合同管理流程.doc

合同管理流程 合同管理流程編制日期審核日期審批日期修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人批準人1、目的：保證公司合同管理科學有效，防范經濟和法律風險。2、適用范圍：適用于公司項目開發(fā)涉及的工程類合同和其他類合同（銷售合同、人事合同除外）的管理工作。3、術語和定義3.1 工程類合同：指項目開發(fā)過程中簽訂的監(jiān)理、勘察、設計、總分包施工、材料設備采購等合同或協議；3.2 其他類合同：指除上述工程類合同外的合同（銷售合同、人事合同除外）4、各部門職責：4.1 業(yè)務部門：4.1.1起草標準格式合同4.1.2組織洽談、簽署合同4.1.3提出合同會簽需求，提交給相關部門辦理會簽手續(xù)4.1.4負責本部門合同臺賬登記和管理4.1.5合同執(zhí)行4.1.6收集和提出合同變更解除申請4.2成本部、財務部4.2.1負責標準格式合同的制定和合同簽訂前的相關條款審核4.3公司管理層4.3.1各分管副總負責審核所分管部門標準格式合同，所分管部門簽署的合同和合同的變更與解除申請；4.3.2總辦法務負責審核標準格式合同4.3.3總經理負責審核標準格式合同、各個部門簽署的合同及合同變更解除申請。5、工作流程5.1 標準合同文本的編制5.1.1各業(yè)務部門組織編寫標準合同文本 ，初步擬定后，填寫合同標準文本審批表報分管副總審核后，提交成本、財務、法務審核會簽。5.1.2標準合同審核部門收到標準文本后2個工作日內必須提出審核意見，會簽時，各相關部門對相關條款與業(yè)務部門進行充分溝通，確認無誤后進入下一階段審核。5.1.3業(yè)務部門根據審核部門的審核意見對合同標準文本進行修訂并與相關部門充分溝通，確認無誤后，報分管副總審核，總經理批準。5.1.4批準后的標準合同文本由總辦公布使用并存檔。5.1.5根據合同履行情況、政府法規(guī)政策調整、案例分析等結論，應持續(xù)及時修改標準合同文本。5.1.6標準文本僅供參考，隨業(yè)務情況，應進行具體修訂和調整。5.2單項合同簽訂和執(zhí)行5.2.1確認合作方5.2.1.1合作方必須按各類相應供應商選擇管理流程的規(guī)定來選擇；5.2.1.2政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可直接接洽后，按本程序簽約。5.2.2合同草擬：5.2.2.1合同按如下原則草擬：已制訂并實施合同標準文本的，按標準文本草擬；設計類合同由設計部起草，組織洽談、簽約，成本、財務、總辦等參加。工程、設備類合同由成本部起草，組織洽談、簽約，總辦法務、工程部、財務部參加。營銷類合同由營銷部起草，組織洽談、簽約，總辦法務、成本、財務參加。管理類合同由相關部門起草，組織洽談、簽約，成本、財務、總辦法務參加。5.2.2.2采用標準文本，經雙方協商，可修改、增加補充條款。5.2.2.3政府有關部門有強制性規(guī)定，可按政府有關部門要求合同文本簽署。5.2.2.4 公司未制定或不宜采用標準文本的業(yè)務，應參照以往類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。5.2.2.5業(yè)務部門在組織擬定合同條款或補充協議時，應做到內容合法、條款齊全、文字清楚、表述規(guī)范，權利義務和違約責任明細，日期、期限、數字準確，應包括：(1)合同名稱；(2)甲乙名稱及地址，經辦人聯系電話；(3)甲乙方法人代表及合法代理人簽字、公司公章；(4)合同簽約日期；(5)標的（內容）；(6)數量、質量；(7)價格或酬金（工程計價方式、工程款支付方式）(8)履約方式、地點、費用的承擔(9)違約責任（雙方權利及義務）(10)生效、失效條件(11)爭議解決方法(12)合同份數附件(13)保密條款（如需要）5.2.2.6如對方提供格式合同：業(yè)務部門應檢查是否與招標文件要求或投標文件的承諾一致，再檢查上述條款是否齊全。5.2.3合同洽談：5.2.3.1當通過招標或其他合法途徑確定合同談判單位后，業(yè)務部門經理及相關部門按以下規(guī)定進行合同洽談；(1)談判前應復核：簽約對方：法人資格，資信情況，經營范圍、過往業(yè)績、代理權限進行調查核實。(2)代理人簽約合同，必須出具書面授權委托書，對授權內容和期限審核。(3)合同洽談前，需就談判準備事項進行安排 確認談判目標 確認必要時可做出讓步 確認我方及對方實際需求（或目標）和強制（或約束）條款 確認初步談判日程及談判內容的先后次序 確認談判人選、分工、談判原則等5.2.3.2業(yè)務部門整理談判資料及結論，起草合同，填寫合同會簽表報本部門分管副總審核，同意后進行會簽和審核階段。