物業(yè)管理采購(gòu)控制程序

1、物業(yè)管理采購(gòu)控制程序1 目 的對(duì)服務(wù)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。2 范 圍適用于對(duì)服務(wù)所需的原輔材料采購(gòu)、承擔(dān)服務(wù)項(xiàng)目分包合同的服務(wù)項(xiàng)目供方提供服務(wù)的控制，對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。3 職 責(zé)3.1 管理部a. 負(fù)責(zé)按公司的要求組織對(duì)供應(yīng)采購(gòu)物資及承擔(dān)分承包合同的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格從主名錄，對(duì)供方的供貨、服務(wù)業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案。b. 負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)。c. 負(fù)責(zé)審批日常服務(wù)分承包合同。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.3 采購(gòu)物資、接受服務(wù)的相關(guān)部門質(zhì)量檢查員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)供方提

2、供的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。4 程 序4.1 采購(gòu)物資4.1.1 采購(gòu)物資分類。管理部根椐對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：1 / 8a、 重要物資：維修建材、五金、機(jī)電及工作服、保安器材、清潔用品等；b、 一般物資：零星采購(gòu)的工具、維修與檢測(cè)設(shè)備等。4.1.2 采購(gòu)物資的申請(qǐng)a、 各部門根椐實(shí)際情況填寫請(qǐng)購(gòu)單，金額在500 元以下的報(bào)經(jīng)理審批， 500 元以上的由經(jīng)理確認(rèn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。b、 請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請(qǐng)購(gòu)買時(shí)間、用途、質(zhì)量要求等。4.1.3 采購(gòu)實(shí)施a、 管理部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。對(duì)于重要物資， 應(yīng)由合格物資供方名錄中選擇供方。對(duì)于第一次采購(gòu)的重要物資供方，應(yīng)與其簽訂采購(gòu)合同

3、，明確品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收條件、違約責(zé)任及供貨期限等；b、 采購(gòu)前采購(gòu)員應(yīng)對(duì)采購(gòu)單核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購(gòu)要求是充分的。4.1.4 采購(gòu)物資的驗(yàn)證4.1.4.1 對(duì)采購(gòu)的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：a由各部門質(zhì)量檢查員進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；b由業(yè)主或住戶在本公司現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；c由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；d由業(yè)主或住戶在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證。對(duì)于后兩種情況，管理部應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行2 / 8的方法。4.1.4.2 驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。不同的物資根椐檢驗(yàn)規(guī)程規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。4.1.4.3 業(yè)主或住戶的驗(yàn)證不

4、能免除本公司提供合格物品的責(zé)任，也不能排除其后業(yè)主或住戶拒收的可能。4.1.5 采購(gòu)信息4.1.5.2 本公司的采購(gòu)文件包括：采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)單、采購(gòu)物資分類明細(xì)表、采購(gòu)合同及附件等，由管理部保管。在與供方溝通前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)要求是否充分進(jìn)行審批。4.2 服務(wù)項(xiàng)目分承包4.2.1 公司物業(yè)管理日常服務(wù)有如下分包項(xiàng)目：a清潔、排污；b機(jī)電設(shè)備維修、保養(yǎng)；c綠化；d房屋本體維修、保養(yǎng)；e保安。4.2.2 由公司接受服務(wù)的相關(guān)部門確定相應(yīng)分包服務(wù)方式報(bào)管理部審批，管理部代表公司與供方簽定服務(wù)項(xiàng)目分包合同，合同應(yīng)包括服務(wù)項(xiàng)目、完成時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)負(fù)責(zé)任等。4.2.3 對(duì)供方服務(wù)的驗(yàn)證

5、。由管理部相關(guān)人員對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理，驗(yàn)證方法可包括：a管理部會(huì)同接受服務(wù)部門對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收；b征求業(yè)主和住戶對(duì)供方服務(wù)質(zhì)量的意見。3 / 8驗(yàn)證方式應(yīng)在服務(wù)項(xiàng)目分包合同中給予明確規(guī)定。4.2.4 服務(wù)項(xiàng)目分承包的有關(guān)信息a供方法人資格證明文件；b服務(wù)業(yè)績(jī)證明材料；c相關(guān)部門提供的服務(wù)質(zhì)量報(bào)告；d服務(wù)項(xiàng)目分承包合同。在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的服務(wù)要求是充分的。上述資料由管理部保管。4.3 對(duì)采購(gòu)物資供方的評(píng)價(jià)4.3.1 合格供應(yīng)商的條件a具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；b具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績(jī)；c具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時(shí)）；d價(jià)格合理e服務(wù)良好。4.3.2 管理部根椐采

