汽車零件貿(mào)易企業(yè)的員工手冊

員工手冊 (暫行 ) 目 錄 第一部分 我們的企業(yè) 一、 企業(yè) 精神 二、 企業(yè)簡介 三、 組織結(jié)構(gòu) 第二部分 人力資源 四、 勞動(dòng)合同 五、 職工薪酬與福利 六、 考勤與請假 七、 日常行為守則 第三部分 業(yè)務(wù)管理 八、 市場開發(fā)與 客戶關(guān)系 九、 訂單評審與接收 十、 產(chǎn)品交付 十一、 售后服務(wù) 第四部分 后勤與財(cái)務(wù) 十二、 綜合 管理 十三、 庫存管理 十四、 財(cái)務(wù)管理 十五、 費(fèi)用 核銷 第 六 部分 附則 十六、 本手冊涉及到的記錄、臺帳、報(bào)表 十七、 相關(guān)制度文件 十八、 附件 附件一、業(yè)務(wù)流程圖 附件二、表單格式 第一部分 我們的企業(yè) 一、 企業(yè) 精神 1.1 公司宗旨：謙誠共處、合作共贏 “謙”即謙虛、謹(jǐn)慎、低姿態(tài)； “誠”即真、實(shí)、持之以恒。無論公司內(nèi)部同事之間，還是對外往來，都應(yīng)秉持“謙”“誠”的態(tài)度與人相處?！爸t誠共處”是基礎(chǔ)，“合作共贏”是結(jié)果。 1.2 經(jīng)營理念：品質(zhì)、溝通、超越 “品質(zhì)”是企業(yè)成功的基礎(chǔ)，它不僅是優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品帶給客戶的使用體驗(yàn)，還包括我們每位員工一言一行給顧客帶來的良好的感受。 “溝通”是企業(yè)的潤滑劑和粘接劑，保證我們整個(gè)團(tuán)隊(duì)凝聚在一起，發(fā)揮高效和強(qiáng)大的戰(zhàn)斗力。 “超越”即是個(gè)人的超越，通過學(xué)習(xí)不斷提高自己的能力和素養(yǎng)，更是是企業(yè)的超越，持續(xù)的改進(jìn)，更高的目標(biāo)，做到更好、更強(qiáng)。 1.3 企業(yè)目標(biāo)： 二、 公 司簡介 三、 組織結(jié)構(gòu) 股東會(huì) 總經(jīng)理 業(yè)務(wù)主管 財(cái)務(wù)主管 業(yè)務(wù)經(jīng)理 物流經(jīng)理 出納 計(jì)劃員 庫管 第二部分 人力資源 四、工作關(guān)系 4.1 勞動(dòng)合同 。 勞動(dòng)合同的訂立遵循“平等自愿，協(xié)商一致”的原則。員工經(jīng)公司正式聘用后，訂立勞動(dòng)合同。合同訂立期限一般是 一至三年， 不超過 五 年 。 4.2 試用期 ， 新進(jìn)員工的試用期一般為 一 個(gè)月至 三個(gè)月，特殊情況例外。 4.3 下列情況，公司可以解除勞動(dòng)合同： a.泄露公司商業(yè)秘密或者散布謠言，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)聲譽(yù)損失。 b.盜竊公司資產(chǎn)。 c.違反國家法律，被判刑法，無法履行工作義務(wù)。 d.嚴(yán)重 失職或怠工，影響公司工作開展，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)聲譽(yù)損失。 e.到同業(yè)競爭對手或上下游業(yè)務(wù)單位兼職。 f.連續(xù)兩個(gè)月，月累計(jì)請事假時(shí)間超過 7 天?；蛘咴吕塾?jì)曠工超過 3 天。 4.4 下列情況，員工可以解除勞動(dòng)合同。 a.未按合同履行給付薪酬義務(wù)。 b.未按國家規(guī)定繳納社會(huì)保險(xiǎn)。 c.未按標(biāo)準(zhǔn)提供相應(yīng)的工作環(huán)境，提供相應(yīng)勞動(dòng)保護(hù)的。 d.要求從事違法犯罪活動(dòng)的。 五 、薪酬福利 5.1 薪酬結(jié)構(gòu) ：基本工資績效工資 5.2 基本工資與績效工資 ：由員工與公司協(xié)商工資總額。