千萬別說：對不起,這是公司的規(guī)定.doc

涂料銷售人員 培訓(xùn)文件千萬別說：對不起，這是公司的規(guī)定顧客需要的是有品質(zhì)的服務(wù)，企業(yè)要想提升服務(wù)品質(zhì)，就應(yīng)該讓員工有能力去做能令顧客滿意的事情，千萬別讓他們對顧客說出“對不起，這是公司的規(guī)定”這類的話來。在這個以服務(wù)產(chǎn)業(yè)為主的知識經(jīng)濟(jì)時代中，企業(yè)都把服務(wù)掛在嘴邊，然而，服務(wù)就是顧客所需要的嗎？并不盡然，顧客所需要的是有品質(zhì)的服務(wù)。有品質(zhì)的服務(wù)，著重在提供服務(wù)人員的態(tài)度上：如果服務(wù)態(tài)度很好，顧客往往可以忍受產(chǎn)品上的一些小瑕疵；但是，顧客對于差勁的服務(wù)態(tài)度，卻是完全不能接受的。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)要努力塑造一個服務(wù)性的企業(yè)文化，讓員工建立奉獻(xiàn)的心態(tài)，愿意自動自發(fā)地改進(jìn)自己的服務(wù)品質(zhì)，而不必有人天天叮嚀他們服務(wù)的準(zhǔn)則。說到有品質(zhì)的服務(wù)，應(yīng)該涵蓋到企業(yè)內(nèi)部各層面的業(yè)務(wù)，因為服務(wù)本身就是業(yè)務(wù)，是應(yīng)當(dāng)要永續(xù)經(jīng)營不斷加以改善的。加拿大政府曾經(jīng)針對公務(wù)人員士氣低落的原因加以研究，發(fā)現(xiàn)是因為他們無法自行決定組織的目標(biāo)以及自己的角色，他們希望做點重要的事，能參與公共政策的決定，這是他們當(dāng)初進(jìn)入政府部門的本意，但是組織結(jié)構(gòu)使他們無法如愿。同樣的道理，許多企業(yè)雖然花了很多資源訓(xùn)練第一線人員改善服務(wù)方法，但仍無法解決服務(wù)不良的問題，原因出在公司的結(jié)構(gòu)沒有改變，這是管理階層的責(zé)任。許多企業(yè)認(rèn)為改變整個組織去迎合顧客的需要，代價太高了；但事實上，不如此即無法建立真正重視服務(wù)品質(zhì)的文化，只是把服務(wù)當(dāng)做一種例行公事在做罷了，其結(jié)果所付出的代價更高。迥然不同的有趣對照美國的一家旅館來了一位顧客，他看見柜臺服務(wù)人員胸前別著一枚印著“是的，我能”的胸章，覺得十分有趣，就問服務(wù)小姐是否可以送他一枚。不料，服務(wù)小姐回答說：“不，我不能！”然后又補(bǔ)充說：“這是上面規(guī)定必須配戴的，我沒有多余的胸章可以送您?！毙录悠聳|方旅館的咖啡廳，常常擠滿了各方來的顧客，某天，有四位客人在略顯吵雜的咖啡廳洽談生意，因為耽心對方聽不到自己的聲音，以致四人談話的聲調(diào)愈來愈高。一位女服務(wù)生注意到這種情形，立刻打電話給客房部，要求撥一間客房給這四位客人使用。當(dāng)時客房剛好有空，于是她就把客人請到房間里繼續(xù)談話，并且讓他們免費(fèi)使用客房。把這兩個故事聯(lián)想在一起，實在是很有趣的對照。兩個故事都發(fā)生在旅館里面，故事的主角也都是站在第一線的服務(wù)人員，都是最基層的員工，為什么會有這么截然不同的表現(xiàn)？是什么原因造成他們的表現(xiàn)如此懸殊呢？第一位女主角，她的公司要她“能”，她卻“不能”。她沒有做到公司希望她做的事情，也沒有做到顧客期望她做的事情。她有錯嗎？錯在哪里？第二位女主角，她為什么會在那個“關(guān)鍵時刻”做那個“關(guān)鍵動作”呢？她有權(quán)力做這個決定嗎？她那樣做不是會使公司平白損失一筆收入嗎？在今天這個企業(yè)經(jīng)營講求以顧客滿意為導(dǎo)向的時代里，企業(yè)要想使顧客滿意，必須使他的員工具備足以令顧客滿意的服務(wù)能力?？墒?，這種服務(wù)能力從何而來？企業(yè)員工服務(wù)顧客的能力，來自設(shè)備、技術(shù)和系統(tǒng)，系統(tǒng)包括作業(yè)流程、信息網(wǎng)絡(luò)、權(quán)責(zé)關(guān)系以及人員的態(tài)度，人員的態(tài)度又相當(dāng)程度受到權(quán)責(zé)關(guān)系的影響。因此，本文要以內(nèi)部權(quán)責(zé)關(guān)系做為探討企業(yè)員工服務(wù)能力來源的重點。授權(quán)是困擾而脆弱的一環(huán)授權(quán)在企業(yè)管理上是一個老生常談的問題，但卻也是企業(yè)經(jīng)營管理上普遍最為困擾和脆弱的一環(huán)。即使連素以效率著稱的IBM公司，也曾經(jīng)發(fā)生過顧客的一通電話，經(jīng)過十六位員工轉(zhuǎn)接，每個人都很客氣地對待顧客，卻都無法解決顧客問題的糗事。這種事情在一般企業(yè)當(dāng)中，應(yīng)該更有可能發(fā)生。