Excel技巧(財會人員必備).doc

Excel技巧(財會人員必備)其實，EXCEL在財務工作中的應用是很廣泛的，難以全部詳述，在此我打算分三部分述之：一、從實踐應用層面談EXCEL在財務工作中的應用領域個人認為，從實踐應用層面看，財務人員運用EXCEL的領域大致可分為三個：1、EXCEL在財務會計中的運用。在這個層次中，主要運用的是EXCEL的基礎功能，如數(shù)據(jù)錄入、公式填充、條件格式、查找替換、有效數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)的自動篩選、分類匯總、合并計算以及簡單的數(shù)據(jù)透視表及圖表功能。涉及到的函數(shù)，一般也僅限于常用的10個左右的函數(shù)，且很少涉及數(shù)組公式。通常理解，EXCEL在財務會計中的運用實際上就是將EXCEL用于日常會計核算，主要目的在于幫助會計人員提升工作效率，大家應該有所體會，很多基礎財務工作，有的財務人員需要畫一個禮拜的時間才能做好，但有的財務人員卻只要花三個小時。這就是效率的差異。2、EXCEL在管理會計中的運用。在這個層次中呢，我認為離不開EXCEL的中高端功能，如數(shù)據(jù)透視表及圖表的高級運用，高級篩選、單變量求解、規(guī)劃求解以及假設分析（模擬運算表）等，可能有的時候還會涉及到需要編寫簡單一點的宏代碼或自定義函數(shù)以及運用數(shù)組公式。使用者或許經(jīng)常要制作一個綜合性強的解決方案，來整合EXCEL的各個單項功能。EXCEL在管理會計中的運用實際上就是運用EXCEL讓數(shù)字自己開口說話，為決策提供強有力的數(shù)據(jù)支持，解決的是工作效能的問題。3、EXCEL作為企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分大家都知道，構成大型企業(yè)信息系統(tǒng)的核心必然是ERP系統(tǒng)，但是ERP系統(tǒng)不是萬能的。企業(yè)信息系統(tǒng)好比是我們國家的交通網(wǎng)絡，ERP系統(tǒng)好比是這個網(wǎng)絡中的干線（如高鐵和高速公路等），但我們的出行很多時候不能寄希望于我們的目的地位于高鐵車站附近，所以在這個干線之外，我們還需要建設很多國道、省道甚至鄉(xiāng)道，這樣才能做到對老百姓出行的全方位支持。企業(yè)信息系統(tǒng)也是如此，單靠ERP系統(tǒng)里提取出來的數(shù)據(jù)就能夠直接為管理決策服務，我認為是非常不現(xiàn)實的，當我們把海量數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)的各個模塊中提取出來后，剩下的工作就是如何對這些數(shù)據(jù)進行加工，這些加工的過程好比是：我們從廣州出發(fā)到東北的一個農(nóng)村，坐高鐵到了北京后，當我們出了北京高鐵車站之后，剩下的行程如何規(guī)劃，往往是影響整體效率的關鍵。最好的出行方案就是若是有專車直接到高鐵車站迎接我們，否則我們可能要倒換普通貨車到長春火車站，出了長春火車站后還要倒換班車到縣城，出了縣城汽車站后還要倒換公交車到村口。所以借助剛才這個比喻，我認為EXCEL第三層次的應用就是作為企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分，和ERP各個模塊相輔相成，點對點地為管理決策提供信息支持。從技術上講，實現(xiàn)這個層面的運用，除了需要運用到前述功能之外，還要用到EXCEL的數(shù)據(jù)查詢功能，能夠從其他應用程序（如SQL數(shù)據(jù)庫以及ORACLE數(shù)據(jù)庫中直接取數(shù)），還要能夠編寫SQL查詢語言等等。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)二、從技術層面談財務工作運用EXCEL的層次我完全贊成EXCELHOME的專家團隊的著作中，關于對EXCEL用戶應用水平的劃分觀點：入門級、初級、中級、高級以及專家級 結合之前所述的分層，一般來說，能在財務會計中熟練運用EXCEL的，基本上可以達到中級水準，有的時候也會運用到EXCEL的中高級功能；能在管理會計中熟練運用EXCEL的，基本可以達到高級或準專家級的水準；能夠?qū)XCEL作為企業(yè)信息系統(tǒng)的重要組成部分并有成功案例的，我認為專家級非他莫屬。一Excel可以說是MS Office系列中最神奇也最重要的軟件。小白用戶或許并不了解，但對專業(yè)職場人士，特別是金融從業(yè)者而言，Excel就是分析數(shù)據(jù)快準狠的不二選擇。別再傻傻地用鼠標點來點去啦，用基本技巧來提高工作效率讓你做Excel事半功倍。Excel常用快捷鍵大全菜單和工具欄操作Alt+F激活“文件”菜單Alt+E激活“編輯”菜單Alt+V激活“視圖”菜單Alt+I激活“插入”菜單Alt+O激活“格式”菜單Alt+T激活“工具”菜單Alt+D激活“數(shù)據(jù)”菜單Alt+W激活“窗口”菜單Alt+H激活“幫助”菜單F10激活菜單Shfit+F10激活右鍵菜單Ctrl+Shift+F激活工具條上字體下拉列表框Ctrl+Shift+P激活工具條上字號下拉列表框Ctrl+6()切換是否使一些工具條上的按鈕處理于可用狀態(tài)(即不變灰)Ctrl+7(&)切換是否顯示標準工具條Alt+-彈出Excel左上角快捷菜單Alt+空格鍵彈出Excel左上角快捷菜單選擇操作Ctrl+A全選單元格區(qū)域，若無單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。