ACCESS數(shù)據(jù)庫項目案例員工工資.ppt

任務(wù)14、員工數(shù)據(jù)編輯,崗位四：數(shù)據(jù)管理人員工作背景,陳燕是溫州紅星科貿(mào)有限公司人力資源部的一名職員。公司為了加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，凝聚員工人心，決定在員工生日時送他（她）一份生日禮金，生日禮金額度為新人50元，一年以上老員工每年再加10元。 為了加強(qiáng)信息化管理，提高工作效率，人力資源部經(jīng)理要求陳燕建立一個員工生日禮金發(fā)放數(shù)據(jù)庫，每月初打印當(dāng)月員工生日禮金發(fā)放報表，審批后報財務(wù)部支取，在員工生日當(dāng)天用紅包發(fā)給員工本人。,一、工作背景,公司的人力資源管理已經(jīng)部分實現(xiàn)信息化，公司員工的基本人事檔案信息已有Excell電子表格式的現(xiàn)成數(shù)據(jù)。接到這個任務(wù)后，陳燕上根據(jù)自己所學(xué)的有關(guān)數(shù)據(jù)庫知識，決定用辦公室電腦上安裝的Office辦公軟件中的Access2003來建立一個本公司員工生日禮金發(fā)放管理數(shù)據(jù)庫。,二、工作任務(wù),根據(jù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的順序，陳燕決定先建立一個Access數(shù)據(jù)庫，并命名為：“員工生日禮金發(fā)放管理”；再建兩個數(shù)據(jù)表分別命名為：“發(fā)放記錄”和“員工信息”。,三、工作分析,陳燕經(jīng)過和財務(wù)部交流，確定“發(fā)放記錄”表中應(yīng)包含以下信息：“序號”、“工號”、“發(fā)放日期”、“金額”、“已發(fā)放否”等，各字段名稱、數(shù)據(jù)類型、字段屬性等如表14-1 發(fā)放記錄表結(jié)構(gòu)。這些信息可在生成報表時由計算機(jī)自動添加記錄。 “員工信息”表中需要有以下信息：“工號”、“部門”、“姓名”、“性別”、“出生年月”、“聯(lián)系電話”、“進(jìn)公司日期”、“是否在職”等。各字段名稱、數(shù)據(jù)類型、字段屬性等如表14-2 員工信息表結(jié)構(gòu)。這些記錄可在公司員工記錄表（Excel格式）中獲取。,表14-1 記錄表結(jié)構(gòu),表14-2 員工信息表結(jié)構(gòu),四、工作步驟,步驟1：新建“員工生日禮金發(fā)放管理”數(shù)據(jù)庫。 步驟2：新建表“發(fā)放記錄”。 步驟3：用導(dǎo)入表創(chuàng)建表“員工信息”。 步驟4：修改“員工信息”表結(jié)構(gòu)。,步驟1：新建“員工生日禮金發(fā)放管理”數(shù)據(jù)庫,單擊【開始】【所有程序】【Microsoft Office 2003】【Microsoft Office Access 2003】，啟動Access2003。 單擊【文件】【新建（N）】，在Acces程序窗口右側(cè)出現(xiàn)“新建文件”任務(wù)窗格。如圖14-1 Access軟件界面。 單擊的“新建文件”任務(wù)窗格上的“空數(shù)據(jù)庫”，出現(xiàn)“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，選擇“保存的位置”為“桌面”，輸入“文件名”為“員工生日禮金發(fā)放管理”，單擊【創(chuàng)建】按鈕。生成員工生日禮金發(fā)放管數(shù)據(jù)庫。如圖14-2 員工生日禮金發(fā)放管數(shù)據(jù)庫窗口。,小提示：,Access數(shù)據(jù)庫文件的文件擴(kuò)展名是.mdb。Access是Microsoft Office System中的一個套件，它常用于小型數(shù)據(jù)庫管理。,小技巧：,可以直接在桌面，右鍵打開快捷菜單，選擇【新建】【Microsoft Office Access 應(yīng)用程序】，輸入文件名，雙擊打開文件，即可進(jìn)入數(shù)據(jù)庫編輯窗口。,步驟2：新建表“發(fā)放記錄”,在“員工生日禮金發(fā)放管理”數(shù)據(jù)庫窗口，選擇【對象】【表】雙擊【使用設(shè)計器創(chuàng)建表】打開表結(jié)構(gòu)設(shè)計視圖。 輸入【字段名稱】“序號”，選擇【數(shù)據(jù)類型】“自動編號”；輸入【字段名稱】“工號”，選擇【數(shù)據(jù)類型】“文本”，在【字段屬性】【常規(guī)】【字段大小】輸入“4”； 輸入【字段名稱】“發(fā)放日期”，選擇【數(shù)據(jù)類型】“日期/時間”，在【字段屬性】【常規(guī)】【默認(rèn)值】輸入函數(shù)“Date()”； 輸入【字段名稱】“金額”，選擇【數(shù)據(jù)類型】“數(shù)字”，在【字段屬性】【常規(guī)】【字段大小】選擇“整型”，【格式】選擇“貨幣”； 輸入【字段名稱】“已發(fā)放否”，選擇【數(shù)據(jù)類型】“是/否”。 