基本工資每月固定發(fā)放，績效工資與崗位績效指標(biāo) 掛鉤。 5.3 社會(huì)保險(xiǎn) ：員工滿試用期后，公司按照國家規(guī)定繳納員工五項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)金。 5.4 獎(jiǎng)金 ：公司根據(jù)經(jīng)營情況發(fā)放年終獎(jiǎng)，根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行情況發(fā)放項(xiàng)目獎(jiǎng)。 5.5 薪酬發(fā)放 ：公司每月 20 日將上月工資打入個(gè)人銀行卡。 六 、考勤與請假 6.1 工作日 。公司實(shí)行 6 7 工作制，即每周六天，每天七小時(shí)。夏季作息時(shí)間為 8： 00-11：30/2： 00-5；30,冬季作息時(shí)間為 8： 30-12： 00/1： 30-5： 00。從 10 月 1 日起執(zhí)行冬季作息時(shí)間， 5 月 1 日起執(zhí)行夏季作息時(shí)間。 6.2 考勤管理 。 計(jì)劃員 負(fù)責(zé)記錄全部員工出勤情況。遲 到早退兩次記曠工半天，遲到早退超過 30 分鐘一次記曠工半天，遲到早退 3 小時(shí)記曠工一天，遲到、早退、曠工按日工資的 2倍扣發(fā)工資。 6.3 請假 。員工請假需由總經(jīng)理批準(zhǔn)，請假必須遵循事先原則，辦理請假手續(xù)。事假月累計(jì)不 得 超過兩天，超出部分扣發(fā)工資。 七 、日常行為守則 7.1 公司員工應(yīng)自覺維護(hù)公司利益，包括公司的經(jīng)濟(jì)利益和公司的社會(huì)聲譽(yù)。 7.2 保護(hù)公司的秘密，不傳播自己知道的，不打聽不該知道的，對公司內(nèi)部資料未經(jīng)允許不得隨意復(fù)制。 7.3 及時(shí)圓滿完成安排的工作任務(wù)，不拖拖拉拉。 7.4 服從分配和善于與同事溝通合作 。 7.5 有好學(xué)的精神，有不斷進(jìn)取的決心，在工作崗位上精益求精。 7.6 工作時(shí)間，盡量不要接聽私人電話，在急事情況下要長話短說，以免影響工作，嚴(yán)禁用公司電話私聊；工作時(shí)間內(nèi)禁止做工作以外的私人事情，不能在工作場所吃零食 7.7 嚴(yán)禁在公司內(nèi)造謠或引起同事不團(tuán)結(jié)的現(xiàn)象。 7.8 認(rèn)真對待來客和來電，包括到訪的客人和來找工作的人。熱情接聽電話，做好來電記錄，及時(shí)通知有關(guān)人員。 第三部分 業(yè)務(wù)管理 八 、 市場開發(fā)與客戶關(guān)系 8.1 商務(wù)政策 。 每年年初由業(yè)務(wù)主管擬定公司銷售商務(wù)政策，總經(jīng)理審核后提交股東會(huì)批準(zhǔn)。 銷售商務(wù)政策主要包括以下內(nèi)容： 新 區(qū)域、 新 客戶開發(fā)計(jì)劃 銷售增長計(jì)劃客戶走訪計(jì)劃顧客資信評估及對策業(yè)務(wù)人員激勵(lì)等 8.2 新客戶調(diào)查與評審 。 由業(yè)務(wù)經(jīng)理或經(jīng)銷商提出申請。進(jìn)行實(shí)地走訪后， 提交客戶 基本情況調(diào)查表 ，經(jīng)業(yè)務(wù)主管、財(cái)務(wù)主管和總經(jīng)理評審。調(diào)查表包括下列內(nèi)容： 公司基本情況：公司全稱、地址、注冊資本、企業(yè)類型、經(jīng)營產(chǎn)品、主要聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。 客戶的財(cái)務(wù)狀況， 包括年銷售額等 客戶的“營業(yè)執(zhí)照”、“稅務(wù)登記證”、“機(jī)構(gòu)代碼證”等復(fù)印件。 