6、購(gòu)物資要求和服務(wù)需要，通過(guò)對(duì)物資、服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫物資供方評(píng)定記錄表。對(duì)同類的供貨物資和服務(wù)，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方以供比較。管理部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根椐供應(yīng)物資有服務(wù)的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對(duì)供方的控制方式和程度。4.3.3 對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來(lái)的重要物資供方和日常服務(wù)供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容：4 / 8a質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；b本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；c本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；d供方產(chǎn)品或財(cái)務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；e供方的財(cái)務(wù)狀

7、況及服務(wù)和支持能力等。4.3.4 對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對(duì)物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：a新供方根椐提供的技術(shù)要求提供少量樣品；b使用部門的質(zhì)量檢查員對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，出具相應(yīng)的驗(yàn)證報(bào)告，并填寫物資供方評(píng)定記錄表中相應(yīng)欄目，反饋給管理部；c樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過(guò)兩次；d樣品驗(yàn)證合格后，管理部通知供方小批量供貨，經(jīng)質(zhì)量檢查員進(jìn)貨驗(yàn)證合格后，交使用部門試用，并由使用部門出具相應(yīng)試用后的驗(yàn)證報(bào)告， 并填寫物資供方評(píng)定記錄表 中相應(yīng)欄目， 反饋給管理部；e小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格

8、的供方經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 可列入合格物資供方名錄 ；f 零星采購(gòu)物資供方，質(zhì)量檢查員對(duì)其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。4.3.5 對(duì)連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。4.4 服務(wù)供方的評(píng)價(jià)5 / 84.4.1 合格服務(wù)供方應(yīng)具備的條件：a、 應(yīng)在工商部門注冊(cè)、具有法人資格；b、 有從事過(guò)類似服務(wù)項(xiàng)目的優(yōu)良業(yè)績(jī)；c、 良好的質(zhì)量保證能力；d、 有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項(xiàng)目的工作條件和實(shí)力；e、 服務(wù)供方在提供服務(wù)之前，應(yīng)向相關(guān)部門提交對(duì)分承包項(xiàng)目的服務(wù)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容必須有分包責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、分包服務(wù)方案、完成時(shí)間、質(zhì)量保證等。4.4.2 對(duì)多年己承擔(dān)服務(wù)項(xiàng)目的供方

9、的評(píng)價(jià)；a、 根椐 4.4.1 條款規(guī)定的條件，供方應(yīng)提供充分的證明材料；b、 公司接受服務(wù)的部門負(fù)責(zé)對(duì)其相應(yīng)服務(wù)項(xiàng)目供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫服務(wù)供方評(píng)定記錄表，對(duì)其服務(wù)質(zhì)量、工作能力等予以評(píng)價(jià)。4.4.3 對(duì)第一次提供服務(wù)的供方的評(píng)價(jià)；a、 管理部根椐服務(wù)供方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、人員素質(zhì)技能證明材料、市場(chǎng)調(diào)查業(yè)績(jī)及所提供服務(wù)的初次試用，進(jìn)行供方的初步選擇；b、 試用期為一個(gè)月，管理部及接受服務(wù)的部門對(duì)其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，管理部填寫服務(wù)供方評(píng)定記錄表。4.4.4 對(duì)所有合格的服務(wù)供方應(yīng)列入合格服務(wù)供方名錄，報(bào)管理者代審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.5 對(duì)合格的服務(wù)供方在服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的嚴(yán)重不合格，管理部應(yīng)填寫不合

10、格服務(wù)通知單，通知服務(wù)供方限期改正。管理部應(yīng)按要求跟蹤驗(yàn)證糾正效果，如連續(xù)兩次仍不符合要求，管理部應(yīng)報(bào)公司相關(guān)部門審核，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可取消服務(wù)供方的資格。6 / 84.5 對(duì)合格供方的定期復(fù)評(píng)4.5.1 管理部每年對(duì)合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表 ，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評(píng)定總分低于60（如質(zhì)量評(píng)分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，并執(zhí)行4.3.4條款。連續(xù)第二次評(píng)分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。4.5.2 接受供方服務(wù)的部門，每年對(duì)長(zhǎng)期服務(wù)供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫服務(wù)供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表 ，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制， 服務(wù)質(zhì)量評(píng)分占 60% ，按期完成服務(wù)評(píng)分占 20%，其他（如價(jià)格、服務(wù)態(tài)度等）占 20%。評(píng)定總分低于 60（如質(zhì)量評(píng)分低于 42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用， 應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)， 但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其提供服務(wù)的驗(yàn)