OA全程開發(fā)需求說明書.doc

需求說明書需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司萬達(dá)信息股份有限公司 第第 1 頁頁 共共 21 頁頁 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 需求說明書 版本 1 0 萬達(dá)信息股份有限公司 二 六年五月 版本記錄 日期版本號(hào)作者說明 2006 5 15 1 0劉劍創(chuàng)建 2006 6 11 1 0晁俊修改 2006 9 19 1 0梁克東修改 說明 需求說明書需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司萬達(dá)信息股份有限公司 第第 2 頁頁 共共 21 頁頁 目錄 1 概述概述 4 1 1背景 4 1 2業(yè)務(wù)術(shù)語 4 1 3角色職責(zé) 4 1 4參考資料 4 2 系統(tǒng)模型系統(tǒng)模型 4 2 1系統(tǒng)架構(gòu) 4 2 2功能模塊 5 3 系統(tǒng)功能系統(tǒng)功能 5 3 1公文管理 6 3 1 2發(fā)文管理 7 3 1 3催辦管理 8 3 1 4立卷歸檔 9 3 2文檔管理 9 3 2 1檔案立卷 9 3 2 2案卷存放 10 3 2 3檔案利用 10 3 2 4檔案銷毀 11 3 3公共信息 11 3 3 1電子公告 11 3 3 2大 事 記 11 3 3 3網(wǎng)上論壇 12 3 3 4規(guī)章制度 12 3 3 5政策法規(guī) 12 3 3 6常用信息 12 3 4行政辦公 13 3 4 1外出情況查詢 13 3 4 2日程安排 13 3 4 3接待管理 13 3 4 4物品管理 13 3 5會(huì)議管理 14 3 5 1會(huì)議室管理 14 需求說明書需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司萬達(dá)信息股份有限公司 第第 3 頁頁 共共 21 頁頁 3 5 2會(huì)議安排 14 3 5 3會(huì)議紀(jì)要 15 3 5 4會(huì)議查詢 15 3 6系統(tǒng)管理 16 3 6 1部門及人員管理 16 3 6 2流程管理 16 3 6 3基礎(chǔ)信息維護(hù) 16 3 6 4文件模板 17 3 6 5電子公章管理 17 3 6 6系統(tǒng)日志 17 3 7個(gè)人辦公 領(lǐng)導(dǎo)辦公 18 3 7 1待辦事宜 18 3 7 2信息提示 18 3 7 3閱收信息 18 3 7 4個(gè)人日程 18 3 7 5備忘錄 19 3 7 6工作日志 19 3 7 7外出登記 19 3 7 8通訊錄 19 3 7 9在線人員 20 3 7 10短信息 20 3 7 11密碼修改 20 3 7 12個(gè)人狀態(tài) 20 3 7 13實(shí)時(shí)監(jiān)控 20 4 接口描述接口描述 20 5數(shù)據(jù)描述數(shù)據(jù)描述 20 5 1字典 20 5 2單據(jù) 報(bào)表格式 21 5 3非功能性需求 21 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 4 頁 共 21 頁 1 1 概述概述 1 1背景背景 開發(fā)的軟件系統(tǒng)的名稱 辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng) Office Automation 簡稱 OA 本項(xiàng)目的任務(wù)委托單位 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心公共實(shí)訓(xùn)中心 開發(fā)單位 上海市萬達(dá)信息股份有限公司 協(xié)作單位 用戶單位 主管部門 社會(huì)保障技術(shù)部 1 2業(yè)務(wù)術(shù)語業(yè)務(wù)術(shù)語 OA Office Automation 培訓(xùn)中心 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心公共實(shí)訓(xùn)中心 1 3角色職責(zé)角色職責(zé) 編號(hào)角色名稱描述信息 1 系統(tǒng)管理員具有最大的管理權(quán)限 