建設單位工程資料歸檔制度

1、一 、 資 料 內(nèi) 容一 、 招 投 標 資 料第一條 歸檔的招投標文件資料，其內(nèi)容必須準確、齊全完整、真實反映招標投標活動的過程。第二條 招標投標檔案應當專人管理。檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的招標投標文件材料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。第三條 招投標單位收集、整理、歸檔的文件資料應當包括以下內(nèi)容 , 并按下列順序裝訂成冊：（一）工程建設項目發(fā)包初步方案及其附件；附件包括： 1、工程建設項目審批或者備案文件的復印件；2、邀請招標或直接發(fā)包的證明材料；3、滿足招標條件的其他材料的復印件。（二）招標事宜備案表

2、及附件資料；（三）工程招標代理委托合同、授權委托書及工程招標代理項目組組成人員情況表；（四）單獨委托編制施工標底的標底編制委托合同；（五）招標公告或者投標邀請書；（六）投標申請人投標報名及獲取資格預審文件或招標文件一覽表；（七）資格預審文件，中標人資格預審申請材料的復印件, 資格審查情況報告；（八）招標文件以及對招標文件的澄清或者修改文件；（九）清標情況報告 ;（十）業(yè)主評委備案表，專家評委抽取、通知記錄表；（十一）標底的封面、編制說明及報價匯總表；（十二）評標報告；（十三）招標投標情況的書面報告（其中在前面程序中已提交過的內(nèi)容，可以不重復提交。）；.（十四）中標結果公示表；（十五）中標通知書

3、；（十六）中標人投標文件中的授權委托書、投標函、報價匯總表、項目班子配備情況以及有關聯(lián)合體、分包等重要資料的復印件；（十七）合同副本；（十八）工程招標代理評價意見表；（十九）工程建設項目招標投標備案流程表；（二十）工程建設項目招標投標合同備案表；（二十一）工程建設項目招標投標監(jiān)督情況記錄表；（二十二）工程建設項目招標投標行政監(jiān)督意見書；（二十三）投標文件的電子光盤；（二十四）需要存檔的其他材料。第四條 歸檔的招投標文件材料應字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應完備，并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、 鉛筆等易褪色的材料書寫。 所有存檔的文件材料應統(tǒng)

4、一使用 a4 或 a3 紙（圖紙除外）。第五條招標投標文件材料的立卷與歸檔，應遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項目分階段招標的， 每一階段應分別組卷， 內(nèi)容相同的材料， 可不必重復存檔，但應在檔案備考表中注明相關材料的存檔信息；卷與卷之間應保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。第六條 歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并在歸檔文件材料尾頁之后附卷內(nèi)備考表。第七條保證檔案的保管、保密。第八條 對保存期已滿，須移交同級城建檔案館的檔案，應按照有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。第九條不得擅自處理或帶走招投標檔案資料，禁止任何單位和個人倒賣、;.涂改、偽造招標投標檔案。第十條檔案室的建設應當具有防盜、防火

5、、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施， 不得在危險和不安全的環(huán)境中保管檔案。 對破損、霉變、散失的檔案， 應及時采取搶救、 復制、搜集等補救措施， 確保檔案的安全與完整。第十一條 招投標檔案只能當場查閱，不能借閱。查閱、摘抄或復印招投標檔案資料，必須履行批準、登記手續(xù)。查閱檔案時，必須精心愛護，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。二、工程資料第一條 工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、聲像及電子文件六大類。第二條 建設單位應當從工程立項起，向勘察、設計、施工和監(jiān)理單位提出編制報送工程檔案的要求，做到工程檔案材料的收集、編制與工程進度同步，保

6、證工程檔案材料的完整。第三條 工程移交新的管理單位，其工程檔案必須隨同移交；停建、緩建工程檔案資料，由建設單位收集保管。第四條施工單位應當按照有關規(guī)定和合同的約定，及時真實準確編制施工技術文件材料，包括竣工圖。由專兼職檔案員（或資料員），負責收集、整理、歸檔和報送檔案資料。監(jiān)理單位應當及時收集、整理在工程監(jiān)理過程中形成或接收的檔案，并在竣工驗收前移交建設單位。第五條應當建立科學的管理制度，便于檔案的利用；有足夠的庫房，配置必要的設施， 確保城建檔案的安全； 采用先進技術， 實現(xiàn)城建檔案管理的現(xiàn)代化。第六條 保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

7、第七條 鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。禁止擅自銷毀工程檔案。第八條禁止出賣屬于國家所有的檔案。檔案復制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，;.須按國家有關規(guī)定辦理。第九條檔案管理人員，應當遵守國家有關保密的法律、法規(guī)和檔案管理制度，不得泄漏建設檔案中涉及的國家秘密。第十條一個建設工程項目由多個單項工程組成時，施工技術文件、竣工圖應嚴格按單項工程分類組卷；工程準備階段文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、聲像及電子文件應以項目為單位分類組卷，其中不同監(jiān)理單位的監(jiān)理文件應分別組卷。第十一條排列1、文字材料在前，圖紙在后。2、文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請

