廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范.doc

廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范編制說明一、任務(wù)來源根據(jù)廣東省質(zhì)監(jiān)局關(guān)于批準(zhǔn)下達(dá)2015年廣東省服務(wù)業(yè)地方標(biāo)準(zhǔn)制修訂計劃項目（第一批）的通知粵質(zhì)監(jiān)標(biāo)函（2015）588號下達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)制定計劃，特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范列入廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)制定計劃，由廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院負(fù)責(zé)牽頭制定該標(biāo)準(zhǔn)。二、編制背景、目的和意義據(jù)國家質(zhì)檢總局的數(shù)據(jù)，截至2015年底，全國特種設(shè)備總量達(dá)1100.13萬臺；全國共有特種設(shè)備生產(chǎn)（含設(shè)計、制造、安裝、改造、修理、氣體充裝）單位62706家，持有許可證68804張；全國共有特種設(shè)備綜合性檢驗機構(gòu)485個，其中質(zhì)檢部門所屬檢驗機構(gòu)295個，行業(yè)檢驗機構(gòu)和企業(yè)自檢機構(gòu)190個。另外還有型式試驗機構(gòu)48個，無損檢測機構(gòu)433個，氣瓶檢驗機構(gòu)1924個，安全閥校驗機構(gòu)314個，房屋建筑工地和市政工程工地起重機械檢驗機構(gòu)173個。如此龐大的特種設(shè)備生產(chǎn)（含設(shè)計、制造、安裝、改造、修理）、經(jīng)營、使用、檢驗、檢測單位均需要管理自身范圍內(nèi)的特種設(shè)備技術(shù)檔案。近年來，由于特種設(shè)備技術(shù)檔案造成的經(jīng)濟損失和特種設(shè)備事故屢屢發(fā)生。例如，因城市地下燃?xì)夤芫W(wǎng)檔案管理缺失，造成不清楚城市地下燃?xì)夤芫W(wǎng)分布，給城市的建設(shè)帶來了巨大的麻煩。又例如，特種設(shè)備的設(shè)計、安裝單位的資料管理不善，造成了發(fā)生了特種設(shè)備事故以后調(diào)查困難，難以確定造成事故的主要原因等。再如，特種設(shè)備移裝或特種設(shè)備產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移時，由于特種設(shè)備資料缺失而不能注銷、注冊或正常開展檢驗工作的事情常有發(fā)生。這樣不僅造成了較大的經(jīng)濟損失，而且會埋下嚴(yán)重的特種設(shè)備安全隱患。但也有一些先進(jìn)的管理企業(yè)，例如廣東某企業(yè)，特種設(shè)備使用了超過50年，設(shè)備、資料管理非常好，50年前投入使用的設(shè)備一直到現(xiàn)在仍在使用。上述的例子舉不勝舉。經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)，特種設(shè)備從業(yè)單位技術(shù)檔案管理存在的問題主要有：1.檔案管理意識淡薄；2.檔案管理制度不健全、落實不到位；3.檔案管理力量薄弱；4.檔案管理方法落后；5.檔案歸檔不完整；6.檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密；7.缺乏統(tǒng)一的特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范。鑒于此，制定特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范顯得十分重要，對特種設(shè)備從業(yè)單位而言，檔案的管理工作是其安全管理的重要基礎(chǔ)，檔案的管理是否科學(xué)規(guī)范，是衡量其管理水平的重要尺度，做好檔案管理工作，有利于提高單位特種設(shè)備安全管理水平。經(jīng)過信息收集后發(fā)現(xiàn)，特種設(shè)備安全技術(shù)規(guī)范中一般會有一些關(guān)于特種設(shè)備技術(shù)檔案的管理要求，例如壓力容器使用管理規(guī)則對于壓力容器檔案的要求：“使用單位應(yīng)逐臺建立壓力容器技術(shù)檔案，并由其管理部門統(tǒng)一保管，技術(shù)檔案至少應(yīng)包括：使用登記證、特種設(shè)備使用登記表，壓力容器設(shè)計、制造和維修的方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書和施工質(zhì)量證明文件等技術(shù)資料”。其他一些安全技術(shù)規(guī)范也有一部分要求，但是根本沒有構(gòu)成技術(shù)檔案管理架構(gòu)，這也是造成上述檔案管理問題的原因之一。