人力資源管理論文-淺談如何運(yùn)用工作說(shuō)明書(shū).doc

人力資源管理論文-淺談如何運(yùn)用工作說(shuō)明書(shū)【摘要】文章描述了工作說(shuō)明書(shū)在XM公司人力資源開(kāi)發(fā)與管理體系中的應(yīng)用，特別是在公司的人才招聘、員工培訓(xùn)、工作績(jī)效考評(píng)的應(yīng)用，我們可以從實(shí)際的應(yīng)用中看到工作說(shuō)明書(shū)合理應(yīng)用明顯使員工的滿(mǎn)意度明顯增加，工作主動(dòng)性和積極性提高，離職率下降，組織的工作效率有較明顯的提高。【關(guān)鍵詞】工作說(shuō)明書(shū)招聘培訓(xùn)績(jī)效考核XM公司是浙江蘭溪市一家生產(chǎn)、銷(xiāo)售鋁合金百葉窗材料及鋁合金百葉窗成品的有限責(zé)任公司。其前身是一家制作布窗簾的個(gè)體戶(hù)。公司成立于1993年，所有權(quán)屬于一對(duì)夫婦，丈夫任董事長(zhǎng)分管生產(chǎn)，妻子任總經(jīng)理分管銷(xiāo)售。公司所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)完全統(tǒng)一，是典型的家族企業(yè)。XM公司一直在窗簾行業(yè)發(fā)展，1996年通過(guò)對(duì)窗簾市場(chǎng)前景的準(zhǔn)確預(yù)測(cè)，公司轉(zhuǎn)產(chǎn)鋁合金百葉窗銷(xiāo)售并順利發(fā)展。公司的組織結(jié)構(gòu)以及工種（職位）也一直很簡(jiǎn)單。公司的一切事務(wù)不分大小都由總經(jīng)理夫婦直接決策?，F(xiàn)在隨著其市場(chǎng)份額的快速增長(zhǎng)，公司規(guī)模在迅速擴(kuò)大，僅憑老板個(gè)人來(lái)管理整個(gè)公司已是力不從心了。由于管理不到位而造成的損失也日益顯著，長(zhǎng)期合作的客戶(hù)對(duì)公司產(chǎn)品服務(wù)的投訴也逐漸增多。員工對(duì)公司的抱怨也以各種形式不斷發(fā)生，導(dǎo)致工作質(zhì)量與效率的下降，員工流失率不斷上升，招聘成本上升等等問(wèn)題反復(fù)發(fā)生，且有不斷加劇的跡象。面對(duì)這樣嚴(yán)峻的形勢(shì)，MX人力資源部開(kāi)始著手進(jìn)行人力資源管理的變革，人力資源管理中的基礎(chǔ)工作是工作的分析和設(shè)計(jì)。運(yùn)用此次工作分析和設(shè)計(jì)的成果-工作說(shuō)明書(shū)，對(duì)XM公司組織結(jié)構(gòu)以及人力資源開(kāi)發(fā)與管理體系進(jìn)行了調(diào)整、完善。在一定程度上解決了XM公司目前人力資源開(kāi)發(fā)與管理方面存在的幾個(gè)突出問(wèn)題。一、工作說(shuō)明書(shū)在招聘中的應(yīng)用工作說(shuō)明書(shū)所提供的信息包括工作的主要任務(wù)，以及具備的人才條件。根據(jù)公司的人力資源規(guī)劃、公司各部門(mén)的需求以及工作分析的結(jié)果來(lái)確定所需要的人員配備及組織內(nèi)已有的人力資源狀況。如果某崗位出現(xiàn)空缺，根據(jù)公司的激勵(lì)制度首先考慮內(nèi)部招聘，如果內(nèi)部有合適人選依據(jù)工作說(shuō)明書(shū)和內(nèi)部招聘程序進(jìn)行內(nèi)部人力資源調(diào)配工作。如果不能從內(nèi)部招聘，則要根據(jù)空缺崗位的工作說(shuō)明書(shū)要求進(jìn)行外部招聘工作。根據(jù)公司制度由部門(mén)主管提出招聘申請(qǐng)報(bào)人力資源部，人力資源部根據(jù)公司人力資源規(guī)劃和定員定崗標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)是否需要招聘，如果需要報(bào)總經(jīng)理審批。為了激勵(lì)內(nèi)部員工，可以根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)的崗位晉升路線(xiàn)圖優(yōu)先考慮內(nèi)部招聘；如需外部招聘，根據(jù)招聘的崗位和人員素質(zhì)要求確定招聘渠道。此外，還可以根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)中的工作內(nèi)容、任職條件等確定面試內(nèi)容，在面試過(guò)程中，讓面試者進(jìn)行初次述職，一方面可以考察其對(duì)本崗位的認(rèn)識(shí)，另一方面可以考察其工作經(jīng)歷的真實(shí)性。