供應(yīng)內(nèi)部控制制度【經(jīng)典管理參考資料】

1 供應(yīng)內(nèi)部控制制度 2 第一節(jié) 內(nèi)控概述 一、定義與范圍 本章所述供應(yīng)循環(huán)涵蓋了從物資及服務(wù)的購置、儲存到傳遞至生產(chǎn)經(jīng)營各部門的全過程，主要包括物料（采購）、倉儲兩個主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。 供應(yīng)循環(huán)的內(nèi)部控制指對供應(yīng)計劃、采購作業(yè)、存貨流轉(zhuǎn)、倉儲等供應(yīng)業(yè)務(wù)流程中的重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行全面監(jiān)控和管理。 二、控制目標(biāo) 確保采購業(yè)務(wù)集中歸集采購供應(yīng)部運(yùn)作，并納入公司的全面經(jīng)營預(yù)算和計劃控制范圍，避免重復(fù)采購和盲目采購； 確保采購業(yè)務(wù)在預(yù)先設(shè)定的規(guī)范的參數(shù)體系和分級授權(quán)的審核體 系下進(jìn)行，以實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、計劃性、有效性； 確保存貨倉儲業(yè)務(wù)的發(fā)生在預(yù)先設(shè)定的規(guī)范的參數(shù)體系和標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引下進(jìn)行，以實現(xiàn)存貨資產(chǎn)高效率周轉(zhuǎn)，減少資金占壓和資產(chǎn)沉滯。 三、主要控制節(jié)點(diǎn) 各營運(yùn)部門的需求和請購 進(jìn)貨渠道建設(shè) 采購計劃制定 采購定價 合同形成 自行采購 倉庫實物流轉(zhuǎn) 倉庫信息報告 四、控制政策與方法 3 歸口各部門采購權(quán)，實施統(tǒng)一采購政策 管理層定期設(shè)定和調(diào)整個別特定自采權(quán)限和特定采購模式，其他物資、服務(wù)等采購權(quán)限歸口采購供應(yīng)部，實現(xiàn)集中操作、統(tǒng)一調(diào)度； 采購供應(yīng)部統(tǒng)一采購管理模式 、管理政策、貨源管理和業(yè)務(wù)控制標(biāo)準(zhǔn)及流程，統(tǒng)籌規(guī)劃批量物資需求，盡量形成批量采購，提高供應(yīng)鏈整體的協(xié)同能力和反應(yīng)能力。 采購作業(yè)計劃性控制 在經(jīng)營預(yù)算目標(biāo)指導(dǎo)下，根據(jù)銷售計劃和各營運(yùn)部門物資需求，形成中短期供應(yīng)業(yè)務(wù)計劃，直接規(guī)范采購作業(yè)指令和進(jìn)度安排，保證充分及時、靈活調(diào)整的供應(yīng)能力，并提供詳盡的資金使用依據(jù)。 采購業(yè)務(wù)分級權(quán)限監(jiān)控 采購業(yè)務(wù)程序中的各重要環(huán)節(jié)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和金額大小等，分別接受不同級別的授權(quán)控制，減少業(yè)務(wù)運(yùn)作的任意性和盲目性，強(qiáng)化權(quán)限決策和權(quán)限責(zé)任。 進(jìn)貨成本有效性控制 采用供應(yīng)市場分析、供 應(yīng)商管理、實施特殊采購程序規(guī)范、定價權(quán)的授權(quán)控制等多種方法，實現(xiàn)綜合供應(yīng)成本的不斷改進(jìn)，促進(jìn)優(yōu)化成本管理之財務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)。 庫存物資多級帳務(wù)管理 建立倉儲管理部和財務(wù)會計部多層次帳務(wù)體系： 根據(jù)業(yè)務(wù)操作部門和財務(wù)職能部門的特點(diǎn)及需求，形成基層帳務(wù)體系和財務(wù)一級帳務(wù)體系各自物流、資產(chǎn)和業(yè)務(wù)等反映信息地重點(diǎn)和形式，在多層次帳務(wù)體系之間建立憑證、單據(jù)、帳表等形式的全面業(yè)務(wù)接口和嚴(yán)密的勾稽關(guān)系，實現(xiàn)多層次的信息記錄、溝通和反饋機(jī)制。 倉儲物資數(shù)據(jù)分析與報告制度 4 按多種具體營運(yùn)目標(biāo)和物資特性定義庫存和庫存參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，定 期形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的分析和相關(guān)報表、報告的傳遞和反饋，在向營運(yùn)部門提供及時、充分供應(yīng)的同時，實現(xiàn)庫存規(guī)模、結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)率有效性控制。 存貨帳實準(zhǔn)確性控制 通過貫徹基層帳務(wù)建設(shè)的一般控制標(biāo)準(zhǔn)和實施在庫物資的定期抽查和循環(huán)盤點(diǎn)，保證庫存物資帳實一致，提高資產(chǎn)規(guī)模、資產(chǎn)價值及資產(chǎn)減損等財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和真實性。 在庫物資清查處理制度和存貨非生產(chǎn)損耗控制 按物資流轉(zhuǎn)和經(jīng)營特性，明確不確定性和潛在風(fēng)險較大、物流費(fèi)用較高的庫存物資，劃定重點(diǎn)控制存量、流量和周轉(zhuǎn)的物資范圍，制定有針對性的，特殊的物資交接、在庫存儲和清理政策，減 少滯料和廢料，控制生產(chǎn)環(huán)節(jié)之外的物料消耗。 5 第二節(jié) 組織機(jī)構(gòu)及崗位職責(zé) 一、 部門及部門職責(zé) 1、供應(yīng)循環(huán)管理組織機(jī)構(gòu) 采購供應(yīng)部 ： 直接參與制定公司在既定會計期間內(nèi)整體供應(yīng)政策和預(yù)算安排，規(guī)劃采購供應(yīng)部內(nèi)部具體業(yè)務(wù)的管理模式； 采購供應(yīng)部設(shè)一個統(tǒng)籌采購員。與財務(wù)會計部在采購計劃和進(jìn)貨成本控制方面形成主要工作接口，負(fù)責(zé)物資采購流程與進(jìn)度的全面計劃和控制，監(jiān)督本部門預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行并匯總分析和報告預(yù)算完成情況； 制定和調(diào)整采購業(yè)務(wù)的操作標(biāo)準(zhǔn)以及特殊采購行為的管理模式，設(shè)定倉庫管理的標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)，實施材料 市場行情調(diào)研和主要供應(yīng)商調(diào)研，制定進(jìn)貨成本控制目標(biāo)和控制方法，組織對采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程、執(zhí)行結(jié)果和供應(yīng)商交易、供應(yīng)商合作的考評，提交供應(yīng)商汰換和新供應(yīng)商引進(jìn)的建議； 對采購作業(yè)、進(jìn)貨渠道選擇、進(jìn)貨價格確定和其他采購費(fèi)用進(jìn)行規(guī)范性指導(dǎo)、監(jiān)督，并負(fù)責(zé)采集、匯總、加工和提供采購業(yè)務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料，包括供應(yīng)商資料、材料市場行情、采購業(yè)務(wù)歷史數(shù)據(jù)等，向采購供應(yīng)部部長提出改進(jìn)采購業(yè)務(wù)的建議； 按有關(guān)責(zé)任部門設(shè)定的技術(shù)型號標(biāo)準(zhǔn)組織招標(biāo)采購； 采購員 ： 分解采購計劃，按相關(guān)規(guī)程、指標(biāo)要求及授權(quán)范圍操作執(zhí)行具體采購 6 業(yè) 務(wù)，包括業(yè)務(wù)洽談、詢比價、下單、催單、查單、退貨補(bǔ)貨執(zhí)行、差異記錄等，形成自我監(jiān)督和接受外部監(jiān)督； 具體協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的合作關(guān)系，落實采購供應(yīng)部與供應(yīng)商的交易合作策略，收集供應(yīng)商和材料市場的基礎(chǔ)信息，向檔案管理匯總，直接參與供應(yīng)商交易考核； 匯總、歸集、建檔、維護(hù)、更新所有采購業(yè)務(wù)的相關(guān)信息及文檔，包括供應(yīng)商檔案、合同訂單檔案、材料市場價格信息庫、招標(biāo)采購工作檔案等； 按權(quán)限級別控制檔案資料的調(diào)用； 定期對原始信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，充實基本數(shù)據(jù)庫，提交相應(yīng)報表，為部門內(nèi)和其他管理部門提供多層次的決策信息支持； 倉儲管理部 ： 實施歸口物資的倉儲、配送運(yùn)輸，相關(guān)的物資購存進(jìn)度及結(jié)構(gòu)規(guī)劃、物料實物管理、基礎(chǔ)帳務(wù)管理、物料流轉(zhuǎn)帳表和報告、物流信息管理、物流成本控制； 庫區(qū)、倉位和運(yùn)輸配送的具體安排調(diào)度； 倉庫物料的收料、發(fā)料、退料、轉(zhuǎn)調(diào)、存儲、清查、盤核、外驗、銷毀等實物管理，在庫物資倉儲保管。 