8.3 客戶檔案 。 搜集 現(xiàn)有客戶和 潛在客戶信息，建 立客戶檔案。 客戶檔案由計(jì)劃員負(fù)責(zé)管理，各崗位負(fù)責(zé) 收集各方面資料，客戶檔案包括以下內(nèi)容： 客戶 基本情況調(diào)查表， 客戶信息有變更，應(yīng)及時(shí)向公司書面反饋 ； 客戶每年的銷售 情況 、退貨情況 ，客戶發(fā)貨清單、退貨清單及統(tǒng)計(jì)表按季度歸入檔案； 客戶每年的對賬情況 ， 半年和年終對賬各一次 ； 為客戶發(fā)生的各種費(fèi)用統(tǒng)計(jì)情況等 ； 每季度書面調(diào)查經(jīng)銷商經(jīng)營情況 ； 客戶回訪情況 ； 其他與客戶相關(guān)資料。 8.4 客戶回訪 8.4.1 每年年初，由業(yè)務(wù)主管根據(jù)上年銷售情況及本年銷售計(jì)劃，制定本年度客戶回訪計(jì)劃 ，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn) 。 8.4.2 對于現(xiàn)有客戶應(yīng)定期 回訪 ，包括電話回訪和走訪?；卦L頻次見下表： 經(jīng)銷商年銷售額 業(yè)務(wù)經(jīng)理電話回訪 業(yè)務(wù)主管或經(jīng)理走訪 總經(jīng)理走訪 20-50 萬 一月一次 一年一次 50-100 萬 一月一次 半年一次 一年一次 100 萬以上 一月一次 三月一次 半年一次 8.4.3 電話回訪須做好電話回訪記錄 ， 走訪后須要 走訪報(bào)告 （出差報(bào)告） 。 8.5 客戶 市場調(diào)查 。 公司每季度組織一次 “客戶市場情況”的書面調(diào)查，由業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)。調(diào)查的內(nèi)容包括： 客戶代理我公司產(chǎn)品的銷售與庫存情況 客戶對我公司產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量 、交貨期等的滿意度調(diào)查 客戶對該區(qū)域市場的想法及對公司的意見。 8.5 資信評估 8.5.1 根據(jù) 新客戶調(diào)查、 客戶回訪、客戶市場調(diào)查及銷售回款情況， 公司至少每半年對客戶資信進(jìn)行評估 。 8.5.2 對不同信用 類別 的客戶 分別采用以下四種 結(jié)算方式 ： 按需發(fā)貨 按需發(fā)貨， 周期結(jié)算貨到付款款到發(fā)貨。 8.5.3 公司根據(jù)代理商規(guī)模、信譽(yù)，經(jīng)協(xié)商可以給予 客戶 一定的鋪底資金 占壓 ， 但 不得超過 其12 個(gè)月內(nèi)銷售額的 10%。 對于關(guān)聯(lián)企業(yè)可以適當(dāng)放寬。 九、客戶訂單接收與 評審 9.1 年度銷售合同評審 。 對于 經(jīng)客戶評審合格， 建立長期業(yè) 務(wù)關(guān)系的客戶 ，按年度 簽訂一次銷售合同 和售后協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同評審由業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)主管、 財(cái)務(wù)主管 、總經(jīng)理進(jìn)行評審。 9.2 月銷售計(jì)劃 。 每月月底 28 日前，業(yè)務(wù)經(jīng)理就所負(fù)責(zé)客戶的下月要貨計(jì)劃以書面形式報(bào)計(jì)劃員，以指導(dǎo)公司庫存?zhèn)湄?，保證產(chǎn)品交付。 9.3 客戶訂單接收 。 客戶提出訂單后，由計(jì)劃員填寫訂單評審表，列明產(chǎn)品名稱、圖號、計(jì)量單位、價(jià)格、及運(yùn)費(fèi)、稅款等事項(xiàng)，以傳真方式回傳客戶確認(rèn)。 