項目部公文處理辦法

項目部公文處理辦法 第一章總則 第一條為使項目部行政公文規(guī)范化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和質量,特制定本辦法。 第二條行政公文是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效率和規(guī)范格式的公文書,是傳達黨和國家的方針、政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,請示和答復問題,布臵、布臵和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具。 第三條公文必須做到及時、準確、安全。項目部公文必須由綜合辦統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。 第四條公文處理工作是項目各項工作的重要組成部分,其工作質量直接體現項目辦事效率和工作作風。綜合辦必須有一人負責公文的管理工作,要定期檢查,不斷改進,重要公文要送項目部領導親自審閱、處理。 第二章公文的種類 第五條項目部日常使用的公文種類有:決定、通知、通報、請示、報告、函、紀要等。 (一)決定:適用于對重要事項作出決定和安排。 (二)通知:適用于發(fā)布規(guī)章制度、布臵工作或通知有關事項、傳達上級的指示等。 (三)通報:適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精 神、交流重要情況。 (四)請示:適用于向上級機關請示批復、批準。 (五)報告:適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議或意見。 (六)函:適用于向無隸屬關系的主管部門請求批準等。 (七)會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項、要求有關單位尊守、執(zhí)行。 (八)批復:適用于答復下級機關的請示。 (九)規(guī)定:適用于對特定范圍內的工作和事務,制定具體有約束力的行為規(guī)范。 第三章公文的格式 第六條公文的格式。公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文、字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制單位、時間等部份組成。 (一)發(fā)文單位應該寫全稱或規(guī)范化簡稱,位于文件首頁上端;如:“中鐵二十局集團二公司西部沿海高速公路珠海段第五合同段項目經理部文件”。 (二)密級公文應當分別標明“絕密”、“機密”及“保密期限”。 (三)緊急文件應當分別標明“特急、”“急件”、“緊急”;電報應當標明“特急”、“加急”、“平急”。 (四)項目發(fā)文字號:單位代號+職能部門代號+年號+ 順序號。 1、項目部對業(yè)主或總監(jiān)辦行文統(tǒng)一代號為:“珠海段五標辦”或“珠海段五標工”等。 2、各部門行文必須以綜合辦提供的“文號”為準,不得隨意自行編排“公文文號”,以防“文號”重復。 3、對公司行文一律按上行文的格式上報;對業(yè)主和總監(jiān)辦的行文按業(yè)主要求的下行文格式上報。 4、各部門對上對下行文,在初稿完成后,必須呈項目領導審核、會簽、簽發(fā)后方可行文,否則,一律按擅自行文,不予上報或下發(fā)。 說明:順序號為項目部發(fā)文總順序號,不需按各部室劃分順序號,只是為了方便區(qū)別發(fā)文歸口部門而在文號前加上的各部門代號。 第七條公文標題。一般由發(fā)文單位、事由和文種組成。標題應準確簡要地概括公文的主要內容,除書名號外,標題一般不用標點符號。 第八條項目公文正文要求: (一)主送單位即受文單位。 (二)正文是公文的主體,即行文的主要內容。 (三)公文如有附件,應在正文之后,發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱。有附件時在落款之后不要用“此報告”等詞句。 (四)如同時需抄送其他單位的,一律用“抄送”。 (五)公文應當標注“主題詞”。上行文按上級機關要求標注“主題詞”。 第九條公文用紙。為國際規(guī)格A4型(長297毫米、寬210毫米)。張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定,公文應在左側裝訂。 第四章行文規(guī)則和要求 第十條項目部應根據隸屬關系和職權范圍確定行文格式。“請示”應一文一事,一般只寫一個主關單位。如需同時送其他單位,應用抄送形式,除項目領導直接交辦的事情外,“請示”不得直接送領導者個人;一般不得越級請示,特殊情況須越級請示時,應抄送越過的上級單位?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項,更不能寫成“請示報告”。 第十一條凡是報總監(jiān)辦的文件應同時報籌建處、駐地監(jiān)理和綜合辦公室。 第十二條部門之間對有關問題未協商一致,不得各自行文。 第五章公文辦理 第十三條公文處理應按照行文規(guī)則和公文處理規(guī)定執(zhí)行,做到及時、準確、安全、保密。 (一)及時是對公文處理效率的要求。在公文處理中要有高度的責任感和較強的時間觀念,要根據公文的輕重緩急,對急件要隨到隨辦不拖拉、不延誤,將公文及時呈領導傳閱后,送主控部門落實。 (二)準確是公文質量的要求。公文的準確性體現其辦文的嚴肅性,公文在運轉中只有準確無誤,才能防止在工作中失誤 (三)公文辦理是關系到國家、企業(yè)的切身利益,在公文處理過程中,主管人員要注意公文的保密工作,加強責任感,認真控制好撰制、打印、送遞、傳送、保管等各個環(huán)節(jié),防止公文丟失或泄密。 第十四條收文辦理。一般包括簽收、拆封、登記、擬辦、分發(fā)、承辦、催辦、等程序。項目部對收文統(tǒng)一歸口綜合辦登記、傳閱、分發(fā),各部門在收到需要及時處理上報的資料的公文后,根據領導的指示要及時抓好落實,在公文處理完畢后,必須在處理欄中注明處理結果和時間。 第十五條發(fā)文辦理。一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、打印、校對、用印、分發(fā)等程序。 (一)擬稿。擬稿即起草公文,應注意以下幾點 1、各部室擬寫的文稿應符合國家的方針、政策以及上級和項目部有關規(guī)定,內容客觀真實,觀點明確,表