Excel使用“插入函數(shù)”對(duì)話框.ppt

1、假設(shè) Excel 已打開(kāi)，您看到一組雜亂的姓名。可以使用一個(gè)公式確保只有每個(gè)單詞的首字母大寫，而不用單獨(dú)進(jìn)行數(shù)十或數(shù)百次更改。首先，在 B2 單元格中鍵入該公式： =PROPER(A2) 等號(hào) (=) 告訴 Excel 這是一個(gè)公式。PROPER 函數(shù)是一個(gè)預(yù)寫公式，它的作用是將單元格中每個(gè)單詞的首字母大寫，并將所有其他字母更改為小寫，很多人名和地名都采用這種樣式。使用括號(hào)將函數(shù)與其參數(shù)分開(kāi)，參數(shù)告訴 PROPER 對(duì)哪些內(nèi)容進(jìn)行處理。A2 是一個(gè)單元格引用。 公式計(jì)算的結(jié)果將是在 B2 單元格中顯示的 Nancy 的姓和名，首字母大寫。 注意 在本課末尾的練習(xí)單元中，您有機(jī)會(huì)使用 LOWER

2、 和 UPPER 函數(shù)（此處不對(duì)此進(jìn)行說(shuō)明）將文本更改為全部小寫以及將文本更改為全部大寫。,若要采用同樣的方式更改其余的姓名，通過(guò)復(fù)制剛才使用的公式比鍵入新公式來(lái)修改每個(gè)姓名要快得多。 您可以選擇 B2 單元格，它包含要復(fù)制的公式，然后將鼠標(biāo)指針定位到該單元格的右下角，直至出現(xiàn)黑色十字線“+”。 然后沿列向下拖動(dòng)“填充柄” ，在 B8 單元格的底部停止拖動(dòng)。該公式隨填充柄移動(dòng)，并引用其所在行中的文本。釋放填充柄后，將在 B 列顯示所有修改后的姓名。如果您自己進(jìn)行更改，可能會(huì)達(dá)到同樣的正確性，但絕不會(huì)這么快完成任務(wù)。,您具有一組整齊的姓名后，也許不再需要那組雜亂的姓名了。可以通過(guò)在舊組上面粘貼新

3、組來(lái)刪除它。同時(shí)，您也可刪除 B 列中的公式。雖然 B 列現(xiàn)在好像包括文本，但是任意單擊這些姓名都將在“編輯欄” 中顯示公式，如圖例所示。因?yàn)?B 列實(shí)際包括公式，所以您不能在那里復(fù)制或排序文本。 在本課末尾的練習(xí)單元中，您將發(fā)現(xiàn)完成整個(gè)過(guò)程的時(shí)間比列出這些步驟的時(shí)間要少得多： 您可以復(fù)制 B 列中的姓名。 然后，您可以單擊 A2 單元格，再單擊“常用”工具欄上“粘貼”按鈕 右邊的箭頭，然后單擊“值”以粘貼大寫字母的姓名，但不粘貼它們的公式。 然后可以刪除 B 列中的內(nèi)容。,在從其他程序?qū)氲?Excel 的文本中，會(huì)有一些錯(cuò)誤的多余空格，如圖例所示。要?jiǎng)h除這些空格，與前面一樣，從一個(gè)單元格開(kāi)

4、始，在 B2 單元格中鍵入該公式： =TRIM(A2) TRIM 函數(shù)將刪除文本中除單詞間的一個(gè)空格外的所有空格。 鍵入該公式并將它沿列向下復(fù)制到整列后，可以像前面一樣通過(guò)在舊文本上粘貼新文本來(lái)刪除它。同時(shí)，您也可刪除公式。在本課末尾的練習(xí)單元中，您可以試用這些步驟。,您可以使用一個(gè)公式同時(shí)解決首字母不正確的情形和刪除多余的空格。為此，在 B2 單元格中，您可以鍵入“嵌套”公式，它使用一個(gè)函數(shù)的結(jié)果作為另一個(gè)函數(shù)的參數(shù)： =PROPER(TRIM(A2) 使用一組括號(hào)分隔 TRIM 參數(shù)與 PROPER。使用另一組括號(hào)分隔單元格引用 (A2)，該單元格引用告訴 TRIM 和 PROPER 對(duì)哪

5、些內(nèi)容進(jìn)行處理。 注意 本課程中介紹的這些函數(shù)只是 Excel 中眾多函數(shù)中非常小的一部分。在“查找函數(shù)和輸入?yún)?shù)”中，您可以了解到下列內(nèi)容：如何查找其他函數(shù)，以便利用這些函數(shù)執(zhí)行各種類型的任務(wù)。,假設(shè)您編寫了一列標(biāo)題，要將它們發(fā)布到您的網(wǎng)站上，并且它們不能超過(guò) 40 個(gè)字符（字母、數(shù)字和空格）。為了確保字符數(shù)不超出此范圍，可以在 B1 單元格中鍵入該公式： =LEN(A1) LEN 函數(shù)將得出 A1 單元格中的字符數(shù)并報(bào)告結(jié)果，結(jié)果是 35。 下一步應(yīng)該沿列向下復(fù)制 B1 單元格中的公式，以便得出其他單元格中的字符數(shù)。在本課末尾的練習(xí)單元中，您有機(jī)會(huì)試用該函數(shù)。,在本例中，已經(jīng)將某個(gè)文本文件