9.4 客戶訂單評審 。 計(jì)劃員 根據(jù)客戶確認(rèn)的訂單評審表 編制 銷售 清單 ， 由 業(yè)務(wù)員、總經(jīng)理（或業(yè)務(wù)主管）、 往來會(huì)計(jì) 、 庫管簽字評審后發(fā)貨。 十 、產(chǎn)品交付 10.1 供方評審 。 公司建立潛在供應(yīng)商的檔案，由海奧車橋公司技術(shù)、質(zhì)量協(xié)助對潛在供應(yīng)進(jìn)行評審，以確定產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期的保證能力，并由公司簽訂供貨協(xié)議 。 10.2 庫存限額與采購批量 。 對于常規(guī)產(chǎn)品，公司應(yīng)制定庫存限額和采購批量，該存量按經(jīng)濟(jì)原則可以存放在供應(yīng)商或物流公司內(nèi)。 10.3 常規(guī)產(chǎn)品的 采購訂單 。當(dāng)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品少于最低庫存時(shí)，庫管應(yīng)實(shí)地確認(rèn)，并編制采購訂單，由總經(jīng)理（或業(yè)務(wù)主管）、會(huì)計(jì)簽字。無庫存的產(chǎn)品，業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)協(xié)調(diào)好交貨期。 10.4 物流經(jīng)理負(fù)責(zé)對采購訂單的 跟單 ， 及時(shí)了 解采購訂單執(zhí)行情況 ，對不能及時(shí)出貨的產(chǎn)品，應(yīng)及時(shí)向業(yè)務(wù)主管和總經(jīng)理反映。 10.5 產(chǎn)品 提貨與發(fā)交 本著及時(shí)和經(jīng)濟(jì)原則 進(jìn)行選擇，可以有以下方式，但不論何種方式，應(yīng)保證收發(fā)手續(xù)及時(shí)、完整、合規(guī)。 所謂及時(shí)是指當(dāng)日發(fā)貨當(dāng)日辦理手續(xù)， 我方自提，運(yùn)回公司倉庫庫存。 發(fā)貨時(shí)，從公司倉庫發(fā)貨。 我方自提，不運(yùn)回倉庫，直接送往客戶或物流商。 出入庫手續(xù)必須當(dāng)日同時(shí)辦理。 委托供方直接發(fā)往客戶或物流商。 除海奧車橋外，其他單位不能按此方式執(zhí)行。 10.6 業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)及時(shí)對客戶進(jìn)行 收貨確認(rèn) ， 取得客戶簽收的收貨單據(jù)，并傳遞財(cái)務(wù)。 10.7 與海奧車橋公司收發(fā)業(yè)務(wù)的接洽。按照雙方協(xié)議執(zhí)行，每月就收發(fā)往來賬務(wù)對賬一次。 10.8 建立產(chǎn)品序列號臺賬。產(chǎn)品入庫時(shí)，必須檢查產(chǎn)品序列號 (或出廠標(biāo)號、配對號 )標(biāo)簽是否清晰；產(chǎn)品發(fā)貨時(shí)，記錄產(chǎn)品序列號對應(yīng)的客戶。 十 一 、售后服務(wù) 11.1 對 客戶抱怨 ，業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和單位反饋，業(yè)務(wù)人員能夠處理的，自行處理。不能處理的請供方協(xié)助處理。對客戶抱怨和處理應(yīng)做好售后服務(wù)臺帳，并保存好相關(guān)原始資料。 11.2 對需 現(xiàn)場服務(wù) 的，業(yè)務(wù)經(jīng)理向總經(jīng)理請示批準(zhǔn)后，確定好人員和時(shí)間，履行出差登記手續(xù)。處理完畢后 填寫售后現(xiàn)場服務(wù)報(bào)告并由顧客簽字確認(rèn)。 11.3 對 三包 退 換件 ，需確認(rèn) a.