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WORD實用奇招妙技大薈萃1 在表格中巧輸文字要想在表格中隨心所欲地輸入文字，而不影響表格大小，其實這操作起來很簡單。只需要在繪圖工具欄上選擇文本框(豎排或橫排均可)，然后在表格上拖出一個文本框，在其中輸入文字，再在表格上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”，再單擊“顏色與線條”標(biāo)簽，把“填充”顏色及“線條”顏色均設(shè)為無顏色線條，最后確定即可。 2 把頁碼插入到Word文檔頁面外側(cè)你用Word編輯了一篇文檔，將它按雙面打印出來后，你有沒有想過將頁碼放置在頁面的外側(cè)，這樣你的文檔看起來就有些與眾不同了。要將頁碼插入到頁面的外側(cè)，方法如下：在“插入”菜單中，單擊“頁碼”；再在“位置”框中，選擇“頁面縱向中心”；然后在“對齊方式”框中，選擇“外側(cè)”；最后單擊“確定”按鈕。實際上，在“位置”和“對齊方式”框中，你還可以選擇其他的組合方式，把頁碼放置在頁面的其他位置呢。就試試吧！3. 為Word文檔添加行號首先單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令，在打開的“頁面設(shè)置”窗口中單擊“版式”標(biāo)簽項，然后在“應(yīng)用于”框中選擇是整篇文章還是文章的某一部分，接下來單擊“行號”按鈕，選擇“添加行號”復(fù)選框，然后設(shè)置好“起始編號”、“行號間隔”和“編號方式”等選項，最后單擊“確定”按鈕即可。須要注意的是，只有在“視圖”菜單中將文檔設(shè)置為“頁面”模式才可以看到我們剛才插入的行號。 4. “逆打”有妙用點擊“文件 打印”，在彈出的“打印”窗口左下方點擊“選項”按鈕，在上面選中“逆頁序打印”，這樣Word在打印文件時就會先打印最后一頁，直至第一頁，免去了我們動手分頁重新排序的麻煩。5. 更快捷的全部保存在Word 2000、Excel 2000中要想保存多篇打開的文檔，可以按住Shift鍵，選擇“文件”菜單中的“全部保存”即可。其實有更快捷的方法：可以先按住Shift鍵，然后用鼠標(biāo)單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，觀察按鈕的圖形是否改變？對了，這時“保存”按鈕的圖標(biāo)就變成“全部保存”的圖標(biāo)，松開鼠標(biāo)，即全部保存完畢。是不是更快捷？ 6. 擴展單元格如果用Word設(shè)置好的表格，有時在單元格中多輸入了一兩個字符就不能容納進去，可又不想改變原有的字體、字號或列寬等風(fēng)格。這里有個簡便的方法來解決這個問題：選中該單元格，在格式菜單中選“段落”“縮進與間距”選項卡，將左、右縮進欄內(nèi)的“0字符”改為“-1字符”，加以確認(rèn)，這時，未顯露的字符就納入格內(nèi)了。 7. Word中特殊字符的快速輸入辦公錄入時，特殊字符輸入通常由“插入”菜單，選擇“符號”，再在彈出的對話框內(nèi)選擇字體類型，再找到所需的字符后插入。這種方法并不理想，頻繁使用鼠標(biāo)降低了錄入速度，查找符號也浪費了不少時間。最簡便的方法是將自己常用到的字符定義成快捷鍵。例如經(jīng)常輸入字符、，通過“插入”菜單中“符號”找到相應(yīng)的字符，點“快捷鍵”按鈕，將自定義的快捷鍵輸入相應(yīng)的欄內(nèi)(通常為“Alt+某字符”組成組合鍵)，再點“指定”按鈕即可。8. 快速進行線條修改在Excel中一張表格畫好后，如果想對其中幾根線條進行修改，怎樣快速做到呢。單擊“視圖”菜單，選擇“工具欄”下的“自定義”，在“自定義”窗中單擊“命令”標(biāo)簽，在“類別”中選擇“格式”，然后在右窗格中拖動垂直滾動條，找到“繪圖邊框”，最后把它拖至格式工具欄上。在要修改表格時，單擊該“繪圖邊框”按鈕，對彈出的小窗感到熟悉吧，在Word中畫表格時常用到的，在其中可選擇線條樣式及顏色，然后在想修改的表格線上再畫一次即可。9. F8：誰說選中要按左鍵拖動？在Word中，如果要快速選中好幾段文字，可以用擴展功能。先將光標(biāo)定位在需要選中的開始處，按下F8鍵(或雙擊底部狀態(tài)欄中“擴展”字樣)進入擴展?fàn)顟B(tài)，此時移動鼠標(biāo)至結(jié)束處單擊，即可快速選中。省去了拖動鼠標(biāo)到處跑而且不太容易準(zhǔn)確選中的麻煩，快來試一下吧：)如要重新選擇，可再次雙擊“擴展”退出擴展?fàn)顟B(tài)。10. Word下的數(shù)學(xué)運算功能要在Word中進行數(shù)學(xué)運算，首先要進行簡單的設(shè)置。在Word界面下，點擊“工具”，選擇“自定義”，在打開的“自定義”窗口中點擊“命令項”，在“類別”窗口選擇“工具”，在“命令”窗口找到“工具計算”選項，按下鼠標(biāo)左鍵，將“工具計算”拖到Word界面上方的工具欄中，接下來就可以進行計算了。例如，用公式計算的方法如下：列公式，如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4減10除以5)；選中整個公式，點擊工具欄上的“工具計算”；同時按下“Ctrl+V”鍵或用鼠標(biāo)點擊工具欄上的“粘貼”圖標(biāo)，根據(jù)運算法則計算的結(jié)果就會出現(xiàn)在光標(biāo)所在位置。11. F4、F5和F7也有妙用在Word中執(zhí)行過某一命令后，按F4鍵可再次重復(fù)這一操作。如果按下“Shift+F5”后，光標(biāo)在最后三個編輯處循環(huán)，可幫你快速修改前三個編輯，讓你知道自己最后做了什么改動。F7鍵最省事了，按一下全文拼寫查個遍。12. 快速改變Word文檔的行距在編輯Word文檔時，要想快速改變文本段落的行距，可以選中你需要設(shè)置的文本段落，按“Ctrl+1”組合鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距；按“Ctrl+2”組合鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距；按“Ctrl+5”組合鍵，即可將段落設(shè)置成1.5倍行距。