選中字段名稱“序號”單擊程序菜單【編輯】【主鍵】，設(shè)置字段“序號”為主鍵。 單擊程序菜單【文件】【保存】在彈出的“另存為”對話框中輸入表名稱：“發(fā)放記錄”單擊【確定】，完成表的新建，如圖14-3 發(fā)放記錄表設(shè)計視圖。 單擊程序菜單【視圖】【數(shù)據(jù)表視圖】可切換到圖14-4發(fā)放記錄表的數(shù)據(jù)表視圖。,步驟3：用導(dǎo)入表創(chuàng)建表“員工信息”,在“員工生日禮金發(fā)放管理”數(shù)據(jù)庫窗口，選擇【對象】【表】【新建】在打開的如圖14-5新建表對話框中選擇【導(dǎo)入表】單擊【確定】在打開的導(dǎo)入對話框中選擇數(shù)據(jù)源文件“員工信息.xls”單擊【導(dǎo)入】，打開導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А?在導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)е羞x中單選項“顯示工作表”“員工信息”單擊【下一步】，如圖14-6 導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?。 選中“第一行包含列標(biāo)題”單擊【下一步】，如圖14-7導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?。 選擇數(shù)據(jù)的保存位置為“新表中”單擊【下一步】，如圖14-8導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?。 在字段選項中選擇“工號”的索引為“有（無重復(fù)）”單擊【下一步】，如圖14-9導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?。 選中“我自己選擇主鍵”選擇“工號”單擊【下一步】，如圖14-10導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?。 輸入導(dǎo)入到表“員工信息”單擊【完成】，如圖14-11導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)?。 在彈出的如圖14-12 導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)崾敬翱趩螕簟敬_定】，完成表的導(dǎo)入。,步驟4：修改“員工信息”表結(jié)構(gòu),在“員工生日禮金發(fā)放管理”數(shù)據(jù)庫窗口，選擇【對象】【表】“員工信息”單擊【設(shè)計】在打開“員工信息”表的設(shè)計視圖。 依次修改“工號”、“部門”、“姓名”、“性別”、“聯(lián)系電話”等字段屬性中的字段大小為“4”、“8”、“8”、“2”、“11”，修改“是否在職”字段屬性之【查閱】【顯示控件】選擇“復(fù)選框”，單擊程序菜單【視圖】【數(shù)據(jù)表視圖】，在彈出的如圖14-13提示窗口“必須先保存表。是否立即保存表？”單擊【是】。 在彈出的如圖14-14警告窗口“有些數(shù)據(jù)可能已丟失是否還要繼續(xù)？”單擊【是】?？刹榭慈鐖D14-15“員工信息”數(shù)據(jù)表視圖,五、任務(wù)提高,請根據(jù)以上“員工信息”數(shù)據(jù)表所提供的數(shù)據(jù)，嘗試使用設(shè)計器創(chuàng)建表的方法新建“員工信息”表并輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)。,六、知識擴(kuò)展,“數(shù)據(jù)庫”一詞起源于20世紀(jì)60年代，當(dāng)時美國為了戰(zhàn)爭的需要，把各種情報收集在一起并存儲在計算機(jī)里，稱為DataBase（記作DB）。 數(shù)據(jù)是一種物理符號序列，用來記錄事物的情況。數(shù)據(jù)不僅僅指數(shù)字，文字、圖形、圖像、聲音等都是數(shù)據(jù)。 信息是經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)。所有的信息都是數(shù)據(jù)，而只有經(jīng)過提煉和抽象之后具有價值的數(shù)據(jù)才能成為信息。經(jīng)過加工所得到的信息仍然以數(shù)據(jù)的形式出現(xiàn)，此時的數(shù)據(jù)是信息的載體，是人們認(rèn)識信息的一種媒介。 