sharepoint工作流應用系統(tǒng)開發(fā).doc

Microsoft Office 2007 工作流系統(tǒng)概述目錄Microsoft Office 2007 工作流系統(tǒng)概述11. 什么是工作流系統(tǒng)？32. 什么是我的審批文檔庫？3提交文檔51. 創(chuàng)建待審批的文檔并將其保存。62. 設置審批流。133. 附加文件234. 為文檔加上圖章并提交。25批準381. 檢查待批準的文檔392. 批準41檢查文檔狀態(tài)511. 檢查已提交的文檔532. 檢查已批準的文檔55存檔其審批已完成的文檔591. 存檔其審批已完成的文檔602. 瀏覽已批準的文檔62我的配置和其它內(nèi)容661. 設置外出代理672. 連接證書703. 檢查所用的證書801. 什么是工作流系統(tǒng)？Microsoft Office 2007 工作流系統(tǒng)是一個電子審批解決方案，可允許組織基于 Office SharePoint Server 2007 以電子方式執(zhí)行整個審批過程。通過該系統(tǒng)，您可以高效地執(zhí)行和審批有關的所有活動，從創(chuàng)建待審批的文檔，到在已創(chuàng)建路徑中傳送文檔、使用圖章或簽名進行審批、決策制定（如拒絕或待定）、加入審批者的批注以及使用文檔 ID 聯(lián)機管理審批文檔，而以前您只能通過書面流程來處理這些操作。 2. 什么是我的審批文檔庫？如果您使用 Windows 憑據(jù)或窗體身份驗證登錄到安裝有 Microsoft Office 2007 工作流系統(tǒng)的 Office SharePoint Server 2007 網(wǎng)站，將會在其主頁屏幕的左邊列表中看到“工作流”鏈接。 單擊此鏈接，會為您導航到工作流系統(tǒng)的“我的審批”文檔庫。您可以在“我的審批”文檔庫中創(chuàng)建一個待批準的文檔，檢查是否存在待批準的文檔，并驗證您已提交或已批準文檔的狀態(tài)。此外，還可以在整個組織中傳送已審批的文檔。在“我的審批”文檔庫主頁（“我的審批主頁”）屏幕中，頂端顯示的是當前登錄用戶的帳戶信息，左邊是“我的審批”文檔庫的層次結構。“我的審批”文檔庫中包含“個人文件夾”和“存檔文件夾”?！皞€人文件夾”又分為“由我提交的審批”、“指定給我的審批”、“我被拒絕的審批”和“已由我批準的審批”。在整個審批過程期間，系統(tǒng)將對這些文件夾中的文檔分類并顯示為未激活或進行中?？梢栽谄聊坏挠疫呉淮物@示每個文件夾的所有內(nèi)容，這便于您一眼看出由您提交或批準、但其審批過程尚未完成的文檔審批狀態(tài)和相關信息。當文檔完成審批過程時（即已經(jīng)過審批流中的所有用戶的批準），系統(tǒng)會自動將它們從“個人文件夾”移到“存檔文件夾”進行存檔。 可以基于系統(tǒng)管理員設置的組織層次結構自動創(chuàng)建存檔文件夾。還可以將其審批過程已完成的文檔自動存儲在提交者所屬部門的存檔文件夾中，這樣可以按部門高效管理文檔?！坝晌姨峤坏膶徟蔽募A中顯示“我的審批”文檔庫中由您提交、但其審批過程尚未完成的文檔。該文件夾中顯示的審批狀態(tài)如下所示： 正等待審批 文檔正等待當前審批者進行審批。 未激活 文檔已創(chuàng)建但尚未請求對其審批。在某些情況下，可能會因為文檔錯誤而無法啟動審批過程。如果文檔在提交后仍顯示為“未激活”狀態(tài)，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系。 待定 當前審批者將已提交文檔指定為“待定”，沒有確定是否對其審批。 取消 提交者取消正在執(zhí)行的文檔審批請求。“指定給我的審批”文件夾中顯示您需要審批的文檔?！拔冶痪芙^的審批”文件夾中顯示由您提交但被拒絕的文檔。您可以修改并重新提交被拒絕的文檔，也可以將其刪除。“已由我批準的審批”文件夾中顯示由您批準但其審批過程尚未完成的文檔。對于經(jīng)過審批流上所有用戶批準、已完成審批過程的文檔，系統(tǒng)會將它們自動移到存檔文件夾中，不再顯示在“已由我批準的審批”文件夾中。 提交文檔1. 創(chuàng)建待審批的文檔并將其保存。2. 設置審批流。3. 附加文件。