由于安全技術(shù)規(guī)范只是對存檔的內(nèi)容提出了要求，沒有系統(tǒng)的管理，忽視了檔案管理標(biāo)識、存檔時間、保管、保密、人員要求、設(shè)備與設(shè)施要求、借閱要求和銷毀要求、移交要求，造成了大量的檔案丟失。安全技術(shù)規(guī)范僅僅對檔案的管理內(nèi)容提出了要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)有的需求，因此，建立一套完整的特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范，統(tǒng)一特種設(shè)備全生命周期的檔案管理，既有利于特種設(shè)備檔案的完善，也有利于社會經(jīng)濟的發(fā)展，保障特種設(shè)備安全，保障人民的生命安全。三、編制的思路和原則（一） 編制思路本標(biāo)準(zhǔn)是以特種設(shè)備安全法、特種設(shè)備安全監(jiān)察條例等法律法規(guī)及特種設(shè)備相關(guān)技術(shù)規(guī)范為基礎(chǔ)，結(jié)合我省特種設(shè)備生產(chǎn)（含設(shè)計、制造、安裝、改造、修理）、經(jīng)營、使用、檢驗、檢測單位的特點和技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀，提出了特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的基本原則、紙質(zhì)和電子檔案的管理要求及評價與改進(jìn)。主要引用以下規(guī)范性文件：DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語DA/T 6 檔案裝具DA/T 12 全宗卷規(guī)范DA/T 18 檔案著錄規(guī)則DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則DA/T 25 檔案修裱技術(shù)規(guī)范（二） 編制原則本標(biāo)準(zhǔn)制定遵循以下原則：1、基礎(chǔ)性原則本標(biāo)準(zhǔn)的主要內(nèi)容來源于特種設(shè)備法律法規(guī)及特種設(shè)備相關(guān)技術(shù)規(guī)范中關(guān)于特種設(shè)備技術(shù)檔案的保管要求，基礎(chǔ)性強，覆蓋面廣，具有較強的操作性。2、協(xié)調(diào)性原則本標(biāo)準(zhǔn)符合國家的政策，貫徹國家的法律法規(guī)，與檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)一致、銜接配套，符合檔案管理的基本要求和過程要求，能夠滿足特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的需要。 3、合理性原則本標(biāo)準(zhǔn)從全局出發(fā)，綜合考慮廣東省各類型特種設(shè)備從業(yè)單位管理檔案的實際和當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向及管理檔案的需求，合理可行，便于實施與監(jiān)督。4、規(guī)范性原則本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1-2009標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)定的格式進(jìn)行編寫。四、編制過程及內(nèi)容的確定（一）編制過程本標(biāo)準(zhǔn)的主要編制過程如下：1、成立起草組，進(jìn)行調(diào)研。2015年10月，廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范制定計劃下達(dá)后，廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院成立了標(biāo)準(zhǔn)起草小組，制定了工作方案。標(biāo)準(zhǔn)起草小組查閱了國內(nèi)同類標(biāo)準(zhǔn)及資料，確定了標(biāo)準(zhǔn)框架。同時收集整理了特種設(shè)備法律法規(guī)及技術(shù)規(guī)范中有關(guān)特種設(shè)備在生產(chǎn)（含設(shè)計、制造、安裝、改造、修理）、經(jīng)營、使用、檢驗、檢測各個環(huán)節(jié)應(yīng)保留的技術(shù)檔案，對省內(nèi)各類特種設(shè)備從業(yè)單位（如廣東省特種設(shè)備檢測研究院、廣東省特種設(shè)備檢測研究院珠海檢測院、珠海格力電器股份有限公司、曉星氨綸（廣東）有限公司、中山市金馬科技娛樂設(shè)備股份有限公司等）技術(shù)檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)研，總結(jié)各方經(jīng)驗成果，反復(fù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)研討，形成了標(biāo)準(zhǔn)初稿。