OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應用.doc

OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應用【摘要】OA辦公自動化系統(tǒng)使用各種協(xié)議和標準構建適合醫(yī)院使用的信息集成和信息服務的設施?？傮w目標:以確保系統(tǒng)實用、可靠、先進為原則，建立以信息流轉為核心的，以業(yè)務處理相互支配的現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)；在統(tǒng)一的工作平臺下實現(xiàn)信息共享，建立工作流程自動化、圖文傳遞電子化、文檔一體化等的辦公自動化系統(tǒng)，最終提高工作效率和管理水平。本文提出了醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的主要功能模塊，以及每個功能模塊的功能概述.【關鍵詞】辦公自動化系統(tǒng)醫(yī)院信息化管理1OA系統(tǒng)簡介辦公是我們每個人工作中接觸到的最多的事務，辦公自動化并不是計算機和辦公業(yè)務的簡單結合，辦公自動化僅僅是OA系統(tǒng)最初發(fā)展階段人們對其的理解。隨著網(wǎng)絡經(jīng)濟的發(fā)展，市場經(jīng)濟模式從銷售型經(jīng)濟模式轉變到服務型經(jīng)濟模式，行政辦公的內容和方式也發(fā)生了許多的變化，從以前以文檔處理和工作流為主的管理方式，發(fā)展成為以知識的共享和交流，強調協(xié)作和團隊精神的協(xié)同化的辦公和服務,OA越來越成為這種變化的載體?，F(xiàn)今的OA帶來的不僅是行政業(yè)務的制度化、規(guī)范化和高效率，同時帶來了知識經(jīng)濟時代的知識獲取和交流、知識利用以及知識的管理等許多行政管理理念的變革。OA系統(tǒng)發(fā)展有以下三個階段：(1)以數(shù)據(jù)處理為中心的最初的文檔處理系統(tǒng)。這個階段強調的是對數(shù)據(jù)的計算和統(tǒng)計能力，它存在于行政辦公最初的信息化階段。(2)以工作流為中心的，日常行政辦公事務的處理。這種辦公業(yè)務的處理是基于通訊、協(xié)同操作、協(xié)同運行的基礎之上，強調工作流程的自動化和規(guī)范化，以及提高行政辦公效率、降低行政辦公成本。(3)知識管理和協(xié)作系統(tǒng)隨著市場競爭以及企業(yè)和客戶之間聯(lián)系的越來越緊密，企業(yè)和客戶之間越來越需要進行信息的交流和共享，同時企業(yè)員工也需要不斷的學習和獲取企業(yè)中潛在的或別人的知識，避免重復勞動和重復錯誤。因此辦公業(yè)務越來越多的是融入這種對企業(yè)所有知識進行管理和使用的服務中。2OA系統(tǒng)的特點2.1實時通訊提供知識共享和交互環(huán)境，當你有某個問題需要與專家商量時，能夠及時通過基于網(wǎng)絡的電子協(xié)作，找到相關人員，與專家進行深入交流。通過人的實時參與和協(xié)作，實現(xiàn)更有效的協(xié)作2.2信息的廣泛的管理和集成OA系統(tǒng)中著重于文檔的組織和管理，方便用戶的檢索和查詢，在你有某個疑問時，能夠及時地檢索出最有用的知識，正確解決問題。2.3知識門戶的構造隨著企業(yè)和客戶聯(lián)系的越來越緊密，企業(yè)內部的信息和企業(yè)外部的信息的相互交融，信息化應用和服務越來越多的轉到基于WEB的體系結構上，企業(yè)的行政管理決策越來越依靠各種企業(yè)資源系統(tǒng)，如企業(yè)資源信息系統(tǒng)、客戶資源信息系統(tǒng)、質量管理系統(tǒng)等，這個階段的OA系統(tǒng)將是從企業(yè)各種資源中獲取各種信息，使辦公自動化從業(yè)務處理為中心的聯(lián)機事務處理中進展到以分析處理為中心的決策型辦公系統(tǒng)發(fā)展。