行政管理培訓(xùn)課件.ppt

1、1,行政工作統(tǒng)籌實(shí)務(wù),中國(guó)人的人格理想,神于天，圣于地,3,為人,處事,4,什么是管理,5,管理=管你？,6,管理自己的六力,組織、控制 創(chuàng)新,教導(dǎo)、感召 凝聚,7,我們對(duì)管理的態(tài)度,8,行政： 是指國(guó)家機(jī)能中立法和司法以外的全部機(jī)能的總稱。 “行政”指的是一定的社會(huì)組織 ，在其活動(dòng)過程中所進(jìn)行的各種組織、控制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督 等活動(dòng)的總稱。,什么是行政,9,行政管理： 就國(guó)家而言，就是依法行使國(guó)家權(quán)力的一種管理；就 機(jī)關(guān)組織或企業(yè)內(nèi)部來(lái)說，就是一般的行政事務(wù)的職能管 理。,什么是行政管理？,企業(yè)行政管理的內(nèi)容,企業(yè)的行政管理工作內(nèi)容包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的

2、制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。,10,11,包括機(jī)關(guān)、企事業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、后勤人員、文秘人員等,所謂“行政管理人員”,行政部門工作內(nèi)容,行政管理工作具有 以下六大特點(diǎn)： 一、綜合性強(qiáng) 二、政策性強(qiáng) 三、時(shí)間性強(qiáng) 四、工作內(nèi)容繁雜 五、聯(lián)系廣泛 六、被動(dòng)性和突破性強(qiáng),行政部門范圍與特點(diǎn),行政工作主要管理對(duì)象,行政工作團(tuán)隊(duì),理行政管理的基本原則,14,法制原則 服務(wù)原則 責(zé)任原則 效率原則 透明原則,15,什么樣的人適合做行政管理人員,個(gè)人條件 個(gè)性要求 品質(zhì)要求,16,男人適

3、合做行政 文秘工作嗎？,討論：,如何獲取快速成長(zhǎng)的能量,2：裂變式：學(xué)習(xí)，實(shí)踐，反思,能力能量獲得模式,1：累加式：學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí),職位能量,能力能量,能量來(lái)源,80,20,50,50,20,80,一般 優(yōu)秀 卓越,18,知識(shí)類型 內(nèi) 容 專業(yè)知識(shí) 財(cái)務(wù)管理、資本運(yùn)作、投資、風(fēng)險(xiǎn)、 金融知識(shí)、政策法規(guī) 管理知識(shí) 戰(zhàn)略管理、公司治理、團(tuán)隊(duì)、溝通 相關(guān)知識(shí) 企業(yè)所處的行業(yè)知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷、 采購(gòu)、供應(yīng)鏈、庫(kù)存管理、生產(chǎn)管理,知識(shí)結(jié)構(gòu)與管理,角色定位與行政管理,我們認(rèn)識(shí)自己?jiǎn)幔?怎樣利用了解之窗？,不知道,知道,盲目區(qū),知道,開放區(qū),未知區(qū),不知道,隱藏區(qū),別人,自己,相互尊重 共同交流,虛心聽取

4、認(rèn)真回應(yīng),開誠(chéng)布公 實(shí)話實(shí)說,相互尊重 共同探討,美國(guó)著名社會(huì)心理學(xué)家約瑟夫和哈瑞對(duì)如何提高人際交往成功的效率,提出了一個(gè)名為“約哈瑞窗戶”的理論,你的潛能都開發(fā)了嗎?,27,測(cè)試題如下： 一個(gè)記事本和一支鋼筆的總價(jià)格是.元，記事本比鋼筆貴元，請(qǐng)問鋼筆的價(jià)格是多少？,28,正確答案是鋼筆價(jià)格為分錢，記事本價(jià)格為塊。 研究人員發(fā)現(xiàn)，三分之一的人答對(duì)。那些答錯(cuò)的人給出的答案是“塊錢”。 研究人員把答對(duì)者歸類為“思考型”。這類人用左腦思考，思維深入、細(xì)膩且有邏輯，理財(cái)意識(shí)和能力較強(qiáng)。 答錯(cuò)者則屬于“直覺型”。他們通常用右腦思考，易沖動(dòng)，信用卡經(jīng)常欠賬，較少能存錢，不關(guān)心也不擅長(zhǎng)理財(cái)。,29,“三位一

