公文寫作基礎知識與常見問題分析.ppt

公文寫作的基礎知識與常見問題分析 二 行政機關公文文種 一 概述 三 公文的格式 四 公文寫作中的常見問題 一 概述 公文是黨政機關及其他社會組織在公務活動中為行使職權 實施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件 屬于機關應用文的一個重要組成部分 1 公文的定義 2 公文的分類 按行文方向 可分為上行文 下行文 平行文 按時限要求 可分為特急公文 急辦公文 常規(guī)公文 按機密程度 可分為絕密公文 機密公文 秘密公文 普通公文 按制發(fā)機關 可分為黨 政 軍 司法 企業(yè) 事業(yè) 社會團體等 按公文文種 可分為通知 請示 報告 決定 通報 函等 上行文 下級機關向所屬上級機關的發(fā)文 如請示 報告 平行文 平行機關或不相隸屬的機關之間的發(fā)文 如通知 函 下行文 上級機關對所屬下級機關的發(fā)文 如命令 決定 通知 通報 批復等 3 公文的特點 需要履行法定的程序 具有規(guī)范的文體 結構和格式 具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用 是特定的作者制定和發(fā)布的 文字必須莊重 樸實 準確 精煉 我國現(xiàn)行黨政機關使用的文種 黨和各級領導機關使用的文種有14個 決議 決定 指示 意見 通知 通報 公報 報告 請示 批復 條例 規(guī)定 函 會議紀要 國家行政機關使用的公文種類有13個 命令 令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復 意見 函 會議紀要 上述文種共27個 其中9個是相同的 即 決定 意見 通知 通報 請示 報告 批復 函 會議紀要 注意黨政不分的現(xiàn)象 黨務和政務事宜要分別行文 凡屬政府方面的工作 應以政府名義行文 凡屬黨委方面的工作 應以黨委名義行文 提示 二 行政機關公文文種 命令 令 適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強制性行政措施 嘉獎有關單位及人員 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排 獎懲有關單位及人員 變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項 公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項 通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項 1 行政機關13個公文文種介紹 通報 適用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或者情況 議案 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項 報告 適用于向上級機關匯報工作 反映情況 答復上級機關的詢問 通知 適用于批轉下級機關的公文 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項 函 適用于平行機關或不相隸屬機關之間商洽工作 詢問和答復問題 請求批準和答復審批事項 會議紀要 適用于記載 傳達會議情況和議定事項 意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法 批復 適用于答復下級機關的請示事項 請示 適用于向上級請求指示 批準 2 常用公文文種寫法與辨析 請示 1 應用范圍 a 遇到問題無法解決 需要上級指示 b 處理較為重要的事件和問題 要上報批準 c 遇到問題 雖有解決方法 但沒有權力或能力實施 需要上級幫助 d 對有關方針 政策和上級發(fā)布指示有疑問 要上級解答 e 下級機關之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐 要上級仲裁 f 請上級領導參加活動 指導工作 2 注意事項 一事一請 不得越級 主送機關一般為一個 一般不主送個人 如需同時送其他機關 應當用抄送的形式 須由主要負責人簽發(fā) 要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話 請示材料須真實 不要為得到領導批準而虛構情況 理由充分 請示事項明確 語氣平實 懇切 報告 