3醫(yī)院應用OA系統(tǒng)的必要性因為目前很多醫(yī)院都存在著一些問題，由于醫(yī)院中部門繁多，傳統(tǒng)的管理方法往往會造成以下不良現(xiàn)象（1）簽核程序繁瑣，工作相互干擾；（2）人工操作難免疏忽與意外，造成遺失、延誤、缺席等；（3）制度制定后不易迅速執(zhí)行；（4）制度調整更加困難重重；（5）人事組織異動，“適應期”較長；（6）難以掌控工作進度，更無法分析流程合理度；（7）紙張表單難以查詢；（8）制度執(zhí)行人為影響大，效率、質量低下。4OA辦公自動化在醫(yī)院的應用4.1信息交流平臺（1）通知:醫(yī)院工作人員可以使用自己應有的權限在網(wǎng)上選擇對某個人、某些人、某個部門或全體人員發(fā)送各種通知、通告、消息、留言等信息，并可以隨時查看自己已發(fā)和已收的通知，即使一時沒在網(wǎng)上也不會錯過任何信息，及時溝通、協(xié)同工作；（2）新聞:可以直接添加各種業(yè)務、行政、人事等新聞，所有用戶都可以隨時查看，第一時間了解公司信息，支持新聞分類和評論，可以直接上傳文件和圖片；（3）電子郵件:電子郵件功能可以以靈活的方式發(fā)送、接收和閱讀郵件、應答及轉發(fā)郵件和設定跟蹤工作。電子郵件的使用，解決了由人工傳送紙介質或磁介質信息的問題，減少了消耗材料的使用，消除傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端；（4）個人文件夾柜:作為網(wǎng)上的文件柜，員工可以將自己平時積累的文摘、收集的信息、總結的經(jīng)驗、做過的工作、取得的成績、科研資料等各種資源有序的存放在這里進行知識管理，便于需要的時候方便的查閱，而不必再東尋西找，浪費時間；5）文件傳送:傳送的可以把醫(yī)院正規(guī)的文件，它可以將固定格式的文件或圖片、圖表、幻燈片以附件的形式傳送給相關人員，提高文件的快速傳送，提高工作效率。（6）網(wǎng)上業(yè)務：該欄目是為醫(yī)院將來設置，如網(wǎng)上掛號、專家咨詢、費用查詢、網(wǎng)上招標。（7）遠程辦公：提供的移動辦公、網(wǎng)上辦公功能，即使醫(yī)院領導出差在外地，也能像在辦公室一樣高效率地處理事務。（8）個人論壇：為職工提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據(jù)需要可以發(fā)起創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進行自由的談論和發(fā)言，包括進行咨詢、解答和收集意見等。（9）信息查詢：對各種常規(guī)醫(yī)療政策、藥品信息、醫(yī)療圖書資料等查詢如醫(yī)療法規(guī)查詢、英漢字典、省衛(wèi)生廳網(wǎng)站鏈接、藥品查詢等實現(xiàn)網(wǎng)上收集，編輯和發(fā)布單位內部的刊物。刊物編輯將有關信息篩選、匯集成期刊，并在網(wǎng)上發(fā)布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。4.2針對醫(yī)院不同角色實現(xiàn)的功能4.2.1醫(yī)院領導能實施查閱自己所需要查閱的資料。（例如：想查看某人的人事信息，不用象以往那樣，打電話找人事科的負責人，讓其翻箱倒柜找到資料送到自己辦公室，只需要打開電腦，進入我們的系統(tǒng)，它的一些相關信息就可以查詢到?；蛘呓o人事科長發(fā)封郵件，讓其將資料發(fā)到自己郵箱中）能快速而準確的規(guī)劃自己的任務安排工作（作為領導人，各種各樣的會議要求參加，但桌上一堆請柬和通知難免有所遺漏，但電腦就不一樣，用日歷的方式顯示每一天，幾點到幾點有什么安排。當中若有人打電話請領導參加什么活動，也不必查本子和安排，只要看自己的時間安排就可以馬上給對方答復了）。