是否本公司產(chǎn)品， b.是否質(zhì)量問題，由售后人員開具產(chǎn)品質(zhì)量保修鑒定單，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照客戶要求換貨或沖賬。非本公司產(chǎn)品和非質(zhì)量問題的產(chǎn)品應(yīng)與顧客溝通后退回顧客處。超出退貨價(jià)值之外的相關(guān)賠償及損失報(bào)總經(jīng)理審批。 11.4 二次索賠， 對于三包退換件損失和現(xiàn)場服務(wù)發(fā)生的費(fèi)用，售后人員應(yīng)及時(shí)分析鑒定，明確責(zé)任單位，向供方二次索賠。 第四部分 后勤 與財(cái)務(wù) 十二 、 綜合 管理 12.1 安全管理 12.1.1 防盜。 不放現(xiàn)金及貴重物品在辦 公室，有必要者亦要分散存放 外出時(shí)，盡量不帶現(xiàn)金外出；如攜公款數(shù)額大者，需安排專車 公司文檔要及時(shí)備份 下班前鎖好門窗及柜內(nèi)部崗位與業(yè)務(wù)流程保持牽制，避免監(jiān)守自盜 及時(shí)辦理出入庫手續(xù)，保證賬務(wù)實(shí)物一致 12.1.2 防火。 包裝等易燃物存放點(diǎn)不得使用明火 ， 不得使用超負(fù)荷大功率電器 。 12.1.3 公司 車輛行駛過程中注意行車安全，駕駛員不得酒后駕車，不得將車輛交給 他人駕駛。 12.1.4 公司員工在產(chǎn)品裝卸過程中不得違章操作，外請裝卸工，要時(shí)時(shí)叮囑操作安全，對違章危險(xiǎn)操作及時(shí)制止。 12.1.5 一旦發(fā)生被盜失火事件 ， 如 因 保管不善或違反制度而導(dǎo)致?lián)p失者，按損失金額及情節(jié)予以處罰，情節(jié)嚴(yán)重的送 司法機(jī)關(guān) 處理 ； 私人財(cái)物 損失 自理 。 12.2 衛(wèi)生 要求。 辦公室及營業(yè)廳物品按類別 擺放 整齊，桌面不擺放與辦公無關(guān)的物品，桌面無灰塵 ，垃圾及時(shí)清理，地面無紙屑、污跡，窗臺無積塵、雜物，玻璃無明顯污跡積塵 。柜子內(nèi)資料分類整理，擺放整齊。 每周檢查一次，分衛(wèi)生區(qū)、責(zé)任人。 12.3 辦公用品 由 公司 出納 統(tǒng)一 采購、保管和發(fā)放， 建立辦公用品領(lǐng)用臺帳 ，采購辦公用品時(shí)，填寫申購單并報(bào)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn) 。 12.5 電腦管理 12.5.1 所有電腦應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼，密碼交由 財(cái)務(wù)主管 留底備查。 12.5.2 未經(jīng)同意，不得隨便使用他人電腦，不得復(fù)制和刪除他人電腦內(nèi)資料。 12.5.3 上班時(shí)間不得利用電腦從事娛樂活動(dòng)。 12.6 電話管理 12.6.1 公司固定電話嚴(yán)禁打信息臺或聯(lián)系私人業(yè)務(wù)，禁止經(jīng)常性使用公司電話私聊。在接聽內(nèi)部和外部電話時(shí)，如當(dāng)事人不在，應(yīng)做好電話記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)告。 12.6.2 凡報(bào)銷通訊費(fèi)的人員必須至少保證所使用手機(jī)在每天 7： 30-23： 00 期間處于開機(jī)狀態(tài)，且不得交由他人使用 。 一次關(guān)機(jī)扣電話費(fèi) 20 元。 十 三 、庫存管理 13.1 保管員應(yīng)分清業(yè)務(wù)類型，及時(shí)準(zhǔn)確辦理 出入庫手續(xù) ，并要求相關(guān)業(yè)務(wù)人員簽字，并及時(shí)登帳。 13.2 庫存現(xiàn)場管理 。