實施物料編碼、倉儲貨位編碼、實施物料倉儲標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)、倉庫基礎(chǔ)帳務(wù)記錄沖銷、制單和單據(jù)傳遞、定期庫存分析、相關(guān)帳表匯總和報告等信息監(jiān)管，在帳務(wù)管理和庫存信息分析管理上與財務(wù)會計部形成工作接口； 7 倉儲管理部內(nèi)崗位包括原料倉儲管理員、 成品倉儲管理員。 2、供應(yīng)循環(huán)涉及部門及職責(zé) 財務(wù)會計部 ： 按業(yè)務(wù)控制要點(diǎn)和權(quán)限劃分范圍參與采購、倉儲、存貨管理等供應(yīng)循環(huán)控制，主要職權(quán)包括供應(yīng)計劃和資金計劃的審定、重要合同會簽、參予和監(jiān)督招標(biāo)議標(biāo)采購、以及相關(guān)控制評價工作。 定期獲得和匯總相關(guān)票據(jù)和明細(xì)帳表，負(fù)責(zé)重點(diǎn)環(huán)節(jié)審核、票據(jù)審核、對帳、核算。 對采購合同進(jìn)行法律條款審定，并負(fù)責(zé)最后合同簽章。 各職能部門 （生產(chǎn)管理部、設(shè)備管理部及其他）： 提出物資等項目請購需求，傳遞需求計劃或請購需求，參與特定采購程序。 質(zhì)量管理部 ： 負(fù)責(zé)材料物資到貨 、退庫等環(huán)節(jié)的質(zhì)量檢驗和驗收工作。 內(nèi)控審計部 ： 對采購作業(yè)和自采過程進(jìn)行定期稽核，提交稽核報告。 二、崗位職責(zé) 采購供應(yīng)部部長 ： 協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門內(nèi)具體工作，落實采購供應(yīng)部相關(guān)預(yù)算任務(wù)，并根據(jù)預(yù)算限額控制本部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作； 審定采購庫存業(yè)務(wù)參數(shù)指標(biāo)的設(shè)定結(jié)果； 制訂和調(diào)整供應(yīng)商管理與合作的原則和政策； 審定進(jìn)貨價格成本控制目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施，審定存貨流轉(zhuǎn)的改進(jìn)目標(biāo)并指導(dǎo)具體推進(jìn)措施； 8 審核和提交存貨資產(chǎn)損溢的定期處理報告； 審核超預(yù)算采購支出和費(fèi)用支出。 采購員 ： 制訂采購業(yè)務(wù)控制參數(shù)，匯 總和提交采購方面的預(yù)算分析報告； 匯總、審核、修訂和提交物資供應(yīng)計劃，根據(jù)計劃審定結(jié)果實行采購指令； 組織供應(yīng)商規(guī)劃和管理工作，制訂進(jìn)貨價格成本控制目標(biāo)和推進(jìn)具體控制措施； 制訂并根據(jù)實際物料需求的變動調(diào)整生產(chǎn)性原輔料月度供應(yīng)計劃，制訂五金、配件、勞保、辦公用品等物資的季度供應(yīng)計劃； 收集供應(yīng)商基本信息，參加供應(yīng)商考核和評審； 按采購指令和操作規(guī)范的要求完成具體采購作業(yè)，對供應(yīng)商實施詢比價程序，跟催供應(yīng)商備貨，記錄和回饋采購業(yè)務(wù)的基本情況和異常情況，負(fù)責(zé)收集、匯總和上報供應(yīng)市場行業(yè)信息，提出供應(yīng)商規(guī)劃建議； 負(fù)責(zé)合同、訂單，采購數(shù)據(jù)、價格數(shù)據(jù)供應(yīng)商文件的歸檔、維護(hù)、更新，進(jìn)行重要信息匯總統(tǒng)計，每月出據(jù)分類匯總報表； 按權(quán)限管理資料調(diào)用，對采購供應(yīng)部內(nèi)部主管以上級別管理人員調(diào)用資料提供全部權(quán)限，主管以下級別管理人員調(diào)用須經(jīng)各主管授權(quán)，采購供應(yīng)部外部人員調(diào)用資料經(jīng)采購供應(yīng)部部長確定權(quán)限。 成本會計 ： 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商的年度、半年度利潤成本分析，定期進(jìn)行外部 9 重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價，控制采購員的詢比價程序，收集主要物料的市場行情資料； 根據(jù)基本進(jìn)貨成本信息和財務(wù)會計部傳遞的成本變動數(shù)據(jù)，提交重點(diǎn)物料進(jìn)價成本管理 改進(jìn)目標(biāo)的建議。 招標(biāo)管理 ： 負(fù)責(zé)按照設(shè)備管理部及使用部門共同制訂的設(shè)備購置質(zhì)量、型號、技術(shù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)貨渠道限制標(biāo)準(zhǔn)，制作標(biāo)書，組織具體招標(biāo)活動，并與設(shè)備管理部和使用部門共同確認(rèn)招標(biāo)結(jié)果，向采購員傳遞采購指令； 歸集所有招標(biāo)工作檔案并在檔案管理存檔。 倉儲管理部部長 ： 負(fù)責(zé)庫存物資動態(tài)信息的跟蹤、匯總，監(jiān)控庫房控制指標(biāo)的達(dá)成情況； 與倉儲管理員進(jìn)行數(shù)據(jù)交流，定期分析庫存規(guī)模、結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)情況，向財務(wù)會計部提交庫存分析相關(guān)報表和報告； 定期按庫存參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)提出補(bǔ)貨需求。 指導(dǎo)和監(jiān)督物資日常進(jìn)出庫作業(yè) ，制訂和調(diào)整庫存參數(shù)； 組織進(jìn)行定期存貨流轉(zhuǎn)狀況分析，審定并提交分析報告； 制訂庫存管理改進(jìn)目標(biāo)和推進(jìn)具體控制措施，組織監(jiān)控存貨資產(chǎn)非生產(chǎn)性損耗，提交存貨異常狀態(tài)解決方案； 負(fù)責(zé)提交盤贏盤虧處理報告，報廢存貨、滯存物資處理報告； 物資進(jìn)出票據(jù)匯總，建立并具體負(fù)責(zé)庫房明細(xì)帳核算統(tǒng)計工作； 對倉庫月進(jìn)銷存報表，向財務(wù)會計部報月報表和匯總出入庫單據(jù)。 10 參與入庫交接環(huán)節(jié)和原輔料不定期抽檢，外包裝初檢和質(zhì)檢抽樣，填寫請驗單，協(xié)助質(zhì)量管理部質(zhì)監(jiān)員進(jìn)行檢驗工作。 倉儲管理員 ： 物資正常入庫、退料入庫、盤盈入庫等收料 環(huán)節(jié)交接，物料入庫數(shù)量清點(diǎn)和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。 物資正常出庫、毀損出庫、盤虧出庫、退貨出庫等發(fā)料環(huán)節(jié)交接，物料出庫數(shù)量清點(diǎn)和制單，日常在庫物資倉儲作業(yè)。 物資進(jìn)出票據(jù)匯總，各倉庫的臺賬和每日進(jìn)銷存報表核算統(tǒng)計工作，當(dāng)月進(jìn)銷存報表。 