物業(yè)檔案資料管理.doc

檔案資料管理一、物業(yè)檔案資料的含義 物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。 二、物業(yè)檔案的建立 物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個(gè)環(huán)節(jié)。 1收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件資料集中移交給單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的部門的工作。物業(yè)資料來(lái)源按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類。 (一)、物業(yè)資料來(lái)源按時(shí)間順序分類： 1、設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息 (1)土地購(gòu)買合同、土地使用證等權(quán)屬證書 (2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項(xiàng)目批準(zhǔn)證書 (3)建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計(jì)等圖紙文件 2、竣工及驗(yàn)收階段信息 (1)竣工圖 (2)竣工工程項(xiàng)目一覽表 (3)設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場(chǎng)地、主要性能、單價(jià)、隨機(jī)工具備件等) (4)設(shè)施技術(shù)手冊(cè)、使用說(shuō)明及質(zhì)保證明 (5)設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報(bào)警、電視監(jiān)控等系統(tǒng)) (6)土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等) (7)建(構(gòu))筑物監(jiān)測(cè)記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄) (8)隱蔽工程的驗(yàn)收記錄 (9)工傷事故發(fā)生及處理記錄 (10)圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知和技術(shù)核定單 (11)項(xiàng)目的重要技術(shù)決定和文件 (12)驗(yàn)收計(jì)劃和驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要驗(yàn)收記錄 (13)返修記錄 (14)驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告 3、委托管理階段信息 (1)委托管理招標(biāo)文件 (2)物業(yè)管理投標(biāo)文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計(jì)劃和預(yù)算等) (3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書) 4、招商階段信息 (1)招標(biāo)物業(yè)的平面圖紙 (2)招租許可證及委托書 (3)租金及管理費(fèi)測(cè)算 (4)租賃合同 (5)廣告策劃資料 5、用戶入戶信息 (1)用戶入住通知書、入戶須知 (2)管理公約(公共契約) (3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶) (4)業(yè)主委員會(huì)章程 (5)用戶手冊(cè) (6)用戶進(jìn)戶驗(yàn)收表 (7)用戶進(jìn)戶交費(fèi)單 6、日常管理信息 (1)業(yè)主、租戶變動(dòng)和更換情況 (2)各部門工作(操作)規(guī)范，管理制度 (3)各部門工作記錄 (4)大、中、小修記錄 (5)維修承包合同和預(yù)決算 (6)保安、清潔、綠化等項(xiàng)目的承包合同等 (7)用戶來(lái)往信件、投訴和處理資料 (8)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 (9)人事檔案 (10)保險(xiǎn)資料 (11)法律法規(guī)和政府有關(guān)文件 (12)財(cái)務(wù)報(bào)表、工資報(bào)表、管理表和租金收繳憑證等資料 (二)、按物業(yè)管理參與者分為： 1、（1）在物業(yè)接管移交時(shí)與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料等原始資料。 （2）在業(yè)主入住和進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、客戶資料。 （3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化。 （4）通過(guò)政府主管部門獲取的相關(guān)信息。 2整理：是指把處于相對(duì)零亂、分散的檔案，經(jīng)過(guò)分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。 (1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。 (2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理、加工。 3歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類與保存。一個(gè)有序的資料庫(kù)是一個(gè)完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細(xì)分、排序。歸檔要及時(shí)，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來(lái)源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價(jià)值清、結(jié)構(gòu)類型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費(fèi)用清、使用情況清、維修更新情況清。 4利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)。提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時(shí)通過(guò)提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。 三、物業(yè)檔案的管理 物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動(dòng)中，對(duì)物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。 (一)資料的歸檔管理 1在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存形式以便于查找。同時(shí)還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。 2對(duì)業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級(jí)別檢索并嚴(yán)格控制借閱。 3檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說(shuō)明書和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類存檔。 4檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符臺(tái)防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。 (二)檔案的使用 1利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 2對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級(jí)，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)