5、體”,上司,同事,下屬,30,是上級(jí)的窗口和橋梁,完成目標(biāo)同時(shí) 實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展和提升,是上級(jí)的輔助者和補(bǔ)充者,是上級(jí)的執(zhí)行者和推動(dòng)者,作為下屬的四項(xiàng)職業(yè)準(zhǔn)則,31,內(nèi)部客戶,是同事,是配合者,是競(jìng)爭(zhēng)者,32,作為上司時(shí)的六大角色,業(yè)務(wù)骨干,計(jì)劃者,執(zhí)行者,教練員,團(tuán)隊(duì)領(lǐng)袖,溝通者,33,角色定位與用人,序號(hào) 關(guān)系 忠誠(chéng) 才能 命 名 1 親 忠 才 經(jīng)營(yíng)核心 2 親 忠 庸 事業(yè)輔佐 3 親 逆 才 恃才自傲 4 親 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事業(yè)伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼線 7 疏 逆 才 防范對(duì)象 8 疏 逆 庸 邊際人員,34,35,角色定位與用人,序號(hào) 關(guān)系 忠誠(chéng) 才能 命

6、名 1 親 忠 才 經(jīng)營(yíng)核心 2 親 忠 庸 事業(yè)輔佐 3 親 逆 才 恃才自傲 4 親 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事業(yè)伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼線 7 疏 逆 才 防范對(duì)象 8 疏 逆 庸 邊際人員,不同層次人員的工作重點(diǎn),37,A（態(tài)度）德,S（技能）才,你是屬于什么樣的人才？,38,輔助決策工作 信息工作 文書工作 會(huì)務(wù)工作 文書立卷和檔案管理工作 查辦工作 行政事務(wù)工作 上司交辦的其他工作,行政人員的日常工作,39,行政人員的日常工作（表一）,40,行政人員的日常工作（表二）,41,行政管理人員日常工作的三大特征,日常工作的時(shí)效性 計(jì)劃性與針對(duì)性 利益的誘導(dǎo)性,42,辦公室事

7、務(wù),辦公室管理,氣派 個(gè)性,舒適 美觀,和諧 便利,環(huán)保 健康,實(shí)用、方便,良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn),辦公室布置的環(huán)境要求,44,公文寫作基礎(chǔ),45,公文的含義？,我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種,我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè)： 決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。 國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有13個(gè): 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。 上述文件共27個(gè)，其中9個(gè)是相同的，即：決定、意見、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要； 不同的有9個(gè)，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、

8、決議、條例、規(guī)定；屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)有4個(gè)，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個(gè)文件是黨和國(guó)家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。,公文的分類 按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。 按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。 按其密級(jí)要求，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。,48,寫作特點(diǎn),簡(jiǎn)明 準(zhǔn)確 樸實(shí) 莊重 規(guī)范,49,分清寫作文類,指揮性 規(guī)范性 報(bào)請(qǐng)性 通知性 記錄性 報(bào)道性,50,寫作程序,公文的作用,51,領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用 行為規(guī)范作用 宣傳教育作用 聯(lián)系與知照作用 依據(jù)與憑證作用,52,通 知,會(huì)議性通知 任免通知 指示性通知,53,會(huì)

9、議通知的時(shí)效性強(qiáng)，應(yīng)提前發(fā)文，估計(jì)有足夠的時(shí)間收文，以便與會(huì)人員做好準(zhǔn)備，按時(shí)到會(huì)。 會(huì)議原因要寫得簡(jiǎn)短。會(huì)議內(nèi)容、安排、要求要寫得具體,會(huì)議性通知,54,通知*（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）關(guān)于召開*的通知 資訊部員工： 鑒于資訊部員工目前對(duì)業(yè)務(wù)還不熟練，決定星期六進(jìn)行培訓(xùn)。詳情請(qǐng)見下表： 其他事項(xiàng)：提供午餐 與會(huì)過程中不得大聲喧嘩，不得無(wú)故遲到早退， 需做好筆記 特此通知！ *公司資訊部（公章） 2009年3月3日,55,任免通知,任免根據(jù) 任免日期 被任免人員的姓名和職務(wù),56,通 知 經(jīng)董事會(huì)決定，王某某在其任職期間內(nèi)，貪污公款，情節(jié)嚴(yán)重，從2009年3月7日始，罷免其總經(jīng)理職務(wù)。 *公司董事會(huì)（簽

