秘書文檔管理考試復(fù)習(xí)資料.doc

秘書文檔管理期末復(fù)習(xí)名詞解釋：1、文書廣義：?jiǎn)挝粌?nèi)從事文件、書信的制作、處理和管理工作的人員人們?cè)谏a(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)、管理事務(wù)、交流情況，依照一定的體式制作的具有現(xiàn)實(shí)效用的文字材料狹義：特指組織機(jī)構(gòu)使用的公務(wù)文書。P102、檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。P143、檔案著錄檔案著錄是指在編制檔案檢索工具時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和格式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。P3084、大事記大事記又稱年表、年譜、大事紀(jì)念等，是以檔案記載為主要依據(jù)，按時(shí)間順序簡(jiǎn)要地記述一定歷史時(shí)期的重大事件和重要活動(dòng)的史料型參考資料。P3395、檔案整理工作檔案整理工作是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它是將處于零亂狀態(tài)的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成一個(gè)有序體系的工作。6、全宗全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或任務(wù)在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館的基本分類和管理單位。7、企業(yè)文檔企業(yè)文檔包括企業(yè)文書和企業(yè)檔案，是企業(yè)各個(gè)方面的真實(shí)記錄，反映了企業(yè)的現(xiàn)實(shí)與歷史面貌，同時(shí)也是各類企業(yè)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等管理活動(dòng)時(shí)使用的重要工具。簡(jiǎn)答題：1、文書工作的原則及時(shí)原則。文書工作具有很強(qiáng)的實(shí)踐性，只有文書工作做到了及時(shí)迅速，組織信息才能及時(shí)傳遞溝通，才能提高效率，該辦的事務(wù)才能及時(shí)辦理，不至于出現(xiàn)延誤時(shí)機(jī)或耽誤工作的失誤。準(zhǔn)確原則。公文涉及的內(nèi)容大則關(guān)乎國(guó)計(jì)民生，小則關(guān)乎工作成敗。公文內(nèi)容要準(zhǔn)確地表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖；公文內(nèi)容要；符合客觀實(shí)際，不能主觀臆想；文種選擇要準(zhǔn)確，要審慎選擇；文字表達(dá)要準(zhǔn)確，不能模糊其意、含混其詞；收文機(jī)關(guān)要準(zhǔn)確，不能發(fā)錯(cuò)對(duì)象。安全原則。一要保護(hù)文件材料的物質(zhì)安全，使其不受損、不丟失；二要保證機(jī)密文件不泄密。精簡(jiǎn)原則?？刂乒臄?shù)量，簡(jiǎn)化公文處理程序，提高公文辦理的效率。2、文書制作過程制文階段：交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核制發(fā)階段：打字排版、校對(duì)、印制、用印P653、文書辦理特點(diǎn)連續(xù)性。文書辦理工作是由諸多相互聯(lián)系的環(huán)節(jié)構(gòu)成的，不同環(huán)節(jié)之間具有相互銜接的連續(xù)性。時(shí)效性。辦文人員必須在一定的時(shí)間范圍內(nèi)完成文書辦理工作，不允許將工作任意提前或無故延后。保密性。秘書不僅要保證在辦理過程中不失密、不泄密，還要保證傳閱和辦理活動(dòng)中文件的載體安全和密級(jí)安全。繼承性。文書工作已經(jīng)逐漸與社會(huì)組織其他日常辦公活動(dòng)融為一體，顯現(xiàn)出集成化的發(fā)展趨勢(shì)。規(guī)范性。主要體現(xiàn)在文書辦理程序和文書辦理工具的規(guī)范性。P1084、收文辦理的程序收文辦理的程序，就是收文處理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，即收文處理的方法、步驟，由收進(jìn)階段和閱辦階段組成。收進(jìn)階段包括簽收、拆封、登記、附文件處理單等環(huán)節(jié)；閱辦階段包括擬辦、批辦、分發(fā)、承辦、注辦、催辦、立卷歸檔等環(huán)節(jié)。P1195、文書管理原則統(tǒng)一管理原則。做到有法必依，上下一致，職責(zé)明確，分工合理。分類管理原則。可是依據(jù)文書的性質(zhì)、內(nèi)容、種類，也可以是密級(jí)、保管期限等。