11 第三節(jié) 授權(quán)體系 供應(yīng)循環(huán)業(yè)務(wù)授權(quán)，是指在公司內(nèi)部各級管理人員和業(yè)務(wù)操作人員在其職權(quán)范圍內(nèi)，根據(jù)既定的權(quán)限級別及對應(yīng)的有關(guān)職責(zé)，執(zhí)行采購供應(yīng)及倉儲管理的項業(yè)務(wù)的發(fā)起、協(xié)商、審核和審批。 供應(yīng)循環(huán)業(yè)務(wù)授權(quán)詳見下表。 項目 發(fā)起部門 協(xié)商會簽部門 審核部門 審批部門 物料供應(yīng)計劃 計劃員 成本會計 采購供應(yīng)部部長、生產(chǎn)副總 計劃超預(yù)算說明 成本會計 采購供應(yīng)部部長 生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 物資請購 各部門 倉庫主管 采購供應(yīng)部長 生產(chǎn)副總 預(yù)算外請購 各部門 倉庫主管、物料部部長 采購供應(yīng)部長、生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 大宗采購標(biāo)準(zhǔn)制定 成本會計 財務(wù)會計部 采購供應(yīng)部長、生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 符合標(biāo)準(zhǔn)但不實行大宗采購 使用部門 成本會計 生產(chǎn)副總 大宗采購合同期限標(biāo)準(zhǔn)制定 成本會計 財務(wù)會計部 生產(chǎn)副總 實際采購合同超期限標(biāo)準(zhǔn) 招標(biāo)管理 使用部門 生產(chǎn) 副總 大宗采購程序 成本會計 采購供應(yīng)部部長 招標(biāo)失敗或無效的處理 使用部門 采購供應(yīng)部、財務(wù)會計部 成本會計 生產(chǎn)副總 固定資產(chǎn)和工程等項目大宗采購合同 招標(biāo)管理 財務(wù)會計部 生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 定點(diǎn)采購標(biāo)準(zhǔn)制定 成本會計、采購員 采購供應(yīng)部部長 定點(diǎn)供應(yīng)商名單確定 成本會計 各使用部門 采購供應(yīng)部部長 生產(chǎn)副總 物資定點(diǎn)采購年度合同 采購員 生產(chǎn)管理部、使用部門、質(zhì)量管理部、財務(wù)會計部 生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 定點(diǎn)供應(yīng)商汰換和取消定點(diǎn)資格 采購員 采購供應(yīng)部部長 分管副總 12 項目 發(fā)起部門 協(xié)商會簽部門 審核部門 審批部門 物資停止定點(diǎn) 采購 使用部門采購員 采購供應(yīng)部部長 分管副總 固定資產(chǎn)請購 使用部門 分管副總 總經(jīng)理 生產(chǎn)性設(shè)備采購合同 采購員 采購供應(yīng)部部長 總經(jīng)理 使用部門與物料部共同采購固定資產(chǎn) 使用部門 分管副總 總經(jīng)理 采購作業(yè)控制參數(shù)設(shè)定 成本會計 采購供應(yīng)部部長 生產(chǎn)副總 詢比價申報單 采購員 成本會計 生產(chǎn)副總 新供應(yīng)商開發(fā) 采購員 質(zhì)量管理部、成本會計 采購供應(yīng)部部長 生產(chǎn)副總 供應(yīng)商考評體系 成本會計 采購員 采購供應(yīng)部部長 生產(chǎn)副總 供應(yīng)商汰換 采購員 采購供應(yīng)部部長 生產(chǎn)副總 年度供貨或服務(wù)協(xié)議 采購員 生產(chǎn)管理部、其他使用部門、質(zhì)量管理部、財務(wù)會計部 采購供應(yīng)部部長 生產(chǎn)副總、總經(jīng)理 非年度供貨或服務(wù)合同（關(guān)聯(lián)供應(yīng)商） 采購員 采購供應(yīng)部部長、生產(chǎn)副總 總經(jīng)理 變更和解除合同 采購員 采購供應(yīng)部部部長 生產(chǎn)副總 采購超指導(dǎo)價格 采購員 采購供應(yīng)部部部長 生產(chǎn)副總 物資采購合同定價權(quán) 采購員 成本會計 采購供應(yīng)部、財務(wù)會計部 財務(wù)副總 總經(jīng)理 安全庫存量設(shè)定 倉儲管理員 成本會計、采購員 倉儲管理部部長 標(biāo)準(zhǔn)周轉(zhuǎn)率制訂 倉儲管理員 成本會計 倉儲管理部部 長 生產(chǎn)管理部門退料 生產(chǎn)車間 車間主任 質(zhì)量管理部 盤贏盤虧賬務(wù)處理 倉儲管理員 倉儲管理部部長、財務(wù)會計部部長 總經(jīng)理 不合格退料銷毀 倉儲管理員 質(zhì)量管理部、采購供應(yīng)部 倉儲管理部部長 滯料銷毀 倉儲管理員 倉儲管理部部長、財務(wù)會計部部長 總經(jīng)理 第四節(jié) 管理制度 物資供應(yīng)計劃 一、目的 本管理文件明確了物料供應(yīng)計劃編制和采購計劃分解、執(zhí)行及反饋的管理要求與操作規(guī)范，以制定滿足公司日常生產(chǎn)運(yùn)營需要的物資供應(yīng)計劃，指導(dǎo)具體采購工作。 二 、范圍 本管理文件適用于生產(chǎn)性物料（中 西藥原輔料、包裝材料、五金配件、低值易耗品）和非生產(chǎn)性物料（辦公勞保用品）的定期供應(yīng)計劃編制及審核。 三、相關(guān)程序及制度 預(yù)算管理制度 資金管理制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、計劃制訂與調(diào)整 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 銷售管理部 生產(chǎn)管理部 生產(chǎn)管理部獲得銷售管理部的季度滾動銷售預(yù)測、本月訂貨計劃調(diào)整月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)。 2 上月末 采購供應(yīng)部 生產(chǎn)管理部 設(shè)備管理部 倉儲管理部 采購供應(yīng)部采購員獲得生產(chǎn)管理部、銷售管理部和倉儲管理部的書面月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)和庫存物 資補(bǔ)貨需求資料， 分別是： 生產(chǎn)管理部月度生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)管理部物料需求表 設(shè)備管理部五金備件需求表、 倉儲管理部的月度庫存補(bǔ)貨需求表和月末存貨狀態(tài)明細(xì)表 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 2 上季末 采購供應(yīng)部采購員 各職能部門 各職能部門按季度以書面計劃表的形式向采購供應(yīng)部采購員傳遞非生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù) 3 當(dāng)月中以前 銷售管理部 生產(chǎn)管理部 生產(chǎn)管理部獲得銷售銷售管理部的追加訂貨需求調(diào)整月度生產(chǎn)性物資需求數(shù)據(jù)。 當(dāng)月中以前 采購供應(yīng)部采購員 生產(chǎn)管理部 設(shè)備管理部 采購供應(yīng)部采購員獲得生產(chǎn)管理部當(dāng)月生產(chǎn)性 物資需求調(diào)整數(shù)據(jù)是： 生產(chǎn)管理部的生產(chǎn)調(diào)整計劃、生產(chǎn)管理部物料需求調(diào)整表、 4 上月末當(dāng)月中 采購員 采購員制定和調(diào)整生產(chǎn)性物資月度供應(yīng)計劃 5 上季末 采購員 采購員制定非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計劃 6 上月末上季末 成本會計 成本會計核定或修訂物資供應(yīng)計劃，保證物資供應(yīng)計劃合理性，充分滿足各生產(chǎn)經(jīng)營部門的需求，并符合采購作業(yè)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn) 7 上月末 采購員 采購供應(yīng)部部長 采購員按未結(jié)款情況提交當(dāng)月預(yù)計付款需求 8 采購員 采購供應(yīng)部部長 采購員的付款需求，經(jīng)采購供應(yīng)部部長審批后，傳遞至 成本會計 9 上月末 成本會計 