數(shù)據(jù)處理是指如何對各種類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、組織、編碼、存儲、檢索和維護(hù)的過程，其目的是從大量原始的數(shù)據(jù)中抽取出對人類有價值的信息，以作為行動和決策的依據(jù)。,數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成,數(shù)據(jù)庫（DataBase，DB）：指數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中存儲在算機(jī)內(nèi)、有組織、可共享的數(shù)據(jù)集合。它按一定的數(shù)據(jù)模型組織、描述和儲存，具有較小的冗余度，較高的數(shù)據(jù)獨立性和易擴(kuò)展性，可被多個不同的用戶共享。 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DataBase Management System，DBMS）：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的軟件系統(tǒng)，它是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的核心軟件。數(shù)據(jù)庫的一切操作，包括創(chuàng)建各種數(shù)據(jù)庫對象，如表、視圖、存儲過程等，以及應(yīng)用程序?qū)@些對象的操作（如插入數(shù)據(jù)到表中，對表中原有數(shù)據(jù)的檢索、修改、刪除等），都是通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行的。 軟件：指負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫存取、維護(hù)和管理的軟件系統(tǒng)，通常稱為數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。它對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制，起到將用戶程序和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)隔離的作用。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的核心，其功能強(qiáng)弱體現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的性能優(yōu)劣。 硬件：硬件主要指計算機(jī)。鑒于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的要求，數(shù)據(jù)庫主機(jī)或數(shù)據(jù)庫服務(wù)器外存要足夠大，存取效率要高，主機(jī)的吞吐量大，作業(yè)處理能力強(qiáng)。對于分布式數(shù)據(jù)庫而言，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)也是基礎(chǔ)環(huán)境。 用戶：指使用數(shù)據(jù)庫的人員。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中主要有終端用戶、應(yīng)用程序員和管理員三類用戶。,表14-5 關(guān)系數(shù)據(jù)模型術(shù)語之間的對照表,Access 2003基本操作,Access 2003 的安裝 Access 2003的啟動 Access 2003的窗口界面 打開數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù)庫的保存 Access 2003的退出,圖14-17 Access 窗口界面,數(shù)據(jù)庫的設(shè)計與創(chuàng)建,數(shù)據(jù)庫的設(shè)計 新建數(shù)據(jù)庫 新建“空數(shù)據(jù)庫”數(shù)據(jù)庫 利用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眲?chuàng)建數(shù)據(jù)庫,表的創(chuàng)建與基本操作,數(shù)據(jù)表（簡稱“表”）是記錄的集合，是數(shù)據(jù)庫的基本組成部分。一個數(shù)據(jù)庫里可以有多個數(shù)據(jù)表，它們包含了數(shù)據(jù)庫的所有信息。表是一種關(guān)于特定主題的數(shù)據(jù)集合，最好為數(shù)據(jù)庫的每個主題建立不同的表，以提高數(shù)據(jù)庫的效率，減少輸入數(shù)據(jù)的錯誤率。表中的數(shù)據(jù)都以行（稱為記錄）和列（稱為字段）的格式來組織。圖14-20是一個表在數(shù)據(jù)