4. 為文檔加上圖章并提交。注釋：工作流系統(tǒng)的使用要求1. 在計算機上安裝 Microsoft Office 2007。 2. 獲取在服務器上安裝工作流系統(tǒng)所需的權限（如有問題，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。3. 根據(jù)需要，基于公司策略來決定是否要將該證書與系統(tǒng)相連接（如果需要，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。1. 創(chuàng)建待審批的文檔并將其保存。如果工作流系統(tǒng)提供有默認的文檔模板或您注冊了管理員已將其用作工作流模板的模板，則可以基于已注冊模板創(chuàng)建待審批的文檔。與組織的其他成員共享相同的模板，可以使整個組織內(nèi)文檔的使用標準化，這可確保實現(xiàn)組織內(nèi)所用的不同模板的規(guī)范化。1. 在“我的審批主頁”左邊選擇“個人文件夾”中的任一文件夾，可以在屏幕右邊顯示該文件夾的內(nèi)容。2. 單擊命令欄中“新建”按鈕右邊的“下箭頭”，以顯示可用的模板列表。單擊“新建”按鈕以在應用程序中打開默認模板。如果列表中沒有您需要的模板，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系。3. 為待提交的文檔選擇一個模板。 4. 此時所選模板會在應用程序中打開。Microsoft Office 2007 工作流系統(tǒng)僅支持在 Microsoft Office Word 2007 或 Excel 2007 中創(chuàng)建的文件，因此只能使用 Word 2007 的 doc 和 docx 文件類型以及 Excel 2007 的 xls 和 xlsx 文件類型。5. 在應用程序中創(chuàng)建待審批的文檔。注釋：文檔 ID 字段文檔 ID 字段的使用取決于相關的公司策略。 - 如果文檔 ID 字段中顯示有字段名稱，在審批過程啟動時會自動指定文檔 ID，因此您不必在該字段中輸入值。 - 如果文檔 ID 字段中沒有顯示字段名稱，可能需要您輸入文檔 ID。- 根據(jù)相關的公司策略，也可能不需要文檔 ID 字段。注釋：設置文檔的公開范圍根據(jù)文檔頂端屬性區(qū)域中的“公開范圍”下拉框的值，確定審批結束后有哪些員工可以傳遞存檔文件夾中的文檔。如果為文檔的公開范圍選擇“公共”，則公司內(nèi)的所有員工都可以傳遞該文檔。如果選擇“個人”，則只允許審批流上指定的人員傳遞該文檔。公開范圍的默認值為“公共”。6. 如果文檔創(chuàng)建已完成，在工作區(qū)上方單擊“工作流”消息欄上的“啟動”按鈕，可以先將文檔保存在“我的審批”文檔庫中。也可以通過單擊“快速啟動”工具欄上的“保存”按鈕來保存文檔。“另存為”對話框的文件列表中只顯示由您提交但尚未請求其審批過程的文檔。實際上，審批過程中由您提交的文檔以及其他用戶創(chuàng)建的文檔都會存儲在“我的審批”文檔庫中。因此，您指定的文件名可能會替換列表中未顯示的其它文件名。在這種情況下，會顯示警告消息，以提醒您指定的文件名會替換庫中的另一個文件名。單擊“取消”按鈕，然后為其指定其它名稱。為避免文件名重復，創(chuàng)建自己的文件命名方案不失為一個好方法。重要！如果已在 Word 2007 創(chuàng)建了文檔，應留出足夠的時間來識別文檔中包含的圖章控件，然后單擊“工作流”消息欄上的“啟動”按鈕。這可能需要 5 10 秒鐘，具體情況取決于文檔大小。如果所花費的時間與上述不符，單擊“啟動”按鈕保存文檔時可能會顯示下面的信息框。在這種情況下，應留出所需的時間，然后再次單擊“啟動”按鈕繼續(xù)審批請求過程。7. 若要在保存文檔后立即請求審批權限，請繼續(xù)“工作流”對話框中的審批請求過程。若要稍后啟動，請單擊“工作流”對話框中的“關閉”以關閉文檔。編輯不是由您提交的現(xiàn)有文檔1. 打開“我的審批主頁”或“由我提交的審批”?！坝晌姨峤坏膶徟蔽募A中顯示審批過程尚未完成的所有文檔，包括由您提交但未請求審批過程的文檔。 2. 