能查看下屬所管轄的各個科主任的工作計劃或者是工作匯報信息。能聽到醫(yī)院各個層次的員工直接發(fā)給你的意見或者建議（作為一個開明而負責的領導人，總想聽他人對工作或者是院務工作的看法和意見，平時的見面和電話不一定能表述明白，但是文字卻是最佳媒介）。與普通員工一起參與網(wǎng)上討論與學術探討（針對任何人開放的各色論壇是大家暢所欲言的場所）。政務公開，可指定職務代理人（將自己的行蹤公之于眾，或者指定自己不在時普通事務的處理人員，避免因人不在而導致某些審批項目受到耽誤的情況發(fā)生）。4.2.2科室主管能查看下屬所管轄員工的工作計劃、工作匯報或工作日志。能快速而準確的規(guī)劃自己的任務安排工作（做為中層管理人員，他們的任務來自幾個方面：院領導的指派，其他部門主管的委托、自己部門下屬的匯報，及自己的任務安排）。對下屬工作人員指派任務監(jiān)控具體項目的進度，實現(xiàn)網(wǎng)上的普通事務處理和電子審批操作。對一些普通的公共事務，且由本部門員工提出的申請進行審批（例如：部門大事記的登記歸檔、部門公告的發(fā)布審核工作等）4.2.3普通員工能通過電子郵件對領導反映問題，和表達自己的意見?？焖俦憬莸墨@取信息和資料。到自己喜歡的論壇與人進行交流和溝通，學習到更多知識和內容?？吹筋I導給自己下達的明確的任務書。實時監(jiān)控自己的申請項目和需要他人審批的內容（例如：自己的請假申請已經(jīng)遞交，要等領導和人事處的批復。平常的話對此將無法知道結果，而現(xiàn)在只要打開電腦就知道領導是否已經(jīng)同意）。很多文字和書面的任務完成簡單方便（例如：領導要求院長辦公室的某人將今年人事部門今年的用車情況匯報一下。以往的話，將查詢大量的資料，然后在電腦里打好，然后打印輸出后拿到領導那里。而現(xiàn)在只要通過系統(tǒng)簡單查詢一下，將結果用郵件發(fā)給領導即可）4.2.4新員工任何一個新員工都可以通過系統(tǒng)中的新員工快速導航，找到自己崗位的職責說明書。對于新人需要查看的全院性的規(guī)章制度，部門規(guī)章制度等信息可以隨時調閱查詢。自己所要辦理的各項手續(xù)，到什么部門，聯(lián)系人是誰等都可以查詢到，這樣親切而周到的環(huán)境能讓員工迅速溶入集體中來。4.2.5院外人員這里主要指病人和病人家屬。可以通過醫(yī)院的門戶，查詢到醫(yī)院每天的開診時間，坐堂專家，醫(yī)療特色、交通指南等各類信息。方便就診和提高醫(yī)院形象?？梢酝ㄟ^直接的網(wǎng)絡上的信訪部門的通道，反映問題，對醫(yī)療、護理等進行投訴或建議。5OA辦公自動化對醫(yī)院發(fā)展突出的四個功能5.1整合醫(yī)院網(wǎng)絡資源，通過網(wǎng)絡技術將醫(yī)院的人力資源、客戶資源、知識資源、經(jīng)驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用。5.2加快信息流通，職能部門下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環(huán)節(jié)。5.3規(guī)范辦公流程，建立起一個緊密、協(xié)調、可靠、簡單的管理機制，讓醫(yī)院充滿活力，促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。5.4提高辦事效率，通過OA管理部門可以有效協(xié)調多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公，信息流通速度成倍提高。6小結通過醫(yī)院對辦公自動化系統(tǒng)的應用將工作人員從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的事務，整體提高了醫(yī)院辦事效率和對信息的可控性，使醫(yī)