10、章） 2009年3月7日,57,通知的依據(jù)：為什么發(fā)此通知，然后一句話作過渡語(yǔ)，如“現(xiàn)通知如下”，轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。 主題內(nèi)容：具體事項(xiàng) 結(jié)尾部分：一般寫執(zhí)行要求“以上事項(xiàng) 望認(rèn)真執(zhí)行”。,指示性通知,58,通 知 由于近來(lái)公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下： 周一至周四，所有員工按員工手冊(cè)上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃妝艷抹和奇裝異服。 以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行！ *公司行政部（蓋公章） 2009年3月5日,59,公文寫作注意事項(xiàng),名稱 數(shù)字規(guī)范 計(jì)量單位的規(guī)范,練習(xí),請(qǐng)找出下列哪一個(gè)成文日期標(biāo)注是正確的? 二零零九年六月十二日 二00九年一月拾二日 0九年八月二十

11、日 二00九年.伍月. 十二日 12/9/09,60,應(yīng)用到公文寫作中的數(shù)字表述下列哪個(gè)是正確的?,5萬(wàn)6千人 97年12月 出席十人,缺席子6人 56000人,61,規(guī)范簡(jiǎn)稱示例：中共深圳市委員會(huì),62,63,練習(xí),中共深圳市黨委。,關(guān)于舉辦老年秧歌比賽事項(xiàng),64,*管理處關(guān)于舉辦端午節(jié)龍舟比賽的請(qǐng)示報(bào)告,65,公文簽發(fā)人示例：胡錦濤主席,66,標(biāo)題示例：*股份有限公司關(guān)于企業(yè)文化建設(shè)的通知,67,68,親愛的： 親密關(guān)系的私人之間 小張： 集體 資訊部所有員工： 上級(jí) 張經(jīng)理： 同事 劉林： 下屬,小練習(xí)：稱呼連線題,69,下行、平行公文首頁(yè)格式,70,上報(bào)公文首頁(yè)版式,71,公文處理方法

12、和程序,三大環(huán)節(jié)： 1、發(fā)文處理： 擬稿-審核-簽發(fā)-登記-繕印-用印-分發(fā) 2、收文處理： 簽收-登記-分辦-擬辦-批辦-承辦-催辦-督辦-辦復(fù) 3、公文管理： 制定立卷類目表-歸卷-調(diào)用-立卷-歸檔-銷毀,72,什么是檔案？ 檔案的作用及種類 檔案的管理部門 檔案的分類及點(diǎn)收 檔案的保存期 檔案的歸檔要求及借閱,檔案管理,文檔管理與處理,文檔的歸檔原則： 一、是在本企業(yè)活動(dòng)中直接形成的； 二、是在當(dāng)前或一定時(shí)期內(nèi)具有依 據(jù)憑證作用的； 三、是對(duì)企業(yè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考 價(jià)值的。,文檔的歸檔方法： 1、按問題組卷 2、按名稱組卷 3、按時(shí)間組卷 4、按地區(qū)組卷 5、按收發(fā)文機(jī)關(guān)組卷 6、按作者

13、組卷 7、按結(jié)構(gòu)組卷 8、按工作階段組卷 9、按專業(yè)組卷,歸檔案卷內(nèi)的基本排列方法： 一、上級(jí)機(jī)關(guān)文件在前，本企業(yè)和下屬單位形成的文件后； 二、來(lái)文和復(fù)文，復(fù)文在前，來(lái)文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性、過程性文件在后。,74,會(huì)議的概念,75,會(huì)議的種類？,投入,效能,會(huì)議價(jià)值,會(huì)議收益,會(huì)議成本,人力成本 物料成本 機(jī)會(huì)成本,情感收益 認(rèn)識(shí)收益 任務(wù)收益,應(yīng)當(dāng)開什么樣會(huì)議？,如何提升會(huì)議價(jià)值？,會(huì)議弊端與防治,78,會(huì)議的籌劃與管理,會(huì)前的準(zhǔn)備工作 會(huì)間的組織服務(wù) 會(huì)后的善后處理,79,明確參會(huì)人員 選擇

14、開會(huì)地點(diǎn) 選擇會(huì)議時(shí)間 制定會(huì)議議事日程 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置 會(huì)議的通知 會(huì)前的審核 會(huì)議經(jīng)費(fèi),會(huì)前的準(zhǔn)備工作,80,會(huì)議簽到 會(huì)場(chǎng)服務(wù) 會(huì)議記錄,會(huì)中事務(wù),81,會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)務(wù)總結(jié) 會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議文件資料的收退 會(huì)后的檢查催辦,會(huì)后工作,82,面對(duì)面就座 當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的兩邊,主席坐在團(tuán)隊(duì)成員之間,83,顯示等級(jí) 如果你希望顯示等級(jí)，讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)者座位按資歷遞降順序就坐,主席坐在長(zhǎng)桌的頂端,資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處,84,自由討論 如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌,主席可坐在任何一個(gè)位置上,8