如果在文件上移動鼠標以進行編輯，然后單擊“下箭頭”選擇“在 Microsoft Office Excel 中編輯”或“在 Microsoft Office Word 中編輯”，則該文檔將以編輯模式打開。也可以單擊要編輯的文檔將其以只讀方式打開，然后在應用程序工作區(qū)上方單擊消息欄中的“編輯文檔”或“編輯工作簿”按鈕，將文檔切換為編輯模式。重要！只能編輯其“狀態(tài)”字段值為“未激活”的文檔，而不能編輯“進行中”狀態(tài)的文檔。如果編輯狀態(tài)為“進行中”的文檔，則已加上的簽名將會失效。3. 以多種方式編輯文檔。如果想在編輯時將文檔設置更改為“個人”，請參考“創(chuàng)建待審批的文檔并將其保存”中的第 5 步。如果屏幕上未顯示屬性區(qū)域，請依次單擊 Microsoft Office 按鈕、“準備”和“屬性”來顯示屬性區(qū)域。無需打開文檔，即可更改其公開范圍設置。在“我的審批主頁”或“由我提交的審批”文件夾中，將鼠標移到所需的文件名上，然后單擊右邊的“下箭頭”以選擇“編輯屬性”。在顯示的屏幕上設置文檔的公開范圍。4. 完成編輯后保存文件。2. 設置審批流。按照提交者指定的從審閱到審批的審批流完成審批。1. 新建待審批的文檔或以“編輯模式”打開保存在“由我提交的審批”文件夾中的文檔。只能為“未激活”狀態(tài)的文檔指定審批流。 2. 單擊“工作流”消息欄上的“啟動”按鈕。 也可以依次單擊 Microsoft Office 按鈕、“工作流”和“工作流”對話框，然后單擊“工作流”下的“啟動”按鈕。重要！如果提交者屬于多個部門，則會同時顯示“工作流”對話框和“選擇部門”對話框。選擇提交者所屬的部門，然后單擊“確定”按鈕。3. 單擊“工作流”對話框中的“設置審批流”按鈕。4. 在“設置審批流”對話框中的“標準審批者”框中，單擊并突出顯示審批步驟中要設定的“簽署人”。提交者姓名會默認顯示在“標準審批者”框中的第一步中。5. 使用以下方式之一選擇所需的人員或角色。如果選擇了重復的人員或角色，會顯示一條錯誤消息。 單擊“組織”選項卡以從組織結構圖中選擇所需的人員。人員信息將顯示在下面的“審批者屬性”區(qū)域中。 單擊“角色”選項卡以選擇所需的審批角色。角色信息將顯示在下面的“審批者屬性”區(qū)域中。注釋：指定一個審批角色作為審批者請求審批時，有時更適合指定一個審批角色而不是某個人作為審批者。如果指定人員與組織內(nèi)的多個部門相關，可以指定審批角色（例如財務部門的采購員），而不必檢查并指定其它部門的代理人姓名。尤其是在代理人經(jīng)常變更的情況下，通過指定審批角色作為審批者，可以避免在發(fā)生審批延遲和審批流修改時出現(xiàn)混淆。此外，可以將審批角色指定為多位人員，并讓他們共享審批授權。在這種情況下，如果將請求提交至屬于審批角色的所有用戶，并經(jīng)過審批角色的任一成員批準后，則審批過程將繼續(xù)執(zhí)行下一步驟。代表審批角色的 圖標會顯示在角色名稱前。 使用“搜索”選項卡基于合適的搜索條件查找并選擇所需的審批者。6. 單擊 按鈕或雙擊選定的人員或審批角色以將其添加到“標準審批者”框中。若要刪除已添加的審批者或審批角色，請從“標準審批者”框中將其選中，然后單擊 ，或雙擊該審批者或角色。如果添加一個審批角色，先選中所需的角色名稱，然后該名稱即顯示在“標準審批者”框中。再次單擊該名稱以將其顯示在下拉框中，您可以在此框中查看該角色的所有成員而不是角色名稱。7. 選擇所有審批者，然后單擊“確定”按鈕。即使單擊“工作流”對話框中的“關閉”稍后請求審批，也會保存已設置的審批流。 將已完成審批的文檔存檔在屬于提交者部門的存檔文件夾中。如果要將已完成審批的文檔副本保存在其它部門的存檔文件夾中，請單擊“副本存檔”旁邊的 按鈕，以在“選擇部門”對話框中選擇所需的部門名稱。有關已完成審批的文檔的存檔狀態(tài)信息，請參閱“已完成審批文檔的存檔”一章。在同一審批步驟中設置多個審批者1. 若要在一個審批步驟中指定多個共同簽署人，在“設置審批流”對話框中的“標準審批者”框中，請在要執(zhí)行并行審批的步驟中選擇“簽署人”，并單擊 按鈕。通過并行審批步驟會添加上面所選的“簽署人”。2. 如果需要在同一審批步驟中指定的多位審批者的一致審批，請從“并行審批”中選擇“共同審批”。如果不需要，請選擇“合作審批”。合作審批僅在需要參考或查閱其他部門或人員的意見時使用。