項(xiàng)目管理在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化中的應(yīng)用實(shí)踐.doc

5 / 5 項(xiàng)目管理在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化中的應(yīng)用實(shí)踐 摘要：本文主要闡述了把現(xiàn)代項(xiàng)目管理的思想和工具用于生產(chǎn)企業(yè)組織架構(gòu)優(yōu)化咨詢項(xiàng)目的整個(gè)過程，并且在實(shí)踐中積極探索，進(jìn)行了靈活運(yùn)用，收到了良好的效果。本文對(duì)整個(gè)咨詢過程進(jìn)行了系統(tǒng)的總結(jié)與闡述。關(guān)鍵詞：組織架構(gòu) 職位分析 崗位職責(zé) 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)西安XX股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱為XX公司），資產(chǎn)5000萬，員工約80人，位于西安涇河工業(yè)園，主要生產(chǎn)鋰電池極性材料，生產(chǎn)規(guī)模800噸/年。但由于市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品質(zhì)量的不穩(wěn)定，產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率不高，經(jīng)營狀況不很理想，企業(yè)目前的生產(chǎn)狀況為120-180噸/年。鑒于目前的經(jīng)營狀況，公司領(lǐng)導(dǎo)拓展思路，積極尋找外援，請(qǐng)外部專家對(duì)公司進(jìn)行全面的咨詢?cè)\斷。經(jīng)過篩選，中高集團(tuán)和西安某某公司承接了該咨詢項(xiàng)目，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)存在的問題進(jìn)行診斷分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策。在該咨詢項(xiàng)目的實(shí)施過程中，某某公司咨詢團(tuán)隊(duì)運(yùn)用了項(xiàng)目管理的思想和工具，使該咨詢項(xiàng)目收到了良好的效果。1調(diào)研考察，明確企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略接到該項(xiàng)目后，某某公司首先組織咨詢專家對(duì)XX公司進(jìn)行了近兩個(gè)月的工廠實(shí)際了解和考察，明確了企業(yè)存在的主要問題有：1）產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定；2）產(chǎn)量相對(duì)低；3）流動(dòng)資金不足；4）融資困難；5）利潤率低；6）團(tuán)隊(duì)不穩(wěn)定。當(dāng)前XX公司所有業(yè)務(wù)都是圍繞錮酸鋰電池正極材料的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售展開的，雖然目前經(jīng)營出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的問題，但XX公司全體員工一致認(rèn)為只要從管理上、團(tuán)隊(duì)建設(shè)上下功夫，實(shí)現(xiàn)造就一支精英管理團(tuán)隊(duì)，維持企業(yè)的現(xiàn)有資產(chǎn)，為以后企業(yè)新項(xiàng)目的拓展、新產(chǎn)品的開發(fā)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)是不難實(shí)現(xiàn)的。為此，通過咨詢專家的啟發(fā)和幫助，公司確定出了兩年內(nèi)兩步走的近期發(fā)展戰(zhàn)略：1）第一階段為整頓、培訓(xùn)、重組階段。充分利用現(xiàn)有資源，進(jìn)行資源的重新整合，通過培訓(xùn)，職能劃分及激勵(lì)機(jī)制，使西安XX公司扭虧為持平。2）第二階段為鞏固恢復(fù)階段鞏固。鞏固第一階段的成果，同時(shí)進(jìn)行新產(chǎn)品、新項(xiàng)目的開發(fā)，建立上下游產(chǎn)業(yè)鏈，減低成本，提高資產(chǎn)利用率，實(shí)現(xiàn)盈利，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，樹立企業(yè)的品牌形象。2組建咨詢項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。