招聘預(yù)算，則需要考慮招聘人數(shù)、招聘渠道等，這項(xiàng)內(nèi)容難以完全依靠工作說(shuō)明書(shū)來(lái)進(jìn)行判定。招聘時(shí)間則需要根據(jù)最遲到崗時(shí)間的要求來(lái)考慮。根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)制定的招聘流程如圖1所示，對(duì)招聘渠道進(jìn)行了調(diào)整，面試人員、面試內(nèi)容等都進(jìn)行了合理安排，招聘效率明顯提高。但在對(duì)因組織結(jié)構(gòu)調(diào)整出現(xiàn)的新管理職位進(jìn)行招聘時(shí)，效果不明顯。因?yàn)樗麄兤毡閷?duì)中小家族企業(yè)的信譽(yù)尚缺乏信任。為了吸引這類(lèi)人才，公司需要在其他制度方面進(jìn)行改革，如集權(quán)與分權(quán)程度，高層次人才激勵(lì)手段，信譽(yù)保障等。二、工作說(shuō)明書(shū)在培訓(xùn)中的應(yīng)用設(shè)計(jì)組織的培訓(xùn)計(jì)劃和人才開(kāi)發(fā)計(jì)劃都需要運(yùn)用工作分析與設(shè)計(jì)所獲得的信息，工作分析與設(shè)計(jì)以及作為結(jié)果的工作說(shuō)明書(shū)顯示出了工作本身要求雇員具備哪些技能，從而自然也就能夠了解雇員的培訓(xùn)需求，根據(jù)培訓(xùn)需求制定培訓(xùn)計(jì)劃，才有可能使培訓(xùn)具有針對(duì)性、及時(shí)性和有效性。具體操作如下：根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)中的職位知識(shí)、技能與員工實(shí)際工作績(jī)效進(jìn)行對(duì)照，分析績(jī)效落差原因，如果原因是因?yàn)楣ぷ髡f(shuō)明書(shū)的原因，則需要對(duì)其進(jìn)行修改，如果是員工原因，則需要分析原因出此哪一方面，從而確定是否可以通過(guò)培訓(xùn)消除績(jī)效落差以及培訓(xùn)的目的、內(nèi)容、方式等。根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)制定的培訓(xùn)程序，XM公司對(duì)員工的培訓(xùn)進(jìn)行了一個(gè)科學(xué)規(guī)劃，主要從員工工作態(tài)度和工作能力兩方面績(jī)效落差的原因進(jìn)行分析，從而根據(jù)分析結(jié)果確定培訓(xùn)目的、內(nèi)容、方式、效果評(píng)價(jià)。這樣既為員工創(chuàng)造了學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，促進(jìn)了員工的發(fā)展，提高了員工積極性，也增強(qiáng)了整個(gè)組織的效率。目前，由于市場(chǎng)部的員工營(yíng)銷(xiāo)知識(shí)與能力普遍偏低，跟不上公司快速發(fā)展的步伐，公司正在對(duì)市場(chǎng)部的員工進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)培訓(xùn)。培訓(xùn)的員工初步反映良好，普遍認(rèn)為對(duì)目前工作起到了很好的指導(dǎo)作用。同時(shí)公司對(duì)新職員工也開(kāi)展了為期一周的培訓(xùn)，并且有入職指引人負(fù)責(zé)指導(dǎo)。三、工作說(shuō)明書(shū)在績(jī)效考核中的應(yīng)用有效的績(jī)效考核對(duì)組織工作績(jī)效起著積極的作用。在考核過(guò)程中要遵循一定的原則：適當(dāng)選取考評(píng)內(nèi)容和方法、明確考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、考評(píng)結(jié)果反饋、增加考評(píng)的民主度和透明度等。根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)中的工作職責(zé)則制定業(yè)績(jī)考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)；職位特點(diǎn)則確定了考評(píng)的周期、方法，工作關(guān)系決定了參與考評(píng)的人員。2006年年終考評(píng)是根據(jù)新的績(jī)效考評(píng)流程開(kāi)展的。此次考核內(nèi)容包括業(yè)績(jī)考核、能力考核、個(gè)性評(píng)價(jià)?？