共同審批：審批過程僅在所有的共同簽署人一致批準文檔后才能繼續(xù)執(zhí)行下一步驟。如果任一共同簽署人拒絕批準，則該文檔將被拒絕。合作審批：只要任一共同簽署人批準文檔，審批過程就能繼續(xù)執(zhí)行下一步驟。如果所有的共同簽署人一致拒絕批準，則該文檔將被拒絕。重要！不管是合作關系的審批還是共同關系的審批，共同簽署人都必須批準文檔，文檔才能轉到下一審批步驟或被拒絕。如果不經(jīng)過任一共同簽署人的批準，整個審批過程都將會延遲。3. 從“并行審批”框中選擇所需的“共同簽署人”。選擇所需的人員或審批角色作為共同簽署人，與上述的指定標準審批者的步驟相同，但是若要添加/刪除并行審批者，請單擊“并行審批”框左邊的 和 按鈕。3. 附加文件可以將文件附加到要提交的文檔。 1. 在“工作流”對話框中單擊“附加文件”下的“插入項”。2. 單擊“單擊此處以附加文件”以顯示“附加文件”對話框。3. 選擇要附加的文件并單擊“插入”按鈕，然后附加文件。一次只能附加一個文件。4. 重復步驟 1 3 ，附加所需的多個文件。若要刪除附加的文件，右鍵單擊要刪除的文件名，然后選擇“刪除”或“刪除附件”。4. 為文檔加上圖章并提交。提交的最后一步是將用戶圖章與證書相連接，并提交文檔以請求審批。將證書與圖章或簽名相連接，以確保由該用戶簽署文檔。Microsoft Office 2007 工作流系統(tǒng)支持商業(yè)證書頒發(fā)機構或內(nèi)部證書頒發(fā)機構基于證書標準頒發(fā)的所有數(shù)字證書。但是，可以使用哪些證書還要取決于您的組織策略。您可能需要使用不同的過程將證書與您的圖章或簽名相連接。請與您的系統(tǒng)管理員核實是否需要不同的過程。1. 單擊“工作流”對話框中的“提交”按鈕。如果“工作流”對話框未顯示，單擊“工作流”消息欄上的“啟動”按鈕。 2. 如果此時顯示有關簽名的法律授權的信息框，請單擊“確定”。3. 確?！昂灻睂υ捒蛑行氖悄膱D章。4. 如果您需要讓審批者知道一些信息，請在“簽署此文檔的目的”框中加上批注，并檢查與該圖章連接的證書信息，然后單擊“簽名”按鈕。與您的系統(tǒng)管理員核實是否需要根據(jù)您的公司策略更改證書。若要更改證書，請參閱“更改與圖章連接的證書”。5. 單擊“簽名確認”信息框中的“確定”按鈕，并確認文檔的審核字段中顯示的圖章。6. 關閉文檔并退出程序。 取消審批請求提交者可以在審批過程中取消文檔的審批請求。如果取消審批請求，將使用電子郵件向現(xiàn)有審批者和當前審批者發(fā)送取消通知。此后當前審批者的“指定給我的審批”文件夾和現(xiàn)有審批者的“已由我批準的審批”文件夾中將不再顯示該文檔。但是，其狀態(tài)更改為“取消”的文檔在刪除前仍繼續(xù)顯示在提交者的“由我提交的審批”文件夾中。 1. 打開“由我提交的審批”文件夾。在審批過程完成前，已創(chuàng)建的文檔將一直顯示在“由我提交的審批”文件夾中。2. 單擊要取消文檔的“取消”鏈接。只顯示已請求審批的文檔的“取消”鏈接。3. 單擊“修改工作流”頁面中的“是”取消審批請求。 4. 確認已取消文件的“狀態(tài)”字段是否更改為“取消”?？梢孕薷囊讶∠奈臋n并重新請求審批。有關詳細信息，請參閱“修改并重新提交已拒絕或已取消的文檔”。 5. 若要永久刪除已取消的文件，單擊將鼠標移到該文件名上時出現(xiàn)的“下箭頭”，然后單擊“刪除”。從由我提交的審批文件夾中刪除文檔可以從“由我提交的審批”文件夾中刪除狀態(tài)為“未激活”和“取消”的文檔，但不能刪除其它狀態(tài)的文檔。1. 打開“由我提交的審批”文件夾。 2. 將鼠標移到要刪除的文件名上并單擊“下箭頭”，然后單擊“刪除”。 3. 當顯示要求您確認刪除的消息，請單擊“確定”刪除文檔。修改并重新提交被拒絕或取消的文檔提交者可以修改“我被拒絕的審批”和“由我提交的審批”文件夾中已拒絕或已取消的文檔，并重新請求審批。 1. 將文檔移到包含要修改文檔的文件夾中并重新提交。 2. 單擊所需的文檔，然后在應用程序中打開。 3. 單擊 Microsoft Office 按鈕菜單上的“另存為”。4. 在“另存為”對話框中指定文件名，然后保存副本。 5. 在“選擇文檔類型”對話框中選擇使用的模板，然后單擊“確定”按鈕。