行政文秘人員職業(yè)化訓(xùn)練教程

1 第一講 你適合做行政文秘嗎 2 課程安排 什么樣的人員適合做行政文秘人員 行政文秘人員需要具備什么樣的能力 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能 行政文秘人員的主要工作 3 所謂 “ 行政文秘人員 ” 包括機關(guān)、企業(yè)、團體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等 4 游戲：心目中的你 請評出我們班里你認(rèn)為最適合做行政文秘人員的同學(xué) 至少列出五條原因 5 什么樣的人適合做行政文秘人員 個人條件 個性要求 品質(zhì)要求 6 （一）個人條件 學(xué)歷 性別 年齡 外貌 體質(zhì) 視力 聽力 7 男人適合做行政 文秘工作嗎？ 討論： 8 形式：自由組合，兩組辯論 時間： 3-5分鐘 步驟： 自愿組合成 “ 正方 ” 與 “ 反方 ” 先請雙方各派代表闡述論點 然后，雙方自由辯論 每人發(fā)言時間限制在 2-3分鐘 討論 9 （二）個性要求 守時 謹(jǐn)慎 熱情 合群 服從 自信 機智 勤快 整潔 自制 興趣 10 （三）品質(zhì)要求 忠誠 負(fù)責(zé) 正派 廉潔 誠實 謙遜 11 行政文秘人員需要具備什么樣的能力 辦事能力 溝通能力 12 （一）辦事能力 操作能力 寫作能力 閱讀概括能力 編輯校對能力 統(tǒng)計分析能力 13 （二）溝通能力 交際能力 口頭表達能力 協(xié)調(diào)能力 組織能力 14 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表一） 序號 專業(yè)技能名稱 具體解釋 1 秘書必須掌握的最基本的技能 ， 是使用打字機或電腦等設(shè)備的必備能力 。 2 用各種記音符號和縮寫符號代替字母 、 詞或短語迅速記錄語言的一種方法 。 3 是秘書必須掌握的一種最重要的技能 。 可以體現(xiàn)秘書的文字功底和駕馭語言的能力 。 4 在文稿正式付印之前對文稿做的各種整理和加工。 5 按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件歸入檔案 ， 包括分類 、 立卷 、 編制索引等工作 。 打字 速記 寫作 編輯 歸檔 15 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能（表二） 序號 專業(yè)技能名稱 具體解釋 6 運用定量研究的方法 ， 其中包括運用數(shù)字來說明問題 。 7 處理書面信息經(jīng)常需要若干份副本 ， 所以要求秘書掌握此項技能 。 8 主要指使用電話 、 電傳和傳真設(shè)備 。 9 使用辦公領(lǐng)域最先進 、 最重要的設(shè)備的能力 ，主要用于處理信息 。 統(tǒng)計 復(fù)制 使用電信設(shè)備 操作電腦 16 行政文秘人員的主要工作 輔助決策工作 信息工作 文書工作 會務(wù)工作 文書立卷和檔案管理工作 查辦工作 行政事務(wù)工作 上司交辦的其他工作 17 行政文秘人員的主要工作（表一） 工 作 具 體 內(nèi) 容 輔助決策 決策是上司的責(zé)任 ， 秘書不可替代 ， 但是在上司決策過程中 ，秘書要發(fā)揮輔助作用 。 信息工作 秘書必須建立自己的信息網(wǎng)絡(luò) ， 保持暢通的信息渠道 ， 必須善于廣泛地從多方面收集信息 ， 并對信息及時整理 、 篩選 、 加工 、 利用和儲存 。 文書工作 文書是單位行使職權(quán) 、 進行指揮管理 、 聯(lián)系洽商工作的重要工具 ，也是秘書重要的經(jīng)常性工作 ， 包括收文的處理和發(fā)文的撰擬 。 會務(wù)工作 凡有一定規(guī)模的會議 ， 都有大量的會務(wù)工作 ， 通常由秘書部門承辦 。大型會議則可設(shè)專門的會議機構(gòu) ， 原有的秘書部門參與其中 ， 常成為會務(wù)機構(gòu)的組織者 。 公關(guān)工作 這是一項直接與人打交道的工作 ， 包括來信的處理 ， 來訪的接待 ，對報刊上的批評 、 投訴 、 建議的處理等 。 18 工 作 具 體 內(nèi) 容 檔案工作 單位的重要文書 ， 處理完畢后都要立卷歸檔 。 已經(jīng)處理完畢的文書 ， 經(jīng)過立卷 ， 定期移交檔案室 ， 以備日后查找利用 。 查辦工作 單位的重要文書 ， 處理完畢后都要立卷歸檔 。 已經(jīng)處理完畢的文書 ， 經(jīng)過立卷 ， 定期移交檔案室 ， 以備日后查找利用 。 