素質模型培訓之卓越的時間管理(ppt 42頁).ppt

卓越的時間管理 素質模型培訓之1 培訓目錄 前言要點分析關鍵行為高低效行為表現(xiàn)對照說明能力檢測及訓練要點 素質模型總表 卓越的時間管理能力勇于承擔責任遵守公司及工作規(guī)則對待工作充滿熱情優(yōu)秀的團隊協(xié)作能力與公司共同發(fā)展嫻熟的專業(yè)工作技能忠誠敬業(yè)的職業(yè)品質在工作中不斷學習創(chuàng)新 培訓目錄 前言要點分析關鍵行為高低效行為表現(xiàn)對照說明能力檢測及訓練要點 前言 良好的時間管理是進行卓有成效工作的重要環(huán)節(jié) 有調查顯示 能夠合理利用時間并高效率地工作是對一個稱職的 乃至于優(yōu)秀的員工的必然要求 時間管理是一項旨在通過執(zhí)著并有目標地應用可靠的工作技巧 以提高時間的利用率和有效性 實現(xiàn)工作價值最大化的能力素質 培訓目錄 前言要點分析關鍵行為高低效行為表現(xiàn)對照說明能力檢測及訓練要點 要點分析 要點總表要點1 有效的目標管理要點2 有組織的計劃管理要點3 四象限法 的運用要點4 20 80法則 的運用要點5 時間記錄法的運用 表1 1要點總表 要點1 有效的目標管理 1 有效的目標管理通過確立目標 激發(fā)人的工作熱情與最大限度地開發(fā)人的潛能 從而高效的利用有限的時間 實現(xiàn)時間管理的目的為 三效 效果 效率 效能 目標管理是時間管理的重要因素 沒有目標的狀態(tài) 做一天和尚撞一天鐘 碌碌無為 瞎忙活 身不由己 要點1 有效的目標管理 2 微軟每到重大調整前夕 總是通過大量會議 電子郵件等方式反反復復宣傳公司為什么要進行調整 對公司意味著什么 對每位員工意味著什么 目的 要讓員工認同新的目標并為之加倍努力工作 要點1 有效的目標管理 3 認同公司目標是運用目標價值的一個環(huán)節(jié) 如何更好地將公司的目標轉化為個人的目標 轉化為行之有效的工作 還需要以下步驟 圖1 1目標轉化工具 七步成詩法 確定期限并書面化第七步 列出目標所需合作對象及外部資源第六步 列出實現(xiàn)目標所需的技能和知識第五步 列出可能遇到的問題和阻礙 找出相應解決辦法第四步 檢驗目標是否與公司及上司設立的目標一致第三步 制定符合SMART原則的目標第二步 正確理解公司及上司設立的目標第一步 要點1 有效的目標管理 4 SMART原則S Specific 具體的 細化的 M Measurable 可衡量的 量化的 A Achievable 可實現(xiàn)的 能達成的 R Relevant 相關的 現(xiàn)實的T Time limited 有時間限制的 要點2 有組織的計劃管理 1 有組織的計劃管理 時間管理的另一個體現(xiàn)是將已確定的目標正確的分解成工作計劃 通過采取適當?shù)牟襟E和方法 最終達成有效的結果 計劃管理通?？梢詫崿F(xiàn)以下三個目標計劃可以預測將會出現(xiàn)的問題 而不會在問題突然出現(xiàn)時感到詫異 有組織的計劃有助于設立各種具體目標 從而形成一種任務感 為這些一些目標而工作有助于激發(fā)工作熱情 提高工作效率 工作計劃的制定與執(zhí)行的好壞 往往可以決定一個工作項目的成功與失敗 查德 s 史羅馬于 無謬管理 中指出 對一件方案 寧可延誤其計劃之時間以確保日后執(zhí)行之成功 切勿在毫無適合的輪廓之前即草率開始執(zhí)行 而終于導致錯失該方案之目標 一個沒有計劃的人 在出發(fā)之前 就注定了失敗 盲目的行動不可能達到理想的效果 要點2 有組織的計劃管理 2 如何制定科學合理的計劃表 