8、示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、報告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。3、圖紙排列時，綜合圖在前，專業(yè)圖在后；室外圖在前，室內(nèi)圖在后；土建圖在前，設備安裝圖在后。即：以綜合、建筑、結構、給排水、電氣、暖通等為序。4、竣工圖應以單位工程按專業(yè)分類（建施、結施、水施、電施等）組卷，并按圖紙編號依次排列?？⒐D必須應有圖紙目錄。第十二條工程文件的排列順序為： 1、工程準備階段文件； 2、監(jiān)理文件； 3、施工技術文件； 4、竣工驗收文件5、竣工圖； 6、聲像、電子文件材料。第十三條一個建設工程項目由多個單項工程組成時，以項目為單位分類組卷的準備階

9、段文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、聲像及電子文件四大類，應排列在該項目的第一個單項工程的相應位置。1、組合應以文件材料的內(nèi)容為主線，兼顧其他特征，使之聯(lián)系密切，分級適當，分卷合理，內(nèi)容盡量單一，類型鮮明，卷與卷內(nèi)容相互銜接。文件材料中工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工技術文件、竣工驗收文件四個部分應分別組卷。同一組合文件材料中的內(nèi)容不能拆分在不同的案卷中。2、竣工圖原則上按專業(yè)組卷。當工程圖紙較少時，也可合并立卷。三、審計資料;.第一條審計資料有送審資料及審計結束后審計局返還資料（審計報告、審定意見書、送達回證、被審計單位反饋意見、 工程決算）等。送審資料目錄見 “附件二”。第二條 需要按照“正件

10、在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序，與之相對應的意見、說明等附后。二、整理要求一、整理第一條去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料進行托裱。第二條 文件材料卷對同一案卷來說，整理后卷內(nèi)文件材料必須做到統(tǒng)一。如一卷中 a4 規(guī)格的文件材料占多數(shù)，就以 a4 規(guī)格為該卷標準，卷內(nèi)其他不同尺寸的材料，通過折疊、裱貼等達到統(tǒng)一。第三條 對于文件材料原件規(guī)格不足 a4（或 16k）時，常用裱貼方法有兩種：一是將每一張小尺寸的文件材料裱貼在一張 a4（或 16k）規(guī)格的白紙上；二是采用階梯式的裱貼方法。裱貼時，應在左邊留出 25 30mm裝訂邊。第四條 圖紙一律按手風琴折疊法，圖簽外露于右

11、下角，圖紙不應露白。二、編目第一條 編目是指組成一個案卷后，編制卷內(nèi)文件頁號、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面。第二條 卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，每卷單獨編號，頁號從 1 號開始。第三條頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；圖紙頁號的編寫位置應緊靠標題欄外的右下角。第四條案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號。第五條卷內(nèi)目錄由序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次和備注組成。;.第六條序號，用以固定卷內(nèi)文件次序。卷內(nèi)文件依其排列先后填寫序號。序號用阿拉伯數(shù)字從1 起依次標注。第七條文件編號，填寫文件的文號或每張（類）

12、圖紙原編圖號。第八條責任者，填寫文件材料的主要形成單位（竣工圖的責任者為施工單位）。第九條文件題名：填寫文件標題的全稱。無標題的文件應根據(jù)內(nèi)容擬寫題名。卷內(nèi)原有完整、準確的圖紙目錄，題名可從簡，如“建筑竣工圖或建筑竣工圖 110”。第十條 日期，填寫編制文件的形成日期或起止日期。質(zhì)保資料的編制日期可以省略。第十一條 頁次，填寫每份（類）文件材料首頁上標注的頁號，最后一份文件的頁次應注明起止頁號。第十二條備注，對卷內(nèi)文件變化作必要說明。第十三條卷內(nèi)目錄放置于本卷首頁之前。第十四條 案卷封面采用內(nèi)封面形式，主要內(nèi)容有案卷題名、編制單位、編制日期、密級、保管期限。第十五條 案卷題名應簡明扼要，準確揭

13、示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，便于保管和利用。第十六條 案卷題名一般由建設單位名稱、建設項目名稱、工程名稱、卷內(nèi)文件材料內(nèi)容四個部分（要素）組成，字數(shù)控制在 50 個漢字內(nèi)。第十七條 同一項目的案卷題名時，建設單位、項目（工程）名稱一般應保持前后一致。一個建設工程項目由多個單項工程組成時，案卷題名應寫明項目名稱和工程名稱（或編號） 。如：“桂花新村五期（項目名稱） 17 號住宅（工程名稱）工程準備階段文件” 。第十八條 建設單位的名稱，在命名時須用全稱或通用簡稱。如： “蘇州市城市建設投資發(fā)展有限公司” ，簡稱“蘇州市城市建設投資公司”或“蘇州市城投;.公司”，不得 稱“ 州市投 公司”或“ 州市城建

