歸檔；2.2.1.4各公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.2.2會(huì)計(jì)檔案的查閱和借用2.2.2.1各類會(huì)計(jì)檔案原則上

31、只允許本公司財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)人員查閱和使用，其中查閱已歸檔的會(huì)計(jì)憑證、應(yīng)辦理借閱手續(xù)；2.2.2.2本公司其他部門(mén)或外單位人員需要查閱、借用會(huì)計(jì)檔案，必須辦理查閱或借用手續(xù)，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查間或借用。凡批準(zhǔn)查閱會(huì)計(jì)檔案者，在辦理查閱登記手續(xù)后，由會(huì)計(jì)檔案管理員協(xié)同查閱，并且應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密制度，在會(huì)計(jì)檔案存放地點(diǎn)查閱，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封或抽換，未經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)和總經(jīng)理批準(zhǔn)不得復(fù)制或借出。凡經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)借出的會(huì)計(jì)檔案，必須詳細(xì)登記調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員姓名、工作單位、調(diào)閱事由和歸還日期。2.2.3會(huì)計(jì)檔案的保管期限2.2.3.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永

32、久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限詳見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保管期限表（見(jiàn)附表）；2.2.3.2會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。2.2.3.3本制度規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照附表所列期限執(zhí)行。2.2.4會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀2.2.4.1會(huì)計(jì)檔案保管理期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由公司綜合檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)、審計(jì)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，共同鑒定、嚴(yán)格審查，并編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審查簽署意見(jiàn)后，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀；2.2.4.2會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)由公司綜合檔案室、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)

33、人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)銷(xiāo)毀后，在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)；2.2.4.3保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。2.2.5會(huì)計(jì)檔案的移交2.2.5.1因會(huì)計(jì)檔案管理人員變動(dòng)，應(yīng)交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)；2.2.5.1原會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容；2.2.5.2交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，

34、交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章；2.2.5.3公司因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)移交集團(tuán)計(jì)劃財(cái)務(wù)部代管。3、審計(jì)檔案管理3.1檔案編號(hào)規(guī)則：3.1.1立卷編號(hào)：1) 審計(jì)文件檔案立卷編號(hào)：htjtsj120xx（年）0x（審計(jì)項(xiàng)目序號(hào)）。2) 綜合事項(xiàng)管理文件檔案立卷編號(hào)：htjtsj2。3.1.2專業(yè)編號(hào)：詳見(jiàn)附表集團(tuán)公司歸檔范圍細(xì)目表中審計(jì)檔案專表。3.2歸檔具體要求3.2.1 集團(tuán)審計(jì)部在進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)中形成的各類具

35、有保存價(jià)值資料的原件或復(fù)制件，均應(yīng)當(dāng)收集齊全，立卷歸檔。其存在形式包括：紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤(pán)等。3.2.2立卷要求：1) 集團(tuán)審計(jì)部應(yīng)當(dāng)將審計(jì)文件和綜合事物管理文件材料分別單獨(dú)立卷，審計(jì)文件檔案與綜合事項(xiàng)管理文件檔案的文件材料不混合、不重復(fù)立卷，內(nèi)部審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)做到完整、精煉。2) 審計(jì)文件材料按項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目可立一個(gè)卷或者若干卷，不應(yīng)當(dāng)將幾個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料合并立為一個(gè)卷。3) 相同審計(jì)事項(xiàng)的綜合性報(bào)告可與該事項(xiàng)分報(bào)告合立一卷。4) 經(jīng)濟(jì)責(zé)任（任中、離任）審計(jì)事項(xiàng)按被審計(jì)人立卷。5) 跨年度的審計(jì)項(xiàng)目，在項(xiàng)目終結(jié)的年度立卷。3.2.3立卷責(zé)任人應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)則排列審計(jì)文件材料：1) 內(nèi)

