外貿(mào)跟單的流程及外貿(mào)經(jīng)驗.doc

外貿(mào)跟單的流程1客戶詢盤：一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節(jié)上的了解。 2報價：業(yè)務(wù)部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。 3得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。 4下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。 5業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。 6下達生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知, 通知工廠按時生產(chǎn)： 6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。 6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。 6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認。 7 驗貨： 7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。 7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。 7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。 8制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。 9商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。 10 租船訂倉： 10.1如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。 10.2如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。 10.3如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。 10.4向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。 11 安排拖柜： 11.1貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可 靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等 11.2傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。 11.3要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。12委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。 13 獲得運輸文件： 13.1 最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。 13.2 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。 13.3 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做登記。 14 準備其他文件 14.1商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。 14.2FORMA原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。 14.3一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。 14.4裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。 14.5裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。 15交單： 15.1采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。 15.2采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。 15.3如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。 16業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。 17文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。 18單證員平時應(yīng)注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。最開始做外貿(mào)的時候，沒有資源，公司沒實力去廣交會，就在免費的MADE IN CHINA上找客戶。我算是幸運的吧，開發(fā)了一個希臘的客戶，下單出了兩個貨柜，后來又出了第三個貨柜，至今依然是朋友。另外兩個是美國的客戶，一個出了一個貨柜。另外一個出的都是散貨，不過關(guān)系很好，我的小孩出生的時候，他買了兩件baby裝寄給我。還有不少客人也談的不錯，但是最終沒有成交。大家做外貿(mào)的都知道，這一行的競爭是怎樣的慘烈，所以天天打雷，干不下雨的情況時有發(fā)生，一廂情愿的悲劇也是時時上演。那個時候的MADE IN CHINA免費版只能登錄10個產(chǎn)品（入門級別的收費網(wǎng)站也只三千塊，可是條件確實貧困，拿不出來），我精選最有代表性的，配上美圖。記得還有一個秘訣，每到大洋彼岸上午九點左右的時候，就把這十個產(chǎn)品全部UPDATE一下，這樣排名就可以靠前一點。后來，條件慢慢好了一點，終于用上了阿里巴巴的國際站，如雷貫耳的B2B行業(yè)翹首呀，呵呵。效果確實不錯，不過費用也很高。我的評價是用來錦上添花很適合，但是起步的時候，往往沒有那么多資金，并不適合投入國際站。一年后就沒有再用了。到了后面，我認為利用B2B網(wǎng)站的更高階段就是GOOGLE，我曾經(jīng)用這個辦法一年之內(nèi)開發(fā)了30萬美金的訂單。有一個叫康帕斯的老牌公司，這個公司有歐美非常齊全的公司名錄。去他的網(wǎng)站上用關(guān)鍵字可以搜索出某個國家的該關(guān)鍵字相關(guān)的公司列表。其實他們的收費服務(wù)也不貴，可以花六千塊看完整的公司名錄。（2年前）如果你不愿意掏錢，你就只能看到公司名稱，看不到公司的網(wǎng)址和聯(lián)系方法，也沒關(guān)系。你拿到這個公司名稱，有別的辦法拿到他的電話和郵箱。答案就是無所不能的GOOGLE.但有一點要注意，比如要開發(fā)意大利市場，你要用GOOGLE.IT；開發(fā)法國市場，你要用GOOGLE.FR。如果你用GOOGLE.COM那你就是浪費時間。拿著意大利的公司名錄，在GOOGLE.IT上一個一個地搜索公司名稱，一般都能找到這個公司的網(wǎng)址，進去你就能對這個公司有個大致的了解，進去CONTACT找到email，就可以發(fā)郵件了。第一封郵件算是搭訕性質(zhì)的，要簡練-開門見山，不必拘泥禮儀那些，我甚至建議你要rude一點（但也要注意分寸）最好附圖，圖片不要大，干凈清爽。不要跟客戶講一大堆我從哪里知道貴公司，也不要講我坐落在某某優(yōu)美的城市，沒有人在乎，也沒人有時間去了解。你要明白你的客戶-即某公司的buyer，比你想象得要忙碌的多，他或許每天只有上午的一個小時要看所有的郵件，然后他要去客戶公司被更大的boss罵，要去跟其他部門開會，要想辦法處理彼岸的中國工廠一個又一個的新問題和麻煩（貨期延誤了,商標車錯了，尺寸做小了.），他火氣很大，他很不耐煩，他甚至連起身去衛(wèi)生間的時間也沒有。你的郵件只要不被他直接刪掉，或者丟進黑名單，那你就成功了一半了。你也不要指望有人讀了你這封郵件就直接詢價或者火熱地回復你，我告訴你，可能性幾乎是零。你只要在他的資料庫里占個位置，拿個號，那你就成功了80%?？蛻魧π聅upplier的需求就像男人對女人一樣，永遠都不會停止。因為舊愛動作太慢，因為舊愛要價太高，因為舊愛動作太陳舊，因為舊愛日久情變有了貳心，.所以他要找到新歡，必須的。在這個時候，她會想起你，此時距離你第一次搭訕或許三個月，或者半年，甚至一年。你的機會來了。還有，在你苦苦等待的時候，你不能傻等，你有了新的款式新的動態(tài)，你都可以告訴這位潛在的客戶，發(fā)郵件給他，一句話也要發(fā)，但要記住，你發(fā)的要是有價值的東西，什么是有價值的-對她有用的東西。不要因為她不理你就輕易放棄。你要不斷地刺激和強化。讓你在她腦海里的印象不斷的加深，排名越來越靠前。這個工作量你想象一下，是相當大的，有點像播種，再等待收獲。但是如果懂得借助工具，就很輕松了，比如，金錢豹軟件。2）廣交會做外貿(mào)，我認為這是最好的途徑，不管是性價比還是見效時間。比網(wǎng)站推廣要好得多。（或者某些行業(yè)例外，比如芯片行業(yè)）常去廣交會的朋友會發(fā)現(xiàn)，每年來的客人都是一些老面孔，有些你甚至老遠就能叫出名字。其實他們看我們，也是一樣的。他第一次看見你，你就在他腦海里排了個號，名次取決于你陳列的產(chǎn)品和他的生意的匹配度，你的談話內(nèi)容，和你的儀表氣場。第二次再看見你，他或許就會考慮談的更加深入，第三次他再次踏進你的展位，你就準備合同吧。他連續(xù)三次看見你，已經(jīng)表明了你的公司很穩(wěn)定，基本斷定不是皮包性質(zhì)的，下單的基本信心就有了。