Ctrl+Shift+空格全選單元格區(qū)域，若無單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。F8擴展所選區(qū)域。即若選取一個單元格后，按方向箭會進行連續(xù)單元格選擇或者點擊某單元格后按F8鍵再點擊另一單元格可選擇兩單元格之間的區(qū)域。Shift+F8可連續(xù)選擇不相鄰的區(qū)域。Shift+Ctrl+O選擇工作表中有評論的單元格Shift+左方向箭向左選擇區(qū)域Shift+右方向箭向右選擇區(qū)域Shift+上方向箭向上選擇區(qū)域Shift+下方向箭向下選擇區(qū)域Shift+空格選擇單元格所在行移動操作Home快速移至一行的開始Ctrl+Home快速移到工作表的開始單元格Ctrl+End快速移至工作表區(qū)域的結尾(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)PageUp翻至前一頁PageDown翻至下一頁上、下、左、右方向箭分別向上、向下、向左、向右移動選擇單元格Tab鍵向右移動Shift+Tab鍵向左移動Ctrl+左方向箭頭移至左邊區(qū)域Ctrl+右方向箭頭移至右邊區(qū)域Ctrl+上方向箭頭移至上方區(qū)域Ctrl+下方向箭頭移至下方區(qū)域Ctrl+Backspace鍵移至活動單元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏編輯操作F2在單元格中按F2鍵即可對該單元格進行編輯Shift+F2在單元格中按Shift+F2鍵即可對該單元格進行批注編輯F4重復上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會直接將該單元格字體加粗Ctrl+Y重復上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會直接將該單元格字體加粗Ctrl+Z撤銷操作Shift+F4在單元格區(qū)域中查找空單元格并在空單元格間移動。若工作表為空，則會彈出“Excel找不到正在搜索的數(shù)據(jù)”消息框F7快速調(diào)出“拼寫檢查”對話框并對所選單元格進行拼寫檢查Ctrl+B加粗單元格字體Ctrl+C復制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+Insert復制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+X剪切單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+V粘貼單元格內(nèi)容Ctrl+D實現(xiàn)下拉填充功能。即在單元格中輸入數(shù)字后選擇包含此單元格的列區(qū)域后按Ctrl+D鍵，則該列區(qū)域均填充與第一個單元格相同的數(shù)值Ctrl+R實現(xiàn)向右填充功能。即在單元格中選定一行區(qū)域后按Ctrl+R鍵，則該行區(qū)域均填充與第一個單元格相同的數(shù)值Ctrl+I使單元格字體為斜體Ctrl+U給單元格文本加下劃線Ctrl+()切換是否在單元格中顯示公式Ctrl+2()切換單元格區(qū)域是否加粗Ctrl+3(#)切換單元格區(qū)域是否為斜體Ctrl+4($)切換單元格區(qū)域是否加下劃線Ctrl+5(%)切換單元格區(qū)域是否加刪除線Ctrl+9()隱藏單元格區(qū)域所在行Ctrl+Shift+9()取消隱藏行Ctrl+0()隱藏單元格區(qū)域所在列Ctrl+Shift+0()取消隱藏列Ctrl+ -刪除單元格所在部分，即彈出“刪除”對話框，若選擇了整行或整列，則直接刪除而不會彈出“刪除”對話框。若選擇了一整行后按此組合鍵，則刪除該行Ctrl+Shift+()設置為通用格式Ctrl+Shift+1(!)設置為數(shù)值格式Ctrl+Shift+2()設置為時間格式Ctrl+Shift+3(#)設置為日期格式Ctrl+Shift+4($)設置為貨幣格式Ctrl+Shift+5(%)設置為百分數(shù)格式Ctrl+Shift+6()設置為科學計數(shù)格式Ctrl+Shift+7(&)應用邊框Ctrl+Shift+-取消邊框Ctrl+Shift+8(*)選擇已使用的區(qū)域Alt+=(+)自動求和Ctrl+;插入當前日期Ctrl+Shift+;插入當前時間Ctrl+Shift+復制上面單元格的值到本單元格中Insert插入模式Delete刪除二會計憑證錄入工作講求精準細致，而面對大量繁瑣的數(shù)據(jù)，在操作過程中難免會錄入錯誤的數(shù)據(jù)。但是，會計核算是絕對不允許出現(xiàn)絲毫差錯的，為保證核算數(shù)據(jù)準確無誤，財會人員有必要設置下一個專門用于檢查數(shù)據(jù)是否正確的表格憑證校核表，那么，怎么編制呢?