13. 巧使表格旋轉(zhuǎn)首先選中整個表格，然后單擊“繪圖”工具欄上的“陰影效果”(如窗下繪圖工具欄沒有，可從“視圖/工具欄”下選取)，并任選一種陰影效果。然后在表格陰影效果上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出菜單中選擇“設(shè)置自選圖形格式”，再在自選圖形格式窗中單擊“大小”標(biāo)簽，然后在“旋轉(zhuǎn)”欄輸入旋轉(zhuǎn)的角度數(shù)，重復(fù)這些操作便可。14. 在Word中速查上次修改的位置經(jīng)常處理長Word文檔的朋友都會有這種經(jīng)歷：對一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或校對時總要經(jīng)過很多次修改，可是每次打開Word文檔，想要從上次修改結(jié)束的位置接著修改時，總要查找很久。其實有一個簡單快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷鍵，即在打開上次修改過的文檔時，按下“Shift鍵”的同時，按下“F5”鍵，輸入光標(biāo)會迅速跳到上次結(jié)束修改工作的位置，你馬上又可以開始繼續(xù)你的修改工作，實在是方便極了。15. Word下的運算符號Word下的鍵盤輸入“加”、“減”、“乘”、“除”，分別顯示為“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、“*”、“/”并不為大家所熟知。這些符號在有些具體使用場合會讓人費解。如筆者所教授的小學(xué)算術(shù)?？捎靡韵路椒ǜ脑O(shè)置，得到大家都習(xí)慣的相應(yīng)計算符號。先在Word界面下點擊“插入”選擇“符號”，再在字體(標(biāo)準(zhǔn)字體)欄內(nèi)選擇大家習(xí)慣和熟悉的運算符號，做以下變更：以減號為例，鍵盤“-” 號比常用“”號略短。首先選取欄內(nèi)“”號，然后點擊左下角“自動更正”，進入選項設(shè)置后在左邊替換欄填上鍵盤符號“-”，替換為現(xiàn)在已經(jīng)自動設(shè)置為你所選擇的常見運算符號，單擊“添加”然后“確認(rèn)”。你就完成了替換符號“-”的設(shè)置?，F(xiàn)在你在鍵盤上輸入的減號就是“”了。符號的設(shè)置和減號基本相同。而除號鍵盤鍵“/”是常用字符之一，可在替換欄內(nèi)填入“。”“/”兩鍵，同時敲擊所設(shè)置的兩鍵就可出現(xiàn)大家習(xí)慣的“”號。 16. 解決圖形對象隨段落移動的問題一般在默認(rèn)情況下，插入到Word中的圖片的位置不是相對固定的。它會隨著段落的移動而移動。若我們要讓圖片不動，那就要用圖片格式來實現(xiàn)了。在圖片上雙擊，屏幕上出現(xiàn)格式設(shè)置窗口，打開其中的“版式”，選擇“襯于文字下方”然后再點擊“高級”，打開“圖片位置”，將其中的“對象隨文字移動”的選擇項取消掉并單擊“確定”。這樣問題就解決了。 #1 在Excel中快速輸入分?jǐn)?shù)通常在Excel單元格中直接輸入分?jǐn)?shù)如“6/7”，會顯示為6月7日。如何快速輸入分?jǐn)?shù)“6/7”，其實只需在輸入分?jǐn)?shù)“6/7”時在它前面添加一個“0”和一個空格即可，但是用此法輸入的分母不能超過99(分母超過99就會變成另一個分?jǐn)?shù))。17. 縮放顯示比例的快捷鍵我們大家在用Word進行文檔編輯時，經(jīng)常會調(diào)整顯示比例來觀察文檔整體的布局，但如果每次都要去點擊工具欄中縮放按鈕的話，實在是有點麻煩，其實只要你有個滑輪鼠標(biāo)，按住Ctrl鍵并且使滑輪向上或向下滾動，這樣就可以放大或縮小顯示的比例。18. 用鼠標(biāo)在Word中精確移動表格線在Word中編輯表格很方便，但用鼠標(biāo)左鍵移動表格線時往往由于移動量大，而不能隨意移動表格的列寬和行寬。其實這可以用2個簡單的方法實現(xiàn)。方法一：選中要改變寬度的行或列，單擊菜單欄中的“表格”項，在下拉菜單中選中“表格屬性”，在出現(xiàn)的對話框中選定行或列選項，可以精確設(shè)定行或列寬。方法二：將鼠標(biāo)放在要改變寬度的表格線上，當(dāng)箭頭變成移動形狀時同時，按下鼠標(biāo)的左右任意鍵，即可精確移動表格的列或行寬。 19. 輸入循環(huán)小數(shù)的技巧要輸入形如0.1(?)2(?)的循環(huán)小數(shù)，在WPS 2000中，將數(shù)字上面的小圓點稱作頂標(biāo)記，采用插入數(shù)學(xué)公式的方法輸入。將光標(biāo)定位在要插入對象的位置，點擊“插入數(shù)學(xué)公式頂標(biāo)記式-單點”，然后在對象框內(nèi)輸入數(shù)字“1”，重復(fù)操作插入方法，輸入數(shù)字“2”。在Word 2000中，我們先輸入數(shù)字“12”并選取它，用鼠標(biāo)點擊“格式中文版式拼音指南”，彈出“拼音指南”編輯框，可見“基準(zhǔn)文字”為1和2，我們在“拼音文字”框內(nèi)輸入小圓點，點擊“確定”，大功告成。這里輸入小圓點有點麻煩，使用鍵盤上是小句點不行，要使用中文標(biāo)點的間隔符，方法有兩個：1.打開輸入法的軟鍵盤，選擇“標(biāo)點符號”，按數(shù)字鍵“9”；2.工作前先在文檔空白位置上插入一個“?”，將它剪切到剪貼板，在輸入“拼音文字”時按快捷鍵“Ctrl+V”粘貼它。20. 文檔頁面自行滾動在電腦上閱讀較長的文檔，如果鼠標(biāo)沒有滾動功能，看起來非常不方便。實際上這個功能，在Word2000中，通過簡單的設(shè)置，完全可以實現(xiàn)。具體步驟是：1)打開“工具自定義”菜單，在彈出的對話框中，選擇“命令”選項卡，點擊“類別”中“所有命令”，在“命令”對話框找到“Autoscroll”命令。然后把“Autoscroll”拖動到工具欄的合適位置放下，放手后會出現(xiàn)“自動滾動”按鈕。