借支與備用金管理辦法.docx

湖南金冠誠機電有限公司 企業(yè)管理標準Q/GGCQ/GGC-CW-01財務費用報銷制度20120701實施20120701發(fā)布 湖南金冠誠機電有限公司 發(fā)布財務管理工作制度借支與備用金管理辦法文件編號Q/GGC-CW -02版本第一版內部資料 請勿外傳生效日期2012年7月1日一、 目的保障公司借支給員工個人，用于支付與公司經濟業(yè)務活動有關的各項款項安全，維護公司資產完整，提高資金利用水平，有效控制資金占用。二、 適用范圍：本辦法明確并規(guī)定了公司臨時資金與備用金的借用、報銷原則，本辦法適用于公司所有部門。三、 借支原則1、 備用金借支原則只有公司員工因公務需要，用于定額備用金、差旅費、招待費及其他一些零星支出，可以個人名義向公司借支現金款項（包括現金支票）。2、 業(yè)務款借支原則在用于固定資產購置、材料及物資采購、日常維修、房屋租賃、培訓等支出，公司經辦人員因公務需要，可以個人名義向公司借支通過銀行轉帳、電匯等方式支付的款項。3、 個人私用借支原則 個人賦職期間，公司未能按時發(fā)放個人薪資，而導致個人生活費周轉困難等情形時，個人可以申請向公司臨時借支，經權責主管批示后，在財務辦理臨時借支手續(xù)，公司財務須按規(guī)定及時從個人薪資中扣回。四、 借支手續(xù)1、 個人借支時須憑有相關權責領導簽字同意的會議通知或派差單，到財務部門辦理借支手續(xù)。2、 個人需借用備用金，須憑有相關權責領導核定的定期或非定期備用金額度，到財務部門辦理借支手續(xù)。3、 借款人應認真填寫借款單上的相關項目，并由相關權責領導簽字，借支金額10000元(含10000元)以上的，須經公司常務總經理審批后才能辦理。4、 個人憑已核批借款單到出納處領取借支款，借款單用于財務做賬。5、 公司財務部門辦理備用金借支業(yè)務的時間原則為周一至周五；辦理借支及備用金核銷業(yè)務的時間同上。五、 借支規(guī)定1、 借支人應根據實際需要申請備用金，不得以任何名義挪用或長期占用公司資金。2、 對于未按要求填寫的備用金申請單，財務部門有權不予受理，由此產生的責任由借支人負責；對于偽造篡改的備用金申請單，財務部門應立即扣留并及時向公司領導人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。3、 借支及備用金借款必須寫明款項的用途，報帳沖銷的內容要和借款時填寫的用途一致，一筆備用金未使用完，應及時到財務部報帳沖銷，不能挪作它用。借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人的其他員工代為辦理的，須由借支人本人在借款申請單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產生的責任由代辦人負責。4、 業(yè)務款借支時，借支人須提供相關的合同、協議、通知書、核批等有效文件，并準確填列收款單位全稱、開戶銀行、帳號，否則財務部門有權不予辦理，由此產生的責任由借支人負責。六、 借支核銷1、 個人私用借支由公司財務部門直接從個人薪資中扣除。2、 個人借支或備用金借款均應在一個月內結清，如有特殊情況一個月內無法結清的，必須提前到財務部說明，并辦理相應的順延手續(xù)。借支人辦理報銷手續(xù)時，財務部應從借支人的相應備用金賬戶中進行沖銷，備用金賬戶沖平后的差額可支取現金。對于已沖銷備用金的金額，現金出納應開具相應金額的收款收據，借支人應妥善保存，以備查詢。3、 鑒于采購部門的業(yè)務需要，可以核定并給予定額備用金，定額備用金可以定期報賬核銷，再行借支使用，但所有定額備用金不得跨年度使用或沖銷。4、 公司員工調離、辭退或辭職時，必須到財務部門辦理借支、備用金借款清理手續(xù)。凡未辦理借支、備用金借款清理手續(xù)的員工，公司將不予辦理有關手續(xù)。5、 個人所發(fā)生的借款，不應一借多用或多借多用，各種借款均應實行前賬不清，后賬不借的原則。七、 借支與備用金借款之備查1、 財務部門應于每月月底檢查個人借支及備用金借款余額情況。借款人應在借款到期之前主動到財務部辦理個人備用金結清或順延手續(xù)，若逾期不辦理，將以當事人的工資沖抵個人備用金，當月工資不足以抵扣的，則在以后數月中繼續(xù)抵扣，直到結清備用金全款為止。2、 借支人超過預計還款時間尚未結清備用金賬戶，但有合理理由說明原因的，應由借支人提出書面申請，說明不能按時歸還的原因，報有關領導審批。3、 現金