會議管理制度.doc

會議管理制度一、目的 規(guī)范公司會議和工作計劃管理，暢通各部門的信息溝通渠道，提高公司各項(xiàng)會議的行政決策效率，督促各項(xiàng)工作計劃的落實(shí)，為更好的發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，確保公司經(jīng)營運(yùn)作合理、高效、有序。二、會議分類及組織部門界定（一）公司的會議根據(jù)性質(zhì)分為例會、專題會及其他會議三類1、例會。用于公司層面或全體部門參加的會議。包括總經(jīng)理會議、總經(jīng)理辦公會、周工作例會、月度、季度、半年度、年度計劃會議（工作計劃與資金計劃）等；2、專題會。用于各部門組織召開的，研究解決專項(xiàng)工作的會議，以及各部門內(nèi)部的工作例會，涉及到公司多個部門層面的專題會議，包括營銷策劃、成本管理及業(yè)務(wù)開展等專題例會；3、其他會議。除例會及專題會議之外的會議，如董事會、員工大會、政府有關(guān)主管部門或外單位組織的會議等。 （二）會議組織部門界定1、公司員工大會。每年一次，通報公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營現(xiàn)狀、總結(jié)表彰先進(jìn)等，由行政人事部組織；2、各部門間的工作會議。三個或三個部門以下的會議由會議主持部門組織協(xié)調(diào)，各部門均可申請召開和部門間工作會議，不定期舉行；3、政府有關(guān)主管部門或外單位在本公司召開的會議，如現(xiàn)場辦公會、報告會、交流會、座談會等，由對接部門組織，行政人事部協(xié)助進(jìn)行會務(wù)安排等工作。（三）所有公司級會議需由部門經(jīng)理于會議前三天提起，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后方可召開；（四）行政人事部對各部門的會議管理提供指導(dǎo)意見。三、會議通知（一）公司會議、政府有關(guān)部門或外單位在公司召開的會議由行政人事部負(fù)責(zé)下發(fā)通知，部門內(nèi)工作會議由召集部門負(fù)責(zé)下發(fā)通知，部門間會議通知由召集部門負(fù)責(zé)下發(fā)通知；（二）會議通知包括：會議名稱、議題、時間、地點(diǎn)、參加人、需帶資料以及通知方法和途徑；（三）會議召開時間和地點(diǎn)如有變動，負(fù)責(zé)通知的部門應(yīng)提前2小時通知與會人員。四、會前準(zhǔn)備與后勤（一）會前準(zhǔn)備1、會議準(zhǔn)備責(zé)任部門為會議組織部門，如果需要行政人事部配合相關(guān)準(zhǔn)備工作，需提前一天知會行政人事部；2、會議討論主題相關(guān)資料由會議主持部門提前24小時提交參會人員傳閱；3、會議主持部門確定好主持人及記錄人；4、與會人員接到通知后就議題認(rèn)真做好準(zhǔn)備；5、會議組織部門提前布置會議場所，做好座次安排，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。（二）后勤1、會議組織部門做好會議服務(wù)，包括會議過程中以20分鐘為限茶水供應(yīng)，必要時安排人員照相、錄像；2、會議結(jié)束，會議組織部門清理會場，關(guān)閉電源和空調(diào)，將借用物品歸還原處。五、會議議程（一）主持人事先安排好與會人員座次；（二）會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守；（三）會議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程主持會議，確保會議總時間不變；（四）會議主持人要及時做出結(jié)論，及時制止干擾會議的任何情況，適時宣布散會；（五）與會人員均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求簡短、切題，舉止文明大方。六、會議紀(jì)要（一）會議記錄員要在會議進(jìn)行期間認(rèn)真記錄，會議紀(jì)要中應(yīng)該有明確性結(jié)論（如評審是否通過，制度是否定稿等）；（二）會議記錄員在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理好原始記錄，形成會議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)；（三）會議紀(jì)要由記錄員送達(dá)抄送人員；（四）下列重要會議應(yīng)由會議組織部門安排拍攝、錄音，會后及時按檔案管理制度歸檔：1、公司重要對外活動召開的會議（新聞發(fā)布會、高規(guī)模接待性會議等）；2、合作談判類的會議；3、公司內(nèi)部重要會議；4、決策層會議。七、參會紀(jì)律（一）與會人員應(yīng)按時到會，不得喧嘩，不得來回走動；（二）遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，不干擾會議進(jìn)行；（三）與會人員應(yīng)坐（站）姿端正，禁止交頭接耳；（四）會議期間與會人員應(yīng)關(guān)閉通訊工具或改為振動，不會客（特殊客人除外），認(rèn)真聽取會議內(nèi)容并做好記錄；（五）與會人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者求全責(zé)備；（六）與會人員在會議期間不得有抽煙、嚼檳榔、吃零食等行為；（七）與會人員應(yīng)保持會場整潔，不隨地吐痰、扔紙屑，會議結(jié)束后將座椅整理好；（八）違反以上規(guī)定者，處罰50元/次，無故缺席者按曠工一并論處，由會議主持者考核。八、會后督辦 （一）會議決議由會議組織部門指定專人或行政人事部負(fù)責(zé)督辦；（二）每次會議結(jié)束后，督辦人應(yīng)對所有執(zhí)行中的決議進(jìn)行追蹤，對應(yīng)按期執(zhí)行完成的決議，應(yīng)按照會議督辦單中有關(guān)內(nèi)容評定完成結(jié)果，其中完成質(zhì)量由會議主持人進(jìn)行評定，或由會議主持人授權(quán)他人進(jìn)行評定；（三）督辦人將決議執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，將匯總情況抄送相關(guān)人員，并按季度報送總經(jīng)理。（四）如發(fā)生會后無督辦的情況，視情節(jié)對責(zé)任人處以100500元罰款；（五）對于會議決議形成的需要落實(shí)的事項(xiàng)未能在規(guī)定的時間內(nèi)完成、而又無客觀理由的，由會議督辦者對責(zé)任人每次處以100元罰款；（六）在督辦部門警告后仍然拒不執(zhí)行有關(guān)會議決議的管理人員，處警告處分，并限期整改，拒不整改者，處以記過直至辭退處分，由督辦部門申請，總經(jīng)理核實(shí)并作出處罰決定；（七）會議督辦人未能將會議決議、紀(jì)要的落實(shí)情況每月月底匯總報總經(jīng)理的，予以責(zé)任人100元/次的罰款。九、工作記錄（一）會議審批表（二）會議簽到表（三）會議紀(jì)要（四）會議督辦單十、附則（一）本制度頒布之日起生效；（二）本制度由行政人事部制定，并負(fù)責(zé)歸口解釋。會 議 審 批 表申 請部 門會 議地 點(diǎn)會 議擬開時間會議擬定類型例 會： 公司專題會 ： 其 他： 會 議主 題主 要內(nèi) 容擬參加會 議人 員分 管領(lǐng) 導(dǎo)意 見 簽名： 年 月 日總經(jīng)理意 見簽名： 年 月 日備 注1、上會材料附在申請單后；2、會議紀(jì)要由承辦單位負(fù)責(zé)整理，原則上要求會議紀(jì)要在24小時內(nèi)必須下發(fā)。特殊情況，不得超過48小時。表一會 議 簽 到 表會議名稱： 組織部門： 會議主持： 會議日期： 開始時間： 部 門簽到人時 間部