電子信息檔案風險控制的有效措施論文.doc

電子信息檔案風險控制的有效措施論文 一、電子檔案的特點 隨著人類社會的快速進步，計算機技術得到了迅猛發(fā)展，涌現(xiàn)了大量的電子出版物、電子郵件、電子文件，它們逐步把以紙質(zhì)為介質(zhì)的文件進行了取代。所以，檔案工作發(fā)展的必然趨勢就是檔案網(wǎng)絡化、電子化。電子檔案的主要優(yōu)點在于：具有巨大的信息存儲量、快捷的傳遞方式、獨立的信息存儲空間、方便的操作手段、便于長期保存，它所需的空間比較小、信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享、復制檔案的過程中不容易丟失信息，表現(xiàn)形式也是多種多樣，使檔案更加形象、全面、生動，復用性非常良好，它是數(shù)字化信息技術的產(chǎn)物。但是它也有一定的缺陷：具有較強的設備依賴性、較大的信息不安全性、載體的易修改性、非直讀性、載體與實用技術缺乏穩(wěn)定性、較強的背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，邏輯結構與物理結構存在復雜性，以及載體與信息存在相互分離性等。 二、檔案風險預防的手段 檔案工作開展的一個重要步驟及基礎性環(huán)節(jié)就是細致深入的分析研究風險預防的有效方案。對存在的風險進行提前性的防范，這是最為經(jīng)濟、最為有效的風險規(guī)避風險手段，在還沒有出現(xiàn)風險的時候就加以遏制，提前進行預防，防患于未然，可以降風險的代價為最低。第一，保證審批工作的可靠與嚴格，審批需要逐級別的進行，針對信息內(nèi)容加以保存和管理，并對工作權限加以認定；第二，嚴格的權限限制必須建立起來，只有在權限的范圍內(nèi)各個級別的工作人員才能進行工作，使用檔案；第三，以使用的規(guī)范為準則，確認使用權限，為了防止信息泄露，有必要對備份的文件實施技術處理，對信息的復制備份要竭力避免出現(xiàn)。 三、檔案風險避免的手段 （一）引進最先進的科學技術。在工作的時候計算機要將多種措施同時結合起來，而引進先進技術是風險規(guī)避的最佳選擇，先進技術可以提高電子信息檔案的安全可靠性。在現(xiàn)代操作系統(tǒng)中比較經(jīng)常運用的、很重要的方法就是密碼設置。第一，提升加密技術，對檔案信息進行分層次、分級別的加密處理；第二，實施數(shù)據(jù)加密處理應選擇最佳的軟件，制定適合的檔案軟件，并對用戶密碼的設置、訪問的授權、安全的級別等予以保證，使檔案及信息的安全性得到有效保證。 （二）及時發(fā)現(xiàn)和處理是風險防范的首要措施。數(shù)據(jù)安全性的重點是檔案信息的管理工作，而在使用電子信息檔案的時候出現(xiàn)的風險問題，要及時發(fā)現(xiàn)和處理。有關企業(yè)針對在維修計算機過程中的風險，需要加大力度，重點關注，有效的防范和控制可能出現(xiàn)的風險，并實施主動的、有效的方案。 四、檔案風險分散的手段 在電子信息檔案管理中還有一種轉移策略是進行風險規(guī)避過程中經(jīng)常使用的手段，實質(zhì)上所謂的轉移策略就是分散風險，降低分散已經(jīng)存在的風險到最低程度，轉移風險到其他地方，實施修正風險轉移的手段可以從多個角度開展，如：購買保險、與提供商簽署服務合同、修改配置模式或者外包給其他機構等等。通過這樣手段，我們簡化了復雜的風險問題，再改進優(yōu)化以前實施的電子信息檔案管理策略，從而使新的電子信息檔案管理系統(tǒng)更加先進。另外，通過與網(wǎng)絡供應商進行協(xié)調(diào)，在滿足電子信息檔案使用需要的前提下讓供應商提供有效的安全服務。還有一點要強調(diào)的是，風險在外包上同樣隱含，假若外包人員與合同標準不符合，導致的后果也會非常嚴重。因此為了避免人為因素帶給企業(yè)損失，使用電子信息檔案的人員必須在嚴格的操作標準下進行，要認真執(zhí)行，嚴格遵守。結語：總之，立足于實際需要，通過全面的研究和分析，探討了管理與控制電子信息檔案風險的主要手段，對具體的風險控制和防范