36、部審計(jì)檔案卷內(nèi)文件材料應(yīng)當(dāng)按結(jié)論類文件材料、證明類文件材料、立項(xiàng)類文件材料、備查類文件材料四個(gè)部分進(jìn)行排列。2) 第一部分，結(jié)論類文件材料，采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。包括：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)報(bào)告的批示；對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查和后續(xù)審計(jì)的相關(guān)材料；審計(jì)報(bào)告，審定審計(jì)報(bào)告的會(huì)議紀(jì)要；審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)書(shū)、復(fù)核意見(jiàn)書(shū)、審計(jì)文書(shū)送達(dá)回證等；按正式稿、修改稿依次排序。3) 第二部分，證明類文件材料，按照審計(jì)工作底稿及所附審計(jì)證據(jù)與審計(jì)方案所列審計(jì)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)的順序排列。包括：證明被審計(jì)單位主體資格的材料，如反映單位（法人年檢）情況等材料的復(fù)印件；審計(jì)工作底稿匯總表；被審計(jì)單位承諾書(shū)

37、及資料交接清單；審計(jì)工作底稿及所附審計(jì)證據(jù)；審計(jì)所依據(jù)的法規(guī)目錄或摘要；其他有關(guān)材料。4) 第三部分，立項(xiàng)類文件材料，按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。包括：?jiǎn)挝晃袝?shū)或有關(guān)會(huì)議決議及領(lǐng)導(dǎo)批示；項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)實(shí)施方案及有關(guān)材料；審計(jì)通知書(shū)及通知書(shū)送達(dá)回證。5) 第四部分，備查類文件材料，按文件材料形成的時(shí)間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。包括：項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的、相關(guān)的不屬于前三類的其他文件材料6) 審計(jì)項(xiàng)目案卷內(nèi)的每份或者每組文件之間按照正件在前附件在后、定稿在前修改稿在后、批復(fù)在前請(qǐng)示在后、批示在前報(bào)告在后、重要文件在前次要文件在后、匯總性文件在前基

38、礎(chǔ)性文件在后的順序排列；7) 審計(jì)日記以人為單位按照審計(jì)組組長(zhǎng)及審計(jì)組成員順序排列，可以單獨(dú)立卷和存放。3.2.4案卷裝訂要整潔，文件中不得有鉛筆或圓珠筆字跡，裝訂時(shí)不得壓住文件字跡。3.2.5存檔備份及補(bǔ)漏管理辦法3.2.5.1電子審計(jì)檔案應(yīng)建立光盤(pán)及硬盤(pán)兩級(jí)備份。3.2.5.2檔案補(bǔ)漏管理：由指定專（兼）職檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)未歸檔文件建檔工作。因人員離職等歷史原因造成的文件缺失，指定專（兼）職檔案管理員進(jìn)行檔案交接并對(duì)缺失文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)備案。3.3檔案管理檢查機(jī)制集團(tuán)審計(jì)部專業(yè)檔案管理檢查機(jī)制：自查與復(fù)查相結(jié)合；三級(jí)復(fù)核管理機(jī)制。即審計(jì)組成員自查、立卷人對(duì)檔案完整性符合性檢查、審計(jì)組組長(zhǎng)

39、驗(yàn)收復(fù)核，集團(tuán)審計(jì)部負(fù)責(zé)人指定專（兼）職檔案管理員再次復(fù)核原則。4、營(yíng)銷(xiāo)檔案管理4.1檔案管理細(xì)則4.1.1各樓盤(pán)銷(xiāo)售資料由銷(xiāo)售經(jīng)理負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理，監(jiān)督銷(xiāo)售代理公司做到銷(xiāo)售資料的日常管理工作，并制定相應(yīng)銷(xiāo)售資料管理臺(tái)帳，銷(xiāo)售經(jīng)理每周一前須向營(yíng)銷(xiāo)部策劃人員提交銷(xiāo)售資料庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，營(yíng)銷(xiāo)部策劃人員根據(jù)銷(xiāo)售資料的存量制定印刷計(jì)劃。4.1.2對(duì)于銷(xiāo)售資料的更新，營(yíng)銷(xiāo)管理部策劃人員在制作新銷(xiāo)售資料時(shí)須注明啟用時(shí)間，銷(xiāo)售經(jīng)理做好舊銷(xiāo)售資料的銷(xiāo)毀處理工作，嚴(yán)禁新銷(xiāo)售資料投入使用后舊銷(xiāo)售資料仍派發(fā)而引發(fā)糾紛，否則，將對(duì)相關(guān)責(zé)任人從嚴(yán)查處。5、成本檔案管理5.1檔案分類5.1.1 成本檔案是指項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的與