可以根據(jù)用戶的需要設(shè)置崗位角色及相 應(yīng)權(quán)限 并進(jìn)行公用信息的維護(hù)工作 2 員工用戶 可以根據(jù)系統(tǒng)管理員分配的權(quán)限 登錄系統(tǒng)執(zhí)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作 1 4參考資料參考資料 略 2 2 系統(tǒng)模型系統(tǒng)模型 2 1系統(tǒng)架構(gòu)系統(tǒng)架構(gòu) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從設(shè)計(jì)到開發(fā)完全采用面向?qū)ο蟮募夹g(shù) 基于 J2EE NET 的 B S 架構(gòu) 采用了多種標(biāo)準(zhǔn)的 WEB 技術(shù) 包括數(shù)據(jù)庫 XML 等技術(shù) 從而使系統(tǒng)具有 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 5 頁 共 21 頁 比較高的靈活性以及可擴(kuò)充性 可以穩(wěn)定 高效的運(yùn)行在多種平臺(tái)上 并支持多種數(shù) 據(jù)庫 客客戶戶端端瀏瀏覽覽器器 應(yīng)應(yīng)用用服服務(wù)務(wù)器器 數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)庫庫服服務(wù)務(wù)器器 HTML Applet RDB 應(yīng)應(yīng)用用組組件件 HTTP Servlet JSP Java Bean HTTP Request TCP IP HTTP Request HTTP W We eb b S Se er rv ve er r JAVA JAVA JAVA 圖 2 1 系統(tǒng)架構(gòu)圖 2 2功能模塊功能模塊 系統(tǒng)分為七大功能模塊 公文管理 文檔管理 行政辦公 會(huì)議管理 公共信 息管理 系統(tǒng)管理 個(gè)人辦公 領(lǐng)導(dǎo)辦公 3 3 系統(tǒng)功能系統(tǒng)功能 圖 3 1系統(tǒng)功能 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 6 頁 共 21 頁 3 1公文管理公文管理 3 1 1 1收文管理收文管理 收文是指收閱政府機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)各部門發(fā)文 收文包括傳閱文件和處理文件 步驟大致為領(lǐng)導(dǎo)批示 下達(dá)不同部門處理或傳閱 歸檔 收文的流程可由用戶自定義 根據(jù)各處理節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置 可以進(jìn)行相應(yīng)的流程操作 收文一般需要經(jīng)過登記 簽收 請(qǐng)辦 擬辦 分發(fā) 閱辦 批閱等處理步驟 系統(tǒng)對(duì)收文 流程進(jìn)行全程跟蹤 詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài) 公文處理支持代辦機(jī)制 前一步驟人員可以指定后一個(gè)步驟的實(shí)際處理人員 支持標(biāo)準(zhǔn)格式的公文打印 根據(jù)收文登記的信息可自動(dòng)生成公文處理箋初稿 圖 3 1 1收文流程示例 3 1 1 2收文登記收文登記 功能功能公文管理員 專門部門的人員 如辦公室 負(fù)責(zé)對(duì)來文進(jìn)行登記 分發(fā)處理 其 中非電子來文需通過鍵盤錄入原文 電子來文則可以直接作為發(fā)文的附件 需要隨公文流轉(zhuǎn)的 其他文件 可以在本地編輯后再作為附件發(fā)放 輸入輸入公文的基本信息 公文標(biāo)題 文號(hào) 公文類型 收文日期 來文機(jī)關(guān) 公文摘要 公文處理的流程 附件 輸出輸出登記成功 失敗 公文進(jìn)入公文處理流程 3 1 1 3公文處理公文處理 功能功能包括收文處理的所有流程 公文根據(jù)流程定義進(jìn)入每一個(gè)處理程序 處理人員進(jìn) 行公文處理工作 主要包括批辦和承辦 批辦 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批處理 