分類碼放，標(biāo)識清楚。對需配對的產(chǎn)品，保證配對號一致；對有碼放高度要求的產(chǎn)品，必須嚴(yán)格按要求碼放；對有包裝要求的產(chǎn)品，必須按標(biāo)準(zhǔn)要求的數(shù)量、材料進(jìn)行包裝。 13.3 日動(dòng)碰，即 日常清點(diǎn) ，對當(dāng)日有收發(fā)業(yè)務(wù)的產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)日清點(diǎn)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)發(fā)錯(cuò)收。 13.4 盤點(diǎn) ， 財(cái)務(wù)每 季度末 對 庫存產(chǎn)品進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn) ，編制盤點(diǎn)報(bào)表，對盤虧盤盈分析查找原因，報(bào)總經(jīng)理后進(jìn)行后續(xù)處理。 13.5 庫管每月就產(chǎn)品收發(fā)存情況編制物流報(bào)表。 報(bào)財(cái)務(wù)和總經(jīng)理。 十四 、 財(cái)務(wù) 管理 14.1 公司財(cái)務(wù)每月就公司銷售資金回籠情況、供方賬務(wù)情況、成本費(fèi)用明細(xì)情況、公司資產(chǎn)變動(dòng)情況和經(jīng)營情況編制財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)公司總經(jīng)理和董事長。 14.2 公司財(cái)務(wù)至少每季度作一次財(cái)務(wù)分析報(bào)告，報(bào)公司總經(jīng)理和董事長。 14.3 公司 指定 專門的 銀行存款賬戶，所有客戶銀行轉(zhuǎn)賬和現(xiàn)款需從專門賬戶出入 。 十五 、費(fèi)用核銷 15.1 經(jīng)辦人將有效的單據(jù)按照費(fèi)用類別整理粘貼，簡要說明費(fèi)用開支情況 ，本人簽字后，交會(huì)計(jì)審核，經(jīng)總經(jīng)理簽字后交出納報(bào)銷，未經(jīng)簽批的開支一律不能入賬。 15.2.通訊費(fèi) 報(bào)銷 標(biāo)準(zhǔn)：總經(jīng)理按實(shí)際發(fā)生額的 90%報(bào)銷；業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)經(jīng)理按 80%報(bào)銷，最高報(bào)銷額度不超過 500 元；其他人員按 60%報(bào)銷，最高不超過 100 元。出納負(fù)責(zé)編制通訊費(fèi)補(bǔ)助明細(xì)表。 15.3 交通費(fèi) 報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：住址離公司 10 公里以內(nèi)的，按 60 元 /月報(bào)銷，住址離公司 10 公里以上的按 100 元 /月報(bào)銷，在本市無住宅，租房居住者，按 60 元 /月報(bào)銷。出納 負(fù)責(zé)編制交通費(fèi)補(bǔ)助明細(xì)表。 15.4 差旅費(fèi) 報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)： 15.4.1 路途交通費(fèi)。員工出差原則上只允許乘坐火車和汽車；乘坐火車時(shí)間在 8 小時(shí)以內(nèi)的，按硬座票價(jià)報(bào)銷；連續(xù)超過 8 小時(shí)或夜間 10 點(diǎn)之后乘車的，可以按硬臥票價(jià)報(bào)銷。確需乘坐飛機(jī)的，經(jīng)總經(jīng)理同意后，可乘坐經(jīng)濟(jì)艙。 15.4.2 住宿費(fèi)。