淺析電算化會計系統(tǒng)的內部控制的論文

淺析電算化會計系統(tǒng)的內部控制的論文 淺析電算化會計系統(tǒng)的內部控制的論文 摘要：本文討論了電算化會計系統(tǒng)對內部控制的特殊要求，同時提出對系統(tǒng)開發(fā)和實施的系統(tǒng)發(fā)展控制、對計算機會計系統(tǒng)各個部門的管理控制、對計算機會計系統(tǒng)日常運行過程的日?？刂?。 關鍵詞：電算化系統(tǒng)內部控制管理控制企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。如會計數(shù)據(jù)處理的速度加快，會計核算的準確性和可靠性得到提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但是，也為企業(yè)的內部控制帶來許多新問題，由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性，建立一套適合電算化會計系統(tǒng)的內部控制制度就顯得非常重要。 一、電算化會計系統(tǒng)對內部控制的特殊要求 （一）計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境。企業(yè)使用計算機后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生變化，如財務部門從原來由 財務、會計專業(yè)人員組成，轉變?yōu)橛韶攧?、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。 （二）電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了。甚至交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原來書面形式的各類會計憑證轉變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質上。 （三）計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度。由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕 跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。WWw.11665.cOm計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大。 二、計算機會計系統(tǒng)的內部控制制度 （一）日?？刂?1、業(yè)務發(fā)生控制。是采用相應的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生是，通過計算機的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。 2、數(shù)據(jù)輸入控制。企業(yè)應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應經(jīng)過必要的授權，并經(jīng)有關的內部控制部門檢查；其次，應采用各種技術手段對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行校驗。 3、數(shù)據(jù)通訊控制。數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠。 4、數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效 性和可靠性進行的控制。 5、數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定。 6、數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。為了確保計算機會計系統(tǒng)產生的數(shù)據(jù)和信息被適當?shù)貎Υ?，便于調用、更新和檢索，企業(yè)應當對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標號，以便業(yè)務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。 （二）管理控制 1、組織機構設置。企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當?shù)恼{整，以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標，并且，應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。 2、職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。 3、檔案管理。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。 （三）系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制 1、授權和領導認可。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必需經(jīng)過有關領導的認可和授權。計算機會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機會計系統(tǒng)進行重大改進，同樣對會對企業(yè)管理體制造成較大的影響，同時對現(xiàn)有計算機會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠，因此也必需得到授權和領導認可。 2、符合標準和規(guī)范。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規(guī)范。其中包括符合標準和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格 的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設計等等。 3、系統(tǒng)轉換。企業(yè)應在系統(tǒng)轉換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉換的準備工作，如舊系統(tǒng)的結算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導入等。新的計算機會計系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進一步接受實踐的檢驗。因此企業(yè)在系統(tǒng)轉換之際，采用新舊系統(tǒng)并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。 4、程序修改控制。企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，可能導致使用中的軟件進行修改，計算機會計系統(tǒng)經(jīng)過一段時期的使用也會發(fā)現(xiàn)一些需要進行修改的地方。對會計軟件進行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經(jīng)批準后才能實施修改，計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的