安全保密原則。方便利用原則。文書管理工作要提倡“管而不死，活而不亂”的作法，做到原則性和靈活性的統(tǒng)一。P1526、文書保管的辦法分類保存。平時(shí)歸卷。裝入文件盒（夾）。存放有序。嚴(yán)格借閱制度。P1557、歸檔文件整理的意義簡(jiǎn)化文檔整理工作，提高工作效率。促進(jìn)文檔管理一體化，推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化。立足現(xiàn)有管理要求，兼容既往管理方式8、檔案保管工作的任務(wù)檔案保管工作的任務(wù)就是要了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的安全。P2629、檔案利用工作的地位和作用檔案利用工作是檔案工作的重要內(nèi)容。檔案利用工作是檔案部門服務(wù)于社會(huì)的直接體現(xiàn)。檔案利用工作是對(duì)檔案工作的檢驗(yàn)和促進(jìn)。檔案利用工作是利用者了解檔案部門的重要機(jī)會(huì)P32310、電子文件的特點(diǎn)信息的非人工識(shí)度性。信息的系統(tǒng)依賴性。信息與特定載體之間的可分離性。信息的易變性。信息存儲(chǔ)的高密度性。多種媒體信息的集成性。信息的可操作性。P35611、電子文件技術(shù)鑒定的內(nèi)容真實(shí)性鑒定?？勺x性鑒定。完整性鑒定。有無病毒鑒定。載體狀況檢測(cè)。P368論述題：1、文書和檔案的關(guān)系密切聯(lián)系：文書是檔案的來源，檔案是文書的主要?dú)w宿。文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案區(qū)別：二者在文件生命周期中所出的階段不同，其作用和價(jià)值重點(diǎn)不同只有一部分文書可以變成檔案，檔案只是文書的主要?dú)w宿，而不是文書唯一的歸宿檔案中除由文書變來的部分之外，還有其他部分。P152、文書處理部門立卷的好處便于發(fā)揮文書處理部門熟悉業(yè)務(wù)和文書處理過程的優(yōu)點(diǎn)，可以維護(hù)機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史面貌，提高案卷質(zhì)量和工作效率。由文書部門暫時(shí)保存當(dāng)年的文件，方便承辦人員雖是借閱，減少了歸檔和調(diào)卷的手續(xù)。由文書部門雖是集中立卷，可以防止文件三十，有利于保證文件齊全及保護(hù)黨和國(guó)家機(jī)密的安全。有利于檔案室專門從事檔案的管理、保管、利用等工作，改變機(jī)關(guān)檔案部門“一年工作，八個(gè)月立卷”的被動(dòng)局面。有利于溝通文書部門和檔案部門的聯(lián)系，共同研究文書處理和檔案中的有關(guān)問題，提高機(jī)關(guān)工作水平。P1773、文書工作和檔案工作的關(guān)系密切聯(lián)系:文書工作和檔案工作的對(duì)象有交叉。兩項(xiàng)工作的對(duì)象和主題都是公文，只是公文的生命周期不同而已。文書工作和檔案工作前后相繼。文書工作和檔案工作相互影響。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)和前提，檔案工作是文書工作的繼續(xù)和發(fā)展，只有文書工作到位，文書和檔案兩項(xiàng)工作才能順利銜接，不至于產(chǎn)生矛盾。文書工作和檔案工作長(zhǎng)期處于“一體化”狀態(tài)。區(qū)別：工作對(duì)象不同。一是文書，一是檔案。工作任務(wù)不同。文書工作的任務(wù)是制作、辦理和管理公文，檔案工作的人物是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等。服務(wù)對(duì)象和工作目的不同。文書工作通過公文的制作和辦理來達(dá)到上傳下達(dá)、左右聯(lián)絡(luò)的信息渠道作用，保證先行工作正常進(jìn)行，它既是社會(huì)組織工作的一部分，又為社會(huì)組織現(xiàn)行工作服務(wù)。檔案工作是為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的；其目的主要著眼于歷史，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，著眼于今后，為今后的工作提供參考或憑證。工作機(jī)構(gòu)不同。文書工作由組織內(nèi)部的文書部門、文書人員和業(yè)務(wù)部門擔(dān)當(dāng)；檔案工作除社會(huì)組織檔案部門依附于社會(huì)組織工作外，檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)都是獨(dú)立的機(jī)構(gòu)。4、檔案價(jià)值鑒定的意義便于發(fā)揮檔案的作用。通過鑒定工作，去其糟粕，留其精華，剔除無價(jià)值的檔案，把有價(jià)值的檔案保管好，