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 7 頁 共 21 頁 承辦 具體對(duì)來文辦理的簽批部門 如果有權(quán)限對(duì)附件進(jìn)行編輯 可以進(jìn)行類似 office 修訂功能的強(qiáng)制痕跡保留 輸入輸入輸入建議 意見等 輸出輸出處理后的公文 公文進(jìn)入下一步處理流程 3 1 1 4流程跟蹤流程跟蹤 功能功能擁有權(quán)限的人員查看收文在整個(gè)流程中的處理情況和狀態(tài) 并且可以中止流轉(zhuǎn)中 的流程 查看公文的催辦記錄 輸入輸入無 輸出輸出選定的收文的處理流程 顯示每一步驟的處理狀態(tài) 已經(jīng)處理的步驟顯示處理結(jié) 果 未處理的流程顯示流程信息 3 1 2 發(fā)文管理發(fā)文管理 發(fā)文是辦公室起草 發(fā)給相關(guān)部門 也可以幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合發(fā)文 發(fā)文一定有的狀態(tài)是擬稿 簽發(fā) 印發(fā)等 發(fā)文的流程可由用戶自定義 根據(jù)各辦理節(jié)點(diǎn)的權(quán)限設(shè)置 可以進(jìn)行相應(yīng)的流程操作 發(fā) 文需要經(jīng)過擬稿 批示 修改 會(huì)簽 審核 簽發(fā) 印發(fā)等處理 系統(tǒng)對(duì)發(fā)文流程進(jìn)行全程跟蹤 詳細(xì)記錄公文的當(dāng)前狀態(tài) 發(fā)文審核的過程和領(lǐng)導(dǎo)審簽發(fā) 意見 系統(tǒng)提供原文修改功能 還有類似修訂形式的痕跡保留功能 公文處理支持代辦機(jī)制 前一步驟人員可以指定后一個(gè)步驟的實(shí)際處理人員 支持標(biāo)準(zhǔn)格式的公文打印 圖 3 1 2發(fā)文流程示例 發(fā)文擬稿 功能功能發(fā)文部門的人員 專門部門的人員 如辦公室 負(fù)責(zé)起草發(fā)文 填寫發(fā)文的基本 信息 具體內(nèi)容可以直接作為發(fā)文的附件 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 8 頁 共 21 頁 輸入輸入 發(fā)文的基本信息 公文標(biāo)題 文號(hào) 公文類型 發(fā)文日期 發(fā)文部門 擬稿人 公文摘要 份數(shù) 公文處理的流程 附件 輸出輸出 登記成功 失敗 公文進(jìn)入公文處理流程 3 1 2 1公文處理公文處理 功能功能包括發(fā)文處理的所有流程 公文根據(jù)流程定義進(jìn)入每一個(gè)處理程序 處理人員進(jìn) 行公文處理工作 主要包括審核 核稿 會(huì)簽 簽發(fā) 校對(duì) 印發(fā)等 審核 擬稿人的部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文把關(guān) 驗(yàn)證公文內(nèi)容 核稿 由專門人員對(duì)公文的書寫格式和文字把關(guān) 辦公室人員 會(huì)簽 如果是本單位兩個(gè)部門以上的聯(lián)合發(fā)文或本單位和外單位的聯(lián)合發(fā)文需要經(jīng)過發(fā)文 部門簽字認(rèn)可 此時(shí)可以用電子簽名 簽發(fā) 單位的領(lǐng)導(dǎo)決定該文是否能發(fā) 可以通過電子簽名來保證真實(shí)性 有效性 校對(duì) 相關(guān)人員按照領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見 修改文中的字句等 此時(shí)進(jìn)行留痕處理 印發(fā) 具體辦理文的人員簽字并對(duì)發(fā)文蓋章 此時(shí)可以用電子公章和電子簽名 如果有權(quán)限對(duì)附件進(jìn)行編輯 可以進(jìn)行類似 office 修訂功能的強(qiáng)制痕跡保留 輸入輸入 輸入建議 意見 修改內(nèi)容等 輸出輸出 處理后的公文 公文進(jìn)入下一步處理流程 3 1 2 2流程跟蹤流程跟蹤 功能功能 擁有權(quán)限的人員查看公文在整個(gè)流程中的處理情況和狀態(tài) 并且可以中止流轉(zhuǎn)中 的流程 查看公文的催辦記錄 輸入輸入 無 輸出輸出 選定的發(fā)文的處理流程 顯示每一步驟的處理狀態(tài) 