采購管理制度44748.doc

采購管理制度1 總則1.1目的 為了規(guī)范公司各類采購行為，明確公司各部門在采購活動中的職責分工，加強對采購活動的有效管理，保證公司采購活動遵守國家法律、法規(guī)和公司管理政策，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，降低采購成本，爭取公司的綜合最佳效益，特制定本制度。1.2依據(jù) 本制度依據(jù)中華人民共和國招標投標法和中華人民共和國合同法等有關(guān)法律法規(guī)及公司相關(guān)管理政策等制定。1.3適用范圍 固定資產(chǎn)采購、低值易耗品采購、接待物品、大型辦公設(shè)備采購與維修等。1.4基本原則(1)公司所有員工在進行合同與采購活動中應嚴格遵守本規(guī)定及公司有關(guān)政策、程序、制度，采購活動應盡量實現(xiàn)充分競爭，遵循公開、公平、公正和誠信原則，保證采購質(zhì)量，努力降低成本；(2)參與采購的相關(guān)人員應客觀公正地履行職責，遵守職業(yè)道德，保守公司商業(yè)秘密，廉潔奉公；(3)各部門須嚴格在批準的年度采購預算范圍內(nèi)，制定詳細周密項目采購計劃。過程進行不得以緊急采購或其他原因為由，或?qū)㈨椖炕麨榱?，繞過必要的審批或回避競爭性采購方式。對處于關(guān)鍵路徑上的突發(fā)性緊急采購，按緊急采購程序處理；(4)公司所有采購不得由一個人單獨完成采購全過程，雙人制采購；(5)采購應當優(yōu)先采購低耗能、低污染、通過環(huán)境管理體系認證企業(yè)的貨物、工程和服務；(6)采購和合同管理工作應做到有章可循、有人負責、有人檢查、有據(jù)可查。每項采購和合同管理過程均需有完整的文件和記錄。1.5采購權(quán)限(1)采購金額超過10000元，采購招標委員參與見證招評標全過程。由采購秘書組織相關(guān)采購招標委員會成員參會進行討論，討論議題形成會議紀要以留備檔；(2)行政部采購人員負責公司日常1萬元以下物品采購。注：其他非采購組成員購買公司或高管所需物品，請遵守公司財務部報銷制度。由行政部經(jīng)理審核并負責完成報銷流程，非采購組成員不可走購買物品報銷流程；(3)1萬元以上10萬元以下參與人員增加分管副總、審計部負責人、財務負責人或財務主管、采購物品及設(shè)備的負責人及經(jīng)辦人；(4)10萬元以上采購招標委員會成員，必須參加人：分管副總、高管以外的其他委員、高管參加人數(shù)不低于三人(含)。2 職責和分工 合同采購過程中各職能部門應按分工履行應盡的職責，使公司相關(guān)政策與程序得到有效執(zhí)行，同時也應強調(diào)職能部門之間的團隊協(xié)作，以取得在總體上的最佳效益。2.1行政部的職責(1) 根據(jù)批準的采購計劃，牽頭組織并實施采購，包括負責組織資格評審、招標、評標和合同簽訂，負責完成采購流程并同相關(guān)部門完成驗收入庫；(2)牽頭組織招標文本的統(tǒng)稿及審核；負責在合同簽訂前牽頭對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查；(3)若采購合同履行過程中發(fā)生爭議、仲裁和訴訟等法律事務，必要時向公司法律顧問進行咨詢；(4)負責組織合同談判；辦理支付申請；負責合同結(jié)算；負責合同執(zhí)行情況的總結(jié)和分析，歸檔合同文件；建立并維護與公司采購相關(guān)的信息系統(tǒng)；(5)負責臨時采購或緊急采購的具體實施。2.2相關(guān)歸口部門/技術(shù)部門/使用部門的職責（1）編制年度各項采購預算，對超出預算的采購，提出預算變更申請；（2）提出采購流程申請，確定采購物項和服務的質(zhì)保等級，跟蹤流程審批；（3）提供潛在供應商信息；（4）參加對潛在供應商的資格評審；（5）組織編寫招標文本和合同文本的內(nèi)容；（6）參與商務談判；（7）負責采購的驗收。2.3財務部的職責根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及合同的規(guī)定，審核支付所需文件、票據(jù)的有效性、合法性，辦理相關(guān)支付手續(xù)。