1 功能適用于向上級機關匯報工作 反映情況 答復上級機關詢問 2 類型a 工作報告 b 情況報告 c 建議報告 d 答復報告 e 報送報告 請示與報告的區(qū)別 內(nèi)容要求不同 側重點不同 行文目的不同 行文時間不同 篇幅不同 結束用語不同 處理結果不同 通知 1 功能適用于批轉下級機關公文 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項 2 分類指示性通知 批轉性通知 事項性通知 告知性通知 1 功能適用于公布社會有關方面應當遵守或者周知的事項 通告 2 特點 法規(guī)性 周知性 實務性 行業(yè)性 3 標題的寫法有三種 通告 關于XXX的通告 XXX關于XXX的通告 通告緣由 4 正文的結構 通告事項 通告結語 通告的發(fā)文字號 5 注意事項 通告不寫抬頭 無主送單位 6 公告與通告的區(qū)別 內(nèi)容屬性不同 告啟的范圍不同 使用權限不同 三 公文的格式 公文格式的組成要素包括 1 發(fā)文機關標識 版頭 紅頭 2 公文份數(shù)序號 3 密級 4 發(fā)文字號 5 簽發(fā)人 主要用于請示 6 標題 7 主送機關 內(nèi)發(fā)可省略 8 正文 9 附件 10 發(fā)文機關署名 11 成文日期 12 印章 13 附注 此件發(fā)至XX級 14 主題詞 15 抄送單位 16 印刷機關和印刷時間 成文日期確定原則 1 會議通過的決定 決議以會議通過日期為準 2 領導簽發(fā)的 以簽發(fā)日期為準 3 聯(lián)合行文 以最后簽發(fā)機關的領導簽發(fā)日期為準 4 法規(guī)性文件以文件批準日期為準 成文日期必須寫年月日 且要用漢字 主題詞 條例 和 方法 都明確規(guī)定 上報的文件應當按照上級的要求和 公文主題詞表 標注主題詞 1 一份公文標引的主題詞 除類別詞外 最多不超過五個 標引主題詞的順序為先標類別詞 再標類屬詞 在標類屬詞時 先標反映公文內(nèi)容的詞 最后標反映公文形式的詞 如 上海市人民政府關于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知 先標類別詞 農(nóng)業(yè) 再標反映公文內(nèi)容的類屬詞 扶貧 最后標反映公文形式的類屬詞 通知 2 一份公文有兩個以上主題內(nèi)容時 先集中對第一個主題內(nèi)容標注 再對第二個主題內(nèi)容進行標注 最后標文種 3 在 公文主題詞表 中找不到準確反映公文內(nèi)容的類屬詞時 可用類別詞替代 四 公文寫作中的常見問題 把業(yè)務主管部門當成上級機關 請求批準時常錯用文種 平行機關之間 行文對象有管理實權 行文時當上級機關對待 錯用文種 部門內(nèi)設機構除辦公廳 室 外不得對外正式行文 注意聯(lián)合行文的條件 級別相同 共同管理 公文標題病誤 a 標題缺少行文單位公文標題通式為 行文單位 關于 事由 的 文種 c 關于文件層層轉發(fā)的問題 b 標題無文種將一般公文誤作為法定公文 致使標題無文種 如 關于 的規(guī)劃 關于 的總結 轉發(fā) 印發(fā)性通知文種被放棄 致使標題無文種 如 關于轉發(fā) 的方案 d 不倫不類的標題兩個文種并用如請示報告 任免決定的通知等 混用文種將 請示 錯用成 報告 e 標題中亂用標點符號 公文標題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號外 一般不用標點符號 語言結構和文字方面問題a 段落層次不清 主次不分 不善于用結構層次序數(shù) 如一 二 1 2 b 主語謂語搭配不當 如 人民的生活水平普遍增加了 提高 上述問題 今后準備進一步加強和改進 解決和糾正 c 標點符號錯用 如 逗號和句號錯用 例 為了加強熟肉制品市場管理 規(guī)范熟肉制品市場經(jīng)濟行為 維護消費者利益 在全市建立統(tǒng)一批發(fā) 集中配送的熟肉制品供應體系 根據(jù)市政府會議精神 決定 金字塔建設者的故事 1560年 一位瑞士鐘表匠塔 布克 預言埃及金字塔的建造者 不會是奴隸 而是一批歡樂的自由人 2003年 埃及最高文物委員會宣布 通過考證 金字塔是由一批具有自由身份的農(nóng)民和手工業(yè)者建造的 而不是歷史記載的30萬奴隸 塔 布克為什么能在400多年前預言 他是從自已的經(jīng)歷中得出這一結論的 他曾因反對羅馬教規(guī)而入獄 入獄后被安排制作鐘表 但一直無法做出誤差小