2、召開內(nèi)部討論會，形成征求意見稿及編制說明。2016年06月03日，珠海檢測院召開該標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部討論會，參會人員包括院總工程師、標(biāo)準(zhǔn)工作組成員、技術(shù)負(fù)責(zé)人和科研人員等共15人，會上提出了10條修改意見。會后，工作組成員匯總了修改意見，最后采納了9條，并形成征求意見稿及編制說明。3、征求意見及修改階段。2016年07月06日，標(biāo)準(zhǔn)起草小組向廣東省內(nèi)各標(biāo)準(zhǔn)化科（處）、標(biāo)準(zhǔn)與編碼所、監(jiān)察科、特檢院和特種設(shè)備的有關(guān)單位發(fā)征求意見。截止2016年07月22日，共向外發(fā)送征求意見稿的單位數(shù)為95個，回函的單位數(shù)73個，其中，有建議或意見的單位數(shù)30個，無意見的單位數(shù)43個。隨即，標(biāo)準(zhǔn)起草小組對各單位提出的37條修改意見進(jìn)行了匯總和內(nèi)部討論，最后采納或部分采納了27條，其余10條不予采納。會后，標(biāo)準(zhǔn)起草小組根據(jù)采納的意見對標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿進(jìn)行了相應(yīng)修改，并在07月29日形成標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿的初步修改版。4、形成標(biāo)準(zhǔn)送審稿及編制說明，送省局。2016年08月08日，為保證該標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理方面更規(guī)范，珠海檢測院陳總工和標(biāo)準(zhǔn)起草小組專門赴珠海市檔案局進(jìn)行調(diào)研和意見征集，請教檔案局專家給予建議，專家提出人防、物防、技防三位一體的檔案安全防護(hù)要求以及如何規(guī)范電子檔案管理等建議。調(diào)研后，標(biāo)準(zhǔn)起草小組結(jié)合特種設(shè)備技術(shù)檔案和管理單位實際，對標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿的初步修改版及編制說明進(jìn)行了完善，于08月10日形成標(biāo)準(zhǔn)送審稿郵寄至廣東省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局。5、召開專家審定會。2017年02月22日，廣東省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局組織召開廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范（送審稿）的專家審定會。專家組由來自廣東省特種設(shè)備行業(yè)協(xié)會、廣東省安全生產(chǎn)技術(shù)中心、廣東省標(biāo)準(zhǔn)化研究院、廣東省特種設(shè)備檢測研究院、廣東工業(yè)大學(xué)、廣東省珠海市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)與編碼所、廣東省特種設(shè)備檢測研究院順德檢測院的專家組成。與會專家聽取了特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范（送審稿）編制組的工作匯報，對該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了充分的討論。專家組一致同意該標(biāo)準(zhǔn)通過審定，并對該標(biāo)準(zhǔn)提出了修改意見。6、按審定會意見修改形成標(biāo)準(zhǔn)報批稿及編制說明，送省局報批。主要修改意見如下：（1）英文標(biāo)題。 “regulation”改為“specification”；整體翻譯格式與同一時間段審定的其他標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。（2）前言。修改為“本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.12009給出的規(guī)則起草?！保?）5.1.2。將“接受上級主管部門和（或）當(dāng)?shù)貦n案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查?！狈旁跅l文7。（4）5.3.1和5.3.2。標(biāo)題不能斷行，修改為無標(biāo)題二級條。（5）5.4.1.2注。將注的內(nèi)容“宜按單臺特種設(shè)備的技術(shù)資料進(jìn)行組卷?！狈旁?.4.1.2后面，刪除“注：”。（6）5.4.2。