6. 在要求確認保存副本的信息欄中單擊“是”按鈕。7. 退出程序。8. 單擊保存在“由我提交的審批”文件夾中的副本，將其在應用程序中打開。9. 在應用程序工作區(qū)上方單擊消息欄中的“編輯文檔”或“編輯工作簿”按鈕，將文檔切換為編輯模式。10. 在通知編輯會導致簽名失效的信息框中單擊“是”按鈕。11. 單擊“工作流”消息欄上的“啟動”按鈕。 12. 顯示要求確認刪除現(xiàn)有簽名的消息時，請單擊“是”。顯示通知簽名已被刪除的確認信息框時，請單擊“確定”按鈕。必須刪除所有的現(xiàn)有簽名，才能重新請求審批。13. 修改文檔內(nèi)容。 14. 如同新建并提交文檔一樣，您可以使用相同方法重新啟動審批請求過程。批準1. 檢查待批準的文檔2. 批準注釋：工作流系統(tǒng)的使用要求1. 在計算機上安裝 Microsoft Office 2007。 2. 獲取在服務器上安裝工作流解決方案所需的權限（如有問題，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。3. 根據(jù)需要，基于公司策略來決定是否要將該證書與系統(tǒng)相連接（如果需要，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。1. 檢查待批準的文檔可以在“我的審批主頁”或“指定給我的審批”文件夾中檢查待批準的文檔。 此處是您可以在“我的審批主頁”中使用的信息。 類型：一個圖標表示一個文件類型名稱：文件名提交者：創(chuàng)建并提交文檔的人當前審批者：具有當前級別的審批授權的人員。如果指定了多位審批者，則同時顯示合作關系和共同關系的簽署人。如果請求您所屬的審批角色來批準文檔，則顯示您的審批角色名稱。如下是您可以在“指定給我的審批”文件夾中使用的其它信息：審批類型：當前級別的審批授權類型 標準 如果任一審批者批準了文檔，審批過程就能繼續(xù)執(zhí)行下一步驟。 合作審批 多位審批者必須都批準文檔，才能將其轉到下一審批步驟。如果任一共同簽署人批準了文檔，就能將其轉給下一位審批者。如果所有的共同簽署人一致拒絕批準，則該文檔將被拒絕。 共同審批 多位審批者必須都批準文檔，才能將其轉到下一審批步驟。如果所有的共同簽署人都批準了文檔，就能將其轉給下一位審批者。如果任一共同簽署人拒絕批準文檔，則該文檔將被拒絕。提交日期：提交待審批文檔的日期。審批者：已批準文檔的審批者。附件：顯示已提交文檔是否附加有文件。如果有，“附件”字段中會顯示“查看”鏈接。單擊“查看”鏈接可轉到顯示附件內(nèi)容的頁面。請與您的系統(tǒng)管理員核實附件大小和附加文件的審閱頁面。您不但可以在網(wǎng)站上檢查待批準的文檔，還可以在工作流系統(tǒng)連接到您的電子郵件系統(tǒng)時收到一封電子郵件，通知您有一個待批準的文檔或由您批準的文檔的審批過程已完成。當您需要批準文檔時，將會收到一封電子郵件，其中包含用來打開文檔以批準的鏈接。單擊該鏈接以在應用程序中打開文檔，您可以立即批準。2. 批準1. 在“我的審批主頁”或“指定給我的審批”文件夾中單擊待批準的文檔。2. 審閱文檔內(nèi)容。重要！必須以只讀方式打開待批準的文檔。如果以編輯模式打開文檔，或者打開文檔后單擊消息欄上的“編輯文檔”或“編輯工作簿”按鈕將其切換為編輯模式，已簽署的簽名可能會失效。3. 在應用程序工作區(qū)上方單擊“工作流任務”消息欄上的“批準”按鈕。 4. 在該對話框中審閱文檔內(nèi)容。單擊“查看審批流”按鈕以檢查審批流設置或檢查是否有附件。如果有，雙擊文件將其打開，然后進行審閱。如果提交者或以前的審批者有批注，可以在“審批批注”區(qū)域中審閱這些批注。 5. 選擇“批準”、“拒絕”或“待定”按鈕以進行審批。 批準：單擊“批準”按鈕，如果出現(xiàn)有關簽名的法律授權的信息框，請單擊“確定”按鈕以顯示“簽名”對話框。系統(tǒng)管理員已注冊的圖章顯示在屏幕的中心。如果需要，可以在“簽署此文檔的目的”框中加上批注。與系統(tǒng)管理員核實是否需要根據(jù)您的公司策略設置并更改證書。 拒絕：單擊“拒絕”按鈕，如果出現(xiàn)有關簽名的法律授權的信息框，請單擊“確定”按鈕以顯示“簽名”對話框。默認的“拒絕”圖章顯示在屏幕的中心。