行政事務(wù)工作 包括財務(wù)管理 、 生活管理 、 環(huán)境管理 、 車輛管理及接待工作 。 上司交辦的其他工作 這種工作帶有臨時性和偶發(fā)性 ， 有時也有突發(fā)性 。 如協(xié)助上司找人找資料 ， 代表上司接待客人 ， 探望 、 慰問生病員工 ， 了解 、 處理某些臨時任務(wù)等 。 這也是秘書的經(jīng)常性工作之一 ， 不可視為額外任務(wù) 。 行政文秘人員的主要工作（表二） 19 小測試：你適合做行政文秘嗎？（表一） 序號 檢測內(nèi)容 良 一般 差 1 良好的文字處理能力 ， 字體優(yōu)美 ， 書寫工整 。 2 良好的口頭表達能力 ， 如得體地應(yīng)對電話 。 3 善于與人溝通 。 4 隨機應(yīng)變能力強 。 5 能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件 。 6 能準(zhǔn)確理解上司的意圖 。 7 能沉著處理緊急事件 。 20 小測試：你適合做文秘嗎？（表二） 序號 檢測內(nèi)容 良 一般 差 8 能代表經(jīng)理出席員工大會并講話 ， 準(zhǔn)確恰當(dāng)?shù)乇磉_經(jīng)理的意見 。 9 10 經(jīng)理外出時能主動主持辦公室工作 。 11 良好的職業(yè)道德和強烈的進取心 。 12 精力充沛 。 13 良好的安排時間的能力 （ 如出差計劃與安排 ） 14 良好的記憶力 ， 尤其對人名 、 地名 、 電話號碼反應(yīng)迅速 。 及時將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。 21 小測試：你適合做文秘嗎？（表三） 序號 檢測內(nèi)容 良 一般 差 15 有組織觀念和團隊精神 。 16 與同事及上司能融洽相處 ， 并能從中協(xié)調(diào)作用 。 17 能參與企業(yè)具體項目的開展 。 18 積極主動而非被動工作 。 19 懂辦公室內(nèi)財務(wù)管理 。 20 知錯能及時糾正 。 21 知道何時征求上司的意見和給上司建議 。 22 小測試：你適合做文秘嗎？（表四） 序號 檢測內(nèi)容 良 一般 差 22 能以最佳的方式管理文件 （ 歸檔 、 保存 、 查找 ） 23 有一定數(shù)學(xué)頭腦 。 24 會多種語言并且能適應(yīng)多國文化環(huán)境 。 25 求知欲強 。 26 掌握先進計算機軟件應(yīng)用 。 27 能代替上司處理日常事務(wù) 。 28 獨立工作能力強 。 23 行政文秘 年輕貌美身體好 能干會說不貪功 24 第二講 職業(yè)形象設(shè)計 25 課程安排 行政文秘專業(yè)形象設(shè)計 行政文秘的專業(yè)儀態(tài) 26 誰是合適的行政文秘人選？ 27 行政文秘的服飾設(shè)計 行政文秘服飾的基本要求 女性行政人員的服裝 男性行政人員的服裝 28 行政文秘服飾的基本要求 與環(huán)境、身份相協(xié)調(diào) 與體形相協(xié)調(diào) 行政文秘穿著注意事項 29 （一）與環(huán)境、身份相協(xié)調(diào) 在平時工作中 參加他人的婚禮或慶典 陪同上司參加外交活動 30 （二）與體型相協(xié)調(diào) （ 1）顏色 體形瘦小者、纖細者 31 （二）與體形相協(xié)調(diào) （ 1）顏色 體形龐大、肥胖者 32 （二）與體形相協(xié)調(diào) （ 2）圖案 33 （二）與體形相協(xié)調(diào) （ 3）線條 34 （三）行政文秘穿著注意事項 保持大眾化 切忌標(biāo)新立異 清潔與健康 35 女性行政人員的服裝 辦公室著裝 外出公務(wù)穿著 社交場合穿著 36 （一）女性行政人員辦公室著裝 基本原則 1）在辦公室內(nèi)以穿著西裝套裙或長褲為宜。 2）款式以簡潔大方為好，不宜太復(fù)雜、裝飾太 多。 3）華麗或性感的服裝不適合辦公室的文秘。 4）避免顯得清純、學(xué)生味太濃，讓人感覺幼稚。 37 （一）女文秘辦公室著裝 常見衣著的選擇技巧 1）職業(yè)裙裝 款式 面料 顏色 點綴 尺寸 38 想一想：哪套是最合適的服裝？ 39 （一）女文秘辦公室著裝 常見衣著的選擇技巧 2）襯衫 顏色 面料 40 （一）女文秘辦公室著裝 常見衣著的穿著技巧 3）鞋子 顏色 鞋跟的高度 41 （一）女文秘辦公室著裝 常見衣著的穿著技巧 4）絲巾 5）飾品 42 試一試：配出五套上班著裝 A1 A2 A3 A4 A5 B1 B2 B3 C1 C2 C3 C4 C5 43 星期一：參考搭配 A1 C3 44 星期二：參考搭配 A3 B1 C5 45 星期三：參考搭配 A