40、工程成本有關(guān)的且有保存價(jià)值的工程合同、招投標(biāo)、工程預(yù)結(jié)算、付款臺(tái)帳、圖紙、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫(kù)、成本管理軟件內(nèi)容等應(yīng)歸檔保存的各種紙張書(shū)面文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、造價(jià)信息等資料的總稱；成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對(duì)成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理；5.1.2 成本檔案必須具備真實(shí)性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載公司成本管理活動(dòng)過(guò)程中形成的內(nèi)容；成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一，不同載體（書(shū)面紙張資料、成本數(shù)據(jù)庫(kù)、成本管理軟件電子文檔）上的同一文件資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致；5.1.3

41、成本檔案（書(shū)面紙張資料）分為三類，即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類；其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證類、工程招投標(biāo)類；工程成本類在分類時(shí)，還要按不同的項(xiàng)目進(jìn)行區(qū)分；5.1.4 成本檔案必須具備可復(fù)查性，對(duì)每項(xiàng)工程，以合同為主線進(jìn)行存檔。首先，對(duì)于每份工程合同文本，必須把其評(píng)定標(biāo)審批表（或議標(biāo)、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預(yù)、結(jié)算審批表直接作為其附件，并合在一起存檔，同時(shí)做好相互對(duì)應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí)；而后，將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔；5.1.5 成本檔案必須具備安全性及對(duì)外保密性。成

42、本檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將成本檔案以個(gè)人名義保存在個(gè)人手中；嚴(yán)禁任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，就以個(gè)人名義超出范圍私自外借（復(fù)印或郵件發(fā)送等方式）成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為；如有關(guān)人員的換崗或離職，則必須及時(shí)做好資料的移交、回收及登記工作；5.1.6 成本數(shù)據(jù)庫(kù)及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分，不斷充實(shí)和完善成本數(shù)據(jù)庫(kù)以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本部日常的重要工作。負(fù)責(zé)日常成本資料的收集及按成本檔案管理程序進(jìn)行歸檔保管。5.2檔案管理細(xì)則5.2.1工程合同資料5.2.1.1資料組成1) 項(xiàng)目的完整的合同文本：前期合同（包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢）、

43、施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）、材料設(shè)備采購(gòu)合同（包括材料采購(gòu)、設(shè)備購(gòu)買(mǎi)及安裝）、園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工）、營(yíng)銷(xiāo)包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷，成本部結(jié)合具體情況決定此類合同是否保管）；2) 正在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的合同文本；3) 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫(kù)所包括的各類合同內(nèi)容。5.2.1.2資料管理1) 使用專用檔案盒，按不同建設(shè)項(xiàng)目、不同的單項(xiàng)工程的合同進(jìn)行分類存檔，檔案盒上須注明編號(hào)并粘貼資料目錄清單，資料目錄清單中的合同部分采用成本管理軟件中相應(yīng)的合同清單（打印即可）；2) 對(duì)每項(xiàng)工程，以合同為主線進(jìn)行存檔,每項(xiàng)工程的工程合同

44、文本必須把其評(píng)定標(biāo)審批表（或議標(biāo)、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預(yù)、結(jié)算審批表作為附件，合在一起存檔，同時(shí)作好相互對(duì)應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí)，以便快速?gòu)?fù)查；3) 合同文本原件（包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等）由集團(tuán)總裁辦及下屬地產(chǎn)公司綜合部保管，成本部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件（復(fù)印件存檔，需加蓋項(xiàng)目所屬集團(tuán)級(jí)下屬公司的專用章以示確認(rèn)）。5.2.2工程預(yù)結(jié)算資料5.2.2.1資料組成1) 已竣工項(xiàng)目的完整的決算書(shū)、結(jié)算書(shū)、預(yù)算書(shū)、估算書(shū)、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單（或承包方確認(rèn)書(shū)）、付款臺(tái)帳等；2) 正在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的估算書(shū)、預(yù)算書(shū)、結(jié)算書(shū)、付款臺(tái)帳等；3) 成本數(shù)據(jù)庫(kù)及成本