負責發(fā)票、交付款、尾款處理、驗收入庫等事項。2.4審計部的職責對采購和合同管理活動的真實性、合規(guī)性以及效益性進行獨立監(jiān)督和評價；其中包括：監(jiān)督一定金額以上采購項目的招評標過程，審核其合同推薦書；根據(jù)需要，對采購項目的招評標過程及合同管理進行不定期的監(jiān)督和評價。負責整個采購流程的合理性、合規(guī)性、合法性，保證采購項目的最優(yōu)化。2.5法務部的職責負責在合同簽訂前對合同文本的合法性、完整性、準確性和嚴密性進行審查，處理合同爭議、仲裁和訴訟等法律事務。3 供應商及采購合同管理3.1供應商的資質(zhì)審查行政部招標采購人員負責組織供應商資格審查，從資質(zhì)、信用、技術(shù)能力、財務狀況、安全質(zhì)保等方面進行審查；資格審查報告應經(jīng)參加審查的全體成員簽字，報授權(quán)人批準。3.2投標人選擇推薦投標人時應首先從供應商庫內(nèi)選?。蝗缧柽x擇供應商庫以外的供應商作為投標人， 由行政部負責進行資格審查，審查合格后按照招標流程進行招標。3.3供應商庫的建立行政部建立供應商庫，持續(xù)改進并完善。3.4供應商庫的維護行政部負責補充、復審和更新供應商庫，并組織對供應商合同執(zhí)行情況進行評價，將評價意見列入供應商庫。3.5合同文本行政部提供合同文本，報法務部審核。行政部建立采購合同檔案，填制合同臺賬，以留存?zhèn)洳椤? 采購管理4.1采購申請審批流程所有采購申請均需走OA流程審批；各部門應根據(jù)需求分類別填寫相關(guān)采購物品申請表，申請獲批準后的執(zhí)行應嚴格控制，原采購項目范圍如有變化，應補充審批并說明原因。4.2采購方式采購方式包括競爭性采購和非競爭性采購，非競爭性采購應嚴格控制。競爭性采購包括競爭性談判（一般不涉及）、詢價采購；非競爭性采購包括議標、緊急采購和特殊物品采購。競爭性談判：指通過與兩家或兩家以上潛在供應商談判的方式確定供應商，適用于技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目。詢價：指同時向三家或三家以上的潛在供應商進行書面詢價，潛在供應商一次報出不得更改的價格條件后，選擇價格最低或價格條件最優(yōu)者為供應商。適用于采購標的規(guī)格標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。議標：指與獨家供應商進行談判的采購方式。緊急采購：指公司在發(fā)生不可預見事件或突發(fā)事件時進行的采購。緊急采購應事先申請，經(jīng)授權(quán)人批準后實施，事后應按相關(guān)規(guī)定補辦審批手續(xù)特殊物品采購：指由于特殊要求產(chǎn)生的指定性的采購。申請部門填寫特殊物品采購申請表，申請獲批準后采購人員方可實施采購。4.3采購方式的選擇采購方式由招標采購委員會提出建議，報主管領(lǐng)導批準。對于采購金額大于10000元（含10000元）的采購項目，應采用競爭性采購方式；對于采購金額小于10000元的采購項目，可采用非競爭性采購方式中的議標采購方式；低值易耗品、辦公設(shè)備等常用物資的采購需與之前通過競爭性采購確定的供應商簽訂年度固定單價合同，由其統(tǒng)一供應。年度內(nèi)凡屬低值易耗品、辦公設(shè)備等常用物資（含零星物資采購），不再單獨向其它供應商采購。特殊情況經(jīng)（副)總裁批準可不受采購金額限制采用非競爭性采購方式進行采購。4.4競爭性采購對于競爭性采購的項目，采購金額大于10000元，審計部門或招標委員會（暫無）介入監(jiān)督。小于10000元的采購，由行政部根據(jù)采購流程實施采購。競爭性采購流程包括采購計劃申報、詢價、采購、請款、發(fā)票、入庫、出庫、盤點。 4.4.1采購計劃申報各部門通過OA辦公自動化系統(tǒng)進行采購申報，流程審批通過后形成OA單據(jù)，采購人員根據(jù)單據(jù)內(nèi)容核對庫存情況后執(zhí)行采購。 4.4.2詢價采購人員根據(jù)采購計劃向潛在不少于3家供應商發(fā)出詢價單，詢價單中列出供應商名稱，物資名稱、型號、報價及交付日期等。