咨詢專家與XX公司確定了公司的發(fā)展戰(zhàn)略之后，通過協(xié)商，與其共同組建了咨詢項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確各團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)。咨詢項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)構(gòu)成如圖1所示，該項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在全公司范圍內(nèi)負(fù)責(zé)咨詢項(xiàng)目的組織、指導(dǎo)、監(jiān)控和實(shí)施工作。1） 中高集團(tuán)全權(quán)托管經(jīng)營西安XX股份有限公司，中高集團(tuán)總經(jīng)理是本此次咨詢項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。2） 集團(tuán)公司（榮華集團(tuán)）在項(xiàng)目中是資源提供者和監(jiān)督者，是項(xiàng)目的利益相關(guān)方。西安XX股份有限公司是集團(tuán)下設(shè)的一個(gè)子公司。3） XX股份有限公司在項(xiàng)目中是主要的實(shí)施者。4） 西安某某公司是專業(yè)的咨詢公司，咨詢專家作為智囊團(tuán)在項(xiàng)目中是指導(dǎo)者、宣傳者、培訓(xùn)者、建議者和部分參與者。3組織架構(gòu)優(yōu)化實(shí)施過程簡(jiǎn)明、實(shí)用、科學(xué)的組織架構(gòu)、崗位職責(zé)是公司發(fā)展和戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的根本保障，只有合理地設(shè)置公司不同發(fā)展階段的組織架構(gòu)和崗位職責(zé)，才能有效地支撐未來企業(yè)的良性發(fā)展，才能保證公司各階段戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)首先開展實(shí)施了組織優(yōu)化項(xiàng)目。3.1核心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化組織優(yōu)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)首先通過現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、訪問座談、專家討論、問卷調(diào)查等方法，對(duì)錮酸鋰產(chǎn)品從原料采購到市場(chǎng)銷售的所有運(yùn)作流程進(jìn)行了優(yōu)化，得到現(xiàn)場(chǎng)工作人員的認(rèn)可。（鈷酸鋰項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程優(yōu)化如圖2所示）3.2確定組織部門及職責(zé) 部門及職責(zé)是組織框架的基礎(chǔ)，也是組織體系的核心，決定了組織構(gòu)成的性質(zhì)，直接關(guān)系到企業(yè)核心成員的利益和權(quán)力分配問題，咨詢團(tuán)隊(duì)作為外來者更能在效率、公平、權(quán)力、利益之間幫助XX做出一個(gè)最優(yōu)化的選擇。經(jīng)過優(yōu)化后XX公司組織結(jié)構(gòu)如圖3所示。圖3 XX公司組織結(jié)構(gòu)圖（優(yōu)化后的）為了保證組織優(yōu)化項(xiàng)目的成功，咨詢團(tuán)隊(duì)在該階段重點(diǎn)考慮了如下因素：1）工作分析是對(duì)工作一個(gè)全面的評(píng)價(jià)過程，是組織規(guī)劃與設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。此階段咨詢團(tuán)隊(duì)主要運(yùn)用基于流程的工作分析方法，對(duì)項(xiàng)目整體運(yùn)作流程所涉及各項(xiàng)工作的種類和屬性進(jìn)行分類、分析。設(shè)置基本業(yè)務(wù)部門并把各項(xiàng)主要工作職責(zé)歸入相應(yīng)部門，從而保證組織架構(gòu)的調(diào)整是充分支持公司當(dāng)前業(yè)務(wù)需要。2）本次組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整為了保證XX近期發(fā)展戰(zhàn)略對(duì)組織架構(gòu)具有可擴(kuò)展性的需要，在XX公司職能部門設(shè)計(jì)上強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目化管理。