(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)往下看:1、新建憑證校核表打開工作簿雙擊Sheet3工作表標簽命名為“憑證校核表”在A1單元格中輸入表標題“憑證校核表”。2、表頭設計A1中輸入“憑證校核表”A2中輸入“憑證號”B2中輸入“借方發(fā)生額”C2中輸入“貸方發(fā)生額”D2中輸入“平衡分析”。3、表身編制A3中輸入1向下拖動填充序列到A100(視情況根據(jù)需要確定序列號多少，前提是保證大于日常記賬憑證的編號即可)B3中輸入公式=SUMIF(憑證分類匯總!$B$3:$B$1000憑證校對!$A3憑證分類匯總!F$3:F$1000)”從B3開始拖動選擇，選中B3:C100單元格區(qū)域按住Ctrl+Shift單擊Enter(即是將B3單元格的公式復制到B3:C100整個區(qū)域的單元格中)D3中輸入公式=B3-C3”向下拖動復制到D100。表格顯示顏色可以根據(jù)自己的喜好確定，最好是選擇顏色反差稍大的即可。這時需要說明的是，將最好將D3:D100單元格區(qū)域的數(shù)字格式設置為“會計專用”格式，設置方法參照前面的數(shù)字格式設置，不再重述。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)4、輸入數(shù)據(jù)與校對當人每一會計期間的數(shù)據(jù)錄入完成后，我們應及時檢查校對所錄入的數(shù)據(jù)是否正確，發(fā)現(xiàn)錯誤后及時改正。在輸入憑證數(shù)據(jù)結束后，應當立即打開憑證校核表，查看平衡分析列中的數(shù)字是否為零，就可以看出每行憑證號的借貸方合計是否平衡，顯示0表示借貸平衡(如果你已經(jīng)將數(shù)字顯示格式設置為會計專用格式，“￥-”即代表數(shù)字0);如果出現(xiàn)非零數(shù)字，說明借貸不平衡，這時可查看對應的憑證號是多少，根據(jù)憑證號，再找到本次在憑證分類匯總表中輸入的相應的憑證號，直接檢查并修改數(shù)據(jù)(對金額輸入錯誤的可直接改正，漏登的憑證可在匯總表的最后行補登有關的數(shù)據(jù)，這不會影響數(shù)據(jù)的匯總結果)。一、用連字符“*”來合并文本我們在整理數(shù)據(jù)時，有時會想將多列內(nèi)容合并到一列中，如A列為單位，B列為科室，目的是將A、B列合并到一列中去，這時一個連字符“*”就能完成(假定C、D列為空)：1.在C1單元格中輸入公式“=A1*B1”;2.將公式復制到整個C列;3.將C列數(shù)據(jù)復制到D列，粘貼時執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項;4.將A、B、C列刪除，完成合并工作。二、文本格式日期轉(zhuǎn)換為日期格式比如在審計中遇到農(nóng)村五保戶供養(yǎng)金發(fā)放記錄，發(fā)放時間為文本格式如“2011.6”(2011年6月)，無法計算發(fā)放對象領取年齡，可以通過以下方法轉(zhuǎn)換：1.用查找替換功能將“?！比刻鎿Q為“-”，系統(tǒng)會自動將格式轉(zhuǎn)換為日期格式Jun-11：2.右擊選定單元格，選“設置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選“數(shù)字”菜單中“日期”，在窗口右框中選擇所需格式。三、快速刪去空行整理數(shù)據(jù)后，往往發(fā)現(xiàn)表中有大量空行，手工找出刪除非常不便，這時可以使用篩選功能實現(xiàn)：1.在表頭插入一空行，然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)篩選自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”：2.選中所有空行，刪除。四、忌復制隱藏列中的數(shù)據(jù)如果復制一個包含隱藏列的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel會自動把隱藏列也粘貼過來。要想避免這種情況，可以選取要復制的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇“編輯定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復制和粘貼就會得到所希望的結果。五、文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式在工作中，經(jīng)常會碰到一些通過文本文件或其它財務、業(yè)務管理軟件的數(shù)據(jù)導入Excel中后數(shù)字是以文本形式存在的，即使是重新設置單元格格式為數(shù)字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文字轉(zhuǎn)變回數(shù)字：1.在空白的單元格中填入數(shù)字“1”;2.選中該單元格，執(zhí)行“復制”命令，再選中所要轉(zhuǎn)換的單元格，選擇“選擇性粘貼”中“乘”，文字格式就可以變?yōu)閿?shù)字格式(文本格式默認左對齊，數(shù)字格式默認右對齊)。三1用“Ctrl+PgDn / PgUp ”轉(zhuǎn)換工作表2用 “Ctrl + 方向符”快速轉(zhuǎn)換單元格當然，你也可以只按方向鍵，然后一格一格地移。