已經(jīng)處理的步驟顯示處理結(jié) 果 未處理的流程顯示流程信息 3 1 3 催辦管理催辦管理 催辦管理是對(duì)緊急突發(fā)事件或要求迅速解決的事件做出快速反應(yīng) 確保在限定的時(shí)間內(nèi)完 成任務(wù) 系統(tǒng)具有自動(dòng)催辦功能 對(duì)于超過辦理期限或需特殊辦理的公文 可以通過發(fā)送催辦 通知 郵件等功能實(shí)現(xiàn) 對(duì)每一個(gè)催辦事件都有相應(yīng)的記錄以備日后查詢 功能功能 對(duì)于有處理時(shí)間限制的公文 系統(tǒng)在時(shí)間超過限定時(shí)間時(shí)發(fā)送催辦通知 郵件 并對(duì)該催辦操作進(jìn)行記錄 輸入輸入 無 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 9 頁 共 21 頁 輸出輸出 催辦通知 包括公文處理類型 公文標(biāo)題 擬辦理時(shí)間等信息 3 1 4 立卷歸檔立卷歸檔 無論是收文或者發(fā)文 文件辦理完畢后都需要進(jìn)行歸檔 通過與系統(tǒng)文檔管理的連接 對(duì)于已完成流轉(zhuǎn)辦理的公文 可以進(jìn)行相應(yīng)的歸檔 功能功能 文檔或者檔案管理人員查詢出流轉(zhuǎn)結(jié)束的文檔 選擇已經(jīng)著錄的案卷進(jìn)行歸檔 輸入輸入 文檔 案卷的查詢條件 輸出輸出 歸檔成功 失敗 3 2文檔管理文檔管理 文檔管理主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部文件 資料 檔案如文字 圖片 膠片 錄像等多媒體材料的 管理 包括對(duì) OA 系統(tǒng)內(nèi)部生成的文件及手工錄入的檔案文件的管理 文檔管理包括檔案立卷 檔案利用 檔案銷毀 檔案轉(zhuǎn)儲(chǔ)四類功能處理 圖 3 2 1文檔管理 3 2 1 檔案立卷檔案立卷 系統(tǒng)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行文檔錄入 文檔信息修改 立卷 案卷信息修改 案卷拆卷 文檔的信息主要有文檔名稱 文檔類別 文檔日期等 案卷的主要信息有案卷編號(hào) 案卷類別 案卷日期等 3 2 1 1目錄管理目錄管理 功能功能操作員對(duì)案卷建立符合實(shí)際的 利于案卷管理的虛擬目錄樹 輸入輸入父級(jí)目錄代碼 目錄名稱 輸出輸出建立 修改目錄成功 失敗 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 10 頁 共 21 頁 3 2 1 2案卷錄入案卷錄入 功能功能用戶輸入一份案卷的著錄信息 新建一份案卷 輸入輸入案卷的著錄信息 主要信息有案卷編號(hào) 案卷類別 案卷日期等 輸出輸出案卷錄入成功 失敗 3 2 1 3文檔錄入文檔錄入 功能功能用戶輸入一份文檔的著錄信息 文檔包括內(nèi)部文件 資料 圖片 膠片 錄像等 輸入輸入文檔的基本信息 主要有文檔名稱 文檔類別 文檔日期等 輸出輸出文檔錄入成功 失敗 3 2 1 4案卷組卷案卷組卷 功能功能選擇一批文檔 歸檔到某一份案卷中 輸入輸入查詢條件 用于查詢一批未歸卷的文檔 輸出輸出組卷成功 失敗 3 2 1 5案卷拆卷案卷拆卷 功能功能將已經(jīng)歸檔的文檔重新置為未歸檔狀態(tài) 輸入輸入查詢條件 查詢一批已經(jīng)歸檔的文檔 輸出輸出拆卷成功 失敗 3 2 2 案卷存放案卷存放 管理案卷在檔案室或者檔案庫房中存放的位置信息 可以通過查看案卷的位置信息 迅速 找到需要的案卷 功能功能維護(hù)案卷的存放信息 輸入輸入案卷的存放信息 輸出輸出操作成功 失敗 3 2 3 檔案利用檔案利用 包括系統(tǒng)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行案卷借閱登記 案卷歸還登記 案卷查詢統(tǒng)計(jì) 文檔查詢 統(tǒng)計(jì) 案卷借閱統(tǒng)計(jì)等 登記的信息包括利用人 利用時(shí)間等 3 2 3 1文檔文檔 案卷信息查詢案卷信息查詢 功能功能用戶輸入查詢條件 根據(jù)權(quán)限查詢文件 案卷的著錄信息 根據(jù)客戶的具體需求 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 11 頁 共 21 頁 查詢可以考慮申請(qǐng) 批準(zhǔn) 