6、導(dǎo)入到 Excel 中。姓和名分別在兩列中。要將信息合并到一個(gè)單元格中，要使用一個(gè)與以前不大相同的公式。它使用連字符 (&) 運(yùn)算符而不是用函數(shù)。您需要在 C2 單元格中鍵入該公式： =A2& &B2 連字符告訴 Excel 將 A2 單元格中的文本、一個(gè)空格（由它兩邊的引號(hào)標(biāo)識(shí)）和 B2 單元格中的文本合并起來(lái)。 要將其他姓名合并到 C 列的其他單元格中，您需要沿列向下復(fù)制該公式。 注意 使用 CONCATENATE 函數(shù)可以進(jìn)行同樣的操作: =CONCATENATE(A2, ,B2)，不過(guò)，只鍵入連字符，操作速度更快。另外，“Concatenate”的含義就是合并，您猜到了嗎？,假設(shè)主工作

7、表中的姓名已經(jīng)復(fù)制到另一個(gè)工作表中。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間，可能發(fā)生一些更改，您可能需要比較這兩組姓名以找出差異。 您需要將第二組姓名復(fù)制到主工作表中，然后在 C2 單元格中鍵入該公式： =EXACT(A2,B2) EXACT 函數(shù)將比較這兩個(gè)單元格中的文本。如果單元格的內(nèi)容完全相同，它將顯示 TRUE，如果單元格的內(nèi)容不完全相同，則顯示 FALSE。EXACT 函數(shù)區(qū)分大小寫（即，它認(rèn)為大寫字母不同于小寫字母），但是它不考慮諸如粗體或斜體等格式的差異。 該公式的結(jié)果是 FALSE，因?yàn)?A2 和 B2 單元格中“Davolio”的拼寫不同。 要比較其余的姓名，需要沿列向下復(fù)制該公式。,由于 A 列的每

8、個(gè)單元格中有三類不同的信息，所以 A 列使用起來(lái)不方便。要將訂單 ID 分隔到只包括訂單 ID 的列中，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =LEFT(A2,5) LEFT 函數(shù)找到并顯示單元格中的第一個(gè)字符到您指定個(gè)數(shù)的字符。例如，訂單 ID 包括 5 個(gè)字符，所以 LEFT 在 A2 單元格中從左邊開(kāi)始查找前五個(gè)字符，并將結(jié)果顯示在 B2 單元格中。 為了獲得整組訂單 ID，需要沿列向下復(fù)制公式。然后，如果不再需要復(fù)制的公式，則刪除它們，并保留列中的結(jié)果。（在上節(jié)課的練習(xí)單元中，您已經(jīng)學(xué)習(xí)過(guò)如何進(jìn)行該操作。）,要?jiǎng)?chuàng)建只包括價(jià)格的組，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =RIGHT(A2,6

9、) RIGHT 函數(shù)找到并顯示單元格中的最后一個(gè)字符到您指定個(gè)數(shù)的字符。在本例中，價(jià)格總是包括 6 個(gè)字符（包括人民幣符號(hào)），所以 RIGHT 在 A2 單元格中從右邊開(kāi)始查找后六個(gè)字符，并將結(jié)果顯示在 B2 單元格中。 為了完成整個(gè)組，需要沿列向下復(fù)制該公式。然后您可以刪除公式，只保留結(jié)果。,假設(shè)您正在準(zhǔn)備郵寄列表，方法是將一個(gè)單元格中的名字和姓分隔到它們自己的單元格中，以便在套用信函的稱呼中可以使用名字，也可以使用姓。 與訂單 ID 號(hào)不同，名字的長(zhǎng)度可以不同，所以使用特定數(shù)量字符的公式不能用在此處。要分隔名字，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =LEFT(A2,FIND( ,A2)-1) 引號(hào)間的空格告訴 FIND 函數(shù)查找 A2 單元格中的空格。（-1 參數(shù)的作用是從結(jié)果中刪除空格自身。）這樣，LEFT 函數(shù)可以使用該結(jié)果顯示空格左邊的文本。所顯示的文本即為名字。 為了完成這一組名字，需要沿列向下復(fù)制該公式。然后您可以刪除公式，只保留結(jié)果。,如果姓的長(zhǎng)度不同，Excel 如何識(shí)別某個(gè)姓呢？Excel 根據(jù)姓跟在空格后面來(lái)識(shí)別它。要分隔姓，需要在 B2 單元格中鍵入該公式： =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND( ,A2) 該公式使用 LEN 函數(shù)計(jì)算 A2 單元格中文本的長(zhǎng)度：13 個(gè)字符。然后，F(xiàn)IND 函數(shù)將確定 A2 單元格中空格 ( )