如果文檔被拒絕，所有的審批者將使用系統(tǒng)管理員已設置的相同“拒絕”圖章。如果需要，可以在“簽署此文檔的目的”框中提供拒絕原因。 待定：單擊“待定”按鈕可以保留文檔以供審批。保留文檔后，可以重復上述步驟來批準或拒絕文檔。注釋：使用決定性審批批準文檔若要使用決定性審批批準文檔，請選中“按我自己的授權完成審批”復選框。 如果選擇“決定性審批”并進行簽名，將以當前級別完成審批，并使用審核字段中的圖章或簽名為“決定性審批”加上標記。如果提交者已設置了下一審批步驟，將自動取消下一位審批者的審批授權。如果使用決定性審批完成了審批，將向現(xiàn)有審批者以及您的上司發(fā)送一封電子郵件。如果為合作審批者或共同審批者，將禁用“決定性審批”選項，您無法選擇該選項。6. 單擊“簽名”對話框中的“簽名”按鈕。 7. 如果出現(xiàn)通知審批成功的信息框，單擊“確定”返回文檔。 8. 檢查在文檔的審核字段中顯示的圖章。審核字段中顯示有審批者的頭銜、圖章和姓名。9. 關閉文件并退出程序。單擊“審批”對話框中的“查看審批流”按鈕可執(zhí)行的操作可以審閱待審批文檔的審批流，但無法做出更改。然而，如果審批者之間存在審批角色，可以基于該審批角色指定審批者。為此，需要執(zhí)行以下步驟：1. 在“標準審批者”框或“并行審批”中選擇所需的審批角色。代表審批角色的 圖標會顯示在角色名稱前。2. 單擊審批角色名稱右邊的“下箭頭”以顯示屬于該角色的所有用戶。3. 選擇所需的人員。只能將審批請求發(fā)送給所選人員。如果沒有從審批角色中指定人員，會將其發(fā)送給角色的所有成員。從審批角色中獲取審批授權如果您是具有審批授權的審批角色成員，并已請求您批準文檔，則可以基于角色使用已提交文檔的審批授權。1. 在“我的審批主頁”或“指定給我的審批”文件夾中單擊待批準的文件，將其打開。 2. 在應用程序工作區(qū)上方單擊“工作流任務”消息欄上的“批準”按鈕。3. 如果希望從指定角色作為審批者的文檔的審批角色中獲取審批授權，請單擊對話框頂端的“要求任務”。此時該對話框會關閉。4. 關閉文檔并退出程序。 5. 確認在“個人文件夾”中已更改為您作為文檔的當前審批者。該文檔將從屬于審批角色的其他用戶的“指定給我的審批”文件夾中消失。 將審批授權歸還審批角色如果已從所屬的審批角色中獲取審批授權，可以將其返回審批角色。1. 在“我的審批主頁”或“指定給我的審批”文件夾中單擊待批準的文件，以將其在應用程序中打開。 2. 在應用程序工作區(qū)上方單擊“工作流任務”消息欄上的“批準”按鈕。3. 單擊對話框頂端的“釋放任務”以將審批授權歸還角色。此時該對話框會關閉。 4. 確認文檔的審批者已返回到“個人文件夾”中最初指定的審批角色。檢查文檔狀態(tài)1. 檢查已提交的文檔2. 檢查已批準的文檔注釋：工作流系統(tǒng)的使用要求1. 在計算機上安裝 Microsoft Office 2007。 2. 獲取在服務器上安裝工作流系統(tǒng)所需的權限（如有問題，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。3. 根據(jù)需要，基于公司策略來決定是否要將該證書與系統(tǒng)相連接（如果需要，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。1. 檢查已提交的文檔通過 Microsoft Office 2007 工作流系統(tǒng)，您可以隨時檢查文檔從提交到審批完成的審批狀態(tài)。只要您創(chuàng)建了文檔并將其保存在服務器中，在審批過程結束前，都可以查看“由我提交的審批”文件夾中的所有文檔。 如下是您可以在“由我提交的審批”文件夾中使用的信息：類型：文件類型名稱：文件名當前審批者：當前已具有審批授權的用戶分配日期：請求當前審批者進行審批的日期狀態(tài)：文檔的審批狀態(tài) 正等待審批 文檔正等待當前審批者進行審批。 未激活 文檔已創(chuàng)建但尚未請求對其審批。在某些情況下，可能會因為文檔錯誤而無法啟動審批過程。如果提交后此類問題仍然存在，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。 