放開查詢權(quán)限的流程 此時(shí)查詢結(jié)果的展現(xiàn)不是即時(shí)的 輸入輸入文檔 案卷的查詢信息 多條件組合查詢 輸出輸出查詢到的文檔 案卷 3 2 3 2借閱登記借閱登記 功能功能核對(duì)是否借出 填寫文檔 案卷的借閱信息 登記借閱信息 輸入輸入借閱登記的基本信息 包括利用人 利用時(shí)間等 輸出輸出登記成功 失敗 3 2 3 33 2 3 3歸還登記歸還登記 功能功能核對(duì)借出登記記錄 填寫借閱歸還單 輸入輸入歸還信息 包括歸還人 歸還時(shí)間等 輸出輸出登記成功 失敗 3 2 3 4文檔文檔 案卷借閱信息查詢案卷借閱信息查詢 功能功能查詢一段時(shí)間內(nèi) 文檔 案卷的借閱信息 輸入輸入查詢條件 多條件組合查詢 輸出輸出符合查詢條件的文檔 案卷的借閱信息 3 2 4 檔案銷毀檔案銷毀 系統(tǒng)用戶在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行案卷銷毀登記 如銷毀的時(shí)間 銷毀的內(nèi)容 銷毀的形式 監(jiān) 銷人 參加的人員等 功能功能對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行登記 記錄銷毀信息 輸入輸入檔案銷毀的信息 如銷毀的時(shí)間 銷毀的內(nèi)容 監(jiān)銷人 參加的人員等 輸出輸出登記成功 失敗 3 33 3公共信息公共信息 3 3 1 電子公告電子公告 功能功能用于發(fā)布單位的公共信息如新聞 領(lǐng)導(dǎo)講話等 公告欄內(nèi)可設(shè)置多個(gè)欄目 供某 個(gè)部門使用或者全體人員發(fā)布公告 授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目維護(hù)公告 輸入輸入公告欄目 公告信息 輸出輸出添加 修改公告成功 失敗 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 12 頁 共 21 頁 3 3 2大大 事事 記記 功能功能記錄單位歷年來發(fā)生的各類事件 授權(quán)專人維護(hù) 其他員工只能查看 輸入輸入大事記信息 輸出輸出成功 失敗 3 3 3 網(wǎng)上論壇網(wǎng)上論壇 功能功能提供給員工一個(gè)交互溝通的平臺(tái) 員工可在此討論工作生活中的各類問題 促進(jìn) 解決問題 加強(qiáng)人員溝通 論壇可設(shè)置多個(gè)論壇區(qū) 用戶可在各討論區(qū)提出話題參與討論 論 壇區(qū)由論壇管理員管理 每個(gè)區(qū)可由管理員設(shè)置版主 負(fù)責(zé)對(duì)該區(qū)文章的管理 另外 要求能 夠匿名發(fā)言 輸入輸入話題名稱 內(nèi)容 輸出輸出添加話題成功 失敗 3 3 4規(guī)章制度規(guī)章制度 功能功能規(guī)章制度系統(tǒng)用來管理與本部門有關(guān)的各種規(guī)章制度 信息內(nèi)容由專人錄入 供 所有人員查詢 支持字符 圖片等各種格式 其他員工只能查看 輸入輸入規(guī)章制度信息 包括分類 標(biāo)題 發(fā)布部門 規(guī)章制度內(nèi)容等 輸出輸出成功 失敗 3 3 5 政策法規(guī)政策法規(guī) 功能功能政策法規(guī)系統(tǒng)用來管理與本部門有關(guān)的各種法律法規(guī)及政策 信息內(nèi)容由專人錄 入 供所有人員查詢 支持字符 圖片等各種格式 其他員工只能查看 輸入輸入政策法規(guī)信息 包括分類 標(biāo)題 發(fā)布機(jī)關(guān) 政策法規(guī)內(nèi)容等 輸出輸出成功 失敗 3 3 6 常用信息常用信息 功能功能為了便于用戶的日常工作 系統(tǒng)設(shè)計(jì)還提供了飛機(jī)航班 火車時(shí)刻 郵編區(qū)號(hào) 長途區(qū)號(hào)等查詢管理功能 系統(tǒng)中的常用鏈接可以將單位經(jīng)常使用的各類相關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置 方便日常工作中迅速 準(zhǔn)確的連接 輸入輸入無 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 13 頁 共 21 頁 輸出輸出無 3 4行政辦公行政辦公 3 4 1 外出情況查詢外出情況查詢 