45、管理軟件所包括的目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。5.2.2.2資料管理：以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速?gòu)?fù)查。成本部存檔。一套完整的工程預(yù)結(jié)算書(shū)應(yīng)包括編制說(shuō)明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計(jì)算表、計(jì)價(jià)依據(jù)。（成本部結(jié)合具體情況決定此類文件的載體形式）；1) 其中的計(jì)價(jià)依據(jù)又包括：材料價(jià)格（政府指導(dǎo)價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格、甲供材料、限價(jià)材料通知書(shū)）、施（竣）工圖、圖紙會(huì)審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書(shū)、工程竣工驗(yàn)收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認(rèn)的協(xié)議等；編制說(shuō)明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程

46、量計(jì)算表合訂成冊(cè)。計(jì)價(jià)依據(jù)作為附件，可分職能部門(mén)、分類別進(jìn)行保管，但計(jì)價(jià)依據(jù)資料也必須具備全面、快速?gòu)?fù)查的條件；使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補(bǔ)充資料目錄備注清單；2) 不同載體（各書(shū)面資料、成本數(shù)據(jù)庫(kù)、成本管理軟件電子文檔、光盤(pán)、服務(wù)器）的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致；3) 對(duì)于項(xiàng)目竣工結(jié)、決算書(shū)，在完成其書(shū)面紙張資料歸檔保存的同時(shí)，還須將其電子文檔刻錄成光盤(pán)，或者在成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項(xiàng)目竣工結(jié)、決算書(shū)的電子文檔“打包”并上傳至服務(wù)器，以方便保存與使用。5.2.3工程變更與現(xiàn)場(chǎng)簽證資料5.2.3.1資料組成1) 已竣工項(xiàng)目的完整的

47、工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證資料；2) 正在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證資料；3) 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫(kù)所包括的工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證內(nèi)容。5.2.3.2資料管理1) 以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證的資料依次附后，合在一起存檔，以便快速?gòu)?fù)查；2) 工程變更通知單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫(xiě)復(fù)印的），一式四份，施工單位存檔，成本部存檔；工程變更通知單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)；3) 使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證的補(bǔ)充資料目錄備注清單。5.2.4工程招投標(biāo)資料5.2.4.1資料組成1) 已竣工項(xiàng)目的完

48、整工程招標(biāo)資料（資格預(yù)審審批表、供應(yīng)商考察報(bào)告、評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、答疑文件及審批表、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書(shū)等）、工程投標(biāo)資料（主要是中標(biāo)單位的）；2) 正在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的工程招投標(biāo)資料；3) 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫(kù)所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。5.2.4.2資料管理1) 以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程招投標(biāo)資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后，合在一起存檔，以便快速?gòu)?fù)查；2) 評(píng)定標(biāo)審批表及議標(biāo)、直接委托審批表統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫(xiě)復(fù)印的），一式兩份，總裁辦及下屬地產(chǎn)公司綜合部存檔，成本部存檔；3) 項(xiàng)目招投標(biāo)資料（評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)

49、果審批表、答疑記錄、開(kāi)標(biāo)和評(píng)標(biāo)的記錄、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等）的收集、整理、歸檔由成本部負(fù)責(zé)；4) 評(píng)定標(biāo)評(píng)審表（或議標(biāo)及直接委托審批表）、中標(biāo)單位投標(biāo)文件中報(bào)價(jià)書(shū)、招標(biāo)文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)資料，成本部則應(yīng)每項(xiàng)皆保存其原件或復(fù)印件。5.2.5制度類文件1) 國(guó)家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r(jià)管理等有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料；2) 集團(tuán)及下屬地產(chǎn)公司頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、作業(yè)指引、操作流程通知、決定等文件資料；3) 集團(tuán)及下屬地產(chǎn)公司及各部門(mén)制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、通知、決定、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等文件資料。5.2.6歸檔文件