5.2.4合同會簽和審核5.2.4.1各相關部門、成本部、財務部、總辦法務對合同進行審核、會簽；5.2.4.2各核人在各自職權范圍內對合同提出修改意見，業(yè)務部門根據修改意見整理出最終的合同文本，各審核部門根據最終合同文本在審批表上簽署意見。5.2.4.3如審核部門對合同提出修改意見，業(yè)務部門必須重新組織與供應商洽談，必要時各意見提出部門均應參加洽商，雙方取得一致后進行修改。5.2.5合同審批和簽署5.2.5.1總辦將會簽后合同提交總經理審批5.2.5.2總辦負責跟蹤相關部門和領導在審批時提出相關調整意見的落實情況，并在合同蓋章前做條款終審。5.2.5.3合同內容在一頁以上，應在每頁加蓋騎縫章。5.2.5.4合同雙方一般應同時簽字蓋章，如不能同時簽字蓋章，應避免在我方先行簽字蓋章，對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結束之后進行。5.2.5.5法律法規(guī)規(guī)定合同應當辦理登記、備案的，經辦人員應及時辦理有關手續(xù)。5.2.5.6合同簽字蓋章后，總辦文員存檔，成本部對合同進行拆分后下發(fā)相關部門。5.2.5.7合同按公司規(guī)定統(tǒng)一編號后，總辦建立合同臺賬，并對該合同進行分發(fā)，合同一式四份，甲乙雙方各兩份，分別為合同原件和副本，總辦保持合同原件，財務保持副本一份，各相應部門下發(fā)合同復印件，各業(yè)務部門應及時在本部門合同管理臺賬內登記。5.2.6合同履行和檢查5.2.6.1合同簽訂后，業(yè)務部門負責合同的履行跟蹤5.2.6.2合同簽訂后，總辦負責合同的履行情況進行監(jiān)督。5.2.6.3在合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約，或合同可能發(fā)生有關爭議時，合同執(zhí)行部門經辦人員須及時向部門負責人報告，并請示主管領導決定依法采取何種措施。5.2.6.4合同履行過程中，需對來往函件或單據進行簽字的，按合同規(guī)定辦理。如合同未規(guī)定，按合同審批流程辦理。5.2.6.5合同履行過程中，對包括工程類各項付款按相關流程執(zhí)行。5.3合同變更和解除5.3.1合同訂立后，因主觀條件發(fā)生，我方或對方提出變更或解除合同，應先進行初步溝通接觸5.3.2合同執(zhí)行經辦人員向部門經理請示，提交分管領導審核.5.3.2.1如分管領導不同意，則按原合同執(zhí)行5.3.2.2如分管領導同意，則由業(yè)務部門填寫合同變更提交審核。相關部門（成本、財務）對變更或解除、影響進行論證，簽署相關意見提交總經辦審核后交總經理審批，如總經理不同意變更，則按原合同執(zhí)行。如總經理同意，則由業(yè)務部門組織相關部門根據申請需求提出方的不同負責后續(xù)事務辦理。5.3.3對于對方提出變更或解除合同需求的，直接與對方重新簽署合同或補充協議或解除原合同。5.3.4對于我方提出變更或解除合同需求的，還需與對方商洽，如多次商洽無法達成一致，則停止變更或解除，仍按原合同執(zhí)行，如對方同意則與其重新簽署合同或解除原合同。5.3.5法律、法規(guī)規(guī)定變更或解除合同應辦理批準、登記手續(xù)的，合同執(zhí)行部門經辦人應該及時辦理有關手續(xù)。5.3.5.1合同簽字蓋章后，總辦文員存檔，成本部對合同進行拆分后下發(fā)相關部門。5.3.5.2合同按公司規(guī)定統(tǒng)一編號后，總辦建立合同臺賬，并對該合同進行分發(fā)，合同一式四份，甲乙雙方各兩份，分別為合同原件和副本，總辦保持合同原件，財務保持副本一份，各相應部門下發(fā)合同復印件，各業(yè)務部門應及時在本部門合同管理臺賬內登記。54合同歸檔：最終執(zhí)行完畢的合同及合同審批過程中的合同擬稿、修改審核意見、合同會簽表及合同原件統(tǒng)一歸檔。5.5合同會簽過程中各部門的審核審批職責和權限：5.5.1工程類合同（開發(fā)、設計、工程、項目）經辦人，部門經理、分管副總在評審合同過程中，應首先對合同可行性負責，再針對不同的合同，對施工過程中的技術指標，技術施工風險控制點，施工日期、工藝、工序、質量要求，驗收標準、對施工單位的特殊要求、采購設備的規(guī)格、型號、材質、質量和驗收標準等負責。5.5.2其他類合同（營銷、成本、財務、物業(yè)、行政）應首先對可行性負責，再對合同涉及的技術指標、工藝、對供方特殊要求負責。5.5.3成本部：負責對所有涉及工程、裝修、物資采購、市場營銷等相關業(yè)務的工程價款進行預算審核，即對合同中單價、總金額及付款方式進行審核并承擔責任，同時對成本部作為發(fā)起部門，簽訂的合同的可行性負責。5.5.4財務部：審核合同時應根據公司財務管理制度和資金預決算狀況對合同草稿中涉及資金支付和稅費問題進行審核，簽署書面意見，同時對財務部作為發(fā)起部門簽訂的經濟合同的可行性負責，財務工作人員應嚴格按合同中約定的條款支付款項，不得