高效時間管理》培訓.ppt

1、,高效時間管理,成就卓越,認識時間管理 時間管理的陷阱 時間管理的方法階梯圖,時間管理,時間的特性,供給毫無彈性 無法蓄積 無法替代 無法失而復(fù)得,什么是“時間”,從過去通過現(xiàn)在到將來， 連續(xù)發(fā)生的，各種事件的“過程”。,一、不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。 決定該做什么 決定什么事情不該做。 二、不是完全的掌控，而是降低變動性。 時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。,什么是“時間管理”,時間管理的好處,花費較少的時間就能把事情辦好 取得更好的工作成果 承受較少的身心壓力 從工作中獲得更大的滿足 更好地達到事業(yè)目標和人生目標 ,時間的運用,大塊時間 首要時間

2、零碎時間 固定時間 安靜時間 彈性時間 交通時間,各層級時間分布的不同,時間的劃分不同事務(wù),工作或?qū)W習時間 休閑時間 家庭時間 個人時間 思考時間,時間的價值,無形價值 有形價值,時間管理的目的,效果，是確定的期待結(jié)果； 效率，是用最小的代價或花費所獲得的結(jié)果； 效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結(jié)果。,五代時間管理間的關(guān)系,公雞型 倉鼠型 北極熊型 群狼型 熊貓型平衡管理法 關(guān)鍵詞： 循序漸進、逐步完善、不斷進取、把握人生！,時間管理的陷阱,豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒絕別人 “反正時間還早”拖延 不速之客 會議病 文件滿桌病 事必躬親,豬八戒踩西瓜皮,沒時間做計劃 工作

3、是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計劃 不喜歡被計劃束縛 “船到橋頭自然直”,不好意思拒絕別人,接受請托比拒絕更容易 拒絕請托會觸怒請托者從而導(dǎo)致請托者報復(fù) 我想做一個廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕,“反正時間還早”,工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。 時間管理陷阱是如果你給自己安排了充裕的時間從事一項活動，你會放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時間。,拖延,拖延商數(shù)測驗,為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。 為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者加壓力是必須的。 我經(jīng)常采取折中辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾和危機。 當被迫從事一項不愉快的

4、決策時，我避免直接答復(fù)。 我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 我經(jīng)常將重要的工作安排在下午處理，或者帶回家，以便在夜晚或者周末來處理。 我在過分疲勞（過分緊張、過分泄氣或者過分受抑制時）以致無法處理所面對的困難任務(wù)。 在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。,不速之客,沒有預(yù)約的客人，無端的申訴，往往會使你難以專心致志地工作。,會議病,基于合群的愿望而聚會傾談 為符合傳統(tǒng) 為推卸責任 沒有勇氣，逃避指出個別員工之錯誤 無效的會議不斷重復(fù),天天培訓,團隊集中培訓 為主 以團隊為單位 每天二十分鐘 一對多或多對一或多對多 客戶關(guān)注為主

5、,文件滿桌病,安全感 猶豫的個性 半途而廢的工作習慣 個人的喜好,對策,該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品，將物品放在固定地方。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌,事必躬親,擔心部屬做錯 安全感 不愿放棄得心應(yīng)手的工作 找不到可授權(quán)的下屬,時間管理方法,階梯圖,正確目標的價值,目標刺激我們奮勇向前 有目標才會有結(jié)果 目標引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能,擬訂目標的原則,原則一：符合自己的價值觀 原則二：了解自己目前的狀況 原則三：制定目標的SMART原則,價值觀： 是我們想和做的基本原則，是進行時間安排的最基本的因素 健康、事業(yè)、人際關(guān)系、金錢,符合自

6、己的價值觀,制定目標的,SPECIFIC MEASURABLE ACHIEVABLE RELEVANT TIMING,SMART原則,明確目標,設(shè)定目標的步驟,目標金字塔,要事第一,“大石頭”理論 二八定律 時間管理矩陣圖,二八定律,意大利經(jīng)濟學家帕雷托（Parto） 80% sale from 20% customers 80% profit from 20% product line 80% problems from 20% employees 集中精力在能獲得最大回饋的事情上；別花費時間在與成功無益的事情上。,我的一天：你前一天的所有工作內(nèi)容？,事項重要性分類,緊 急,不重要,不緊急,

7、重 要,突發(fā)緊急情況 限期將至的趕工 補做遺漏的事情 加急文件的傳達,準備事項、預(yù)防工作 價值觀的澄清 計劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電,現(xiàn)場管理造成干擾的事、電話、信件、報告 并不重要的急事 例行會議 許多湊熱鬧的活動,細瑣、忙碌的工作 無關(guān)緊要的電話、信件 浪費時間的事 “逃避性”活動 看太多的電視,衡量任務(wù)重要性的三個標準,分清工作的輕重緩急急迫性指數(shù)測驗,我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （ ） 我休息時會覺得不安。 （ ） 我似乎永遠在趕時間。 （ ） 我常為了完成某