成本會計根據(jù)采購供應(yīng)部采購員付款需求和當(dāng)月供應(yīng)計劃統(tǒng)一形成采購供應(yīng)部月度資金用款計劃 2、 計劃審批和報備 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末 成本會計 成本會計分別對材料物資供應(yīng)計劃和非生產(chǎn)性物資供應(yīng)計劃中超預(yù)算部分形成說明報告 2 財務(wù)會計部部長 總經(jīng)理 成本會計將該說明報告交財務(wù)會計部部長和總經(jīng)理審批，并將審批后的報告轉(zhuǎn)至財務(wù)會計部備案 3 月末 成本會計 財務(wù)會計部部部長 財務(wù)副總 成本會計將材料物料月度供應(yīng)計劃和月度調(diào)整計劃 、非生產(chǎn)性物資季度供應(yīng)計劃、月度資金用款計劃報財務(wù)會計部部長和財務(wù)副總審批 4 月末 成本會計 財務(wù)會計部 成本會計將材料物資月度供應(yīng)計劃、月度調(diào)整計劃和非生產(chǎn)性物料季度供應(yīng)計劃、月度資金用款計劃各一份報財務(wù)會計部備案，另一份在成本會計留存 3、計劃分解和執(zhí)行 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 上月末本月中 生產(chǎn)管理部 采購供應(yīng)部采購員 采購供應(yīng)部采購員獲得生產(chǎn)管理部月度生產(chǎn)排程表和排程調(diào)整表 2 上月末本月中 采購供應(yīng)部采購員 采購供應(yīng)部采購員根 據(jù)月供應(yīng)計劃和生產(chǎn)排成分解月供應(yīng)計劃至周采購作業(yè)清單并執(zhí)行采購指令 3 當(dāng)月初 采購供應(yīng)部采購員 采購員制訂周到貨計劃，一聯(lián)傳遞 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 本月初 倉儲管理部倉儲管理員 給倉庫儲管理員，作為收料依據(jù)，另一聯(lián)在采購員留存 4 采購供應(yīng)部部長 采購員 采購供應(yīng)部部長監(jiān)督和協(xié)助采購員計劃執(zhí)行，收集反饋信息 5 采購供應(yīng)部部長 采購員 每周采購供應(yīng)部部長召集采購計劃執(zhí)行進(jìn)度總結(jié)會，督促計劃完成，處理影響完成進(jìn)度的異常情況 五、單據(jù)及報告 生產(chǎn)管理部物料需求表 生產(chǎn)管理部物料需求調(diào)整表 月末庫存補(bǔ)貨 需求表 存貨狀態(tài)明細(xì)表 五金配件需求表 月度材料物資供應(yīng)計劃 月度材料物資供應(yīng)調(diào)整計劃 季度非生產(chǎn)性物料供應(yīng)計劃 采部月度資金用款計劃 超預(yù)算報告 采購周作業(yè)清單 周到貨計劃 物資請購規(guī)范 一、目的 本管理文件明確了生產(chǎn)經(jīng)營各部門在物資需求計劃外的零星物料需求請購流程，以規(guī)范物資請購的發(fā)起、審批和傳遞程序。 二、范圍 本管理文件適用于生產(chǎn)性物資和非生產(chǎn)性物資計劃外需求和零星請購。 三、相關(guān)程序及制度 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 進(jìn)貨價格及采購成本控制 四、業(yè)務(wù) 流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 各職能部門 各部門主管 倉儲管理員 各職能部門提出物資采購申請，經(jīng)各部門相關(guān)人員與倉庫管理員核實后，填寫一式三聯(lián)物料請購單，經(jīng)本部門部長確定請購物資品種、數(shù)量、建議供應(yīng)商、需求日期等詳細(xì)內(nèi)容，并簽字 2 各部門部長 填寫完整的物料請購單交各分管副總審批簽字 3 分管副總 總經(jīng)理 凡預(yù)算外物資請購需要按權(quán)限級別經(jīng)分管副總或總經(jīng)理審批， 預(yù)算外審批權(quán)限具體由總經(jīng)理審批 4 成本會計 采購員 經(jīng)審批的請購單兩聯(lián)傳遞至財務(wù)會計部，由成本會計作形 式審核后，傳遞給采購供應(yīng)部部長，另一聯(lián)在請購部 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 門自行留存 5 采購供應(yīng)部部長 采購員 采購供應(yīng)部部長匯總請購單，根據(jù)請購內(nèi)容安排具體采購作業(yè)，制定零星采購作業(yè)清單，向采購員下達(dá)采購指令 6 采購員 屬于年度協(xié)議內(nèi)范圍的物料，采購員直接按協(xié)議條件向供貨商下追加訂單，具體操作詳見： 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 7 采購員 成本會計 物資請購和使用部門 屬于年度協(xié)議外范圍外的物料，采購員實施詢比價程序，填報詢比價申報單，經(jīng)成本會計形式審核后，申報單細(xì)節(jié)內(nèi)容由使用部門確認(rèn)， 其他具體操作 詳見： 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 進(jìn)貨價格及采購成本控制 8 采購供應(yīng)部部長 采購員 成本會計 物資請購和使用部門 屬于首次采購的物料，采購員在采購供應(yīng)部部長指導(dǎo)下實施詢比價程序，填寫詢比價申報單，經(jīng)采購供應(yīng)部部長形式審核后，申報單細(xì)節(jié)內(nèi)容由使用部門確認(rèn)， 其他具體操作詳見： 采購作業(yè)控制 合同訂單管理 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 進(jìn)貨價格及采購成本控制 9 物資請購和使用部門 采購員 財務(wù)會計部 采購結(jié)束后： 請購單一聯(lián)按物料內(nèi)容的性質(zhì)（生產(chǎn)性或非生產(chǎn)性）由采購員和非生產(chǎn)性物資請購和使用部門 進(jìn)行歸集匯總； 另一聯(lián)由采購員保留待與財務(wù)會計部報帳 10 采購員 財務(wù)會計部 與財務(wù)會計部報帳時，采購員須提交請購單、詢比價申報單、合同或訂單、供應(yīng)商發(fā)票、倉庫入庫單或使用部門接收單各一聯(lián)，并同時填寫提交付款申請單 五、單據(jù)及報告 物料請購單 零星采購作業(yè)清單 詢比價申報單 入庫單 使用部門物資接收單 付款申請單 大宗采購管理 一、目的 本管理文件明確了某些易于標(biāo)準(zhǔn)化的材料、大金額固定資產(chǎn)等物資或服務(wù)的特殊采購標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)操作流程，以便在形成大批量集中采 購的同時，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督，規(guī)范和優(yōu)化供貨渠道及供應(yīng)價格。 二、范圍 本管理文件適用于非企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商貨源的，易于標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)性原輔料、金額較高的設(shè)備、固定資產(chǎn)、工程材料、修繕和工程項目（設(shè)備及車間改造、基建工程）、租賃項目及其他服務(wù)項目。 