荚u(píng)人員包括員工自己、部門(mén)主管、同事等，一定程度上改變了過(guò)去老板一人定論的現(xiàn)象。從而改變了過(guò)去老員工拿的多，新員工幾乎沒(méi)份的現(xiàn)象。員工的滿(mǎn)意度提高，尤其是那些優(yōu)秀的新員工。建立在工作說(shuō)明書(shū)基礎(chǔ)上的績(jī)效考核才是有效的績(jī)效考核，才會(huì)對(duì)組織的工作績(jī)效真正起到積極的作用。XM公司績(jī)效考核的積極作用具體表現(xiàn)在：指引員工的行為。員工知道公司對(duì)他們的期望是什么，進(jìn)而自覺(jué)把自己的行為引導(dǎo)到合適方向；監(jiān)督員工行為；做出正確的獎(jiǎng)酬決策，真正起到了激勵(lì)與鞭策的作用；降低了員工的不滿(mǎn)度和流失率。四、工作說(shuō)明書(shū)在薪酬設(shè)計(jì)中的應(yīng)用在薪酬設(shè)計(jì)過(guò)程中一般要遵循以下五個(gè)原則：內(nèi)部公平性原則、外部競(jìng)爭(zhēng)性原則、員工激勵(lì)性原則、經(jīng)濟(jì)性原則、合法性原則。為了吸引并留住公司急需的優(yōu)秀人才，在人才市場(chǎng)上企業(yè)的薪酬要有吸引力，尤其要與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手比較。提高企業(yè)的薪酬水平固然可以增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)。但同時(shí)不可避免地造成人力資本上升，從而在一定程度上削弱了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，所以要堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)性原則。遵守國(guó)家、地方關(guān)于工資的有關(guān)法律這是最基本的原則，必須遵守。通過(guò)工作說(shuō)明書(shū)所提供的工作信息進(jìn)行的工作評(píng)價(jià)，從而區(qū)分影響付薪的工作因素，這樣在一定程度上保證了內(nèi)部公平性。因此工作分析是薪酬設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，但并不是只要有了工作說(shuō)明書(shū)，薪酬問(wèn)題就全部解決了。在薪酬設(shè)計(jì)過(guò)程中不但要綜合考慮以上五個(gè)原則，還要結(jié)合公司人力資源政策以及現(xiàn)有員工的需求狀況。科學(xué)合理的薪酬結(jié)構(gòu)將會(huì)對(duì)人力資源管理起到重要作用。同樣它也是企業(yè)文化的一種外在體現(xiàn)。工作分析可提供績(jī)效考評(píng)的依據(jù)，績(jī)效考評(píng)過(guò)程就是將雇員的實(shí)際工作績(jī)效同要求其達(dá)到的工作績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比的過(guò)程。而雇員應(yīng)當(dāng)達(dá)到何種績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，以及需要完成哪些特定活動(dòng)都需要通過(guò)工作分析來(lái)確定。一般較科學(xué)的薪酬設(shè)計(jì)流程圖見(jiàn)圖2。因此，首先需要進(jìn)行工作評(píng)估。工作評(píng)估是指在一個(gè)組織內(nèi)系統(tǒng)地通過(guò)評(píng)估每一種工作對(duì)于組織的相對(duì)貨幣價(jià)值來(lái)建立起具有內(nèi)部公平性的薪酬結(jié)構(gòu)的過(guò)程。只有對(duì)通過(guò)工作分析獲取的關(guān)于不同工作的信息進(jìn)行評(píng)估才能決定哪些工作值得企業(yè)給予比其他工作更高的報(bào)酬。在本次工作評(píng)估中通過(guò)綜合考慮本次工作分析的目的、經(jīng)費(fèi)預(yù)算不高、公司目前的職位數(shù)量不多以及各種工作評(píng)估方法優(yōu)缺點(diǎn)等因素，從而最終選擇了得分因素法為此次工作評(píng)估的方法。具體步驟：成立工作評(píng)估小組，小組成員由工作分析專(zhuān)家、總經(jīng)理、各部門(mén)主管、經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工共10人組成。根