刪除“不同類別的”，修改為“對檔案編制檔案號”。（7）5.6.2和5.6.4。檔案管理員和檔案管理人員兩個概念須統(tǒng)一，全文中的名詞統(tǒng)一為“檔案管理人員”。（8）5.9.2。刪除檔案缺失的具體原因，增加補充說明，記錄補充見證。修改為“承接查驗時檔案資料不全或檔案缺失的，檔案管理單位應(yīng)及時補充相關(guān)檔案資料或檔案，且應(yīng)有補充的見證記錄，以確?！?。（9）5.10.3。明確正文中引用附錄C的具體圖題。（10）6。電子檔案管理要求和紙質(zhì)檔案相比，缺部分章節(jié)內(nèi)容。將5.1.15.1.5的內(nèi)容調(diào)整為4.54.9，刪除5.1基本要求，后續(xù)條款號自動調(diào)整。（11）6.2.3。刪除“根據(jù)檔案管理的要求”。（12）6.1.3?！半p層PDF格式”修改為“不可編輯格式”。（13）6.2.5。不應(yīng)放到電子檔案管理中。刪除6.2.5和規(guī)范性引用文件中的“DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范”。（14）附錄A。制造許可證后加“（復(fù)印件）”。（15）附錄A。增加章標(biāo)題A.1。（16）附錄A。將注1第二句和第三句內(nèi)容以A.1.2和A.1.3的形式列出；注2中“上述”改為“本表”。（17）附錄A。在各許可證等證后加上“（復(fù)印件）”。（18）附錄C。按照正文引用的順序，調(diào)整C.1C.12的順序。（二）內(nèi)容的確定本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的術(shù)語和定義、基本要求、紙質(zhì)檔案管理要求、電子檔案管理要求及評價與改進(jìn)。五、內(nèi)容說明（一）關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于從事特種設(shè)備生產(chǎn)（設(shè)計、制造、安裝、改造、修理）、經(jīng)營、使用、檢驗、檢測等一項或多項活動的單位（以下簡稱檔案管理單位），對特種設(shè)備技術(shù)檔案的管理。（二）關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)的屬性本標(biāo)準(zhǔn)為管理規(guī)范，不涉及安全等硬性要求，綜合標(biāo)準(zhǔn)的使用目的，本標(biāo)準(zhǔn)建議為推薦性地方標(biāo)準(zhǔn)。（三）有關(guān)條款的說明本標(biāo)準(zhǔn)從特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的基本要求、紙質(zhì)檔案管理要求、電子檔案管理要求及評價與改進(jìn)等方面來規(guī)范特種設(shè)備技術(shù)檔案的管理1、基本要求本章節(jié)對特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的基本要求進(jìn)行概述。2、紙質(zhì)檔案管理要求本章節(jié)從特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的基本要求及各個環(huán)節(jié)的管理做出規(guī)范，對檔案資料收集、檔案整理、檔案立卷、歸檔、檔案保管、檔案登記與統(tǒng)計、檔案利用、檔案保護(hù)、檔案移交、鑒定與銷毀等要求進(jìn)行說明。3、電子檔案管理要求本章節(jié)對特種設(shè)備電子檔案的管理分不同的管理方式做出規(guī)范，考慮到目前特種設(shè)備從業(yè)單位的管理水平基本停留在紙質(zhì)檔案管理的階段，鼓勵有能力有條件的單位以信息化管理為手段，轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，提高管理的效率和水平。4、評價與改進(jìn)本章節(jié)對特種設(shè)備技術(shù)檔案管理的評價與改進(jìn)要求做出規(guī)范，鑒于目前特種設(shè)備從業(yè)單位的管理水平有限，只提出了評價與改進(jìn)的管理要求和原則性要求。（四）與現(xiàn)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系目前，還沒有關(guān)于特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，本標(biāo)準(zhǔn)彌補了國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在此方面的缺失。（五）貫徹本標(biāo)準(zhǔn)的要求和措施建議本標(biāo)準(zhǔn)實施后，由廣東省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局推薦給廣東省內(nèi)特種設(shè)備生產(chǎn)（含設(shè)計、制造、安裝、改造、修理）、經(jīng)營、使用、檢驗、檢測單位，在特種設(shè)備技術(shù)檔案的管