15、5,小組討論,設(shè)計(jì)會(huì)議記錄表格,86,87,有效能集思廣益，達(dá)成目標(biāo)； 和諧信任、認(rèn)同、暢所欲言； 參與參與的人全神貫注； 效率能在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)達(dá)成會(huì)議的目的； 學(xué)習(xí)參與者有更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)；,成功會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn),89,90,91,92,溝通是人們通過語(yǔ)言和非語(yǔ)言方式傳遞并理解信息、知識(shí)的過程，是人們了解他人思想、情感、見解和價(jià)值觀的一種雙向的途徑,溝通的含意：,93,溝通的理解,管理溝通的要訣,工作溝通要訣： 上行：理解為主 下行：說服為先 橫向：協(xié)調(diào)為上 斜向：借權(quán)為用,95,溝通的五大原則(基礎(chǔ)) 真誠(chéng)：信任： 理解： 自制： 寬容：,溝通基礎(chǔ),真誠(chéng),寬容,信任,自制,理解,96,97,地位差

16、異,語(yǔ)義,無(wú)反饋,認(rèn)知,情緒,性格,溝通中的障礙,98,溝通的三個(gè)方式,口頭語(yǔ)言、書面語(yǔ)言、圖片或者圖形,動(dòng)作、表情、眼神,距離、持物,99,溝通三要素的比例,美國(guó)心理學(xué)家阿爾皮特,100,與部屬溝通的藝術(shù),1、尊重 2、批評(píng)分先后天要素 3、讓對(duì)方說出期望 4、布置任務(wù)明確具體,101,與上司溝通的法則,1、讀懂上司的心思 2、充分尊重上司 3、絕不出賣部屬 4、善用資訊 5、假想上司質(zhì)疑,102,別人行動(dòng)的 20%,別人聽懂的40%,別人聽到的60%,你嘴上說的 80%,你心里想的 100%,溝通的漏斗,指令不能有效執(zhí)行的真正原因！,溝通的漏斗,103,案例:視頻,104,綠色,性格,黃色

17、,藍(lán)色,紅色,四色人格與管理風(fēng)格,105,紅色特質(zhì),活潑型,特點(diǎn): 真心誠(chéng)意，好客，樂觀，喜歡交友，口才流暢，熱心，喜社交。,需要: 公開贊揚(yáng)，名望，朋友和友情回饋，金錢回饋。,害怕: 失去朋友，嚴(yán)肅的，神秘的，縝密思考者。,106,黃色特質(zhì),特點(diǎn): 有自信的，不怕競(jìng)爭(zhēng)，果斷，組織者，權(quán)威的，擅于分析，目標(biāo)性強(qiáng)。,需要: 挑戰(zhàn)及高報(bào)酬，實(shí)干，結(jié)果，喜歡能力強(qiáng)的人，說話講重點(diǎn)。,害怕: 猶豫不決，順從的，多慮的，溫和的。,力量型,107,藍(lán)色特質(zhì),特點(diǎn): 注意細(xì)節(jié)，尊重制度，完美主義，條理分明，忠心耿耿，批判，關(guān)心的。,需要: 對(duì)所有變化希望有完整報(bào)告，程序化制度化，小心的，事必躬親。,害怕:

18、不拘小節(jié)，自由主義，彈性處事，直言不諱。,完美型,108,綠色特質(zhì),特點(diǎn): 柔順，持續(xù)性，有規(guī)律有節(jié)奏的，避免沖突，親切，可依靠的，藝術(shù)的。,需要: 愉快和諧，充足的時(shí)間計(jì)劃，經(jīng)過公正認(rèn)可的，穩(wěn)定和可預(yù)測(cè)的環(huán)境。,害怕: 快節(jié)奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈沖突，變化多端。,和平型,鄧煜,克瑞希穆快速識(shí)人法,瘦高：不善交際、安靜、靦腆、認(rèn)真 肥胖：善交際、善良、親切、熱情 肌肉：誠(chéng)實(shí)、規(guī)矩、忍耐、頑固、易怒,111,眼睛一閉一睜一天兒過去了,哈.,眼睛一閉不睜，一輩子就過去了,哈,113,時(shí)間的定義 時(shí)間的特征？ 時(shí)間的意義,114,115,所謂的時(shí)間管理不是去管理時(shí)間本