14、公司”。第十九條 市政基 施工程，或者建 位與建 目名稱相同，或者已 地名 確 或已有公安 號的住宅小區(qū)、大型商 建筑等公共建筑，案卷 名的構成 略去建 位名稱。如： “人民商 （既是建 位，又是建 目名稱） 建工程建筑竣工 ” 。第二十條 建 目名稱 按立 文件內(nèi)容準確填寫；建 目只有 1 個工程，工程名稱省略。一個建 工程 目由多個 工程 成 ，工程名稱 按工程 內(nèi)容填寫。第二十一條卷內(nèi)文件材料內(nèi)容， 盡量揭示案卷內(nèi)文件材料的主要內(nèi)容，按文件材料 合表（附件一）準確填寫。同一 次中的2 卷以上文件材料內(nèi)容 名相互 屬并列關系，不能包含。同一份、 、次文件材料內(nèi)容可以用 “之一、之二”表示，

15、但文字材料一般不超 3 卷， 卷不能超 5 卷。第二十二條 制 位，即卷內(nèi)文件材料的形成 位或主要 任者?？⒐?制 位 施工 位。第二十三條 制日期，即卷內(nèi)文件的形成起止日期，與卷內(nèi)目 中日期相一致。第二十四條 密 分秘密和無密（可不填）兩種，保管期限分永久、 期和短期三種。三、裝 案卷采用裝 和不裝 兩種形式。即文字材料裝 ， 不裝 。四、照片材料的整理第一條照片按照工程前期、施工 程、竣工 收三個 段的次序分 排列。第二條 將排列整理好的照片，依次粘在芯 上。 2 照片粘一 芯 。第三條 每 照片 寫 ，有 扼要的文字 明，要寫明被 物所在的具體地點、 、內(nèi)容（含人物） 。第四條照片材料原

16、 上 獨立卷。 當照片 少 （幾 ），可不 獨立卷，;.將整理好的芯頁排列在竣工驗收文件之后，與竣工驗收文件一并立卷。附件一：文件材料組合表總括綜合二次組合文件材料名稱一次組合文件材料名稱文件材料名稱;.名稱文件材料.名稱立項文件建設用地、拆遷文件工程準備階段文件勘察、設計文件招投標文件開工審批文件監(jiān)理規(guī)劃、細則、會議紀要、監(jiān)理文件月報、監(jiān)理工程師聯(lián)系單等文件樁基施工技術文件施工技術管理資料建 筑 工工程質(zhì)量控制資料土建施工技術文件土建工程安全和功能檢驗程 施 工資料技 術 文工程質(zhì)量驗收記錄件設備安裝工程技術文給排水、電氣、采暖、燃氣、件網(wǎng)絡、電梯等施工技術文件室外工程施工技術文件施工技術準

17、備文件原材料、成品、半成品、構件、設備等質(zhì)保書、試驗報市政基礎設施工程施工技術文告件施工檢（試）驗報告;.施工記錄測量復核及預檢記錄隱蔽工程驗收記錄工程質(zhì)量檢驗評定表功能性試驗記錄質(zhì)量事故報告及處理記錄竣工測量資料竣工驗收文件綜合竣工圖土建竣工圖建筑安裝工程竣水電竣工圖工圖暖通竣工圖燃氣竣工圖竣工圖其他竣工圖文件道路竣工圖材料市政基礎設施工橋梁竣工圖程竣工圖排水竣工圖供水、電力、供氣、電訊、有線電視等地下管線竣工圖照片材料聲像、 電聲像文件材料錄音材料子文件 材錄像材料料電子文件材料光盤材料磁盤材料;.附件二：送審目錄序號資料名稱張 ( 份 ) 數(shù)備注1 可行性研究報告2 建設項目立項報告3 建設項目立項批準書4 建設用地規(guī)劃許可證5 國有土地使用證明6 建設工程規(guī)劃許可證7 建設工程開工許可證8 建設工程施工許可證9 質(zhì)量監(jiān)督證10 設計概算書11 招投標文件12 招標答疑書13 中標通知書14 中標概（預）算書和標底施工合同、補充合同和施15工協(xié)議書設計變更圖紙、設計變更16簽證單17 全套施工圖紙18 全套竣工圖紙加蓋送審單位、編制單位19 公章、預算員專用章的工程決（結）算書及軟盤20 工程量計算書21 鋼筋翻樣表其他有關影響工程造價、22工期等的簽證資料;.甲、乙雙方確認的施工單位自行采購主材的品牌、23 規(guī)