以后在閱讀文檔的時候，只要單擊這個按鈕，上下移動鼠標(biāo)，頁面就會自行滾動。鼠標(biāo)上下移動的幅度可以調(diào)節(jié)頁面滾動的速度。再次單擊左鍵，鼠標(biāo)回到正常狀態(tài)。21. Word中快速查找內(nèi)容單擊“編輯”菜單中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷鍵，打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”輸入要查找的內(nèi)容，即可。當(dāng)單擊 “取消”按鈕回編輯窗口之后，還可以通過按“Shift+F4”鍵來完成重復(fù)查找的工作。利用此快捷鍵繼續(xù)查找時，Word不再顯示“查找與替換對話框，而是按照上次查找的內(nèi)容來搜索，并反白顯示搜到的文本。用查找中的“高級”查找選項設(shè)置，還可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等內(nèi)容。 22. 羅馬數(shù)字轉(zhuǎn)換為大寫漢字在Word中，有時作合同或協(xié)議文件時，金額需要漢字大寫，這時從千元或萬元依次錄入就比較麻煩，并且容易出錯。這里一個簡單的辦法，先按羅馬數(shù)字輸入后，選中要轉(zhuǎn)換的數(shù)字，單擊菜單“插入數(shù)字選中選擇框中的大寫的壹、貳、叁”最后按“確定”即可。23. 精確移動Word中的對象使用Word時一定會遇到插入“圖形符號、表格、公式”等對象的各種操作。如果按住Alt鍵，再移動對象，會更加地精確。例如要完成將四個點用一條線串起來，當(dāng)然這在繪圖軟件中不難實現(xiàn)，但在Word中如不使用Alt鍵，恐怕就很難完成。在Word中，精確地使某對象進行移動，在其他方面也可實現(xiàn)，如表格的行列大小的調(diào)整，按住Alt鍵后再進行標(biāo)尺或表格的行列大小操作(如：拖動、移動時)會顯示出表格行、列的實際尺寸和標(biāo)尺的實際尺寸，并且調(diào)整的大小是可隨便選擇的24. Word小技巧：快速找到上次修改的位置相信與我一樣曾經(jīng)處理過長文檔的人都會有這種經(jīng)歷：一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或較對時總要經(jīng)過很多次修改，可是每次打開Word文檔，想要從上次修改結(jié)束的位置接著修改時，總要找很久。終天有一天我找到一個快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷鍵，即在剛打開上次修改過的文檔時，按下“Shift鍵”的同時，按下“F5”鍵，輸入光標(biāo)會迅速跳到上次結(jié)束修改工作的位置，你很快就可以開始繼續(xù)你的修改工作，實在是方便極了 25 自定義中文Word的快捷鍵告別DOS時代，盡管有使用十分方便的“小老鼠”為我們在Word中提供各種菜單、窗口間的操作，但對于熟練的用戶來說，鍵盤快捷鍵顯然速度會更快，操作更方便。比如我們處理好一篇文檔并要將其存盤，我們只要按“Ctrl+S”，這比用鼠標(biāo)單擊文件欄中的保存要快得多。所以我們就要善于使用Word的鍵盤快捷鍵，這對于我們?nèi)粘２僮鞯乃俣扔惺种卮蟮挠绊?。默認(rèn)情況下，Word向用戶提供的一套快捷鍵操作方案，這一點我們可以從它的菜單上查得。不過，有時這些默認(rèn)的快捷鍵不一定符合用戶的操作習(xí)慣，有些用戶可能會因自己的特殊情況，希望對它加以適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，如添加新的快捷鍵、刪除原有快捷鍵等。其實這是十分容易的一件事。1.打開“工具”菜單中的“自定義”命令。在命令選項中選取“鍵盤”(如圖)。2.定位好將這個快捷鍵修改后的模板；在“將修改保存在”下拉菜單框中選擇一個用于保存對快捷鍵所作修改的文檔或模板(自定義的快捷鍵只對那些模板生效)。3.選取所要命令的類型，和要自定義的命令。原命令的快捷鍵將出現(xiàn)在“當(dāng)前快捷鍵中”。將光標(biāo)移到請按新快捷鍵一欄，并指定好你的快捷鍵。完成后按“指定”，關(guān)閉自定義快捷后，這些命令的新快捷鍵方式即可發(fā)揮作用。二、修改、刪除和恢復(fù)快捷鍵的設(shè)置如果你會自定義快捷鍵了，那這一步是非常的簡單。同樣當(dāng)你打開自定義快捷鍵的窗口。選擇要更改的命令，這時，它的快捷鍵就會出現(xiàn)，我們只要按“刪除”即可?；蛘咭嗫捎妙愃频姆椒ㄐ薷乃脑O(shè)置。當(dāng)然你感覺自己的設(shè)置不好，又想更改成默認(rèn)的狀態(tài)時，只要按“全部重設(shè)”即可。 26 中英文引號替換技巧我們在編輯文章時，可能會遇到使用英文標(biāo)點符號的文章。為了規(guī)范文件編排，常常需要將此類文章放在Word中進行編輯處理，并把所有的英文標(biāo)點符號轉(zhuǎn)化為中文標(biāo)點符號。利用Word的替換功能，可以輕松轉(zhuǎn)換大多數(shù)標(biāo)點符號，但要將英文引號()替換為中文引號(“”)，由于Word分不清英文引號()哪個是上引號，哪個是下引號，因此替換起來非常麻煩。筆者經(jīng)過多次實踐分析之后，終于找到了分步替換的簡單辦法。1.將指定的文章復(fù)制到Word中，將文中的任意一個英文引號復(fù)制到剪貼板中(編者注：用鼠標(biāo)選中任意一個英文引號，然后按“Ctrl+C”組合鍵即可，此步一定不要省略)。2.打開Word替換對話框，在查找框內(nèi)輸入(*)(英文引號和*號。注意只輸入括號內(nèi)的符號，括號本身不要輸入，下同)，選中“使用通配符”，然后在替換框內(nèi)輸入(&c)，C要小寫。把光標(biāo)放在文檔的開始處，單擊“全部替換”，經(jīng)過替換之后，我們看到文中所有的英文下引號都由單個()變?yōu)殡p個()了，這是為后面Word區(qū)分英文上引號和下引號打基礎(chǔ)。3.再次打開Word替換對話框，在查找框內(nèi)輸入()，在替換框內(nèi)輸入中文下引號(”)，把光標(biāo)放在文檔的開始處，單擊“全部替換”。