但如果你想快速轉(zhuǎn)換單元格，在按方向鍵之前長按“Ctrl”，瞬間能達到“鍵步如飛”的效果。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)3巧用“Shift”鍵選擇數(shù)據(jù)用“Ctrl + Shift +方向鍵”能夠縱橫跨選單元格，從而選中你想要的區(qū)域。4雙擊自動填充數(shù)據(jù)要用函數(shù)自動填充同列數(shù)據(jù)，不要去長按鼠標然后拼命往下拉到最后一欄如果你的表格有幾百行呢？雙擊算好單元格的右下小十字，輕松填完整列數(shù)據(jù)。5讓這3個快捷鍵迅速統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式要讓數(shù)據(jù)呈現(xiàn)兩位小數(shù)？用Ctrl + Shift + !。單位要美元？用 Ctrl + Shift + $。要百分比？用 Ctrl + Shift + %。鼠標點那么多次不累嘛？用這三個快捷鍵光速實現(xiàn)格式統(tǒng)一，而且后面兩個應該特別好記。6用F4鎖定單元格在Excel里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時候，有時候你希望你引用的單元格下拉時隨之變化，也有時候你并不這么想。當你要“絕對引用”也就是鎖定單元格的時候，你必須在行列前加$符號。想手動去打這些美元符號？簡直是瘋了這要浪費多少時間你知道嗎？其實有一個簡單的技巧，就是在你選定單元格之后，按F4鍵輸入美元符號并鎖定；如果你繼續(xù)按F4，則會向后挨個循環(huán)：鎖定單元格、鎖定數(shù)字、鎖定大寫字母、解除鎖定。7用CountIF 和 SumIF 概括統(tǒng)計數(shù)據(jù)CountIF 是一個函數(shù)算法，統(tǒng)計在特定范圍內(nèi)，滿足既定條件的單元格的個數(shù)。其中的第一個參數(shù)，是你想統(tǒng)計的范圍；而第二個參數(shù)則是你的條件。比方說：=countif(A1:A10,1) 即在A1：A10的范圍內(nèi)，單元格內(nèi)容是1個數(shù)。COUNTIF(range,criteria)SumIF函數(shù)的用法是根據(jù)指定條件對若干單元格、區(qū)域或引用求和。下面是我們在計算每一個作者的總體瀏覽數(shù)。范圍上來說，作者名字的范圍格式前后并不一致，但總數(shù)相同。B列對應相應作者的名字，E列則對應每個作者作品的瀏覽數(shù)。SUMIF(range,criteria,sum range)8用VLOOKUP找出你想要的數(shù)據(jù)VLOOKUP是按列查找函數(shù)，最終返回該列所需查詢列序所對應的值。此處我們可以看到一個數(shù)據(jù)表，第一列是法學院排名。我們可以用VLOOKUP來創(chuàng)建一個排名前五的學校的查詢。VLOOKUP(lookup value,data range,column number,type)第一個參數(shù)得輸入要查找的值，此處我們使用了我們需要的排名數(shù)。第二個參數(shù)這里，輸入我們要查找的區(qū)域(絕對引用)。第三個參數(shù)，需要輸入返回數(shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)第四個參數(shù)，因為我們要精確查找，所以輸入“FALSE或者“0”。9用“&”合并單元格我們現(xiàn)在擁有一列姓和一列名，我們可以使用“&”符號來創(chuàng)建一列合并姓和名的數(shù)據(jù)。在Excel中，“&”指將兩個或兩個以上的文本合并。別忘了在姓和名中間鍵入一個空格。你的函數(shù)應該看上去是這個格式的 =First Name& &Last Name。10用RAND函數(shù)生成隨機數(shù)你可以使用RAND()函數(shù)來生成一個single型的隨機數(shù)，小于1但大于等于0 。括號內(nèi)空著就成，無需鍵入任何參數(shù)。新的隨機數(shù)會隨著工作簿的更新而重新生成。你也可以按F9鍵來讓工作表重新計算一遍從而更新隨機數(shù)，不過操作的時候記得當心點。RAND()四制作二級下拉菜單個稅計算靈活的高級篩選快速制作工資條五一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”;小于1000，字體設置為“棕色”)。3.設置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhao1”并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、打印工作表的不同區(qū)域有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。)1.執(zhí)行“格式選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具保護保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如“*”而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“*”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符，此時可以不考慮“pcw”的大小寫，然后確認一下就成了。