功能功能對(duì)于員工外出的情況進(jìn)行查詢 輸入輸入或以按照外出 返回情況 員工當(dāng)前出入狀態(tài) 以及人員名稱等條件進(jìn)行查詢 多條件組合 輸出輸出符合條件的人員的信息 3 4 2 日程安排日程安排 功能功能相關(guān)人員協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)或特定人員的日程 實(shí)現(xiàn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或特定人員日程的安排 提示備忘等功能 輸入輸入日期 時(shí)間 日程名稱 日程類型 日程內(nèi)容等 輸出輸出日程安排成功 失敗 3 4 3接待管理接待管理 3 4 3 1接待情況管理接待情況管理 功能功能對(duì)于各種來賓接待情況進(jìn)行相應(yīng)的登記管理 輸入輸入來賓接待情況 內(nèi)容包括來訪人員 被訪人員 部門 來訪人員證件號(hào) 來訪 日期 來訪事由等 輸出輸出管理成功 失敗 3 4 3 2接待情況查詢接待情況查詢 功能功能查詢來賓接待情況的歷史信息 輸入輸入查詢條件 多條件組合查詢 輸出輸出符合條件的來賓接待信息 3 4 4物品管理物品管理 3 4 4 1物品登記物品登記 功能功能對(duì)公司各種物品進(jìn)行管理以及查詢 輸入輸入物品的基本信息 物品名稱 物品類型 所屬部門 購買價(jià)格 購買時(shí)間 物品 編號(hào) 輸出輸出物品登記成功 失敗 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 14 頁 共 21 頁 3 4 4 2物品領(lǐng)用物品領(lǐng)用 功能功能對(duì)物品進(jìn)行領(lǐng)用的管理及物品領(lǐng)用情況進(jìn)行查詢 輸入輸入領(lǐng)導(dǎo)時(shí)需要輸入的信息 領(lǐng)用的物品編號(hào) 領(lǐng)用情況 領(lǐng)用人 責(zé)任人 領(lǐng)用時(shí) 間 歸還時(shí)間 查詢條件 物品編號(hào) 領(lǐng)用情況 時(shí)間等 輸出輸出 3 5會(huì)議管理會(huì)議管理 會(huì)議管理包括會(huì)議計(jì)劃 會(huì)議審批 會(huì)議通知 會(huì)議紀(jì)要等所有步驟 會(huì)議召集人在會(huì)議 計(jì)劃審批通過并確認(rèn)會(huì)議地點(diǎn) 日期 與會(huì)人員及相關(guān)事項(xiàng)后 可將此會(huì)議通知發(fā)送給所有與 會(huì)人員 系統(tǒng)將在每一位被邀請(qǐng)者的日程安排中自動(dòng)添加一條開會(huì)的記錄 屆時(shí) 系統(tǒng)將會(huì)自 動(dòng)提醒每一位與會(huì)者參加會(huì)議 圖 3 8 1會(huì)議管理 3 5 1 會(huì)議室管理會(huì)議室管理 功能功能有權(quán)限的人員可以維護(hù)會(huì)議室的信息 供會(huì)議安排時(shí)根據(jù)會(huì)議大小及會(huì)議室使用 情況確定會(huì)議室 輸入輸入會(huì)議室的基本信息 名稱 容納人數(shù) 類型 具體位置 使用狀態(tài)等 輸出輸出操作成功 失敗 3 5 2 會(huì)議安排會(huì)議安排 3 5 2 1 會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃 會(huì)議發(fā)起人員或部門用戶進(jìn)行會(huì)議籌備擬稿 然后交給辦公室作會(huì)議計(jì)劃的登記 功能功能登記會(huì)議申請(qǐng)基本信息 輸入輸入會(huì)議申請(qǐng)基本信息 主題 議題 類型 擬召開起止時(shí)間 擬召開地點(diǎn) 發(fā)起人 部門 發(fā)起時(shí)間 參加人員 申請(qǐng)要求等 輸出輸出操作成功 失敗 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 15 頁 共 21 頁 3 5 2 2 會(huì)議審批會(huì)議審批 系統(tǒng)提交會(huì)議申請(qǐng) 必須經(jīng)上級(jí)審議后再返回該部門 審批通過后的會(huì)議才能進(jìn)一步進(jìn)行 會(huì)議安排 功能功能瀏覽會(huì)議申請(qǐng) 簽署審批意見 輸入輸入審批意見 