4.在文檔中輸入一個中文上引號(“)，并將其剪切到剪貼板中。打開Word替換對話框，在查找框內(nèi)輸入()，在替換框內(nèi)輸入(c)，單擊“全部替換”。至此， 完成了英文引號()替換為中文引號(“”)的工作。英文單引號替換的原理與雙引號替換一樣。友情提示：如果你經(jīng)常需要做這項工作，可以用Word的“宏”把整個過程記錄下來。具體步驟為：點擊菜單欄“工具宏錄制宏”，在宏名中輸入“引號替換”，單擊“確定”，然后開始上述替換操作，完成操作后單擊“停止”。以后每次要進行引號替換時，只要運行一下“引號替換”宏就可以了。 27 智能五筆中英文快捷輸入筆者平常都是用智能五筆輸入法5.0的，經(jīng)常要按“Shift”鍵切換輸入英文總覺得很麻煩。想到我們在中文輸入時會用到的英文單詞其實并不多，而且重復(fù)幾率很大，像筆者寫稿件時常用的也就是Microsoft、WPSOffice、Excel、Windows、Photoshop等有限的幾個詞。如果能給這些詞指定編碼的話，就不必再來回切換了，只要鍵入14個編碼就可直接輸入單詞，還可以大大減少擊鍵次數(shù)。事實證明這是可行的。啟動智能五筆輸入法后，右擊智能五筆輸入法狀態(tài)欄，在彈出快捷菜單中依次選擇“輔助功能自定義字詞符號自定義字詞”。將光標(biāo)移到編碼管理窗口編輯區(qū)內(nèi)第一行的末尾，回車插入一行，然后依次輸入“編碼+半角空格+英文單詞”，回車進行下一個詞輸入，完成后確定退出。例如：我輸入“wps WPSOffice”確定，以后只要輸入wps就可以像輸入中文一樣直接調(diào)用WPSOffice了。建議取單詞前4個字母或常用縮寫為編碼會比較好記。注意：對于由空格分隔的一串單詞短語，單詞間的空格必須使用全角空格(從右鍵菜單中的“參數(shù)設(shè)置主參數(shù)設(shè)置”選中最后一行的“漢字空格”按“確定”，然后在中文輸入狀態(tài)下鍵入的空格)，否則只會輸入第一個單詞。如果一定要用半角空格，可考慮使用“輔助功能自定義字詞符號定義編輯短文”功能，規(guī)則是以“$”作為不同段短文的分隔行，每段的第一行為編碼。不過調(diào)用時要先按“分號”再按“引號”然后才輸入編碼，那要麻煩多了。經(jīng)試驗，這個方法在智能ABC中同樣可行，而且智能ABC的定義新詞功能可以支持由半角空格分隔的一串單詞(30字以內(nèi))，只是輸入時要以u開頭，比如設(shè)定的編碼是wps，調(diào)用時則要輸入uwps才行。 28 在Word中輸入數(shù)學(xué)公式很多老師學(xué)生經(jīng)常需要在計算機中輸入各種數(shù)學(xué)公式，然而很多專業(yè)的符號在大家常用的Word文檔里卻沒有辦法輸入，有時候還必須借助一些第三方軟件來完成。其實Word 2000已經(jīng)為我們提供的公式編輯器可以方便地生成各種公式，下面便將介紹如何利用公式編輯器建立和編輯公式。1.公式的建立選擇菜單欄的“插入對象”，彈出“對象”對話框，選擇“新建”標(biāo)簽，在“對象類型”框中選擇“Microsoft公式3.0”，點擊“確定”關(guān)閉對話框。窗口中彈出“公式編輯器”工具欄。例如：在文檔中插入公式S(t)=，步驟如下：(1)輸入“S(t)=”，將光標(biāo)移到“=”后。(2)選擇菜單欄的“插入對象”，彈出“對象”對話框。在“對象類型”框中選擇“Microsoft公式3.0”，點擊“確定”，彈出“公式編輯器”工具欄。(3)在“公式”工具欄單擊，在下拉符號欄中選擇，則在插入點后出現(xiàn)求和符號。(4)插入點放入求和符號后的虛線公式框中，單擊“公式”工具欄中的，在下拉符號欄中選擇。在分母位置輸入“x”，單擊“公式”欄中的圖，在下拉符號欄中選擇圖，在下標(biāo)位置輸入“i”，光標(biāo)定位在xi后，輸入“+2)”，平方的設(shè)置如上，不再贅述；在分子的位置輸入2。(5)在“圖”后輸入“(t)”。(6)單擊求和符號下邊的虛線框，輸入“x=0”。(7)單擊求和符號上邊的虛線框，在“公式”工具欄上單擊圖中的圖。(8)公式輸入完畢，單擊文檔任意位置，退出公式編輯器，返回文檔窗口。2.公式的編輯如果對已建立的公式不滿意，可重新編輯公式。用鼠標(biāo)雙擊要修改的公式，則又進入了公式編輯狀態(tài)，利用“公式”工具欄對公式進行進一步編輯工作。我們還可以利用公式編輯狀態(tài)中提供的菜單欄對公式的“格式”和“樣式”進行設(shè)置。在建立公式的過程中，我們可以對公式進行嵌套，完成一個復(fù)雜公式的建立。提示：如果你的機器中沒有“Microsoft公式3.0”，則需要用到Office安裝盤。在安裝過程中選擇“添加或刪除功能”，單擊下一步，在“Office工具”中的“公式編輯器”上擊左鍵，在彈出的菜單中選擇“從本機運行”，即可安裝“Microsoft公式3.0”。 29 在Word中建立常用文件索引如果你和別人共用一臺電腦，而且習(xí)慣用Word“文件”菜單的“最近常用文件”來快速打開自己要編輯的文章，就會出現(xiàn)這樣的情況：由于各人處理的文章不同，“最近常用文件”經(jīng)常變換。一位用過后，往往另一位就找不到自己要的文件了。增加“最近常用文件”的數(shù)目，菜單又太長，不大方便，而且也不能確保自己常用文件每次都在菜單上。此時我們可以利用索引文件來解決這個問題。一、建立索引文件在Word中新建立一個文件，例如index.doc(也可用其他名)，然后在“插入”菜單中選“超級鏈接”，彈出如(圖1)所示的對話框。你可以在“當(dāng)前文件夾”、“瀏覽過的頁”、“近期文件”等項目中選定自己要建鏈接的常用文件。選中其中的一個文件后，在“要顯示的文字”中修改顯示的文字，如去掉路徑和擴展名；“屏幕提示”項相當(dāng)于網(wǎng)頁中的“title=”，即鼠標(biāo)經(jīng)過鏈接時就會顯出提示語句，默認(rèn)的語句就是文件名，你可以將它改成你需要的說明；當(dāng)然也可以不管屏幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，設(shè)立“文件名”、“備注”等提示項目，便于經(jīng)常修改和添加。