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個新的模塊模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function#4.關閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?,1.執(zhí)行“格式工作表背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示：襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”六第一招-內(nèi)嵌序列法。如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本，如數(shù)字(1、2)、日期(1日、2日)等，可以利用Excel內(nèi)嵌的序列來實現(xiàn)其快速輸入：先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素(如甲、乙)。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時(我們通常稱其為填充柄)，按住鼠標左鍵向后(或向下)拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元素(如丙、丁、戊)依序自動填入相應的單元格中。第二招-右鍵拖拉法。有時需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值(如等比序列：2、4、8)，我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數(shù)值(2、4)。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向后(或向下)拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單(如圖 1)，選等比序列選項，則該序列(2、4、8、16)及其單元格格式分別輸入相應的單元格中(如果選等差序列，則輸入2、4、6、8)。第三招-定義序列法。單位里職工的姓名是經(jīng)常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好職工姓名序列，以后輸入就快多了：將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中他們，用工具選項命令打開選項對話框(如圖 2)，選自定義序列標簽，先后按導入、確定按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是第1位職工的姓名)，用填充柄即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。第四招-自動更正法。因工作的需要，我常常需要將一些國家標準的名稱(如建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標準GBJ300-88)輸入單元格中，對這些文本的輸入要求即準確又必須統(tǒng)一。我利用自動更正功能解決了為一難題：用工具自動更正命令，打開自動更正對話框(如圖 3)，在替換下面的方框中填入G300，在替換為下面的方框中填入建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標準GBJ300-88，然后按確定按鈕。以后在單元格中輸?quot;G300(注意：G一定要大寫!)確定后，系統(tǒng)會自動將期改正為建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標準GBJ300-88，既快速又準確、統(tǒng)一。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)特別需要指出的是：如果表格中需要文本G300時，你可以先輸入G3000及后面的文本，然后再將1刪除即可。你可以依照上述方法將有關文本一性定義好，方便以后使用。特別指出的是：在這里定義好的自動更正詞條在office系列其他應用程序(如word)中同樣可以使用七1、查找重復內(nèi)容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)1,重復,)。2、用出生年月來計算年齡公式：=TRUNC(DAYS360(H6,2009/8/30,FALSE)/360,0)。3、從輸入的18位身份證號的出生年月計算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),/,MID(E2,11,2),/,MID(E2,13,2)。