輸出輸出通過 拒絕 3 5 2 3 會(huì)議安排會(huì)議安排 會(huì)議安排人員可以查詢會(huì)議召開期間是否和與會(huì)人員的日程安排沖突 方便組織者確定會(huì) 議時(shí)間 用戶也可查看各個(gè)會(huì)議室的當(dāng)前使用情況 對(duì)于單位會(huì)議室安排進(jìn)行登記 避免使用 沖突 功能功能會(huì)議安排人員可以查詢會(huì)議召開期間是否和與會(huì)人員的日程安排沖突 安排人員 也可查看申請(qǐng)的會(huì)議室的使用情況 對(duì)會(huì)議時(shí)間和會(huì)議室安排進(jìn)行調(diào)整 輸入輸入修改的會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 輸出輸出操作成功 失敗 3 5 2 4 會(huì)議通知會(huì)議通知 功能功能通過郵件向會(huì)議相關(guān)人員發(fā)放會(huì)議通知 通知的信息來自會(huì)議議題以及會(huì)議安排 的結(jié)果 輸入輸入無 輸出輸出無 3 5 3 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要 相關(guān)人員可整理每次會(huì)議 對(duì)于各類會(huì)議精神 決議的登記 相關(guān)文件的上傳管理 可以使單位會(huì)議管理井井有條 便于日后對(duì)于會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤管理 功能功能相關(guān)人員整理每次會(huì)議的紀(jì)要 以附件或者直接輸入的方式記錄會(huì)議紀(jì)要 輸入輸入會(huì)議主題 會(huì)議議題 會(huì)議紀(jì)要等 輸出輸出操作成功 失敗 3 5 4 會(huì)議查詢會(huì)議查詢 根據(jù)會(huì)議的基本信息查詢會(huì)議計(jì)劃 安排 歷史記錄 查看會(huì)議的紀(jì)要等 便于對(duì)會(huì)議執(zhí) 行情況的跟蹤管理 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 16 頁 共 21 頁 功能功能根據(jù)會(huì)議的基本信息查詢會(huì)議計(jì)劃 安排 歷史記錄 查看會(huì)議的紀(jì)要等 輸入輸入會(huì)議基本信息 多條件組合查詢 輸出輸出符合條件的會(huì)議信息 3 6系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理 3 6 1部門及人員管理部門及人員管理 包括部門設(shè)置 崗位設(shè)置和人員信息管理 3 6 1 1部門管理部門管理 功能功能添加 修改部門信息 設(shè)定本機(jī)構(gòu)樹狀組織結(jié)構(gòu) 部門不能刪除 可以停用 輸入輸入部門名稱 說明 上級(jí)部門等 輸出輸出操作成功 失敗 3 6 1 2崗位管理崗位管理 功能功能在選定的部門中添加 修改崗位信息 一個(gè)部門中可以有多個(gè)崗位 崗位不能刪 除 可以停用 輸入輸入選定的部門 崗位名稱 崗位說明 輸出輸出操作成功 失敗 3 6 1 3人員管理人員管理 功能功能在選定的部門中添加 修改人員信息 一個(gè)部門中可以有多個(gè)人員 人員不能刪 除 可以停用 并為人員分配崗位 權(quán)限 輸入輸入選定的部門 人員姓名 代號(hào) 密碼 崗位信息 一個(gè)人員可以有該部門中的多 個(gè)崗位 輸出輸出操作成功 失敗 3 6 2流程管理流程管理 功能功能定義系統(tǒng)中 收文 發(fā)文 會(huì)議管理的流程 輸入輸入流程名稱 描述 定義流程的步驟 每一步驟都需要錄入的信息包括 步驟的名 稱 執(zhí)行人 人員或崗位 執(zhí)行人執(zhí)行的操作類型 限定時(shí)間 后續(xù)步驟 返回或者跳 轉(zhuǎn) 輸出輸出流程定義成功 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 17 頁 共 21 頁 3 6 3基礎(chǔ)信息維護(hù)基礎(chǔ)信息維護(hù) 系統(tǒng)中要維護(hù)的基礎(chǔ)信息包括 公文類型 公文機(jī)密程度 文檔類型 文檔載體類型 案卷保管期限 案卷類型 物品類型 公告欄目 規(guī)章制度類型 政策法規(guī)類型 人員狀 