用上面的方法為常用的其他文件添加鏈接，完成后保存該索引文件。打開索引文件，點擊上面的某一個鏈接，相應(yīng)的文章就會被打開。二、讓W(xué)ord自動打開索引文件先為Word的執(zhí)行文件Winword.exe建立一個快捷方式，然后用鼠標(biāo)右鍵點擊該快捷方式，選擇“屬性”，在屬性頁面中選擇“快捷方式”選項卡，出現(xiàn)如(圖2)所示的對話框。在“目標(biāo)”框中，移動光標(biāo)到Winword.exe后，先加入一個空格，然后輸入/mFile d:docindex.doc(注意：/mFile后還有一個空格，另外引號請使用英文狀態(tài)的雙撇號。此處假設(shè)index.doc的保存路徑為d:doc，你可根據(jù)具體的保存路徑修改)。以后點擊該快捷方式時，會自動打開所建立的索引文件。 30 在Word中調(diào)用外部程序兩法你有沒有想過，在編輯Word文檔的時候，直接從Word中調(diào)用外部程序呢？其實這并不難，下面筆者就以在Word中調(diào)用計算器程序為例，簡述具體的操作方法。一、利用宏命令1.點擊“工具宏”命令，在出現(xiàn)的“宏”對話框中輸入宏名“計算器”，在“宏的位置”框中選擇“所有活動模板和文檔”選項，以便在任何時候都可以使用這個宏。2.單擊“創(chuàng)建”按鈕進入宏編輯狀態(tài)，輸入以下代碼：Shell C:WindowsCALC.EXE(假設(shè)計算器的路徑為C:Windows)，然后點擊“文件保存”命令，退出宏編輯狀態(tài)，回到Word中。3.點擊“工具自定義”命令，選擇“命令宏”類別，找到剛才編輯的“計算器”宏，把它拖到工具欄上，以后我們要調(diào)用計算器的時候，只須單擊該按鈕即可。二、利用分配超鏈接1.點擊“工具自定義”命令，打開“自定義”對話框，在“自定義”對話框打開的情況下，用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄上的“插入超鏈接”按鈕或者其他按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“分配超鏈接”中的“打開”命令。2.在打開的“分配超鏈接”對話框中，按下“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，找到C:WindowsCALC.EXE，按“確定”按鈕退出。以后要調(diào)用計算器的時候，只要單擊“插入超鏈接”按鈕，就會彈出一個安全警示對話框，單擊“確定”按鈕即可啟動計算器程序。注意：在第一步選擇工具欄按鈕的時候，盡量選擇那些平常用不到的按鈕，因為“分配超鏈接”會替換當(dāng)前分派給該按鈕的命令。比如我們上面的例子使用了“插入超鏈接”按鈕來調(diào)用計算器，那么以后單擊“插入超鏈接”按鈕時，就會打開計算器，而不是原來的插入超鏈接了。如果想要撤消分配超鏈接的話，只需選擇“重新設(shè)置”命令，或者選擇“編輯超鏈接”中的“刪除超鏈接”命令即可恢復(fù)該按鈕原有的功能。分配超鏈接的對象不一定是應(yīng)用程序，也可以是文件夾和具體文件，如果是文件夾，單擊該按鈕會打開該文件夾；如果是文件的話，系統(tǒng)就會調(diào)用相關(guān)的程序來打開該文件。以上兩種方法不但適合Word，而且也適合Excel、PowerPoint等其他Office組件。 31在Office組件中快速切換 一、從Word切換到其他Office程序1.點擊菜單“工具自定義”命令，彈出自定義對話框，在“工具欄”選項卡中單擊“新建”命令，在彈出的“新建工具欄”對話框中，為工具欄取一個名字，如“Office程序欄”，單擊確定。2.在上一步的“自定義”對話框中，單擊“命令”選項卡，在左邊的“類別”列表中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”、“MicrosoftFrontpage、”等Office程序命令，將它們一一拖到我們新建的工具欄上，單擊確定即可。二、其他Office組件之間的切換由于在Word以外的其他Office組件中的“自定義對話框”中，沒有提供“MicrosoftAccess”、“MicrosoftExcel”等命令，所以無法像Word一樣直接完成，但我們可以通過以下辦法來實現(xiàn)。1.先新建一個工具欄，并給它命名。打開“自定義”對話框，單擊“命令”選項卡中的“類別窗體”，從右邊的“命令”列表框中拖動若干個“按鈕”命令到新建工具欄中。2.不要關(guān)閉“自定義”對話框，用右鍵單擊我們剛剛插入的按鈕，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“分配超級鏈接打開”命令。在“分配超級鏈接”對話框的“地址”一欄輸入Office其他組件執(zhí)行程序的路徑，單擊確定。3.用同樣辦法為每個按鈕分配超級鏈接。4.最后給按鈕指定一個漂亮的圖標(biāo)。由于“更改按鈕圖像”中沒有我們熟悉的Office程序圖像，所以我們先切換到Word中，打開“自定義”對話框，右鍵單擊我們插入的Office程序按鈕，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“復(fù)制按鈕圖像”，然后再返回到Office其他程序，進行同樣操作，最后執(zhí)行“粘貼按鈕圖像”命令就可以了。 32用一個文檔保存多個版本因工作的關(guān)系，我經(jīng)常要為單位起草一些規(guī)范性的文件，這些文件在正式出臺前都要經(jīng)過多次修改，在最后定稿時，領(lǐng)導(dǎo)常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先將文檔另存一份后，再進行修改。這樣做既占用了大量的硬盤空間，以后查找起來也不方便。其實，我們可以利用Word的“版本”功能，將多次的修改稿(多種版本)用一個文檔保存起來，這樣既節(jié)省了存儲空間，又方便了查找和打印。1.啟動Word XP(Word 2000也可以)，新建一個文件，并取名(如A.DOC)保存，輸入起草文件的第一稿內(nèi)容。