待定 當前審批者將文檔指定為“待定” 取消 在審批過程中提交者或系統(tǒng)管理員取消文檔的審批請求。附件：顯示已提交文檔是否附加有文件。如果有，“附件”字段中會顯示“查看”鏈接。單擊“查看”鏈接可轉到顯示附件內(nèi)容的頁面。請與系統(tǒng)管理員核實附件大小和附加文件的審閱頁面。取消：顯示用來取消審批請求的鏈接。如果沒有取消文檔的審批請求，“取消”鏈接就不會顯示在“取消”字段中。對于經(jīng)過審批流上的所有用戶批準后其審批過程完成的文檔，系統(tǒng)會將它們自動移到提交者小組的文件夾中進行存檔。如果提交者或系統(tǒng)管理員已指定了一個單獨的文件夾，也會將文檔副本保存在該文件夾中。提交者在提交時可以指定或更改在“設置審批流”對話框中存檔副本的部門。但是，會將被拒絕審批的文檔移到“我被拒絕的審批”文件夾中。如果需要，可以通過確定拒絕原因和修改文檔來重新啟動審批過程。若要了解如何修改并重新提交已拒絕文檔，請參閱“修改并重新提交已拒絕或已取消的文檔”。 工作流系統(tǒng)與您的電子郵件系統(tǒng)相連接后，您可以收到一封電子郵件，通知您審批作為“批準”或“拒絕”已結束。請與系統(tǒng)管理員核實通知郵件的設置。 2. 檢查已批準的文檔如果您批準了文檔： 如果您作為中間審批者批準了文檔：可以繼續(xù)查看“已由我批準的審批”文件夾中的審批過程，直到您批準的文檔的審批結束?？梢源蜷_顯示在“已由我批準的審批”文件夾中的文檔并查看為其添加的圖章，也可以在屏幕頂端單擊“簽名”消息欄上的“查看簽名”按鈕以按順序檢查審批者?？梢酝ㄟ^兩種方法檢查文檔狀態(tài)：一是通過查看“已由我批準的審批”中顯示的字段，另一種是不打開文檔就將其移到屬性屏幕中。若要將文檔移到其屬性屏幕，請將鼠標定位在“已由我批準的審批”中所需的文檔名上面，單擊“下箭頭”，然后選擇“查看屬性”命令。 如果您作為最后審批者批準了文檔：將作為“已批準”完成審批的文檔移到提交者小組文件夾中并存檔。為確保該文件名不會替換小組文件夾中的其它文件名，應在該文件名后添加審批結束日期和時間。此外，還可以將文檔副本保存在其它小組文件夾中。有關詳細信息，請參閱“設置審批流”的第 8 步或與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。 如果您拒絕了文檔： 如果審批流中的標準審批者拒絕了文檔：如果審批者拒絕文檔，將立即完成對其的審批。將該文檔移到提交者的“我被拒絕的審批”文件夾中，并取消后續(xù)過程。如果文檔被拒絕，將向參與該過程的所有用戶發(fā)送一封摘要電子郵件。如果指定為合作審批的審批者拒絕了文檔：一旦拒絕，文檔即不再顯示在“指定給我的審批”和“已由我批準的審批”文件夾中。但是，除非在同一審批步驟中指定的所有合作審批者一致拒絕文檔，否則將繼續(xù)執(zhí)行下一步驟。因此，在審批過程結束前，提交者可以檢查“由我提交的審批”中的文檔，但不能檢查“我被拒絕的審批”中的文檔。由于審批過程尚未結束，因此不會發(fā)送概要介紹過程的電子郵件。如果您和其他所有合作審批者都拒絕了文檔，則已提交的文檔將被拒絕且其審批過程也會結束。該文檔將被移到提交者的“我被拒絕的審批”文件夾中，并向參與該過程的所有用戶發(fā)送一封摘要電子郵件。 如果指定為共同審批的審批者拒絕了文檔：如果指定為共同審批的任一審批者拒絕了文檔，則無論其他審批者是否將其拒絕，該文檔都將被拒絕。但是，無論是批準還是拒絕，其他所有的共同審批者都必須審批該文檔，以確保將其移到提交者的“我被拒絕的審批”文件夾中，其審批過程也將結束。如果文檔被拒絕，將向參與該過程的所有用戶發(fā)送一封摘要電子郵件。如果將文檔設為了待定：如果選擇“待定”，文檔不會轉到下一步驟，而是在當前審批者選擇“批準”或“拒絕”前一直保留在其“指定給我的審批”文件夾中。提交者可以檢查文檔在“由我提交的審批”文件夾中是否為“待定”狀態(tài)。如果您是合作審批關系或共同審批關系的共同簽署人，并且指定審批者作為審批角色，則文檔的審批無法選擇為待定。如果使用決定性審批批準了文檔：決定性審批意味著中間審批者接管了最后審批者的審批授權并簽署文檔。如果選擇“決定性審批”并批準文檔，將以當前級別完成審批，并自動取消下一級別的審批過程。然后將文檔移到提交者小組的文件夾中。