三、相關(guān)程序及制度 固定資產(chǎn)及設(shè)備采購管理 勞務(wù)及服務(wù)采購 合同、訂單管理 四、業(yè)務(wù)流程 1、 大宗采購標(biāo)準(zhǔn)制定 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 年末 財務(wù)會計部 財務(wù)副總 財務(wù)會計部制訂適用于大宗采購規(guī)范方法的范圍和標(biāo)準(zhǔn)； 每年依據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營 情況進(jìn)行調(diào)整和修正； 結(jié)果報財務(wù)副總、總經(jīng)理審批生效； 一般標(biāo)準(zhǔn)參照： 合同價值 10萬元以上較易于標(biāo)準(zhǔn)化的物料； 合同價值 10 萬元以上的國內(nèi)采購設(shè) 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 備； 合同價值 10 萬元以上的租賃、工程項目； 合同價值 1 萬元以上的修繕工程項目 合同價值 10萬元以上的其他服務(wù)項目 2 年末 財務(wù)會計部 財務(wù)副總 財務(wù)會計部共同制訂經(jīng)大宗采購程序所訂立合同的最長履行時限標(biāo)準(zhǔn)， 每年依據(jù)企業(yè)實際經(jīng)營情況調(diào)整和修正， 結(jié)果經(jīng)財務(wù)副總、總經(jīng)理審批生效 3 年末 招標(biāo)管理員 使用部門 分管副總 實際采購業(yè)務(wù)中，特殊情況下合同履行期限 超過標(biāo)準(zhǔn)的，招標(biāo)管理員參照使用部門和意見，報分管副總審批同意后，執(zhí)行實際合同期限 2、 大宗采購業(yè)務(wù)操作規(guī)范 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 使用部門 財務(wù)會計部 采購員 根據(jù)各部門的固定資產(chǎn)、服務(wù)項目請購要求按大宗采購標(biāo)準(zhǔn)提出大宗采購程序申請， 分管副總、總經(jīng)理審批后，成本會計與采購員共同安排工程項目、工程材料、服務(wù)項目的大宗采購，實施大宗采購程序 2 使用部門 以采購供應(yīng)部為主，實施大宗采購程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 采購員 分管副總 序： 使用部門確定物料質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格型號、工程技術(shù)要求等供應(yīng)條件； 采購員按供應(yīng)條件邀請報價或組織招標(biāo)，制報價邀請書或招標(biāo)文件； 采用公開招標(biāo)還是邀請報價由采購員決定，分管副總批準(zhǔn)； 公開招標(biāo)可以自行組織，也可委托專業(yè)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行，具體由招采購供應(yīng)部部長決定，分管副總批準(zhǔn) 3 采購員 財務(wù)會計部 使用部門 邀請報價的，采購員、參予議標(biāo)和監(jiān)督，決定中標(biāo)人， 公開招標(biāo)的，采購供應(yīng)部、使用部門、財務(wù)會計部共同組成評標(biāo)專會，決定中標(biāo)人 4 成本會計 招標(biāo)失敗或無效的，成本會計根據(jù)企使用部門及財務(wù)會計部的意見，報分管副總批準(zhǔn)，進(jìn)行二次招標(biāo)或轉(zhuǎn)入普通采購程序。 3、大宗采購合同規(guī)范 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購供應(yīng)部采購員 分管副總 總經(jīng)理 物資招標(biāo)或邀請報價的，采購供應(yīng)部采購部與中標(biāo)人草簽長期供貨合同，分權(quán)限級別經(jīng)分管副總、總經(jīng)理審核后執(zhí)行。 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 2 采購供應(yīng)部 分管副總 總經(jīng)理 設(shè)備、固定資產(chǎn)、維修、租賃、工程或其他服務(wù)項目招標(biāo)或邀請報價的，采購供應(yīng)部與中標(biāo)人草簽設(shè)備、工程材料、工程項目或服務(wù)采購合同，經(jīng)分管副總和總經(jīng)理審核后執(zhí)行 3 綜合行政部 大宗采購由綜合行政部將全程相關(guān)檔案資料按大宗采購編號歸檔和保管 五、單據(jù)及報告 報價邀請書 招標(biāo)文件 定點(diǎn)采購管理 一、目的 本管理文件明確了某些材料物資實行定點(diǎn)采購程序的標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)操作流程，以便在形成集中采購的同時，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督，規(guī)范和優(yōu)化供貨渠道及進(jìn)貨價格，完善供應(yīng)鏈合作。 二、范圍 本管理文件適用于部分原材料、五金備件、儀表電器、低值易耗品、辦公勞保用品及其他物資材料的定點(diǎn)采購程序。 三、相關(guān)程序與制度 供應(yīng)商管理 合同、訂單管理 四、業(yè)務(wù)流程 1、定點(diǎn)采購標(biāo)準(zhǔn)和范圍設(shè)定 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 年末 成本會計 采購供應(yīng)部采購員 成本會計、采購 供應(yīng)部采購員共同確定定點(diǎn)采購物料和定點(diǎn)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)， 每年根據(jù)供應(yīng)商實際變動情況調(diào)整修該兩項標(biāo)準(zhǔn) 2 年末 采購供應(yīng)部部長 該標(biāo)準(zhǔn)提交采購供應(yīng)部部長審批同意后成為確定定點(diǎn)供應(yīng)具體范圍的原則指導(dǎo) 2、定點(diǎn)采購物料及候選定點(diǎn)供應(yīng)商確定 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 年末 使用部門 定點(diǎn)采購物資使用部門每年提供定點(diǎn)采購物料使用情況的書面反饋資料，提交建議定點(diǎn)采購物料明細(xì)表 2 成本會計 成本會計每年提供重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價表 3 采購員 采購供應(yīng)部采購員每年提供現(xiàn)有定點(diǎn)供應(yīng)商 半年度評審結(jié)果和年度交易記錄 4 采購員 采購員提供供應(yīng)市場調(diào)研結(jié)果、邀請報價結(jié)果、推薦定點(diǎn)供應(yīng)商名單和相關(guān)資料 5 采購供應(yīng)部 采購供應(yīng)部召集年會，按定點(diǎn)采購標(biāo)準(zhǔn)和以上資料劃定定點(diǎn)采購物料和定點(diǎn)供應(yīng)商候選名單 6 成本會計 采購員 使用部門 新的候選定點(diǎn)供應(yīng)商可在年初確定，也可根據(jù)采購供應(yīng)部的市場調(diào)查和生產(chǎn)方面的變化，隨時由采購員提出新的定點(diǎn)供應(yīng)商推薦名單， 擬新選定的定點(diǎn)供應(yīng)商必須經(jīng)采購供應(yīng)部、使用部門聯(lián)合實地考察，提供考察報告，進(jìn)入候選定點(diǎn)供應(yīng)商范圍，參與定點(diǎn)供應(yīng)商綜合評議 3、定點(diǎn)供 應(yīng)商資格綜合評議 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 成本會計 生產(chǎn)管理部 倉儲管理部 各使用部門 采購員組織，成本會計、生產(chǎn)管理部、各使用部門參加，參照候選名單、基礎(chǔ)資料和考察報告等進(jìn)行綜合評議： A 年度綜合評議； B 隨時進(jìn)行新的候選定點(diǎn)供應(yīng)商資格綜合評議； 以確定定點(diǎn)供應(yīng)商名單和定點(diǎn)采購物資范圍 2 采購員 采購供應(yīng)部部長 分管副總 定點(diǎn)供應(yīng)商名單和定點(diǎn)采購物資范圍形成報告，由采購員報采購供應(yīng)部部長、分管副總審批同意后生效 4、定點(diǎn)供貨合同 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 定點(diǎn)采購的生產(chǎn)用原輔料，采購員與定點(diǎn)供應(yīng)商洽談，簽訂年度協(xié)議， 協(xié)議簽訂過程的控制見合同、訂單管理 2 采購員 采購供應(yīng)部部長 其他定點(diǎn)采購物資由采購員決定是否采用年度協(xié)議形式合作，報采購供應(yīng)部部長、分管副總審批 3 采購員 非生產(chǎn)性物資采用年度協(xié)議方式合作的，采購員與定點(diǎn)供應(yīng)商洽談，簽訂年度協(xié)議； 協(xié)議簽訂過程的控制見合同、訂單 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 管理 4 采購員 非年度協(xié)議合作的定點(diǎn)采購，具體采購業(yè)務(wù)中由采購員直接與定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂合同或訂單 合同簽訂過程的控制見合同、訂 單管理 5、定點(diǎn)供應(yīng)商管理、評審和資格汰換 