4、從輸入的身份證號碼內(nèi)讓系統(tǒng)自動提取性別，可以輸入以下公式：=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,男,女),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,男,女)公式內(nèi)的“C2”代表的是輸入身份證號碼的單元格。1、求和： =SUM(K2:K56) 對K2到K56這一區(qū)域進行求和；2、平均數(shù)： =AVERAGE(K2:K56) 對K2 K56這一區(qū)域求平均數(shù)；3、排名： =RANK(K2，K$2:K$56) 對55名學生的成績進行排名；4、等級： =IF(K2=85,優(yōu),IF(K2=74,良,IF(K2=60,及格,不及格)5、學期總評： =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 假設K列、M列和N列分別存放著學生的“平時總評”、“期中”、“期末”三項成績；6、最高分： =MAX(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域（55名學生）的最高分；7、最低分： =MIN(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域（55名學生）的最低分；8、分數(shù)段人數(shù)統(tǒng)計：（1） =COUNTIF(K2:K56,100) 求K2到K56區(qū)域100分的人數(shù)；假設把結果存放于K57單元格；（2） =COUNTIF(K2:K56,=95)K57 求K2到K56區(qū)域9599.5分的人數(shù)；假設把結果存放于K58單元格；（3）=COUNTIF(K2:K56,=90)SUM(K57:K58) 求K2到K56區(qū)域9094.5分的人數(shù)；假設把結果存放于K59單元格；（4）=COUNTIF(K2:K56,=85)SUM(K57:K59) 求K2到K56區(qū)域8589.5分的人數(shù)；假設把結果存放于K60單元格；（5）=COUNTIF(K2:K56,=70)SUM(K57:K60) 求K2到K56區(qū)域7084.5分的人數(shù)；假設把結果存放于K61單元格；（6）=COUNTIF(K2:K56,=60)SUM(K57:K61) 求K2到K56區(qū)域6069.5分的人數(shù)；假設把結果存放于K62單元格；（7） =COUNTIF(K2:K56,60) 求K2到K56區(qū)域60分以下的人數(shù)；假設把結果存放于K63單元格；說明：COUNTIF函數(shù)也可計算某一區(qū)域男、女生人數(shù)。如：=COUNTIF(C2:C351,男) 求C2到C351區(qū)域（共350人）男性人數(shù)；9、優(yōu)秀率： =SUM(K57:K60)/55*10010、及格率： =SUM(K57:K62)/55*10011、標準差： =STDEV(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域(55人)的成績波動情況（數(shù)值越小，說明該班學生間的成績差異較小，反之，說明該班存在兩極分化）；12、條件求和： =SUMIF(B2:B56,男，K2:K56) 假設B列存放學生的性別，K列存放學生的分數(shù)，則此函數(shù)返回的結果表示求該班男生的成績之和；13、多條件求和： =SUM(IF(C3:C322=男,IF(G3:G322=1,1,0) 假設C列（C3:C322區(qū)域）存放學生的性別，G列（G3:G322區(qū)域）存放學生所在班級代碼（1、2、3、4、5），則此函數(shù)返回的結果表示求一班的男生人數(shù)；這是一個數(shù)組函數(shù)，輸完后要按CtrlShiftEnter組合鍵(產(chǎn)生“”)?！啊辈荒苁止ぽ斎?，只能用組合鍵產(chǎn)生。(關注微信號：chinaima，了解更多財務技巧！)14、根據(jù)出生日期自動計算周歲：=TRUNC(DAYS360(D3,NOW( )/360,0)假設D列存放學生的出生日期，E列輸入該函數(shù)后則產(chǎn)生該生的周歲。15、在Word中三個小竅門：連續(xù)輸入三個“”可得一條波浪線。連續(xù)輸入三個“-”可得一條直線。連續(xù)輸入三個“=”可得一條雙直線。一、excel中當某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如：A11時，C1顯示紅色0A11時，C1顯示綠色A1“條件格式”，條件1設為：公式 =A1=12、點“格式”-“字體”-“顏色”，點擊紅色后點“確定”。條件2設為：公式 =AND(A10,A1“字體”-“顏色”，點擊綠色后點“確定”。條件3設為：公式 =A1“字體”-“顏色”，點擊黃色后點“確定”。4、三個條件設定好后，點“確定”即出。二、EXCEL中如何控制每列數(shù)據(jù)的長度并避免重復錄入1、用數(shù)據(jù)有效性定義數(shù)據(jù)長度。用鼠標選定你要輸入的數(shù)據(jù)范圍，點數(shù)據(jù)-有效性-設置，有效性條件設成允許文本長度等于5（具體條件可根據(jù)你的需要改變）。還可以定義一些提示信息、出錯警告信息和是否打開中文輸入法等，定義好后點確定。2、用條件格式避免重復。