2.執(zhí)行“文件版本”命令，打開“版本”對話框(如圖)。選中其中的“關(guān)閉時自動保存版本”選項后，按“關(guān)閉”按鈕退出。3.以后每進行一次修改并保存，退出Word時，系統(tǒng)會自動將本次修改前的版本內(nèi)容全部保存一份下來。4.如果對編輯過程中的某個版本想作即時保存的話，可以先打開“版本”對話框，然后按“現(xiàn)在保存”按鈕，打開“保存版本”對話框。在“版本備注”中輸入一些關(guān)鍵詞(這只是為了今后查找的方便，也可以不輸入)后，按“確定”按鈕即可。5.以后需要查閱、打印某個版本的文稿時，啟動Word XP，打開A.DOC文檔，執(zhí)行“版本”對話框，選中需要查閱或打印的版本后，按“確定”按鈕，系統(tǒng)會在一個新窗口中(通常位于原窗口的下方)打開該版本的文稿內(nèi)容，即可進行正常的查閱和打印。特別提醒：如果你一時記不清所要查閱或打印的版本是其中的哪一個，按下“查看備注”按鈕，通過版本備注內(nèi)容(如果備注內(nèi)容不多時，其內(nèi)容在版本對話框窗口中就直接顯示出來了；如果太多，就不能全部顯示)的提示來幫助你選定。如果你確定某個版本的內(nèi)容不再需要時，打開“版本”對話框，選中不需要的版本后，按下“刪除”按鈕，再確認(rèn)一下就可以了。如果你需要將某個版本的文稿另行保存為一個獨立的文檔，先按上述的操作，打開相應(yīng)的版本，然后在窗口中，按工具欄上的保存按鈕(或執(zhí)行“文件保存”命令)，像保存正常文檔一樣操作就行了。如果按上述第2步的操作啟用了“關(guān)閉時自動保存版本”功能，這樣的文檔最好不要經(jīng)常打開，因為每打開(關(guān)閉)一次系統(tǒng)會保存一個版本，使文檔的容量增大。建議不啟用“關(guān)閉時自動保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要時即時“保存版本”。經(jīng)筆者測試發(fā)現(xiàn)，盡管Word 2000與Word XP文檔之間可以相互兼容，但用Word XP保存的版本內(nèi)容，Word 2000不支持，請大家小心使用。 33用好Word的狀態(tài)欄在Word中使用一些常用命令的時候，我們習(xí)慣于通過選擇菜單下的命令來打開并執(zhí)行這些功能，不過你知道嗎？利用Word的狀態(tài)欄，我們也可以快速完成多個常用命令的執(zhí)行。(圖)1.打開“查找和替換”對話框在狀態(tài)欄上“錄制”按鈕前面的任何位置雙擊鼠標(biāo)，可以打開“查找和替換”對話框，而且Word會自動為我們選擇“定位”選項卡，方便了我們操作。2.快速打開“宏錄制”對話框雙擊狀態(tài)欄上的“錄制”按鈕，可以打開“宏錄制”對話框，這比依次執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令來打開“宏錄制”對話框要方便多了。3.快速執(zhí)行修訂功能對于文檔的初稿，我們往往要進行多次修改。對此，我們可以利用Word的修訂功能來幫助我們進行修改。雙擊狀態(tài)上的“修訂”按鈕即可快速打開或關(guān)閉修訂功能。在未處于修訂狀態(tài)時，“修訂”按鈕顯示為淺灰色。而且當(dāng)我們在狀態(tài)欄上的“修訂”按鈕上右擊鼠標(biāo)時，會出現(xiàn)快捷菜單，方便我們操作。4.選取連續(xù)的文本大家都知道，當(dāng)我們按F8鍵后，可以使文本的選取模式處于擴展?fàn)顟B(tài)(狀態(tài)欄上的“擴展”按鈕會變得有效)，我們可以在要選取的文本的結(jié)束位置單擊鼠標(biāo)或者按鍵盤上的方向鍵增加或減少文本的選取范圍。而要取消擴展模式，則只要按下Esc鍵。其實，我們雙擊狀態(tài)欄上的“擴展”按鈕時可打開或關(guān)閉該模式，顯然來得更加方便。5.切換“插入/改寫”狀態(tài)一般情況下，我們可以按鍵盤上的Insert鍵來切換“插入/改寫”狀態(tài)。但如果我們已經(jīng)將Insert鍵的默認(rèn)功能修改為粘貼功能(執(zhí)行“工具”菜單中的“選項”命令，選擇“編輯”選項卡，選中“用INS鍵粘貼”復(fù)選項可將Insert鍵作為粘貼鍵來使用)時，我們就只有在狀態(tài)欄上雙擊“改寫”按鈕來切換“插入/改寫”狀態(tài)了。6.快速修改拼寫和語法錯誤在編輯文檔時，如果Word正在檢查拼寫和語法的錯誤，狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”指示器圖標(biāo)將在書上出現(xiàn)一支動畫筆。如果沒有找到任何錯誤，就顯示一個對號。如果找到了錯誤，就顯示“”，這時你可以根據(jù)需要修改錯誤或忽略錯誤。7.取消后臺打印任務(wù)當(dāng)我們給打印機發(fā)出打印任務(wù)后(一般我們都將打印任務(wù)設(shè)置為后臺打印)，會在狀態(tài)欄上出現(xiàn)打印機圖標(biāo)，說明Word正在后臺打印你的文檔。打印機圖標(biāo)旁邊的數(shù)字顯示的是正在打印頁的頁碼。雙擊打印機圖標(biāo)可取消打印任務(wù)。以上在Word 2000/XP中測試通過。 34用好Word的目錄提取功能在使用Word 2000自動提取目錄功能時，隨著目錄的生成，文章原來的版式和頁碼均發(fā)生了變化，而且目錄的頁碼和原文檔的頁碼是連續(xù)的，這與我們的日常排版有所不同。那么，如何正確使用Word 2000 的目錄提取功能呢？下面分為四個步驟談一下目錄的提取方法。1.作為插入目錄的前提，就是將文檔中的相關(guān)標(biāo)題信息按照級別用相應(yīng)的標(biāo)題或目錄樣式進行格式化。2.在文件首字符前插入分節(jié)符，使用“插入分隔符.”命令，彈出窗口(圖1)，點選“分節(jié)符”中的“下一頁”。3.將插入點移至分節(jié)符的后面(即文檔部分的第一頁)，執(zhí)行“插入頁碼.”命令，在圖2中點選格式按鈕，在新彈出的窗口中選取“頁碼編排”中的“起始頁碼”選項。4.將插入點移至分節(jié)符前面，執(zhí)行“插入索引和目錄”命令，完成目錄的插入。