將向所有的現(xiàn)有審批者、您的上司以及提交者發(fā)送摘要電子郵件。 存檔其審批已完成的文檔1. 存檔其審批已完成的文檔2. 瀏覽已批準的文檔注釋：工作流系統(tǒng)的使用要求1. 在計算機上安裝 Microsoft Office 2007。 2. 獲取在服務器上安裝工作流系統(tǒng)所需的權限（如有問題，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。3. 根據(jù)需要，基于公司策略來決定是否要將該證書與系統(tǒng)相連接（如果需要，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。1. 存檔其審批已完成的文檔對于經(jīng)過審批流上的所有用戶批準后其審批過程完成的文檔，系統(tǒng)會將它們自動移到提交者小組的文件夾中進行存檔。小組文件夾的層次結構應與部門的層次結構相符合。系統(tǒng)管理員可以為每個模板指定其它存檔文件夾，如果需要，提交者也可以在提交級別指定并更改存檔文件夾。如果要將文檔移到存檔文件夾，系統(tǒng)將在文件名后自動添加審批結束日期和時間。以下是您可以在“存檔文件夾”中使用的信息：類型：一個圖標表示一個文件類型模板名稱：用來創(chuàng)建文檔的模板名稱：文件名。在原始文件名后添加審批結束日期和時間。 提交者：創(chuàng)建并提交文檔的人提交日期：提交待審批文檔的日期。默認情況下，將基于該字段降序存儲文檔。 審批者：批準文檔的所有審批者。也顯示拒絕文檔的共同簽署人。附件：顯示已提交文檔是否附加有文件。如果有，“附件”字段中會顯示“查看”鏈接。單擊“查看”鏈接可轉到顯示附件內(nèi)容的頁面。保存為“公共”的文檔意味著組織的所有成員都可以傳遞該文檔，但提交級別設置為“個人”的文檔只能由參與審批過程的人員傳遞。系統(tǒng)管理員也可以控制傳遞文檔的權限。已批準文檔將永久存檔在“存檔文件夾”中，但系統(tǒng)管理員仍可以為組織設置合適的存檔期限。不應修改已批準文檔。如果嘗試修改已批準文檔，簽名或圖章上會顯示一條紅色的警告消息“無效簽名”以避免偽造文檔。 2. 瀏覽已批準的文檔可以使用文件名、排序以及篩選來搜索“存檔文件夾”中的文檔。執(zhí)行下面的步驟以使用排序來搜索所需的文檔。 1. 在“我的審批主頁”左邊的“存檔文件夾”中單擊所需的文件夾。 2. 在右邊屏幕的頂端，將鼠標移到所需的字段標題上。 3. 單擊標題右邊的“下箭頭”并選擇“升序”或“降序”。 執(zhí)行下面的步驟以使用篩選來搜索所需的文檔。 1. 執(zhí)行上面的第 1 步，然后在右邊屏幕的頂端，將鼠標移到所需的字段標題上。 2. 單擊標題右邊的“下箭頭”并選擇所需的值。 單擊“清除對模板名稱的篩選”禁用篩選。3. 從第 1 步開始重復執(zhí)行上述步驟，選擇所需的字段值以進行篩選。我的配置和其它內(nèi)容1. 設置外出代理2. 連接證書3. 檢查所用的證書注釋：工作流系統(tǒng)的使用要求1. 在計算機上安裝 Microsoft Office 2007。 2. 獲取在服務器上安裝工作流系統(tǒng)所需的權限（如有問題，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。3. 根據(jù)需要，基于公司策略來決定是否要將該證書與系統(tǒng)相連接（如果需要，請與您的系統(tǒng)管理員聯(lián)系）。1. 設置外出代理審批者可以選擇一個人代表其批準文檔，即使在審批者出差、外出度假以及其它原因外出的情況下，其代理人也可以快速高效地執(zhí)行事務處理。如果在設置“我已外出”時指定某人作為您的代理人，則指定您作為審批者的所有文檔的審批請求將都發(fā)送給您的代理人。如果由代理人批準文檔，在文檔頂端的審核字段中將包含“代理”標記和代理人姓名，以表示該文檔是由代理人批準的。此外，審批由代理人批準的文檔后，除代理人外，也會給原始審批者發(fā)送一封摘要電子郵件。因此，審批者在返回工作崗位后可以查看有關其代理人批準的所有文檔的詳細信息。1. 在“我的審批主頁”左邊的“個人文件夾”中單擊所需的文件夾，可以在右邊屏幕內(nèi)顯示該文件夾的內(nèi)容。2. 在右邊屏幕的頂端單