在快速、多變、競爭激烈的經(jīng)營環(huán)境中，企業(yè)要想滿足顧客多元化的需求，必須使員工有迅速應(yīng)變的能力，尤其是站在第一線與顧客直接接觸的員工。但是，大多數(shù)的基層員工，甚至許多中低階層主管都沒有獲得上級的授權(quán)，使他們?nèi)狈椥匀?yīng)付顧客的需求。他們有責(zé)任，但是沒有權(quán)力。沒有權(quán)力的責(zé)任，缺乏必要的彈性，也就難以產(chǎn)生足夠的力量。如果有一家餐廳，規(guī)定顧客點菜后十五分鐘內(nèi)必須上菜，一位服務(wù)人員發(fā)現(xiàn)，雖然每一位顧客都得到符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)，但仍有些顧客似乎覺得上菜不夠快，因而考慮是否該在顧客等待上菜時，送上一盤甜點以為安撫。沒有得到授權(quán)的員工，在這種情況下將不知所措。得到授權(quán)的員工，將會視顧客的反應(yīng)而彈性因應(yīng)。他會以顧客的滿意為重，而不是一心只想到遵守公司的規(guī)定，他不必耽心會為了取悅顧客而違反規(guī)定。授權(quán)，表示讓員工有能力去做能令顧客滿意的事情。充分授權(quán)的兩件要務(wù)企業(yè)如果希望他的員工擁有服務(wù)顧客的能力，就必須要充分授權(quán)。而在充分授權(quán)之前，必須先做好兩件事情。第一是除去不利于員工執(zhí)行服務(wù)的各種障礙，其中最大的障礙是缺乏明確、可以實際體認(rèn)的授權(quán)范圍。企業(yè)要為他的員工設(shè)定服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，也應(yīng)該同時有容許偏離標(biāo)準(zhǔn)的空間。換言之，就是要讓員工知道不必拘泥于規(guī)章表面的文字，要告訴員工標(biāo)準(zhǔn)是在正常情形下的指針，若遇有特殊情況，可以采取其它特別的行動。其次，企業(yè)應(yīng)該要讓員工積極投入經(jīng)營管理的過程。領(lǐng)導(dǎo)者要多聆聽員工的意見，讓他們參與變更工作場所和作業(yè)程序的決策，并且讓他們隨時知道事情的進(jìn)展，以避免員工像瞎子摸象，或只是被動地應(yīng)付上級交辦的工作。信任員工是企業(yè)成功必備的條件，而信任員工的具體做法，就是授予權(quán)利，使他們有充分的參與感。 今天在企業(yè)當(dāng)中，假如有一位低階主管，在顧客明顯合理的要求下，逾越法定授權(quán)范圍，擅自決定退款給顧客，這種行為會受到責(zé)備，還是鼓勵？又假如，某一單位為了提升爭取業(yè)務(wù)的效率，不經(jīng)既定的業(yè)務(wù)窗口而徑自對外報價，這種情形是否會被允許？ 本文無意探討這些舉例事件的對與錯。其實，在第一個故事當(dāng)中，那位拒絕贈送胸章給顧客的服務(wù)人員，也并沒有錯，錯的是公司沒有授權(quán)給她，或者是沒有教育她應(yīng)該要有的彈性。從這里導(dǎo)出一個企業(yè)今天應(yīng)該要開始注意的問題，就是我們的企業(yè)文化和管理制度，應(yīng)緊跟著經(jīng)營環(huán)境變化的腳步而適時調(diào)整，以不斷提升員工的服務(wù)能力，并增進(jìn)顧客的滿意程度。讓員工做了再說我和內(nèi)人經(jīng)常前往加拿大，來回的長途飛行，我們都優(yōu)先選擇搭乘一家本國籍航空公司的班機(jī)，以便累積航程得以享有升等商務(wù)艙的權(quán)利。近兩年來我手上累積多張升等券，卻始終遞補(bǔ)不到商務(wù)艙的位子，也就無權(quán)使用機(jī)場內(nèi)航空公司專屬的貴賓室。由于我家住高雄，往返加拿大和臺灣，皆須在桃園中正機(jī)場轉(zhuǎn)機(jī)，本來銜接中正機(jī)場與高雄機(jī)場的班機(jī)就少，去年美國九一一事件后更進(jìn)一步刪減班次，使得在中正機(jī)場轉(zhuǎn)機(jī)的旅客，往往要等上四至六個小時，苦不堪言。為此，我兩度向航空公司機(jī)場貴賓室的服務(wù)人員提出要求，讓我以升等券交換進(jìn)入貴賓室休息，卻都遭到拒絕。我為此投書民航局，經(jīng)民航局轉(zhuǎn)來該航空公司的答復(fù)，仍然是“依規(guī)定不能同意我的請求”。像這樣僵化的規(guī)定，實在令我無法理解它的合理性，也反映出許多企業(yè)猶須在服務(wù)文化的建立或改革上加把勁。 一個企業(yè)要想提升服務(wù)品質(zhì)，千萬不可讓員工對顧客說出“對不起，這是公司的規(guī)定”這類的話來。服務(wù)品質(zhì)優(yōu)良的公司，應(yīng)該會鼓勵員工積極投入，聆聽他們的意見，讓他們參與變更工作場所及作業(yè)程序的決策，并且讓他們知道事情的進(jìn)展。因為，他們比管理階層更懂得顧客的心理。也因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)鼓勵員工認(rèn)真考慮顧客的每一項要求，只要合理、有可能做得到，員工就可以“做了再說”先去做對顧客有利的