至此，完成了目錄的自動提取，將目錄頁碼進行單獨編排，符合我們的日常習(xí)慣。 35用好Word XP中的樣式和文本框一、用好樣式所謂樣式，就是字體、段落、標(biāo)題、正文等文檔格式的集合。合理地使用樣式，可以一次性對部分或整篇文檔的格式進行快速設(shè)置。1.使用樣式(1)選中需要使用某個樣式的文本(或者將光標(biāo)定在該文本所在行)。(2)用“格式樣式和格式”命令，打開“樣式和格式”的任務(wù)窗格。(3)在“請選擇要應(yīng)用的格式”下面的列表中，用鼠標(biāo)左鍵單擊所需要的樣式(如“標(biāo)題1”)，則該樣式即應(yīng)用于所選的文本上。友情提醒：直接按“格式”工具欄上的“樣式”(位于“字體”設(shè)置框的左邊)框旁的下拉按鈕，選中一種樣式，也可快速給選定的文本設(shè)置樣式。如果覺得格式太少，可以按“格式和樣式”任務(wù)窗格最下端的“顯示”右邊的下拉按鈕，選中“所有樣式”選項后，樣式就多了。2.修改樣式(1)打開“格式和格式”任務(wù)窗格，選中需要修改的樣式。(2)按右邊的下拉按鈕，選中“修改”選項，打開“修改樣式”對話框。(3)對選定樣式的格式進行重新設(shè)置后，按“確定”按鈕完成對樣式的修改。友情提醒：如果希望更改的樣式能永久使用，可以選中上述對話框中的“添至模板”選項。修改Word內(nèi)建的樣式時(如“標(biāo)題2”)，不能更改其樣式名稱，但可以在其名稱后面加一個逗號后，添加一個別名。3.新建樣式(1)在Word XP文檔中，對一段文本進行格式化(設(shè)置好格式)，并選中它。(2)打開“樣式和格式”任務(wù)窗格。(3)按上部的“新樣式”按鈕，打開“新建樣式”對話框。(4)在“名稱”欄中輸入一個名稱后，按“確定”按鈕即可。4.刪除樣式打開“樣式和格式”任務(wù)窗格，選中需要刪除的樣式，按其右邊的下拉按鈕，選中“刪除”選項，即可刪除該樣式(Word內(nèi)建的樣式不能被刪除，此時“刪除”選項是灰色的)。二、用好文本框我在單位負(fù)責(zé)一個內(nèi)部刊物的編輯工作，常常想把一些報刊的排版樣式移植到自己的刊物上，利用Word XP的文本框可方便地達(dá)到這一目的。1.插入文本框(1)選擇“插入文本框橫排(豎排)”選項，系統(tǒng)在文檔中插入一個圖形框。將鼠標(biāo)移至該圖形框內(nèi)，光標(biāo)變成一個細(xì)十字形，按住左鍵在圖形框中拖拉，即可將文本框插入文檔中。(2)如果插入的文本框大小不合適，用鼠標(biāo)在文本框中單擊選定文本框，再將鼠標(biāo)移到文本框邊緣或四角成雙箭頭時()拖拉，以改變文本框的大小。(3)如果插入的文本框位置不合適，將鼠標(biāo)移到文本框邊緣成梅花狀時，按住左鍵拖移到合適位置后，松開左鍵即可。(4)將文本輸入文本框中。2.設(shè)置文本框格式(1)可以將鼠標(biāo)移到文本框邊緣成梅花狀時，雙擊(或右擊并選“設(shè)置文本框格式”選項)，打開“設(shè)置文本框格式”對話框。(2)單擊相應(yīng)的卡片，對相應(yīng)的格式進行設(shè)置。如單擊“顏色和線條”卡片，將“顏色”設(shè)置為白色，則文本框外框?qū)⒉弧帮@示”，看起來像普通文本一樣。(3)如果要設(shè)置文本框中文字的格式，可以單擊文本框成選中狀態(tài)，再選中文字，設(shè)置其格式。3.讓文本框中的文本流動起來將鼠標(biāo)移到第一個文本框邊緣成梅花狀時，右擊并選“創(chuàng)建文本框鏈接”選項，此時鼠標(biāo)變成茶杯狀，將它移到第二個文框內(nèi)單擊左鍵(就像將茶杯中的茶水倒入第二個文本框一樣)。仿此操作可以將多個文本框鏈接起來。文本框被鏈接起來后，當(dāng)向第一個文本框中輸入文字時，如果該文本框容納不下，則文字會自動流動到第二個、第三個文本框，若刪除前面文本框中的部分文字時，后面文本框中的文字會自動倒流回來(這對報刊的編輯非常有用)。友情提醒：橫排和豎排文本框之間不能鏈接。三、文本的選擇我們用Word XP來處理文檔時，在編輯的過程中，當(dāng)然少不了要選擇文本，下面的選擇功能你可一定要掌握。1.單(多)個文字的選擇(1)將光標(biāo)移到要選擇的文字左(右)邊，按住左鍵拖到該文字的右(左)邊即可；(2)將光標(biāo)移到要選擇的文字左(右)邊，在按住“Shift”鍵的同時，按右(左)方向鍵選擇。2.詞的選擇將鼠標(biāo)放在要選擇的詞的任一字上雙擊。3.一行文字的選擇(1)將鼠標(biāo)移到要選擇的行左邊成空心箭頭時，單擊左鍵；(2)將光標(biāo)移到行首，按“Shift+End”鍵；(3)將光標(biāo)移到行尾，按“Shift+Home”鍵；(4)光標(biāo)移到行首(尾)，在按住“Shift”鍵的同時，按右(左)方向鍵至行尾(首)。4.多行文字的選擇將鼠標(biāo)移到要選擇的第一行左邊成空心箭頭時，單擊左鍵并拖動至要選擇的最后一行。5.一句話的選擇將鼠標(biāo)放在該句中(句號與句號之間)任一位置，按住“Ctrl”鍵后單擊鼠標(biāo)左鍵。6.一段文字的選擇將鼠標(biāo)移到要選擇的段左邊成空心箭頭時，雙擊左鍵。7.多段文字的選擇將鼠標(biāo)移到要選擇的第一段左邊成空心箭頭時，雙擊左鍵并拖動至要選擇的最后一段。8.任意文本的選擇將光標(biāo)移到要選擇的文本起始處，再將鼠標(biāo)移到要選擇文本的結(jié)束處，按住“Shift”鍵后單擊鼠標(biāo)左鍵。9.整個文檔的選擇(1)將鼠標(biāo)移到文檔左邊成空心箭頭時，三擊左鍵；(2)用“編輯全選”命令；(3)直接按“Ctrl+A”組合鍵；(4)將光標(biāo)移到文檔開頭，在按住“Shift”鍵的同時，多次按“Page Down”鍵至文檔結(jié)尾；(5)將光標(biāo)移到文檔結(jié)尾，在按住“Shift”鍵的同時，多次按“Page Up”鍵至文檔開頭。10.特定字(詞、短語)的選擇用“編輯查找”命令(或按“Ctrl+F”鍵)打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”中輸入要選擇的字(詞、短語)后，點擊“查找下一處”按鈕后，再點擊“取消”按鈕即可。11.