XX公司近期發(fā)展戰(zhàn)略要求組織架構(gòu)必須有發(fā)現(xiàn)、引進(jìn)、管理新項(xiàng)目和開發(fā)、引進(jìn)新產(chǎn)品的功能，經(jīng)過各方論證，咨詢團(tuán)隊(duì)決定為XX公司引入項(xiàng)目管理的思想，增設(shè)了發(fā)展規(guī)劃項(xiàng)目部，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的前期尋找與開發(fā)。并把當(dāng)前的鈷酸鋰產(chǎn)品的整體運(yùn)作作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行管理，從而為公司的財(cái)務(wù)部、行政部等服務(wù)性部門轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄠€(gè)項(xiàng)目的公共服務(wù)部門，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理成本的節(jié)約，提供了組織基礎(chǔ)。3）組織結(jié)構(gòu)調(diào)整可以分階段有步驟的逐步推進(jìn)，結(jié)合XX實(shí)際狀況尋找最優(yōu)化、最靈活而不是最完美的方案。鑒于近階段的公司經(jīng)營狀況，有些業(yè)務(wù)的工作量不是太多，個(gè)別員工的工作不是太飽滿，人力資源管理成本相對(duì)偏大。采取一人多崗，發(fā)揮人力效益，如項(xiàng)目開發(fā)部可以監(jiān)管證劵部的工作。隨著企業(yè)的發(fā)展將逐步健全管理團(tuán)隊(duì)。龐大應(yīng)收賬款的拖欠是影響公司正常運(yùn)作的一個(gè)關(guān)鍵因素，應(yīng)收賬款的回收是當(dāng)前公司的一個(gè)重要工作。為了盡快回籠資金，市場(chǎng)部由總經(jīng)理直接管理并增強(qiáng)應(yīng)收賬款的回收職能，加強(qiáng)市場(chǎng)拓展、市場(chǎng)服務(wù)和貨款回收的職能。4) 部門之間權(quán)責(zé)明晰、組織體系精簡(jiǎn)、高效。原來生產(chǎn)部、品質(zhì)部職能交錯(cuò)，責(zé)任不清，使產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，技術(shù)部新產(chǎn)品開發(fā)功能太弱，沒有發(fā)揮作用，根據(jù)生產(chǎn)工藝流程和現(xiàn)場(chǎng)管理的要求，咨詢團(tuán)隊(duì)對(duì)其職責(zé)進(jìn)行了分拆與合并，重新設(shè)立生產(chǎn)部和質(zhì)管部。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)的組織和設(shè)備的管理，質(zhì)管部負(fù)責(zé)質(zhì)量的控制、檢測(cè)、ISO建設(shè)和XX產(chǎn)品的開發(fā)。5）建立精益化的組織架構(gòu)運(yùn)作體系。組織部門確定之后規(guī)定組織架構(gòu)的運(yùn)作模式是非常重要的。在此階段咨詢團(tuán)隊(duì)借鑒了日本精義生產(chǎn)的理念，用圖4所示的溝通原理圖對(duì)信息溝通的過程進(jìn)行了分析闡述。從圖中可以看出，發(fā)信者和收信者對(duì)于討論對(duì)象的理解只有一致了，溝通才是成功的，否則就失敗了，所以發(fā)信者在溝通過程中處于主導(dǎo)地位，他必須反復(fù)確定收信者是否真正理解自己的思想，如果收信者沒有理解其責(zé)任在于發(fā)信者，而不是收信者。從而得出管理者要對(duì)下級(jí)的行為結(jié)果負(fù)責(zé)，管理者要向員工及時(shí)提供完成工作的各種信息和資源，而管理者自己遇到資源不足問題時(shí)又可以向他的上級(jí)要求提供，如此層層上推，公司的經(jīng)營責(zé)任最終便落在總經(jīng)理的身上。管理者只是下屬的服務(wù)者、資源的提供者和行為的負(fù)責(zé)者，這樣的組織架構(gòu)體系不僅增強(qiáng)了管理者的工作責(zé)任心，也提高了員工的工作積極性和主動(dòng)性。從機(jī)制上保證了所有員工的創(chuàng)造性。此外，咨詢團(tuán)隊(duì)還運(yùn)用了如：“部門間的決策流程和匯報(bào)關(guān)系表”，“責(zé)任分配矩陣”等先進(jìn)的項(xiàng)目管理工具，大大提高了工作效率。3.3 職位分析方案選擇職位分析對(duì)于一個(gè)員工較多的公司來說是一個(gè)相當(dāng)大的工作量，但其確是編寫組織架構(gòu)、崗位說明書的基礎(chǔ)，對(duì)組織架構(gòu)的成功運(yùn)行起到了至關(guān)重要的作用。為了在不影響工作分析質(zhì)量的基礎(chǔ)上保證項(xiàng)目的進(jìn)度，組織優(yōu)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)采取了如下職位分析方案：1）對(duì)XX公司的所有工作進(jìn)行分類，把具有代表性的工作、重要性的工作視為樣本，采取相應(yīng)的分析方法進(jìn)行職位分析。