商務(wù)部管理制度.doc

.商務(wù)部管理制度為了進一步加強公司的規(guī)范化管理，樹立公司品牌形象，更好的擴大市場份額，迅速提高工作效率，特制定本制度。 第一章 商務(wù)部主要職能及責(zé)任第一條 工作內(nèi)容1、負責(zé)客戶的商務(wù)談判工作；2、負責(zé)公司設(shè)計跟蹤和回訪的工作；3、負責(zé)項目合同的評審并對合同的執(zhí)行狀況進行跟蹤；4、負責(zé)商務(wù)標(biāo)書制作；5、負責(zé)項目報價的制定；6、負責(zé)資質(zhì)文件的管理；7、負責(zé)信息數(shù)據(jù)收集、分類整理、提升收入；8、負責(zé)向合作方提供公司相關(guān)資料和用于招標(biāo)的資質(zhì)文件；9、負責(zé)進行業(yè)務(wù)款項的回收；10、負責(zé)與設(shè)計院和工程顧問公司的溝通與合作，搜集設(shè)計師已近設(shè)計、正在設(shè)計和計劃設(shè)計的項目信息，關(guān)注設(shè)計師項目進展；11、負責(zé)建立設(shè)計院和工程公司檔案，制定并執(zhí)行技術(shù)交流計劃； 12、負責(zé)組織實施公司的對外宣傳和交流會工作； 13、負責(zé)接待客戶來訪、安排客戶考察等工作； 14、負責(zé)產(chǎn)品的出、入庫等庫房管理工作，并每月末與財務(wù)進行核對；15、負責(zé)往來賬項的管理，并于每月末與財務(wù)進行核對.第二條 責(zé)任 1、對商務(wù)標(biāo)書的合格性負責(zé)； 2、對項目報價的合理性負責(zé)； 3、對設(shè)計院、工程顧問公司檔案管理的規(guī)范性負責(zé)； 4、對來訪客戶、考察客戶的滿意度負責(zé)； 5、對收入數(shù)據(jù)與合作方溝通，配合運營解決問題 第三條 權(quán)限 1、有權(quán)對標(biāo)書提出審核意見； 2、有權(quán)調(diào)閱設(shè)計院、工程顧問公司檔案及項目相關(guān)信息； 3、有權(quán)對設(shè)計部的成果提出修改意見； 4、有權(quán)對項目報價提出修改意見； 5、有權(quán)對投標(biāo)策略有建議權(quán). 第二章 商務(wù)部管理規(guī)定及相關(guān)流程 第一條 合同標(biāo)書及技術(shù)資料管理規(guī)定 為強化公司合同管理，保障公司業(yè)務(wù)規(guī)范化、制度化運作，減少和防范法律風(fēng)險，特制定本規(guī)定。 合同的訂立 合同是作為明確合同雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營管理活動中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟往來的，應(yīng)當(dāng)簽定合同。 合同采取書面形式，所謂的書面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國際流行的電子簽名加以確認(rèn)合同內(nèi)容的，首先要經(jīng)公司總裁同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。 公司由財務(wù)部、商務(wù)部對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理，有關(guān)合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由總經(jīng)理實行指導(dǎo)。 禁止倒簽合同（即事實上履行完畢或已開始履行后再行補簽合同）。因倒簽合同引發(fā)爭議的由經(jīng)辦人承擔(dān)責(zé)任。 非制式合同由經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價款或酬金履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任等主要條款。 合同正本訂立一式四份，雙方各執(zhí)兩份，財務(wù)部、商務(wù)部各留存一份。合同審批權(quán)限及流程 公司合同由商務(wù)部負責(zé)擬定，填寫合同審批表，提交公司財務(wù)部進行審核，其最終簽署權(quán)由公司總經(jīng)理簽訂。 第二條 合同、標(biāo)書及技術(shù)資料的歸檔管理1、合同管理：1）合同正本及合同審批表應(yīng)交與商務(wù)部歸檔保管，各部門應(yīng)自留復(fù)印件備檔。2）個人不得擅自散存應(yīng)歸檔的合同，否則給公司造成損失的，公司保留追究其責(zé)任的權(quán)利。3）商務(wù)部應(yīng)遵循完備、整齊、分類檢索和易于查找的原則對其管理的合同進行編號歸檔及妥善管理。4）加蓋合同專用章的空白制式合同由商務(wù)部負責(zé)保管，填寫作廢的合同不得隨意處置或銷毀，應(yīng)在登記后統(tǒng)一進行銷毀。2、工程招標(biāo)文件及技術(shù)資料的管理：1）商務(wù)部招投標(biāo)負責(zé)人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按照招投標(biāo)檔案目錄做好本職范圍內(nèi)有關(guān)資料的收集、審查，相關(guān)各部門審核簽章要注明審核日期，對不完善的工程招標(biāo)文件的做到不移交、不接收。2）項目招投標(biāo)工作結(jié)束后，應(yīng)將該套項目的整套資料收集齊全交由商務(wù)部備檔，因特殊情況資料暫缺的經(jīng)辦人須負責(zé)在十個工作日內(nèi)將資料補齊。3）與工程有關(guān)的技術(shù)資料、資質(zhì)認(rèn)證、檢驗資格證書等應(yīng)統(tǒng)一編檔進行管理，凡公司各部門相關(guān)人員需要借閱者，應(yīng)辦理相關(guān)的借閱手續(xù)經(jīng)部門經(jīng)理審核同意方可借閱。4）所有資料原則上借閱不許帶出辦公室，如有損壞要追究其責(zé)任。檔案資料需復(fù)印的，必須經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。5）公司內(nèi)部技術(shù)資料要加強安全防范，嚴(yán)格保密，確保各類檔案、文件資料完好無損。6）對無保存價值的技術(shù)檔案資料，經(jīng)鑒定準(zhǔn)予銷毀，但須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會同監(jiān)銷部門共同采用碎紙機進行銷毀。第三條 合同的追蹤控制1、合同在簽訂之后，原則上整個過程應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人負責(zé)全過程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對合同的內(nèi)容、每一個細節(jié)要有充分的了解。、2、當(dāng)合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)任何新的重大的事實情況時，經(jīng)辦人應(yīng)及時向部門負責(zé)人匯報，以尋求對策。3、合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動的，如該人員只是在公司內(nèi)部調(diào)動，則由該人員繼續(xù)負責(zé)。有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說明合同執(zhí)行的整個情況，環(huán)節(jié)，交接相關(guān)資料。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負責(zé)說明。如原經(jīng)辦人離開公司，要將合同執(zhí)行的全部資料交接下來，經(jīng)部門讓人確認(rèn)無誤的，方可辦理離職手續(xù)。4、合同執(zhí)行完畢后，相關(guān)資料由經(jīng)辦人及時交商務(wù)部門入檔，經(jīng)辦人要對入檔材料的真實性負責(zé)。5、商務(wù)部對已到期合同的履行情況進行追蹤確認(rèn)，以及發(fā)現(xiàn)和防范法律風(fēng)險，公司各部門應(yīng)給予支持和配合。6、商務(wù)部對所簽訂的合同及應(yīng)收賬款負全部責(zé)任。第四條 合同的爭議解決1、經(jīng)辦人是合同爭議解決的第一責(zé)任人，有義務(wù)全程跟進爭議的解決。2、法務(wù)部負責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助處理合同糾紛。3、合同爭議進行訴訟/仲裁程序前，由主辦部門負責(zé)處理，商務(wù)部、法務(wù)部協(xié)助支持，合同爭議進行訴訟/仲裁程序后，由法務(wù)部負責(zé)處理，主辦部門協(xié)助支持。