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 成本會計 采購員 成本會計和采購員共同制定定點(diǎn)供應(yīng)商評審內(nèi)容和管理標(biāo)準(zhǔn)，確定定點(diǎn)資格汰換標(biāo)準(zhǔn)，并提供定點(diǎn)供應(yīng)商評審表和定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表 2 采購員 采購員根據(jù)日常訂單交易情況填列定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表 3 財務(wù)會計部成本會計 采購供應(yīng)部采購員 倉儲管理部倉儲管理員 使用部門 采購員和成本會計組織： 非原材料物資定點(diǎn)供應(yīng)商半年度評審； 生產(chǎn)性原輔料定點(diǎn)供應(yīng)商年度評審； 成本會計、采購員、倉 儲管理員、使用部門參與，填寫定點(diǎn)供應(yīng)商評審表 4 采購員 采購供應(yīng)部部長 采購員根據(jù)定點(diǎn)資格汰換標(biāo)準(zhǔn)和定點(diǎn)供應(yīng)商評審表、定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表決定定點(diǎn)資格汰換， 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 報采購供應(yīng)部部長和分管副總審批 5 定點(diǎn)合作年度內(nèi)供應(yīng)商出現(xiàn)重大異常，影響正常供應(yīng)的，由采購員申請，采購供應(yīng)部部長和分管副總審批，取消該供應(yīng)商的定點(diǎn)資格。 6、定點(diǎn)采購范圍變更和記錄 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 使用部門 采購員 采購供應(yīng)部部長 分管副總 合作期內(nèi)發(fā)現(xiàn)定點(diǎn)采購物資不再適用定點(diǎn)采購方式的， 使用部門或采購員提出，采購供應(yīng)部部長和分管副總審批，同意停止定點(diǎn)采購 2 采購供應(yīng)部 定點(diǎn)采購的所有材料信息在采購供應(yīng)部采編號并歸檔保存 五、單據(jù)及報告 建議定點(diǎn)采購物料明細(xì)表 供應(yīng)商季度詢價表 定點(diǎn)供應(yīng)商綜合評議表 定點(diǎn)供應(yīng)商名單 定點(diǎn)供應(yīng)商評審表 定點(diǎn)供應(yīng)商交易記錄表 固定資產(chǎn)及設(shè)備采購管理 一、目的 本管理文件明確了一般固定資產(chǎn)和設(shè)備的采購規(guī)程，以規(guī)范生產(chǎn)設(shè)備及其他固定資產(chǎn)的采購。 二、范圍 本管理文件適用于生產(chǎn)性設(shè)備、非生產(chǎn)性一般固定資產(chǎn)的采購。 三、相關(guān)程序與制度 大宗采購管理 合同訂單管理 四、業(yè)務(wù)流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 使用部門 部門部長 分管副總 使用部門主管以上級別人員填寫并提交固定資產(chǎn)請購單，經(jīng)本部門部長和分管副總審簽 2 總經(jīng)理 提交固定資產(chǎn)請購單，經(jīng)總經(jīng)理審批 3 成本會計 審批后的固定資產(chǎn)請購單傳遞至財務(wù)會計部成本會計 符合大宗采購標(biāo)準(zhǔn)的，實施大宗采購，進(jìn)行邀請報價或招標(biāo)管理程序， 詳見大宗采購管理（ P2-Z1-J4-4） 4 采購員 采購供應(yīng)部部長 使用部門 采用一般采 購程序的，采購員負(fù)責(zé)詢比價，提供詢比價申報單，經(jīng)采購供應(yīng)部部長形式審核后，交使用部門確認(rèn)擬采購物資的詳細(xì)條件內(nèi)容 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 5 采購員 采購供應(yīng)部部長 分管副總 總經(jīng)理 采購員按確定后的采購條件，草擬固定資產(chǎn)采購合同，分權(quán)限級別經(jīng)過審批后執(zhí)行： A 生產(chǎn)性設(shè)備 采購供應(yīng)部部長、分管副總和總經(jīng)理審核 B 非生產(chǎn)性固定資產(chǎn) 分管副總和總經(jīng)理審核 6 使用部門 分管副總 采購員 某些特殊固定資產(chǎn)可由使用部門申請，分管副總批準(zhǔn)，使用部門與采購員共同實施采購，以確保采購標(biāo)的準(zhǔn)確。 五、單據(jù)及報告 固定資產(chǎn)請購 單 詢比價申報單 采購作業(yè)控制 一、目的 本管理文件明確了控制和監(jiān)督具體采購作業(yè)環(huán)節(jié)的程序、方法和參予人員，以規(guī)范采購作業(yè)的控制流程。 二、范圍 本管理文件適用于所有非固定資產(chǎn)的采購作業(yè)。 三、相關(guān)程序及制度 內(nèi)部審計制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、 作業(yè)參數(shù)控制 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購供應(yīng)部部長 采購供應(yīng)部部長設(shè)定重點(diǎn)物料采購周期、采購批量等作業(yè)控制參數(shù)，形成重點(diǎn)物料采購作業(yè)控制參數(shù)表，并根據(jù)物料供應(yīng)變化特點(diǎn)每年或每半年進(jìn)行一次調(diào)整 2 分管副總 重點(diǎn) 物料采購作業(yè)控制參數(shù)表報分管理副總審批后執(zhí)行 3 采購員 作業(yè)控制參數(shù)下發(fā)給采購員，采購計劃制定和采購業(yè)務(wù)實施 4 采購供應(yīng)部部長 采購供應(yīng)部部長監(jiān)督采購作業(yè)是否達(dá)到控制參數(shù)要求 2、 詢比價控制 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 在定點(diǎn)采購、大宗采購和其他以年度協(xié)議方式合作以外的采購作業(yè)，要求實施詢比價程序 2 采購員 須經(jīng)詢比價程序的采購業(yè)務(wù)，采購員要提供至少 3 家供應(yīng)商報價，填寫詢比價申報單 3 采購供應(yīng)部部長 凡采購業(yè)務(wù)，詢比價申報單須經(jīng)部門部長審 簽 4 成本會計 使用部門 詢比價申報單經(jīng)成本會計形式審核后，需要使用部門確認(rèn)的交使用部門確認(rèn)，不需要經(jīng)使用部門確認(rèn)的，按詢比價申報單內(nèi)容下訂單或草簽合同 5 采購員 財務(wù)會計部 經(jīng)審核的詢比價申報單必須與合同或訂單等由采購員在實施采購后及時報備財務(wù)會計部 3、 采購跟催 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員對日常采購進(jìn)行供應(yīng)商備貨跟催，并對采購作業(yè)進(jìn)行異常情況記錄，按訂單或合同編號形成采購業(yè)務(wù)異常記錄表 2 采購員 采購業(yè)務(wù)異常記錄表作為供 應(yīng)商交易考核的依據(jù)，定期采購員歸檔 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 3 采購員 采購供應(yīng)部部長 采購員定期監(jiān)督和匯總采購作業(yè)具體結(jié)果，對比計劃要求和請購內(nèi)容進(jìn)行采購作業(yè)準(zhǔn)確率統(tǒng)計（品種內(nèi)容、數(shù)量、交貨期），將準(zhǔn)確率統(tǒng)計結(jié)果報采購供應(yīng)部部長 4 采購員 采購員將發(fā)票、付款日期等結(jié)算條件作備查登記，記錄于發(fā)票、付款登記表 4、采購稽核 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 內(nèi)控審計部 分管副總 總經(jīng)理 內(nèi)控審計部組織對采購作業(yè)程序進(jìn)行定期或不定期稽核，形成稽核報告，報分管副總和總經(jīng)理。 