態(tài)類型 人員 IP 密級(jí) 會(huì)議類型 日程類型 工作日志類型 功能功能添加 修改 停用 啟用各種基本信息 輸入輸入信息名稱 信息說明 輸出輸出操作成功 失敗 3 6 4文件模板文件模板 3 6 4 1模板元素模板元素 為文件模板自定義和制作提供所需元素 這些元素可以是文本框 下拉框 單 復(fù)選框等 功能功能添加 修改 停用 啟用各種模板元素 輸入輸入元素名稱 元素類型 元素的值 如果是復(fù)選框或下拉框 元素值是指要選擇的 內(nèi)容列表 初始值 啟 停用標(biāo)志 輸出輸出元素管理成功 失敗 3 6 4 2模板自定義模板自定義 功能功能為收 發(fā)文登記所需的公文樣式進(jìn)行靈活定義公文樣式 可增加 修改 刪除定 義樣式 輸入輸入模板名稱 模板內(nèi)容 模板描述 模板啟用 停用 輸出輸出模板定義成功 失敗 3 6 5電子公章管理電子公章管理 對(duì)所有使用的電子公章進(jìn)行統(tǒng)一管理 可以上傳電子公章 并記錄公章的一些基本 信息 包括公章名稱 公章類型 公章使用者 密碼等等 功能功能添加 修改 上傳印章 查詢電子公章 輸入輸入章印名稱 章印類型 密碼 上傳的章印 章印描述 輸出輸出電子公章管理成功 失敗 3 6 6系統(tǒng)日志系統(tǒng)日志 系統(tǒng)內(nèi)的操作都需要記錄日志 供管理人員日后查詢 統(tǒng)計(jì) 保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 18 頁 共 21 頁 要記錄的日志信息包括 登錄人 ID 名稱 登錄時(shí)間 操作內(nèi)容 操作結(jié)果 3 6 6 1 日志查詢?nèi)罩静樵?統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì) 功能功能根據(jù)查詢條件查詢或者統(tǒng)計(jì)日志 主要是用戶操作日期 輸入輸入查詢信息 日期段 日志類型 輸出輸出符合條件的日志信息或統(tǒng)計(jì)信息 3 6 6 2 日志導(dǎo)入日志導(dǎo)入 導(dǎo)出導(dǎo)出 功能功能一段時(shí)間后 數(shù)據(jù)量很大會(huì)影響系統(tǒng)性能 此時(shí)可以將歷史的日志從數(shù)據(jù)庫 中導(dǎo)出到文件中另行保存 如果需要查詢統(tǒng)計(jì)歷史的日志 還可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)入 輸入輸入時(shí)間段 文件名稱 路徑 輸出輸出操作成功 失敗 日志文件 3 7個(gè)人辦公 領(lǐng)導(dǎo)辦公 個(gè)人辦公 領(lǐng)導(dǎo)辦公 3 7 1 待辦事宜待辦事宜 針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和辦事人員所設(shè)置 該模塊涉及多個(gè)辦公模塊 特設(shè)待辦事宜模塊以簡化領(lǐng)導(dǎo)或 辦事人員操作 將待批公文 日程安排 會(huì)議通知 報(bào)表等以統(tǒng)一的入口提供給領(lǐng)導(dǎo) 免去信 息多路查找 給領(lǐng)導(dǎo)辦公提供最大的方便 功能功能通過待辦事宜 即可瀏覽所有需要處理的工作 完成公文批閱 申請(qǐng)審批以及會(huì) 議活動(dòng)批示等一系列工作 輸入輸入無 輸出輸出無 3 7 2信息提示信息提示 功能功能提供了信息的提示查看功能 這些信息包括已經(jīng)進(jìn)入催辦的公文 備忘錄 以及 個(gè)人日程 輸入輸入無 輸出輸出無 3 7 3 閱收信息閱收信息 功能功能實(shí)現(xiàn)閱收信息的查詢功能 輸入輸入按照類型 收文 發(fā)文 會(huì)議申請(qǐng)等 以及是否已查閱的狀態(tài)進(jìn)行查詢 輸出輸出要查詢的閱收信息 上海市職業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)中心軟件開發(fā)實(shí)訓(xùn)室案例 需求說明書 萬達(dá)信息股份有限公司 第 19 頁 共 21 頁 3 7 4 個(gè)人日程個(gè)人日程 3 7 4 1日程管理日程管理 功能功能 用戶可以按照日程類型 對(duì)個(gè)人進(jìn)行日程的安排 輸入輸入日程的起始時(shí)間 日程名稱 日程類型 日程內(nèi)容等 輸出輸出日程安排成功 失敗 3 7