50、要求5.2.6.1項(xiàng)目立項(xiàng)后，檔案員即應(yīng)制定該項(xiàng)目文件資料的收集整理工作計(jì)劃，設(shè)定階段性歸檔的時(shí)間，按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求，就每個(gè)環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件資料，隨時(shí)加以收集，并存放于事先準(zhǔn)備好檔案盒中，以備整理。1) 對(duì)工程造價(jià)影響較大的文件資料需原件存檔，復(fù)印件存檔須加蓋集團(tuán)及下屬地產(chǎn)公司印章以示確認(rèn)；在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的過(guò)程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷，以合同為主線、以項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷，一個(gè)項(xiàng)目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷，一卷即裝成一個(gè)檔案盒。對(duì)卷內(nèi)無(wú)頁(yè)號(hào)的文件資料應(yīng)逐頁(yè)在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號(hào)、存檔人及

51、時(shí)間等；2) 卷內(nèi)文件資料的排列次序?yàn)椋洪_(kāi)發(fā)前期準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類；3) 每卷成本檔案編號(hào)統(tǒng)一擬定編號(hào)方案；各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi)，排列方法為自左至右，從上到下；4) 對(duì)立好的案卷，檔案管理員應(yīng)定時(shí)進(jìn)行檢查，對(duì)不符合要求的應(yīng)及時(shí)予以完善或返工。6.規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案管理6.1檔案編號(hào)規(guī)則： 集團(tuán)規(guī)劃設(shè)計(jì)部立卷號(hào)為htjt(x集團(tuán))sj（設(shè)計(jì)），檔案編號(hào)基本原則為關(guān)鍵詞的兩位大寫(xiě)拼音縮寫(xiě)，編號(hào)須連貫便于查詢. 6.1.1立卷編號(hào)順序，舉例為htjt(x集團(tuán))sj（設(shè)計(jì)）xy（璽園項(xiàng)目）tz（圖紙成果分類）bg（設(shè)計(jì)變更）jz（建筑專業(yè)）03。6.1.2

52、設(shè)計(jì)檔案管理清單五大類，編號(hào)分別對(duì)應(yīng)為，ht(合同管理類)、tz(過(guò)程圖紙成果)、bj（政府主管部門(mén)報(bào)建文件）、ys（竣工驗(yàn)收文件）、gl（綜合事務(wù)管理文件）。6.1.2.1合同管理類編號(hào)，對(duì)應(yīng)為kc（勘查），sj（設(shè)計(jì)），zx（咨詢?cè)u(píng)估）。6.1.2.2過(guò)程圖紙成果專業(yè)編號(hào)：各專業(yè)編號(hào)，對(duì)應(yīng)為jz（建筑）、jg（結(jié)構(gòu)）、yl(園林)、zx(裝修)、qd(強(qiáng)電)、rd(弱電)、gs(給排水)、nt(暖通)及其它二次深化專業(yè)等小類。設(shè)計(jì)階段編號(hào)：對(duì)應(yīng)為，gh(規(guī)劃)、ca(規(guī)劃草案)、fa(方案)、kc(擴(kuò)初)、sg(施工圖)、bg(變更)。6.1.2.3政府主管部門(mén)報(bào)建文件編號(hào)：各政府部門(mén)，舉

53、例按關(guān)鍵詞拼音對(duì)應(yīng)為gh(規(guī)劃)、rf（人防）、xf（消防）、yl(園林)、sz(市政)等。6.1.2.4竣工驗(yàn)收文件編號(hào)：舉例按關(guān)鍵詞拼音對(duì)應(yīng)為gh(規(guī)劃)、dt（電梯）、xf（消防）、yl(園林)、sz(市政)等。6.1.2.5綜合事務(wù)管理文件編號(hào)：舉例按關(guān)鍵詞拼音對(duì)應(yīng)為yw(業(yè)務(wù)聯(lián)系件)、ps（評(píng)審意見(jiàn)）、hj（來(lái)往函件）、jh(計(jì)劃)等。6.2檔案管理細(xì)則6.2.1設(shè)計(jì)管理檔案必須具備可復(fù)查性，對(duì)每項(xiàng)項(xiàng)目，以合同為主線、按不同專業(yè)進(jìn)行存檔。6.2.2設(shè)計(jì)管理檔案必須具備安全性及對(duì)外保密性。設(shè)計(jì)管理檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將設(shè)計(jì)管理檔案以個(gè)人名義保存在個(gè)人手中；6.2.2.1舊城