計劃表制定后實施有哪些技巧 一般每年年末作出下一年度工作計劃 每季季末作出下季工作計劃 每月月末作出下月工作計劃 每周周六作出下周工作計劃 要點2 有組織的計劃管理 3 計劃制定步驟圖 明確上司目標并轉化為自我目標 探尋完成目標的各種途徑 選定最佳的完成方式 將最佳途徑轉化成月 周 日工作事項 編排月 周 日的工作次序并加以執(zhí)行 定期檢查目標現(xiàn)實性及最佳途徑可行性 要點2 有組織的計劃管理 4 計劃表制定后實施的技巧養(yǎng)成記錄自己實際耗用時間的習慣 一般當時做記錄 不得已情況下可事后回憶補記 盡量做到事前控制 準備一份待辦事項清單 一本時間記錄本或效率手冊 以備分析檢查或查閱待辦事項 在辦公場所的掛歷 臺歷或記事本上 標準當天或預定的工作計劃 以免遺忘 也可在電腦或電子記事本設置發(fā)生裝置以便及時提醒 要點3 四象限法 的運用 1 由管理學家科維提出的把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分 新的機遇危機任務 重要但不緊急 重要且緊急 緊急但不重要 不重要也不緊急日常任務雜亂瑣事 要點3 四象限法 的運用 2 有限的時間使關注和解決每一個單獨的問題成為不可能 而且你不得不開始關注所有的項目之中管理你的時間 對于輕重緩急不同的四象限中的事情 分配時間的多少與工作效率決定了你的工作成效與創(chuàng)造的價值 要點3 四象限法 的運用 3 有重點的將主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上 這是時間管理的一個重要觀念 未雨綢繆 防患于未然 很多時往往有幾回去很好的計劃和完成一件事 但常常卻又沒有及時地去做 隨著時間的推移 造成工作質量的下降 因此 把主要的精力有重點的放在重要但不緊急的事務上必要的 這需要很好地安排時間與作出計劃 要點4 20 80法則 運用 1 20 80法則 也叫二八定律或帕累托定律 主要說明的是 在任何一組東西中 最重要的只占其中一小部分 約20 其余80 盡管是多數(shù) 卻是次要的 如80 的財富來自20 的富人 80 的利潤來自20 的客戶 20 80法則 同樣適用于時間管理上 比如 假定工作項目是以某價值序列排定的 那么80 的價值來自于20 的項目 而80 的工作項目只產(chǎn)生20 的價值 要點4 20 80法則 運用 2 20 80法則在時間管理上運用的重要意義在于 從你所列的清單中 把那些單項價值是其他幾項價值總和的重要項目挑選出來 然后選擇每天精力最充沛 思想集中的時間去完成這些項目 而不是將大量時間浪費在不產(chǎn)生價值或價值相對少的的瑣碎的 不重要的事情上 要點5 時間記錄法的運用 1 與其計劃如何花費時間 不如先看看時間正耗費在什么地方 彼德 德魯克記錄下來后 看看自己的時間到底花費在哪里 然后采取措施予以糾正 要點5 時間記錄法的運用 2 采用時間記錄法的注意事項 1 列舉目標的時候應該注意的事項 列舉的每一個目標都應該盡可能以達到什么結果 而不是進行什么活動來表達 如 生產(chǎn)TWL542R產(chǎn)品30K 比 開展生產(chǎn) 作為目標要明確具體 應該遵循SMART原則 確定完成目標的最后期限 然后把確定的時間予以注明 確定各項活動的先后順序應注意的事項 首先安排固定項目 根據(jù)事情的輕重法則來安排 結合自己的生物鐘安排 根據(jù)事情所能產(chǎn)生的價值來安排 記錄活動時的注意事項 最好的時間間隔是15分鐘 請盡量不要等到中午或全天工作結束才做記錄 因為沒有任何記憶力是可靠的 而且那樣做無法避免概括性的描寫以及摻帶個人感情傾向 