豎塊文本的選擇將鼠標(biāo)移到起始列左上角，在按住“Alt”鍵的同時，按住鼠標(biāo)左鍵拖至結(jié)束列右下。友情提醒：F8的使用：按一下F8功能鍵，激活“擴展”功能，按二(三、四、五)下F8功能鍵，選中一個詞(一句話、一段文本、全文)。按“Esc”鍵，關(guān)閉“擴展”功能。 36用好Word XP中的模板模板是一類特殊的文檔，是某種文檔的樣式和模型。利用模板可以快速新建一個含有特定格式的具體文檔。1.模板的使用我們以加載“稿紙模板”為例，看看如何使用模板。啟動Word XP，在其右邊出現(xiàn)“任務(wù)窗格”(如圖1，如果沒有，可以執(zhí)行“視圖任務(wù)窗格”命令打開它)，點擊“根據(jù)模板新建”欄目下面的“通用模板”選項，打開“模板”對話框。單擊對話框中的“報告”卡片，選中“稿紙向?qū)А蹦０澹础按_定”按鈕。在隨后彈出的“稿紙向?qū)А敝?，一步一步對稿紙樣式進行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置后，即可產(chǎn)生一個空白的稿紙文檔。將文本內(nèi)容輸入空白稿紙中，即可打印出帶稿紙格式的文稿(如圖2)。提示：不能直接用工具欄上的“新建”命令，否則打開的是默認(rèn)模板(Normal.dot)。Word XP為了節(jié)省空間，一部分模板在用默認(rèn)方式安裝時沒有加載，第一次使用某個模板時，在上述第步的操作中，系統(tǒng)要求你插入Word(或Office)XP安裝光盤，用于加載該模板。以后再使用該(稿紙)模板時，只要點擊“任務(wù)窗格”中相應(yīng)模板(稿紙向?qū)?即可。你還可以通過登錄微軟網(wǎng)站，下載一些特殊的模板。2.模板的修改如果你對某一個模板的樣式不滿意，可以對它進行修改。用“文件打開”命令，打開“打開”對話框。從“文件類型”下拉列表中選擇“文檔模板(.dot)”。在文件名列表中選中需要修改的模板文件(通常位于C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夾中)，單擊“打開”按鈕，打開該模板。修改普通的Word文檔一樣，修改模板的樣式，直到你滿意為止。保存你所做的修改即可。3.模板的新建如果你經(jīng)常須要處理一種特定格式的文檔(如單位下發(fā)的文件)，你可以自己新建一個模板。方法如下：新建一個空白文檔。輸入一些固定的文本，設(shè)置好相應(yīng)的字體、字型號、顏色、頁面等格式。用“文件另存為”命令，打開“另存為”對話框。從“文件類型”下列列表中選擇“文檔模板(*.dot)”。在“文件名”后面的方框中輸入一個便于記憶的名稱(如“常用文檔.dot”)，按“確定”按鈕。以后要使用該模板時，仿照上面“模板的使用”操作，在“常用”卡片下選擇到該模板(常用文檔)即可。提示：如果你經(jīng)常要使用上述新建的模板(常用模板.dot)，你可以將它設(shè)置成“默認(rèn)模板”：進入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夾，將其中的Normal.dot模板改名備用，再將“常用模板.dot”改名為“Normal.dot”，以后再次啟動Word XP時，系統(tǒng)自動按你上述新建模板的格式要求建立一個空文檔供你使用。 37用好Office的協(xié)作功能利用Office各個組件之間的協(xié)作功能，可以大大簡化信息的處理過程，提高工作效率。讓我們來看看如何用協(xié)作功能來實現(xiàn)Word與Powerpoint兩種文檔的迅速轉(zhuǎn)換(以O(shè)ffice XP為例)。一、用Word文檔創(chuàng)建演示文稿當(dāng)用Word文檔創(chuàng)建Powerpoint演示文稿的幻燈片時，Powerpoint將使用Word中的標(biāo)題樣式來決定每一張幻燈片的標(biāo)題和正文。通常在Word中設(shè)置為“標(biāo)題1”格式的那些段落將成為即將創(chuàng)建的Powerpoint演示文稿中每一張幻燈片的標(biāo)題，而設(shè)置為“標(biāo)題2”格式的文本將成為相應(yīng)標(biāo)題下的幻燈片中的第一級文本，依此類推。此外，設(shè)置為“標(biāo)題”樣式的段落和設(shè)置為“標(biāo)題1”的效果是一樣的，均用于幻燈片的標(biāo)題。在Word文檔中，設(shè)置為“正文”樣式的段落將不作為創(chuàng)建的幻燈片的內(nèi)容。要轉(zhuǎn)換成功，首先要在Word中將這篇文稿的一些段落按照在幻燈片中出現(xiàn)的角色(標(biāo)題、一級正文、二級正文等)進行格式的設(shè)置。1.在Word中設(shè)置文檔格式通過“格式”工具欄設(shè)置在“頁面”視圖方式下，選擇要設(shè)置標(biāo)題樣式的段落(可以將光標(biāo)定位在段落的任意位置，或選中整個段落)。然后單擊“格式”工具欄中的“樣式”下拉列表，選擇相應(yīng)級別的標(biāo)題樣式即可。提示：選擇“樣式”下拉列表中的“其他”項，在右側(cè)的“樣式和格式”任務(wù)窗格中，單擊“顯示”下拉列表并選擇“所有樣式”，可以選擇更多的標(biāo)題樣式。通過“大綱”工具欄設(shè)置在大綱視圖方式下，選擇要設(shè)置標(biāo)題樣式的段落，然后在“大綱”工具欄中，單擊“大綱級別”下拉列表并為該段落選擇一個級別?？蛇x級別為1到9，和標(biāo)題樣式的9種形式是一一對應(yīng)的。設(shè)置級別的段落會按照級別的高低構(gòu)成一個樹形結(jié)構(gòu)，級別為1的段落作為樹結(jié)構(gòu)的主干，其他級別的段落則分別作為相應(yīng)主干的子分支出現(xiàn)，非常直觀。提示：這種方式適用于設(shè)置一個文檔的大綱，對于級別為“正文文本“的段落最好全部刪去，否則，轉(zhuǎn)換為演示文稿時，會創(chuàng)建一些以這些段落為標(biāo)題的垃圾幻燈片，影響轉(zhuǎn)換的效果。2.轉(zhuǎn)換和插入設(shè)置好格式后，在當(dāng)前的Word文檔窗口中，點擊“