2 審計員 稽核范 圍包括采購供應(yīng)部統(tǒng)一采購和部門采購 五、單據(jù)及報告 重點(diǎn)物料采購作業(yè)控制參數(shù)表 詢比價申報單 采購業(yè)務(wù)異常記錄表 發(fā)票、付款登記表 供應(yīng)商管理 一、目的 本管理文件明確了供應(yīng)商管理的基本內(nèi)容和方法，以規(guī)范供應(yīng)商的選擇，強(qiáng)化供應(yīng)商合作，提高供應(yīng)鏈效率，降低采購綜合成本。 二、范圍 本管理文件適用于所有物資供應(yīng)商。 三、相關(guān)程序及制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、供應(yīng)商規(guī)劃 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購供應(yīng)部部長 采購員 每年采購供應(yīng)部部長制定進(jìn)貨渠道管理的 基本原則和政策，下發(fā)給采購員 2 采購員 成本會計 采購供應(yīng)部部長 采購員分別作出年度供應(yīng)商規(guī)劃（區(qū)位布局、品種分配、開發(fā)計劃、儲備供應(yīng)商范圍），報成本會計和采購供應(yīng)部部長批準(zhǔn)，提供供應(yīng)商開發(fā)和管理的原則與標(biāo)準(zhǔn) 2、供應(yīng)商開發(fā) 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員報新供應(yīng)商開發(fā)計劃和備選名單 2 采購員 質(zhì)量管理部 采購員與質(zhì)量管理部進(jìn)行備選供應(yīng)商現(xiàn)場考察，提供考察報告 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 3 采購供應(yīng)部部長 采購供應(yīng)部部長根據(jù)考察報告審批新供應(yīng)商的選擇 3、供應(yīng)商評審和汰換 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購供應(yīng)部部長 采購員制定供應(yīng)商考核評審體系，并參照實際情況不定期修訂，結(jié)果報采購供應(yīng)部部長審批 2 采購供應(yīng)部 倉儲管理部 質(zhì)量管理部 月度供應(yīng)商業(yè)務(wù)考核，由采購員、倉儲管理員、質(zhì)量管理部共同評分，形成供應(yīng)商月度交易考核表，同時由采購供應(yīng)部部長匯總形成評分依據(jù)的數(shù)據(jù)資料，向供應(yīng)商檔案歸檔 3 采購供應(yīng)部部長 每月計劃成本組公布評分前 5 名供應(yīng)商和后 5 名供應(yīng)商 4 采購員 連續(xù) 3 次進(jìn)入后 5 名供應(yīng)商名單的，采購員進(jìn)行督促改進(jìn)或直接停止 下訂單，如限期改進(jìn)無效，停止下訂單，進(jìn)入汰換準(zhǔn)備狀態(tài) ， 采購供應(yīng)部部長審批 5 采購員 成本會計 采購員將進(jìn)入汰換狀態(tài)的供應(yīng)商名單報成本會計 6 成本會計 采購員 倉儲管理部 每年末對所有供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)貨價格成本控制目標(biāo)為中心的綜合評審， 采購員組織，倉儲管理部、質(zhì)量管理 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 質(zhì)量管理部 生產(chǎn)管理部 財務(wù)會計部 部、生產(chǎn)管理部和財務(wù)成本會計參與綜合評審，形成年度供應(yīng)商綜合評審表 7 采購供應(yīng)部部長 分管副總 根據(jù)年度供應(yīng)商綜合評審表，采購供應(yīng)部部長提出汰換供應(yīng)商名單，報分管副總理審批后，停止與 汰換供應(yīng)商的合作。 4、供應(yīng)商檔案 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員歸檔所有供應(yīng)商文字或電子檔案 2 采購員 每月對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計，出具分類匯總表，報成本會計和采購供應(yīng)部部長 五、單據(jù)及報告 供應(yīng)商月度交易考核表 年度供應(yīng)商綜合評審表 合同、訂單管理 一、目的 本管理文件明確了物資采購合同管理規(guī)程，以規(guī)范合同簽定、審核和執(zhí)行的控制制度。 二、范圍 本管理文件適用于大宗采購之外的物料采購合同和訂單管理。 三、相關(guān)程序與制度 四、業(yè)務(wù)流程 1、重要合同 會簽及審核 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 生產(chǎn)管理部 使用部門 質(zhì)量管理部 財務(wù)會計部 分管副總 總經(jīng)理 年度供貨或服務(wù)協(xié)議經(jīng)過生產(chǎn)管理部、其他使用部門、質(zhì)量管理部、財務(wù)會計部會簽，并經(jīng)分管副總和總經(jīng)理審批 2 采購供應(yīng)部部長 分管副總 總經(jīng)理 非年度性質(zhì)的供貨或服務(wù)合同按權(quán)限級別經(jīng)過采購供應(yīng)部部長、分管副總或總經(jīng)理審批： A 關(guān)聯(lián)供應(yīng)商經(jīng)分管副總審批； B 非關(guān)聯(lián)供應(yīng)商：經(jīng)過采購供應(yīng)部部長、分管副總、總經(jīng)理審批。 3 綜合行政部 經(jīng)審核和批準(zhǔn)的的合同交綜合行政部法律顧問審定法律條款 ，并蓋章生效 2、 合同、訂單跟蹤 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 采購員對合同、訂單執(zhí)行進(jìn)行跟催，出現(xiàn)較大異常情況，形成采購業(yè)務(wù)異常記錄表，注明合同或訂單編號 2 采購員 采購供應(yīng)部部長 重大異常報采購供應(yīng)部部長，形成處理措施 3 采購供應(yīng)部部長 如須變更或解除合同，經(jīng)采購供應(yīng)部部長批準(zhǔn) 3、 合同訂單報備及檔案 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 綜合行政部 財務(wù)會計部 所有采購訂單、合同均一式四份，同時報備綜合行政部法律顧問和財務(wù)會計部 一份 采購供應(yīng)部留存； 一份交財務(wù)會計部； 一份綜合行政部備存； 一份供應(yīng)商留存 2 采購員 采購供應(yīng)部留存的所有合同訂單按供應(yīng)商分類進(jìn)行歸檔，采購員負(fù)責(zé)匯總、維護(hù)、更新和管理調(diào)閱 五、單據(jù)及報告 采購業(yè)務(wù)異常記錄表 進(jìn)貨價格及采購成本控制 一、目的 本管理文件明確了采購價格及成本的分析和控制方法，以實現(xiàn)適時監(jiān)控物料進(jìn)貨價格，合理壓縮物料采購成本。 二、范圍 本管理文件適用于非固定資產(chǎn)物資采購價格和成本管理。 三、相關(guān)程序及制度 采購作業(yè)控制 四、業(yè)務(wù)流程 1、價格分析和成本改進(jìn) 步驟 完成時間 涉及 部門及崗位 步驟說明 1 采購員 成本會計 企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商進(jìn)貨成本分析： 采購員半年或一年進(jìn)行一次關(guān)聯(lián)企業(yè)供應(yīng)商利潤成本分析或成本審計，確定供貨商價格的合理性和進(jìn)貨成本壓縮的可能空間； 向成本會計提出進(jìn)貨成本改進(jìn)報告 2 采購員 原材料市場行情收集： 采購員每月收集、匯總主要中藥材市場行情； 每季度收集、匯總主要西藥原材料市場行情； 采購員對重要供應(yīng)商進(jìn)行季度詢價，形成重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價表； 3 采購員 采購員不定期提供價格行情報告，并 步驟 完成時間 涉及 部門及崗位 步驟說明 匯總 4 成本會計 采購員 成本會計每月向采購 員傳遞成本分析報告，明確本月存貨價格對生產(chǎn)成本的影響，提供進(jìn)貨成本變動趨勢和控制要求數(shù)據(jù) 5 采購員 成本會計 采購員定期匯總以上資料（ 2-4），形成原材料價格變動報告和進(jìn)貨成本改進(jìn)報告，提交成本會計 6 成本會計 成本會計匯總資料和改進(jìn)報告，定期（每兩月或每季）提出主要生產(chǎn)性物資進(jìn)貨指導(dǎo)價格范圍： A 企業(yè)內(nèi)關(guān)聯(lián)供應(yīng)商貨源控制價格 B 