物資采購員對其進行評估后，形成綜合評價書面文檔采購方案對比表，交由行政部經(jīng)理，由主管副總裁及相關(guān)部門對其決定取舍。4.4.3采購采購人員根據(jù)詢價情況，組織與其中標單位簽訂合同，合同審批表送達相關(guān)部門逐級審核，常務副總裁審核同意后進行采購。由物資驗收員驗收合格后由倉庫管理人員審核。4.4.4付款根據(jù)合同約定填寫合同付款審批表。如為分次付款，申請人在申請時需明確前期付款金額，本次付款節(jié)點及金額。4.4.5發(fā)票、收款收據(jù)供應商出具發(fā)票并提供相關(guān)收據(jù)后執(zhí)行付款。若有合同，在簽訂合同時可約定發(fā)票的提供時點及發(fā)票的類別是增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票。如果合同中未予約定，基于對公司有利的原則，應盡量讓對方開具增值稅專用發(fā)票。特殊情況下，如對方無法開具發(fā)票，需對方開具相關(guān)收據(jù)后，先執(zhí)行付款后，由采購人員另行找尋替代替票，報銷時需要提供由主管副總簽字同意的書面說明。4.4.6入庫、出庫、盤點貨品送達后辦理驗收、入庫、出庫、盤點等相關(guān)程序。貨物在驗收入庫、使用出庫、期末盤點時需遵循辦公用品領(lǐng)取及歸還管理辦法、固定資產(chǎn)管理制度等具體管理要求執(zhí)行。4.5非競爭性采購4.5.1非競爭性采購主要是議標采購，指與獨家供應商進行議標采購的方式，議標應嚴格控制。4.5.2如確實無法進行競爭性采購或有足夠的理由說明議標對公司最為有利且滿足下列條件之一的，可采取議標采購：(1)曾在該供應商處采購了貨物、設(shè)備、技術(shù)或服務，出于標準化的考慮，或因需要與現(xiàn)有的貨物、設(shè)備、技術(shù)或服務配套，并考慮到原先的采購能有效滿足需要，且與目前的市場價格相比，采購價格合理，而不宜另選其他貨物或服務來予以代替，可繼續(xù)向原供應商采購；(2)因某些特殊原因。4.6緊急采購在特殊情況下或者高管緊急需要時可直接采取緊急采購的方式，緊急采購事后應補齊采購手續(xù)。若采購流程需要的單據(jù)和相關(guān)報銷手續(xù)沒有補齊，財務部不予報銷。5 評 標5.1評標原則：所有采購項目采用合理最低價或綜合評分的評標原則。5.2合理最低價評標原則是指能夠滿足招標內(nèi)容的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的投標價格為最低者中標。5.3綜合評分評標原則是指能夠最大限度地滿足招標文件中的各項綜合評價標準，綜合得分最高者中標。5.4對于技術(shù)含量不高且沒有質(zhì)保等級的項目原則上采用合理最低價中標的評標原則。6定標與合同簽訂6.1總裁、常務副總裁根據(jù)評標小組提出的書面報告和推薦的中標候選人確定中標人；如無書面說明，總裁、常務副總裁應當確定排名第一的中標候選人為中標人。排名第一的中標候選人放棄中標、因不可抗力提出不能履行合同，或者招標文件規(guī)定應當提交履約保證金而在規(guī)定的期限內(nèi)未能提交的，授權(quán)人可以確定排名第二的中標候選人為中標人。排名第二的中標候選人因前款規(guī)定的同樣原因不能簽訂合同的，授權(quán)人可以確定排名第三的中標候選人為中標人；根據(jù)已審核、批準的簽訂合同/訂單推薦書，商務部門方可向中標人發(fā)出中標通知書。此外，還應書面通知未中標的投標人，但僅限于通知它未中標事宜，不涉及其它事項和其它方的任何資料；為規(guī)避風險，除由于商業(yè)慣例經(jīng)內(nèi)部批準外，必須要求中標人在合同簽訂前提供履約保證金。6.2在領(lǐng)導選定候選中標單位順序后，具體執(zhí)行部門當按照上述順序依次與候選中標單位就合同價格展開再次洽談，以爭取更有利的價格空間，相關(guān)部門需及時將洽談結(jié)果上報領(lǐng)導，以備領(lǐng)導決策。6.3合同（協(xié)議）須由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字，并視需要加蓋印章或合同專用章。7