如：對(duì)生產(chǎn)工人主要采用了直接觀察法、典型事件法、問卷調(diào)查法、面談法；對(duì)行政人員主要采用了階段觀察法、面談法；對(duì)財(cái)務(wù)人員主要采用了工作日志法、問卷調(diào)查法、階段觀察法；對(duì)市場(chǎng)銷售人員主要采用了工作日志法、工作表演法、面談法、問卷調(diào)查法；對(duì)技術(shù)開發(fā)人員主要使用專家討論法、典型事件、階段觀察法；對(duì)管理人員主要采用材料分析法、文件調(diào)查法、階段觀察法、專家討論法、工作日志法、材料分析法、專家討論法、階段觀察法。2）對(duì)于其他輔助性職位，向有關(guān)人員進(jìn)行了職位分析方面的宣傳，主要采用了直接觀察法，問卷調(diào)查法、工作表演法；如對(duì)安全保障人員主要采用了工作表演法、階段觀察法，對(duì)后勤人員主要采用直接觀察法、階段觀察法、面談法。然后咨詢團(tuán)隊(duì)按照標(biāo)準(zhǔn)化步驟，在明確各部門與個(gè)人的信息收集任務(wù)基礎(chǔ)上，科學(xué)、高效地進(jìn)行工作分析內(nèi)容的收集、整理。3.4 職位分析實(shí)施過程1）與員工充分溝通獲得他們的支持。在組織優(yōu)化過程中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)敏銳的發(fā)現(xiàn)公司員工人心不穩(wěn)，有些員工對(duì)工作分析敷衍了事，部分員工臨時(shí)辭職，嚴(yán)重影響到工作分析的進(jìn)展，為此在XX公司的協(xié)助下，組織優(yōu)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)迅速召集員工大會(huì)，從工資待遇，員工培訓(xùn)，工作分析的目的等方面向員工作了耐心、客觀的宣傳，讓員工理解到工作分析的重要性，了解到工作分析對(duì)他們所帶來的價(jià)值并且把工作分析作為績(jī)效考核的一項(xiàng)重要指標(biāo)，從而保證了工作分析相關(guān)人員的穩(wěn)定性。消除了參加工作分析相關(guān)人員的顧慮，從而也保證的工作分析結(jié)果的客觀性。2）對(duì)搜集到的工作分析資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、研究、歸類。在該階段咨詢團(tuán)隊(duì)主要運(yùn)用了對(duì)搜集到的資料進(jìn)行編號(hào)，統(tǒng)一格式，統(tǒng)一形式等手段，使資料的分析、分類、研究工作迅速、順利地完成。同時(shí)還注意參考同行業(yè)同職位其他企業(yè)的相關(guān)工作分析的資料，從而提高工作分析的可靠性、和完整性。4組織架構(gòu)優(yōu)化方案結(jié)果表達(dá)為了保證優(yōu)化方案整體的可操作性，組織優(yōu)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)緊緊抓住工作分析、業(yè)務(wù)流程、部門、崗位職責(zé)之間的密切關(guān)系，盡力做到這三者之間的能夠相互支撐、緊密配套。運(yùn)用了“工作人員需求分析表”、“人員定編表”等先進(jìn)的項(xiàng)目管理工具，根據(jù)工作分析的結(jié)果進(jìn)行崗位及其職責(zé)設(shè)置，同時(shí)對(duì)部門業(yè)務(wù)流程也作了進(jìn)一步實(shí)用性調(diào)整，再考慮到XX公司當(dāng)前產(chǎn)量萎縮的現(xiàn)狀，咨詢團(tuán)隊(duì)建議在人員定編上采用一人多崗制，從而精簡(jiǎn)了機(jī)構(gòu)，提高了效率，也有利于培養(yǎng)精英團(tuán)隊(duì)，為企業(yè)的迅速轉(zhuǎn)型了創(chuàng)造條件。優(yōu)化方案內(nèi)容包括“組織架構(gòu)圖及其運(yùn)行解釋”，“業(yè)務(wù)流程圖及其運(yùn)作解釋”，“部門職責(zé)”，“崗位職責(zé)”，“職位資格要求”、“組織架構(gòu)持續(xù)改進(jìn)流程及職責(zé)”等內(nèi)容，同時(shí)咨詢團(tuán)隊(duì)使用了規(guī)范的用語、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的形式、符合計(jì)算機(jī)輸入的要求，科學(xué)地描述出這幾方面內(nèi)容，得到了客戶的好評(píng)。組織優(yōu)化方案編制完成后還需要進(jìn)行試用和調(diào)整，咨詢團(tuán)隊(duì)首先把組織優(yōu)化的總體方案通過書面下發(fā)、召開宣講會(huì)的形式讓所有相關(guān)負(fù)責(zé)人了解優(yōu)化方案，也讓所有員工提出自己的意見或建議，就大家共同關(guān)注的問