員工出差沿海城市 120 元 /天，內(nèi)地省會(huì)城市 80 元 /天，其他 60 元 /天，總經(jīng)理不得超過上述標(biāo)準(zhǔn)的 2 倍。 15.4.3 出差補(bǔ)助。外地出差生活補(bǔ)助為 35 元 /天，出差所在地市內(nèi)交通補(bǔ)助 10 元 /天。補(bǔ)助天數(shù)按實(shí)際出差天數(shù)計(jì)算。 15.5 員工 市內(nèi)辦事 應(yīng)乘坐公交；特殊情況（包括：臨時(shí)接到較為緊急的任務(wù)，乘公交不能按時(shí)到達(dá)；夜間公交停開因公事需出門；所去的地方無公交；其他特殊情況）需要乘坐出租車的，由當(dāng)事人寫明 原因，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)銷。 15.6 員工需 招待業(yè)務(wù) 往來單位有關(guān)人員的，須事先向總經(jīng)理請示，在總經(jīng)理批準(zhǔn)的額度內(nèi)節(jié)約辦事。報(bào)銷招待費(fèi)須正規(guī)的餐飲發(fā)票，說明招待人數(shù)和情況。購買煙酒、 禮品 送人的，視同招待費(fèi)辦理。 第 五 部分 附則 十 六 、本手冊涉及到的記錄、臺帳、報(bào)表 16.1 單據(jù)、記錄 涉及章節(jié) 單據(jù)名稱 用途 填制 人 審核人 備注 銷售清單、退貨清單 銷售訂單的評審手續(xù)，發(fā)貨的依據(jù) 計(jì)劃員 業(yè)務(wù)經(jīng)理、會(huì)計(jì)、庫管、總經(jīng)理 月底按單據(jù)號裝訂 ， 庫管、 計(jì)劃員、 財(cái)務(wù)各一份 采購清單 采購物資收貨依據(jù) 計(jì)劃員 庫管、財(cái)務(wù) 采購訂單 向供方要貨的簡單協(xié)議 庫管 業(yè)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理 與采購清單配對， 月底按單據(jù)號裝訂 銷售訂單評審表 客戶向公司購貨的簡單協(xié)議 客戶 與銷售清單配對， 月底按單據(jù)號裝訂 年度銷售合同及評審表 公司內(nèi)部對長期合同進(jìn)行評審的手續(xù)，包括銷售合同、采購合同、物流合同及其他合同，不包括勞務(wù)合同。 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人 會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)主管、總經(jīng)理 財(cái)務(wù) 留存原件，業(yè)務(wù)人可保存復(fù)印件備查，年度合同執(zhí)行完畢后業(yè)務(wù)人員將復(fù)印件交財(cái)務(wù)。 現(xiàn)場售后服務(wù)報(bào)告 出現(xiàn)場服務(wù)情況書面說明 售后服務(wù)人 業(yè)務(wù)主管、 總經(jīng)理 業(yè)務(wù)報(bào)告由業(yè)務(wù)主管統(tǒng)一保管，并登記售后服務(wù)臺帳 產(chǎn)品質(zhì)量鑒定單 產(chǎn)品退換貨及二次索賠的鑒定依據(jù) 售后服務(wù)人 業(yè)務(wù)主管、總經(jīng)理、財(cái)務(wù) 業(yè)務(wù)主管保管一份備查，并登記售后臺帳，財(cái)務(wù)兩份，一份作為退換貨賬務(wù)處理依據(jù)，一份作為向供方二次索賠依據(jù)。 