公司信貸檔案管理制度.doc

公司信貸檔案管理制度額貸款有限公司信貸檔案管理實施細則為加強信貸檔案管理，重要檔案做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上完全保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。一、信貸檔案的概念信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。信貸業(yè)務檔案管理流程圖：信貸業(yè)務授權(quán)、授信調(diào) 查審 查審 批貸后管理形成信貸業(yè)務檔案系統(tǒng)影像資料掃描文本檔案資料管理移交立卷和保管歸檔提取權(quán)證類檔案銷毀第二節(jié) 檔案管理責任制一、工作職責1、負責公司種類檔案的整理、編號、保管。2、歸檔范圍：1)公司業(yè)務經(jīng)營資料、財務、信貸資料；2)公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料；3)科學技術(shù)、財務審計資料；4)勞動工資、人事檔案；5)會議記錄、決議、決定、委任書； 3、保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 4、檔案的借閱與索?。?1)總經(jīng)理副,經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔； 2)公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)副經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)； 3)司法部門、上級管理部門、外單位，調(diào)閱檔案，必須先經(jīng)總經(jīng)理簽批同意，檔案管理員在場陪同，查閱相關(guān)檔案。對被查閱的檔案，可摘錄和復制，但不得外帶。5、檔案的銷毀： 1）、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料； 2)、若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)風險管理部批準后方可銷毀。 3)、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。二、系統(tǒng)影像資料處理（一）人員運行管理員、信貸業(yè)務相關(guān)人員、系統(tǒng)影像資料掃描人員。（二）職責1、運行管理員負責在系統(tǒng)的人員設置中預定義掃描人員。2、信貸業(yè)務相關(guān)人員負責在系統(tǒng)中對需掃描影像資料進行預定義。3、系統(tǒng)影像資料掃描人員負責在系統(tǒng)中掃描、刪除或作廢影像資料。二、文本檔案資料管理（一）移交1、人員信貸業(yè)務相關(guān)人員、檔案管理員（可由信貸管理部門相關(guān)人員擔任，也可由其他部門相關(guān)人員擔任）。2、職責(1) 信貸業(yè)務相關(guān)人員負責按時移交信貸檔案，并對所移交檔案資料的完整性和規(guī)范性。3、流程 （1）業(yè)務發(fā)生后或貸后監(jiān)測檢查完成后，信貸業(yè)務有關(guān)人員在5個工作日內(nèi)整理好業(yè)務原始資料，登記信貸管理系統(tǒng)，編織信貸員檔案移交清單，列清楚所有信貸資料。如確因客觀原因暫時無法收集齊全的，要在清單中注明情況。（2）檔案管理員按照清單所列內(nèi)容與信貸資料逐一進行核對，審查檔案資料是否完整、規(guī)范。對內(nèi)容不全的，應督促信貸業(yè)務有關(guān)人員補齊資料或在移交清單上注明情況。（3）交接雙方在信貸檔案移交清單上簽字確認后，信貸業(yè)務有關(guān)人員將全部資料移交給檔案管理員。信貸業(yè)務有關(guān)人員可對業(yè)務資料復印保存。（4）對移交的抵押、質(zhì)押等所有權(quán)證明文件，檔案管理員應填寫收據(jù)，一式二份，一份給抵押或質(zhì)押人；一份存檔留底，待信貸業(yè)務完結(jié)后，憑此收據(jù)將有關(guān)文件資料退還客戶。（二）立卷和保管1、人員檔案管理員。2、職責在規(guī)定時間內(nèi)完成信貸業(yè)務檔案的整理、立卷工作；定期對檔案的保管情況進行檢查，并書面記錄檢查結(jié)果；監(jiān)督、指導信貸業(yè)務相關(guān)人員及時更新、調(diào)查信貸業(yè)務立卷資料，確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性和有效性。（三）歸檔1、人員檔案管理員2、職責按規(guī)定將信貸業(yè)務檔案歸檔。3、流程（1）憑會計部門的收回貸款本息通知單或其他能夠表明信貸業(yè)務終結(jié)的證明，將已結(jié)清債權(quán)債務的合同文本及該筆業(yè)務的其他檔案盒中抽出，相應修改抽出檔案卷內(nèi)的文件目錄和檔案盒封面，加蓋收回印戳，將檔案轉(zhuǎn)入該客戶的歸檔區(qū)保管。（2）填寫檔案皮的歸檔號，將檔案裝入歸檔區(qū)對應年度的檔案盒中，填制檔案盒封面，建立已歸檔檔案保管清冊。（四）提取權(quán)證類檔案1、人員信貸業(yè)務機關(guān)人員、檔案管理員、總經(jīng)理。2、職責（1）信貸業(yè)務相關(guān)人員負責填制出庫單。（2）檔案管理人員負責辦理相關(guān)手續(xù)。（五）銷毀1、人員檔案管理員、監(jiān)銷人（一般由信貸部門和檔案管理部門相關(guān)人員擔任）、總經(jīng)理。2、職責（1）檔案管理員負責編制信貸業(yè)務檔案銷毀清冊、提出銷毀意見并實施銷毀。（2）監(jiān)銷人負責清點核對需銷毀的信貸業(yè)務檔案，銷毀后在銷毀清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷報告總經(jīng)理。（3）總經(jīng)理負責對檔案管理員提交的資料進行審查并簽署意見；了解檔案銷毀情況。3、流程（1）對規(guī)定保管期滿后可銷毀的信貸業(yè)務檔案，檔案管理員應編制信貸業(yè)務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，提出銷毀意見，總經(jīng)理。（2）總經(jīng)理在信貸業(yè)務檔案銷毀清冊上簽署意見。（3）對同意銷毀的，由檔案管理部門和信貸部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務檔案前，按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對。（4）銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。附件1信貸業(yè)務檔案調(diào)閱單調(diào)閱單位調(diào)閱人調(diào)閱