54、改造項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理檔案（含過(guò)程圖紙資料），涉及到敏感回遷戶的戶型圖紙資料保密級(jí)別為絕密。涉及到后期改造或改建的項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理檔案（含過(guò)程圖紙資料），非報(bào)建版圖紙資料保密級(jí)別為機(jī)密，報(bào)建版圖紙資料保密級(jí)別為秘密。6.2.2.2絕密圖紙資料檔案需主管副總裁以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能對(duì)外復(fù)印或郵件發(fā)送。機(jī)密圖紙資料檔案需部門(mén)總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能對(duì)外復(fù)印或郵件發(fā)送。6.2.2.3嚴(yán)禁任何人未經(jīng)部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)，就以個(gè)人名義超出公司范圍私自外借（復(fù)印或郵件發(fā)送等方式）設(shè)計(jì)文件資料或泄露設(shè)計(jì)管理制度、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)等行為；如有關(guān)人員的換崗或離職，則必須及時(shí)做好資料的移交、回收及登記工作；6.2.3政府各部門(mén)批準(zhǔn)文件及政府

55、竣工驗(yàn)收核準(zhǔn)文件，應(yīng)以蓋章復(fù)印件形式存檔（加蓋集團(tuán)規(guī)劃設(shè)計(jì)部的專用章以示確認(rèn)）；項(xiàng)目竣工圖紙成果，應(yīng)以電子文件存檔，重要竣工圖紙如有可能，應(yīng)以原件或蓋章復(fù)印件存檔。7、深圳地區(qū)項(xiàng)目公司檔案管理7.1責(zé)任主體及工作大綱7.1.1深圳地區(qū)各項(xiàng)目公司的總經(jīng)理，作為各自項(xiàng)目公司檔案管理的第一責(zé)任人，直接對(duì)各自公司檔案工作成果負(fù)主要責(zé)任，并由其指定一名具備檔案專業(yè)知識(shí)檔案管理員，具體負(fù)責(zé)向各責(zé)任部門(mén)統(tǒng)一收集、整理、保管、利用、備案、移交各自項(xiàng)目深圳地區(qū)項(xiàng)目公司歸檔范圍細(xì)目表的歸檔范圍中所有檔案。7.1.2 項(xiàng)目公司檔案管理工作，應(yīng)根據(jù)深圳地區(qū)項(xiàng)目公司歸檔范圍細(xì)目表并結(jié)合城建檔案館歸檔要求，遵循工程進(jìn)度與

56、檔案收集同步原則，及時(shí)掌握各檔案形成時(shí)間，及時(shí)收集、整理、終結(jié)成卷。同時(shí)積極督促監(jiān)理單位、施工單位完善工程資料，確保檔案資料隨工程竣工同步完成；7.1.3 工程竣工后，項(xiàng)目公司應(yīng)向城建檔案館、公司行政管理部門(mén)、該項(xiàng)目物業(yè)管理公司各移交壹套經(jīng)驗(yàn)收合格的竣工檔案。7.2 檔案管理細(xì)則7.2.1檔案編號(hào)規(guī)則：1）專業(yè)文件編號(hào)：資料員對(duì)所接收的項(xiàng)目資料，在分類的基礎(chǔ)上均按接收的先后順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)基本原則：公司名稱縮寫(xiě)+項(xiàng)目名稱縮寫(xiě)+卷宗名稱縮寫(xiě)+文件分類縮寫(xiě)+文件順序號(hào)例：重慶分公司x珠寶城項(xiàng)目勘察文件： 初勘資料 htcq-zbc-kc-ck-以此類推，工程檔案編號(hào)由工程資料員負(fù)責(zé)，每一個(gè)文件夾須有文件卷目總索引、文件卷目索引表、文件目錄表此三級(jí)索引表，以便對(duì)文檔文件進(jìn)行檢索；文件卷目總索引列明歸檔文件各卷目編號(hào)及名稱；文件卷目索引表列明本卷目歸檔文件的分類及名目；文件目錄表作為文件的最終目錄，在文件歸檔時(shí)進(jìn)行登錄，須列明文件的編號(hào)、主題及歸檔時(shí)間。對(duì)施工和物資合同可按項(xiàng)目部所編合同號(hào)進(jìn)行排序，并在首頁(yè)打印出目錄表；2）對(duì)