選定A列，點格式-條件格式，將條件設成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)1”，點格式-字體-顏色，選定紅色后點兩次確定。這樣設定好后你輸入數(shù)據(jù)如果長度不對會有提示，如果數(shù)據(jù)重復字體將會變成紅色。三、在EXCEL中如何把B列與A列不同之處標識出來？（一）、如果是要求A、B兩列的同一行數(shù)據(jù)相比較：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點“格式”-“條件格式”，將條件設為:“單元格數(shù)值” “不等于”=B2點“格式”-“字體”-“顏色”，選中紅色，點兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復制。B列可參照此方法設置。（二）、如果是A列與B列整體比較（即相同數(shù)據(jù)不在同一行）：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點“格式”-“條件格式”，將條件設為:“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0點“格式”-“字體”-“顏色”，選中紅色，點兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復制。B列可參照此方法設置。按以上方法設置后，AB列均有的數(shù)據(jù)不著色，A列有B列無或者B列有A列無的數(shù)據(jù)標記為紅色字體。四、EXCEL中怎樣批量地處理按行排序假定有大量的數(shù)據(jù)(數(shù)值)，需要將每一行按從大到小排序，如何操作？由于按行排序與按列排序都是只能有一個主關鍵字,主關鍵字相同時才能按次關鍵字排序。所以，這一問題不能用排序來解決。解決方法如下：1、假定你的數(shù)據(jù)在A至E列，請在F1單元格輸入公式：=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1)用填充柄將公式向右向下復制到相應范圍。你原有數(shù)據(jù)將按行從大到小排序出現(xiàn)在F至J列。如有需要可用“選擇性粘貼/數(shù)值”復制到其他地方。注：第1步的公式可根據(jù)你的實際情況（數(shù)據(jù)范圍）作相應的修改。如果要從小到大排序,公式改為:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1)五、巧用函數(shù)組合進行多條件的計數(shù)統(tǒng)計例：第一行為表頭，A列是“姓名”，B列是“班級”，C列是“語文成績”，D列是“錄取結果”，現(xiàn)在要統(tǒng)計“班級”為“二”，“語文成績”大于等于104，“錄取結果”為“重本”的人數(shù)。統(tǒng)計結果存放在本工作表的其他列。公式如下：=SUM(IF(B2:B9999=二)*(C2:C9999=104)*(D2:D9999=重本),1,0)輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數(shù)組公式符號。六、如何判斷單元格里是否包含指定文本？假定對A1單元格進行判斷有無指定文本,以下任一公式均可:=IF(COUNTIF(A1,*&指定文本&*)=1,有,無)=IF(ISERROR(FIND(指定文本,A1,1),無,有)求某一區(qū)域內(nèi)不重復的數(shù)據(jù)個數(shù)例如求A1:A100范圍內(nèi)不重復數(shù)據(jù)的個數(shù)，某個數(shù)重復多次出現(xiàn)只算一個。有兩種計算方法：一是利用數(shù)組公式：=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數(shù)組公式符號。二是利用乘積求和函數(shù)：=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)七、一個工作薄中有許多工作表如何快速整理出一個目錄工作表1、用宏3.0取出各工作表的名稱，方法：Ctrl+F3出現(xiàn)自定義名稱對話框，取名為X，在“引用位置”框中輸入：=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND(,GET.WORKBOOK(1)+1,100)確定2、用HYPERLINK函數(shù)批量插入連接，方法：在目錄工作表（一般為第一個sheet）的A2單元格輸入公式：=HYPERLINK(#&INDEX(X,ROW()&!A1,INDEX(X,ROW()將公式向下填充，直到出錯為止，目錄就生成了。八作為金融財務領域的從業(yè)人員必須知道如何給文檔進行加密！解決方案一：在“文件”選項卡“信息”菜單中，用密碼進行加密。操作方法：在“信息”菜單中加密文檔步驟1單擊“文件”選項卡“信息”“保護工作簿”下拉菜單，再單擊“用密碼進行加密”命令。步驟2在“密碼”文本框中輸入密碼，再單擊“確定”按鈕。步驟3在“重新輸入密碼”文本框中再次輸入密碼以確認，再單擊“確定”按鈕。解決方案二：在“另存為”對話框的“常規(guī)選項”中設置“打開權限密碼”。操作方法：“另存為”對話框中“常規(guī)選項”的設置步驟1文件制作好后，單擊快速訪