物業(yè)檔案資料管理.doc

檔案資料管理一、物業(yè)檔案資料的含義 物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。 二、物業(yè)檔案的建立 物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個環(huán)節(jié)。 1收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件資料集中移交給單位檔案室或負責管理檔案的部門的工作。物業(yè)資料來源按不同的標準有不同的分類。 (一)、物業(yè)資料來源按時間順序分類： 1、設(shè)計規(guī)劃階段信息 (1)土地購買合同、土地使用證等權(quán)屬證書 (2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項目批準證書 (3)建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計等圖紙文件 2、竣工及驗收階段信息 (1)竣工圖 (2)竣工工程項目一覽表 (3)設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具備件等) (4)設(shè)施技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)保證明 (5)設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng)) (6)土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等) (7)建(構(gòu))筑物監(jiān)測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄) (8)隱蔽工程的驗收記錄 (9)工傷事故發(fā)生及處理記錄 (10)圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知和技術(shù)核定單 (11)項目的重要技術(shù)決定和文件 (12)驗收計劃和驗收會議紀要驗收記錄 (13)返修記錄 (14)驗收總結(jié)報告 3、委托管理階段信息 (1)委托管理招標文件 (2)物業(yè)管理投標文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計劃和預(yù)算等) (3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書) 4、招商階段信息 (1)招標物業(yè)的平面圖紙 (2)招租許可證及委托書 (3)租金及管理費測算 (4)租賃合同 (5)廣告策劃資料 5、用戶入戶信息 (1)用戶入住通知書、入戶須知 (2)管理公約(公共契約) (3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶) (4)業(yè)主委員會章程 (5)用戶手冊 (6)用戶進戶驗收表 (7)用戶進戶交費單 6、日常管理信息 (1)業(yè)主、租戶變動和更換情況 (2)各部門工作(操作)規(guī)范，管理制度 (3)各部門工作記錄 (4)大、中、小修記錄 (5)維修承包合同和預(yù)決算 (6)保安、清潔、綠化等項目的承包合同等 (7)用戶來往信件、投訴和處理資料 (8)年度工作計劃、總結(jié)、報告 (9)人事檔案 (10)保險資料 (11)法律法規(guī)和政府有關(guān)文件 (12)財務(wù)報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料 (二)、按物業(yè)管理參與者分為： 1、（1）在物業(yè)接管移交時與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料等原始資料。 （2）在業(yè)主入住和進行二次裝修階段收集業(yè)主、客戶資料。 （3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化。 （4）通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。 2整理：是指把處于相對零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。 (1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。 (2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進行整理、加工。 3歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進行科學的分類與保存。一個有序的資料庫是一個完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細分、排序。歸檔要及時，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價值清、結(jié)構(gòu)類型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費用清、使用情況清、維修更新情況清。 4利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)。提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。 三、物業(yè)檔案的管理 物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動中，對物業(yè)原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。 (一)資料的歸檔管理 1在物業(yè)管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。 2對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級別檢索并嚴格控制借閱。 3檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學合理的分類存檔。 4檔案室應(yīng)保持干燥、通風、清潔，注意防盜，并確保儲存地點符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。 (二)檔案的使用 1利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 2對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關(guān)負責人批準后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)