客戶檔案 收集客戶基本信息及相關(guān)市場、銷售信息 業(yè)務(wù)經(jīng)理 業(yè)務(wù)主管 計(jì)劃員 統(tǒng)一保管 供應(yīng)商檔案 收集供方基本信息及相關(guān)市場、采購信息 業(yè)務(wù)經(jīng)理 業(yè)務(wù)主管 計(jì)劃員 統(tǒng)一保管 客戶回訪 計(jì)劃 業(yè)務(wù)主管 總經(jīng)理 歸入客戶檔案 統(tǒng)一保管 客戶市場調(diào)查表 客 戶 歸入客戶檔案統(tǒng)一保管 客戶回訪報(bào)告 、出差報(bào)告 回訪人 、出差人 業(yè)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理 歸入客戶檔案統(tǒng)一保管 安全衛(wèi)生檢查記錄 財(cái)務(wù)主管 至少每月一次，隨盤點(diǎn)一起 員工考勤表 計(jì)劃員 財(cái)務(wù)、總經(jīng)理 崗位績效考核單 各崗位工作開展情況，績效工資計(jì)算依據(jù) 財(cái)務(wù)主管 總經(jīng)理 需公示 往來對賬單 會(huì)計(jì) 客戶 財(cái)務(wù)留存一份，客戶檔案歸檔一份 庫存限額、采購批量標(biāo)準(zhǔn) 倉庫庫存上下限，及采購批量 業(yè)務(wù)主管 總經(jīng)理、財(cái)務(wù) 庫管一份、財(cái)務(wù)一份 客戶 資信明細(xì) 結(jié)算方式及賒欠額度、期限 業(yè)務(wù) 主管 總經(jīng)理、財(cái)務(wù) 財(cái)務(wù)一份、業(yè)務(wù)主管一份 16.2 臺帳 涉及章節(jié) 臺帳名稱 依據(jù) 責(zé)任人 監(jiān)督人 備注 電話記錄臺帳 客戶電話要貨 計(jì)劃員 業(yè)務(wù)主管 售后服務(wù)記錄臺帳 現(xiàn)場服務(wù)報(bào)告、質(zhì)量鑒定單、客戶電話傳真質(zhì)量信息反饋及處理 業(yè)務(wù)主管 總經(jīng)理 增值稅發(fā)票臺帳 開票及簽收情況 出納 會(huì)計(jì) 產(chǎn)品序列號臺賬 產(chǎn)品序列號 產(chǎn)品交付 臺帳 銷售清單，記錄發(fā)貨運(yùn)輸、簽收情況 發(fā)貨員 會(huì)計(jì) 辦公用品領(lǐng)用臺帳 出納 財(cái)務(wù)主管 往來對賬臺帳 對賬單 會(huì)計(jì) 總經(jīng)理 公司 資產(chǎn)臺帳 會(huì)計(jì) 總經(jīng)理 包括固定資產(chǎn)和低耗品 客戶回訪記錄臺帳 回訪報(bào)告 業(yè)務(wù)主管 總經(jīng)理 16.3 報(bào)表 涉及章節(jié) 報(bào)表名稱 說明 編制人 報(bào)送 備注 盤點(diǎn)表 產(chǎn)品庫存、及盤虧盤盈情況 庫管 財(cái)務(wù) 每月 產(chǎn)品收發(fā) 存 匯總表 收貨、發(fā)貨、退貨情況 庫管 財(cái)務(wù) 每月 應(yīng)收賬款明細(xì)表 向客戶發(fā)貨及回款情況 會(huì)計(jì) 總經(jīng)理 應(yīng)付賬款明細(xì) 表 從供方采購及付款請款 會(huì)計(jì) 總經(jīng)理 成本費(fèi)用明細(xì)表 各種費(fèi)用的明細(xì)情況 出納 總經(jīng)理 資產(chǎn)負(fù)債表 會(huì)計(jì) 總經(jīng)理 利潤表 會(huì)計(jì) 總經(jīng) 理 資金收支平衡表 出納 總經(jīng)理 十 七 、 本手冊作為公司管理的基礎(chǔ)性文件，對 所涉及的業(yè)務(wù)僅作簡要的闡述，對于實(shí)際業(yè)務(wù)中未明確之處，由總經(jīng)理 負(fù)責(zé)解釋。公司將進(jìn)一步制定相關(guān)制度文件，完善細(xì)化管理制度。這些文件包括： 年度商務(wù)政策 崗位職責(zé)與績效考核辦法 物流管理制度 財(cái)務(wù)管理制度 十八 、 本制度附件： 表單格式 業(yè)務(wù)流程圖 十九 、 本手冊從即日起執(zhí)行，暫運(yùn)行三個(gè)月，請各位員工多提寶貴意見和建議。 有限公司 二九年九月二十五日 附件：業(yè)務(wù)流程圖 1. 客戶檔案 建立 業(yè)務(wù)經(jīng)理 會(huì)計(jì) 庫管 計(jì)劃員 基本情況調(diào)查表 對賬單 客戶走訪報(bào)告