非關(guān)聯(lián)供應(yīng)商貨源指導(dǎo)價格 7 采購供應(yīng)部部長 分管副總 財務(wù)會計部 該指導(dǎo)價格范圍提交采購供應(yīng)部部長和分管副總批準(zhǔn)； 采購供應(yīng)部和財務(wù)會計部備案； 交采購員實 施 8 采購供應(yīng)部部長 采購員在業(yè)務(wù)操作中嚴(yán)格遵循指導(dǎo)價范圍，如有超過，實際執(zhí)行價格應(yīng)得到采購供應(yīng)部部長批準(zhǔn)，同時在采購業(yè)務(wù)異常記錄表中體現(xiàn) 2、定價控制 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 采購員 長期合作供應(yīng)商年度合同中確定進(jìn)貨價格和變價協(xié)議； 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 采購供應(yīng)部部長 財務(wù)會計部部長 內(nèi)控審計部部長 該價格和變價協(xié)議由采購員與供應(yīng)商草擬； 內(nèi)控審計部部長審定， 在合同會簽程序中經(jīng)采購供應(yīng)部部長、財務(wù)會計部部長、分別審核 2 采購員 非年度協(xié)議范圍的臨時采購，采取采購員詢報價程序控制 進(jìn)價 3 采購員 詢報價申報單經(jīng)成本會計形式審核 4 采購員 采購供應(yīng)部部長 財務(wù)會計部部長 內(nèi)控審計部部長 非年度協(xié)議的合同，價格經(jīng)采購員與供應(yīng)商草擬； 內(nèi)控審計部部長審定 采購供應(yīng)部部長、財務(wù)會計部部長分別審核 5 采購員 采購供應(yīng)部部長 分管副總 總經(jīng)理 內(nèi)控審計部對物資采購合同價格賦有審定責(zé)任： 單價 2000 元以下，采購員 單價 2000-5000 元，采購供應(yīng)部部長 單價 5000-20000 元，分管副總 單價 20000 元以上，總經(jīng)理 五、單據(jù)及報告 重點(diǎn)供應(yīng)商季度詢價表 成本 分析報告 采購業(yè)務(wù)異常記錄表 詢比價申報單 物料進(jìn)庫規(guī)程 一、目的 本管理文件明確了物料入庫過程中需執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，以實現(xiàn)入庫程序的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。 二、范圍 本管理文件適用于倉儲管理部各倉庫外購物料的入庫程序。 三、相關(guān)程序管理文件 物資供應(yīng)計劃 定點(diǎn)采購管理 供應(yīng)商管理 四、業(yè)務(wù)流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 1 倉儲管理部倉儲管理員 /質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 供應(yīng)商送貨至倉庫，倉儲管理員核對周到貨計劃和供應(yīng)商發(fā)運(yùn)單，質(zhì)量管理部質(zhì)檢員協(xié)助收料員檢驗外觀是否 完好、標(biāo)簽與物料是否一致、供應(yīng)商是否已經(jīng)核準(zhǔn)，收料員與供應(yīng)商送貨員共同清點(diǎn)數(shù)量 2 倉儲管理部倉儲 質(zhì)檢員和收料員初檢合格的物料進(jìn)入倉庫 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 管理員 /質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 待檢區(qū)，收料員開臨時入庫單，供應(yīng)商送貨員和收料員分別在臨時入庫單上簽字，臨時入庫單一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)倉庫記賬聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)倉儲記賬聯(lián)，收料員將第三聯(lián)客戶聯(lián)交供應(yīng)商送貨員，第二聯(lián)倉庫記賬聯(lián)和第四聯(lián)總統(tǒng)計記賬聯(lián)每日匯總交倉儲管理部部長，倉儲管理部部長將第二聯(lián)作為倉庫三級明細(xì)賬記賬憑證，將第四聯(lián)傳遞給倉庫儲管理員，作為倉庫二級 明細(xì)賬記賬憑證，第一聯(lián)收料員留存 3 倉儲收料員 /采購供應(yīng)部采購員 初檢不合格的物料，收料員拒收，填寫物料拒收記錄并通知采購供應(yīng)部采購員 4 倉儲管理員 /質(zhì)量管理部質(zhì)檢員/采購供應(yīng)部采購員 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員對進(jìn)入待檢區(qū)的物料，根據(jù)取樣標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行隨機(jī)抽樣，開出請驗單，請驗單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)連同送檢物料交采購供應(yīng)部采購員，第二聯(lián)倉儲管理員留存 5 質(zhì)量管理部質(zhì)檢 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員完成檢驗程序，出具質(zhì) 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 員 檢報告書 6 出具質(zhì)檢報告當(dāng)日 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 /倉儲管理員 /物料部倉庫主管 質(zhì)檢報告書一式三聯(lián)，第一聯(lián)質(zhì)量管理部留存，其余二聯(lián)交倉儲管理員，倉儲管理員將第二聯(lián)與對應(yīng)請驗單一并留存、第三聯(lián)交采購供應(yīng)部采購員 7 出具質(zhì)檢報告當(dāng)日 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 /倉儲管理員 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員通知收料員質(zhì)檢結(jié)果，在貨位卡上填上質(zhì)檢報告書出具日期和檢驗結(jié)果，收料員將物料由待檢區(qū)移入合格區(qū)或不合格區(qū)放置 8 出具質(zhì)檢報告當(dāng)日 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員 /采購供應(yīng)部采購員 質(zhì)量管理部質(zhì)檢員將不合格物料的檢驗結(jié)果通知采購供應(yīng)部采購員，由采購員聯(lián)系供應(yīng)商補(bǔ)貨 9 出具質(zhì)檢報告當(dāng)日 倉儲管理員 /采購 供應(yīng)部采購員 倉儲管理員收到質(zhì)檢合格報告書，做備查登記并將第三聯(lián)傳遞給采購供應(yīng)部采購員開出正式入庫單，作為倉庫二級明細(xì)賬的物料入庫憑證 10 出具質(zhì)檢報告當(dāng)日 倉儲管理員 /采購供應(yīng)部采購員 倉儲管理員收到質(zhì)檢不合格報告書，做入庫沖紅單并將質(zhì)檢報告書第三聯(lián)傳遞給采 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 步驟說明 購供應(yīng)部采購員做備查登記 五、單據(jù)及報告 臨時入庫單 正式入庫單 請驗單 質(zhì)檢報告書 物料拒收記錄 物料出庫規(guī)程 (P2-Z1-J4-13) 一、目的 本管理文件明確了物料出庫過程中需執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)及各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范 ，以實現(xiàn)出庫程序的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。 二、范圍 本管理文件適用于倉儲管理部的出庫程序。 三、相關(guān)程序管理文件 生產(chǎn)計劃管理 領(lǐng)料制度 四、業(yè)務(wù)流程 步驟 完成時間 涉及部門及崗位 崗位崗 步驟說明 1 生產(chǎn)管理部領(lǐng)料員 /車間主任 生產(chǎn)管理部領(lǐng)料員將車間主任審批簽字的請領(lǐng)單交倉庫發(fā)料員 2 收到領(lǐng)料單后 倉庫