要點5 時間記錄法的運用 2 采用時間記錄法的注意事項 2 工作評價時的注意事項 帶著如下問題來對你當天所做的各項活動進行評價 確定每日目標和最后期限是否提高了你的效能 為什么提高 為什么沒有提高 哪些每日目標直接有助于長期目標的完成 何時開始著手自己的頭號目標 能早點開始嗎 什么原因使自己無法完成它 自己立刻不久 立即恢復執(zhí)行了這項任務了嗎 自己的各項目標完成到什么程度 自己完全未被打攪的時間是哪一段 對于自己來說全天哪一段時間最有效 哪一段時間最無效 按一定順序列出自己必須克服打擾工作的形式 例如 自我打擾 注意力分散 順便來訪者 電話 未預定的會議 突如其來的危機等 分析今后怎樣更好地安排這些活動 培訓目錄 前言要點分析關鍵行為高低效行為表現(xiàn)對照說明能力檢測及訓練要點 關鍵行為 中層戰(zhàn)略思考能力的關鍵行為表現(xiàn) 時間管理的關鍵行為 分解大的任務 不斷提高工作能力 充分利用時間資源 限定工作時間 與其他成員時間上的協(xié)作 關鍵行為1 善于分解大的任務 嗑瓜子理論 將硬骨頭變成小瓜子要善于將大的 復雜的任務分解成若干個小的 簡單的 容易做的小任務 首先 需明確完成整個任務的各個步驟 只要循序漸進的完成各項小任務 你就能成功 畏難情緒就會減輕 其次 把一項大任務拆分為若干小任務 可以使你的進度顯得更顯著 并能多次體會達到目標的喜悅 再次 較小的任務易于估計時間 從而加強對完成時間的控制 因此 與其說某任務難度太大 遲遲不曾下手 倒不如先一小步一小步的做起來 當你做完的時候 會發(fā)現(xiàn) 其實難度并沒想象的那么大 關鍵行為2 不斷提升自身工作能力 關鍵行為3 充分利用時間資源 關鍵行為4 限定工作時間 帕金森定律 工作將被擴展 以便填滿可供完成工作的時間 也就是說 工作會自動膨脹占滿所有可用的時間 克服這種惡習的最佳途徑是推行 限時辦事制 為每件事情設定明確的起止時間 規(guī)定在限定的時間內 如4小時 8小時 當天 處理結束 關鍵行為5 時間協(xié)作 事先約定與準備 簡短明確的開場白 控制通話時間 保持通話主題 雙方事先達成共識 不要隨意打擾對方 應對見異思遷的上司 應對聽而不聞的上司 應對滔滔不絕的上司 延后處理 把訪客交給別人 另外安排時間 打電話藝術 應對同事打擾 與上司時間協(xié)作 應對突然訪客 當他指派工作給你時 多加詢問 如你的工作繁多 請他為你決定完成工作的悠閑順序 開門見山 技巧的點明你所談論的事情與他的利害關系 采取邊聽邊工作的方式 盡量避免發(fā)問或對他的話作出評價 與他人時間上的協(xié)作 培訓目錄 前言要點分析關鍵行為高低效行為表現(xiàn)對照說明能力檢測及訓練要點 高低效行為對照說明 培訓目錄 前言要點分析關鍵行為高低效行為表現(xiàn)對照說明能力檢測及訓練要點 能力檢測 記錄時間時間記錄能力模擬表 分析時間定期對時間記錄進行分析 分析自己的時間主要花在什么方面 以及對時間使用的效率 分析自己的時間安排 系統(tǒng)地分析自己的工作 鑒別與分析事情的輕重緩急 時間管理能力自測表 省略 訓練要點 1 完善工作計劃 訓練要點 2 先設計后施工 人有兩種能力是千金難求的無價之寶 一是思考能力 二是分清事情的輕重緩急并妥當處理的能力 卡耐基 訓練要點 3 克服拖延的惡習 放棄時間的人 時間也會放棄他 莎士比亞 拖延的代價 一件事情久未辦完 使你陷入煩躁的情緒 要處理的問題越積越多 陷入惡性循環(huán) 一再地遭受心理挫折 自信心受挫 前途黯淡 與晉升無緣 訓練要點 4 制定規(guī)則 遵守紀律 案例 歷史學家梅爾 克朗茲勃每個早上寫1