所以我建議你，不要改變你歷屆廣交會的服裝，發(fā)型，配飾等?？蛻粜枰氖前踩?，他現(xiàn)在是要玩懷舊。陳列的展品，則恰恰相反，除了基本款式，每次一定要有新的design和idea，哪怕你去商場買、去花錢定制，你要讓客戶每年看見你的產(chǎn)品線都在完善、在豐富，讓他知道你是不斷成長的公司。談話要有激情，至于口音是否標準，去他的吧，廣交會上口音標準的只有美國人和少量的歐洲人以色列人，其實大部分人的英語都是不標準的，不必自卑，大膽開口講。對價格，對交貨期，對產(chǎn)品性狀，你的談話要堅定，擲地有聲，要讓他感受到你是專業(yè)人士，把他的訂單交給你，完全可以放心。（當然前提是你確實對產(chǎn)品很專業(yè)而不是忽悠）記住外商挑選供應(yīng)商伙伴的兩個標準：可信（不是騙子）、有經(jīng)驗（夠?qū)I(yè)）。 1#作者：kunlun7 回復日期：2010-6-6 22:08:003）外貿(mào)業(yè)務(wù)員大家詬病襯衫換飛機的中國制造很多年了，最近的FU.SHI.KANG.也再一次凸顯了這個問題。但是大家都沒有認識到有一個群體也是在夾縫中求生存，情況也好不到哪里去。他們就是京廣滬深、義烏、寧波聚集的大批的大學畢業(yè)生，他們也是拿著微薄的薪水，擠著公交車，合租在蝸居中，加班加點做著外貿(mào)跟單或者外貿(mào)業(yè)務(wù)的工作。沒有他們，中國制造的航母會馬上拋錨。中國制造的低成本除了環(huán)境廉價、加工行業(yè)的工人廉價和知識產(chǎn)權(quán)的廉價之外，還有一個重要的原因是同樣廉價的大學生“白領(lǐng)”，他們是外貿(mào)訂單的實際指導者，要把外商的意圖不失真地傳達給工廠，另一方面還要把工廠的情況及時反饋給外商，當然工廠總是很難達到訂單實際的要求，需要業(yè)務(wù)員從中平衡。其實外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作量和工作壓力是非常大的，我認為和他們的收入是不成正比的。這樣一個廉價的組合再加上這么多年的基礎(chǔ)建設(shè)的逐步完善，有“效率”的中國制造所向披靡了。對我們外貿(mào)業(yè)務(wù)員來說，如何在看不見希望的瑣碎工作中凸顯自己，我認為首先要練好這個行業(yè)必須的幾項技能：a書面的英語表達能力（要寫的一手好email）b一定的口語表達能力（起碼能接一下外商的電話，在展會上能寒暄幾下，開個小玩笑）c對產(chǎn)品以及產(chǎn)品所在行業(yè)熟悉（了解產(chǎn)品的生產(chǎn)情況、在目標市場的銷售情況，了解價格走勢）d一定的圖片處理能力（photoshop那是必須的趕緊學會）e對西方的文化有一定的了解（多看看西片多聽聽時勢新聞）f有一定的審美能力（能建設(shè)性地對款式規(guī)格提出自己的看法，這個需要一定的經(jīng)驗積累和自己的留心總結(jié)）4）email建議盡快停止用163.com等免費的落款還帶有人家廣告鏈接的郵箱。yahoo和hotmail甚至gmail也盡量少用。一定用一個帶有你自己公司名稱的英文域名的email，花不了幾個錢。這真的是最起碼的要求，好比士兵手里應(yīng)該配的是一支步槍而不是木棍。你應(yīng)該非常了解歐美各個國家的作息時間，這個網(wǎng)站可以把不同城市的本地時間設(shè)定在一個頁面上，方便你查看。在合理的時間內(nèi)收取郵件和回復郵件，讓你的客戶一上班的時候就能讀到你的回復。如果你每晚睡前能查一次郵件，并能回復，那么意味著你比你的同行的反應(yīng)快了8個小時。在這8個小時內(nèi)，道瓊斯指數(shù)能從從一萬點到九千。如果未來的世界金融中心真的在東方，理由之一就是這里比美國早天亮8個小時。2#作者：kunlun7 回復日期：2010-6-6 22:18:005）圖片很多時候，對產(chǎn)品拍一張好的相片其實再簡單不過了：a手-不-要-抖b半按快門,對好焦c屏住呼吸按下快門d補充：請關(guān)閉閃光燈， 利用光亮的自然環(huán)境拍照。處理相片：除非是要展示細節(jié)，一般情況下，盡量把照片處理為合適的大小，什么是合適的大小 ？72dpi下圖片寬度21cm，這樣在電腦里會友好顯示，打印出來正好是A4尺寸。圖片是可以說話的，在email里，圖片永遠比文字受歡迎，從不同的角度不同的部位去拍攝產(chǎn)品，然后展示給客戶，他會明白你想說什么的。6）樣板國際快遞看起來是很貴，老外永遠是那么吝嗇，20美金的快遞費他們居然會不愿意付。不要過多去糾纏了。無聊的人畢竟是少數(shù)，用你的直覺判斷，覺得有戲就寄吧。我不相信你寄十次，會一個訂單也拿不到，我不相信你寄十次，會遇到八個騙子。他們比我們想象得要認真嚴肅得多，不會坐在電腦前敲那么多字來逗你玩的。盡量找一個合適的紙箱，把樣板放在里面，寫一封郵件告訴客人你寄的什么東西，為什么要寄，把單號告訴他，這封郵件記得打印出來，和樣板放在一起，這樣那個有點笨的客人在打開紙箱的時候就不會一臉的茫然了。7）價格還是質(zhì)量我越來越認為質(zhì)量是第一重要的，不管是帶有鐳射防偽標簽的專賣