8、項事情而拒人于千里之外。 （ ） 我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 我處理危機時表現(xiàn)最好。 （ ） 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（ ） 我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 當我為了處理突發(fā)狀況,必須取消約會或中途離開,我認為別人應(yīng)該能諒解。（） 我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 我常邊工作邊吃飯。 （ ） 我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（ ）,如果不能有效分配事件,緊 急,不重要,不緊急,重 要,筋疲力

9、盡 危機管理 長期處于壓力下 沒有時間 總要尋求支持,愿景 / 平衡 紀律 / 控制 少一些危機 進一步的發(fā)展 走向成功,無法有責任感 依賴于他人或組織 會很快失業(yè) 停滯不前 失敗 沒有好朋友,只按短期目標行事 危機管理/經(jīng)常變化 認為計劃，目標無意義 關(guān)系很淺或破裂 覺得自己是受害者 做事無成效,優(yōu)先事件管理矩陣,迅速反應(yīng)優(yōu)先處理 馬上做,給予充分重視 定期用時間來計劃實施,需盡快解決，但可以交由他人處理 有效授權(quán),既不重要 也不緊急 授權(quán)/降低標準/放棄,學會說“NO！”,耐心傾聽 如無法當場決定則要告訴他你要考慮多久 顯示慎重 表情應(yīng)和顏悅色，但態(tài)度堅定 指出拒絕的理由，拒絕的是所托之事

10、而不是他 如有可能為他提供其他可行途徑 切忌透過第三者來拒絕,如何對付不速之客,定期與下屬會面 授權(quán)別人對約會事宜作初步之安排（如有秘書） 不要采取無條件的“門戶開放政策” 預(yù)留靈活時間 在辦公室外接見外界不速之客 站立會客 控制會談時間 寧可提早上班，但不要延遲下班,授權(quán)的定義-上級委派給下屬一定權(quán)力，使他們在一定的監(jiān)督下完成所委派的任務(wù) 實質(zhì)-通過權(quán)力的轉(zhuǎn)移（高層中層基層操作人員），實現(xiàn)上級時間的節(jié)省 目的-管理者把理性的工作交給別人去做，從而省下時間去做更重要的事 好處-不但省時，還使團隊內(nèi)每個人感到受重視，增強責任心，組織更有活力。,授權(quán)是時間管理的重要途徑,有效授權(quán),應(yīng)該授權(quán)的事看著

11、象限,必須授權(quán),應(yīng)該授權(quán),不應(yīng)該授權(quán),授權(quán)風險低 經(jīng)常重復(fù) 下屬做會更好 下屬能夠做的更好 馬上就可以分配給別人做的事情,剛?cè)温毑煌耆邆淠芰?從來沒做過 授權(quán)風險大，但有控制點 花一點時間訓練，就可以分配下去,需要身份的 制定工作標準，設(shè)定工作目標 重大決策 信息披露有限制的 不能授權(quán)的工作 1、與領(lǐng)導(dǎo)接觸和溝通的事情； 2、跨部門協(xié)調(diào)的事情,確定授權(quán)內(nèi)容的步驟,年計劃活動計劃表,周計劃工作安排,第 周,每日工作計劃表,規(guī)劃你的時間,時間規(guī)劃基本原則:60:20:20,我希望在這一年過去以后得到什么？ 除此以外這一年中還有哪些事情需要我花費時間 我必須做哪些事情？這些事情必須在什么時候完成？

12、 這一年中有哪幾個關(guān)鍵的任務(wù)？ 我將怎樣根據(jù)這些關(guān)鍵任務(wù)分配安排時間？ 預(yù)計有哪些事情會干擾今年計劃的執(zhí)行？ 今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最?。课覝蕚湓鯓映浞掷眠@段時間？ 今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應(yīng)對？,對未來的一年進行規(guī)劃,注意點：,首先安排固定項目 根據(jù)你的生物鐘安排時間 把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊 充分利用零碎時間 為每件事情設(shè)定明確的起止時間 留出休息和娛樂時間 留出機動時間，不要把所有的時間都填滿,克服拖延,不要把難事往后拖 不要把不喜歡的事往后拖 不要把喜歡的事做過了頭,工作細分 自律 防范于未然,立即行動,辦公桌上的“5 S”運動,文件存檔

13、系統(tǒng) “各就各位”的擺置 集中精力做一件事 不要總是重復(fù)處理同一文件 不要為了表面的整潔而塞入一處 下班前的清理 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng),下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。,1、訂購文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會議通知（下周一舉行會議）。 4、某大學企管系學生寄來的問卷。 5、部屬交來的（或是你個人的）一份用于準備下一個月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)

14、。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報告。 9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 10、客戶寄來的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準備財務(wù)預(yù)算的備忘錄。 假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！,只有行動才能靠近目標,使用更好的工具工作 提升您工作的熟練度 運用既有的情報、經(jīng)驗,及時行動,使用時間管理工具的四把鑰匙,只用一個個人的管理系統(tǒng) 隨身攜帶 遠離廢紙 以最合適的方式使用工具,清