19、 身,而是管理單位時(shí)間內(nèi)的事件；,116,列單 組織 冊(cè)除 習(xí)慣,時(shí)間管理的步驟,117,時(shí)間管理的象限,118,心態(tài)與行政管理,不求有功、 但求無(wú)過,三心二意、 敷衍了事,A,B,職場(chǎng)常見心態(tài),一味抱怨、 不思解決,D,明哲保身、 怕負(fù)責(zé)任,C,做自己的主人 用老板的心態(tài)為自己打工,愛 上 你 的 工 作,122,123,笑對(duì)人生 戰(zhàn)無(wú)不勝,老 鷹 的 啟 示,你對(duì)待工作的態(tài)度，就是你發(fā)展的高度,130,你認(rèn)為上司可以搶你的“功”嗎？,影響力與職業(yè),影響力是一種不運(yùn)用權(quán)力就使他人或下屬做事的能力,什么是影響力？,雙圈理論的啟示,關(guān)注圈,134,影響圈的不斷擴(kuò)大,情商與管理,全世界最牛的秘書,

20、世界上最昂貴的按摩,我們是否該給上司一個(gè)“驚喜”,139,62-63=1,140,日常事務(wù)管理,141,目標(biāo)統(tǒng)一 權(quán)責(zé)一致 指揮統(tǒng)一 分工協(xié)作 利益原則 精干高效,日常事務(wù)管理的工作原則,142,食堂管理的特點(diǎn) 食堂管理的內(nèi)容 食堂的計(jì)劃管理 食堂的財(cái)務(wù)管理 食堂原材料管理 食堂服務(wù)質(zhì)量管理,企業(yè)食堂管理,143,宿舍分類 單身、倒班、家屬 宿舍管理的內(nèi)容 宿舍的管理方法、宿舍設(shè)備物品、宿舍服務(wù)、宿舍安全,企業(yè)宿舍管理,144,文體場(chǎng)館的建設(shè)管理 切合實(shí)際、量力而行、適當(dāng)滿足、專人負(fù)責(zé)、 文體活動(dòng)的組織管理 積極、及時(shí)、有效、有計(jì)劃、結(jié)合本企業(yè)特性、,文體生活管理,145,車輛的使用管理（車輛

21、的使用、車輛的調(diào)度、制定使用和管理制定） 車輛的保養(yǎng)與維修管理（車輛的保養(yǎng)、車輛的維修） 車輛的油料與材料管理,車輛的日常管理,146,改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高業(yè)務(wù)水平 保養(yǎng)、節(jié)油、安全教育、職業(yè)道德教育、遵章守紀(jì)教育 嚴(yán)守交通規(guī)則，確保行車安全 加強(qiáng)車輛道路管理,司機(jī)管理,147,接待客人 社交細(xì)節(jié),男人著西服的八忌,單擊此處添加標(biāo)題,不許不穿襯裙,不隨意搭配,不亂配鞋,過大或過小,衣扣不到位,不內(nèi)衣外穿,女士著 西裝的六不,149,坐姿,行姿,站姿,儀態(tài)禮儀,手勢(shì),蹲姿,電話禮儀,電話禮儀三要素,聲音,態(tài)度,言詞,電話形象三要素,同事家里電話,遲到、請(qǐng)假,外出辦事,延誤拜訪,用傳真機(jī)機(jī)傳文件,借用他人或單位電話,讓工作更順利的電話術(shù),你是如何鼓掌的?,你會(huì)握手嗎？,握 手 禮 儀 禁 忌,握手時(shí)，左手拿著東西或插在兜里 不按順序，爭(zhēng)先恐后 男士戴手套（社交場(chǎng)合女士可戴薄手套） 戴墨鏡（有眼疾病或眼有缺陷除外） 用左手或用雙手與異性握手 交叉握手（與西方人握手視為十字架，不敬） 拉來(lái)、推去或上下左右抖個(gè)不停 長(zhǎng)篇大論、點(diǎn)頭哈腰、過度客套 只握指尖或只遞指尖 手臟、濕、當(dāng)場(chǎng)搓揩 三心二意、面無(wú)表情、目光游移或旁觀,介紹集體： 介紹雙方時(shí)先卑后尊 介紹其中一方時(shí)先尊后卑,介 紹 禮 儀,介 紹 他