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文檔簡介

精心整理材料款支付審批管理制度(試行)為規(guī)范公司內的材料款支付行為,防范付款過程中的差錯與舞弊,確保付款業(yè)務的真實性、合法性,特制訂本制度。一、材料款分類1、預付款:是指根據(jù)采購合同支付條款的約定或者根據(jù)公司與供應商的采購約定,必須由公司先支付給供應商一定數(shù)額的款項。2、進度款:是指根據(jù)采購合同約定必須由供應商履行一定交付義務或其他約定義務時,由公司支付給供應商的部分款項。3、結算款:是指根據(jù)采購合同約定,在供應商全部履行完畢交付義務或其他約定義務后,由公司支付給供應商的最后一筆款項。4、月結款:是指根據(jù)采購合同約定,由公司按月在規(guī)定的日子前支付給供應商上月交易材料的款項。5、特殊材料采購款:是指因施工用材急切或采購量小,無法進行招投標采購或無法與供應商簽訂采購合同,經材料處進行貨比三家詢價后,報公司領導審批后可以直接采購材料而依據(jù)采購約定需要支付的款項。6、雇用設施款:是指材料處因臨時解決材料裝吊、運輸?shù)葮I(yè)務時,材料處雇用外部吊機、叉車、平板車、運輸車、挖機等設施時所需支付的款項。二、材料款支付管理部門材料處作為材料款支付事務的發(fā)起人,依據(jù)材料采購合同或外部設施雇用款項支付約定,負責填寫材料款支付申請單(附件一)或雇用設施款支付申請單(附件二),并依據(jù)本制度規(guī)定的匯簽流程進行申請支付,同時必須做好支付相關附件單據(jù)的收集與審核。項目部作為材料使用或雇用設施使用部門,負責確認支付申請單上所列明的支付明細事項,并簽署確認意見。督查處、土建公司作為材料款項或雇用設施使用的監(jiān)督管理部門,負責確認支付申請單上所列明的支付明細事項和相關附件單據(jù)的審核。財務處作為材料款支付或雇用設施費用支付的最后把關部門,負責審核支付單上所列的支付明細事項、采購合同或雇用設施審批單以及相關材料單據(jù)(供應商出具的送貨單、材料驗收單、材料入庫單等),負責審核所需支付款項是否符合合同約定或雇用設施審批約定,負責鑒別供應商所提供的發(fā)票的真?zhèn)?,負責檢查支付單上各類數(shù)據(jù)的正確性以及做好經公司領導審批后款項的支付工作。公司領導負責支付款項的最終審批,審批后由財務處負責支付或開具相關票據(jù)給供應商,并做好簽收記錄。公司總經理對材料款的審批不承擔責任,由經辦人、所有審核人員及分管領導承擔責任。三、材料款的支付審批流程1、首先由材料處采購員依據(jù)采購合同約定或雇用設施費用支付約定,填寫材料款支付申請單或雇用設施款支付申請單,同時負責收集支付申請單所需的附件單據(jù),然后交材料處負責人進行審核簽字。2、經材料處負責人審核簽字確認后,由相關項目部進行審核簽字。3、項目部負責人簽字確認后,由督查處、土建公司負責人進行審核簽字。4、督查處、土建公司負責人簽字確認后,交給財務處項目會計對支付申請單、相關材料單據(jù)(送貨單、驗收單、入庫單)、發(fā)票等與經公司董事長審批后的采購合同、詢價情況表、報價情況表等進行審核,檢查款項支付是否符合合同約定或雇用設施審批約定,檢查各類數(shù)據(jù)的正確性,無誤后進行簽字確認,然后上報財務處負責人進行審核,審核無誤后,則財務處負責人進行簽字確認。5、財務處負責人簽字確認后,交由材料處負責人上報公司領導進行審批,6、公司領導審批簽字后,由財務處出納依據(jù)審批確定的支付方式,完成支付工作,同時做好相應的記錄。7、如果材料采購已支付預付款的,每次結算時,單次結算費用在預付款的額度內,材料處可以直接到財務處進行沖帳;如單次結算費用超過預付款額度的,必須依照本制度按流程進行審批。四、其他規(guī)定1、供應商為企業(yè)的,在簽訂采購合同時必須明確由本單位提供正規(guī)的材料發(fā)票,發(fā)票上的開票單位名稱與報價單、詢價審批單、采購合同、送貨單上的單位名稱一致,方可支付結算;如有其他特殊情形的,必須在合同中予以明確約定,否則財務處有權不予支付結算材料款。2、供應商為個人的,在簽訂采購合同中必須明確由個人提供一至兩家指定的開發(fā)票單位,在結算材料款時,必須由指定開票單位提供的正規(guī)發(fā)票,否則,財務有權拒付該筆材料款:如指定開發(fā)票單位提供假發(fā)票或出現(xiàn)其他問題,一切法律責任及經濟損失由個人供應商擔任。(如果是個人簽訂合同的,都必須簽上個人的名字報銷;其他條款,有出入的必須按合同規(guī)定執(zhí)行,否則不予報銷;結帳時或報帳時間手續(xù)要與合同條款一致,否則不予支付)。3、供應商在提供發(fā)票時,發(fā)票上無法列明清單的,必須附上銷售清單,出具清單的單位(個人)名稱必須與合同中的單位(個人)名稱保持一致。4、部分材料款需用工資單抵沖的,必須填寫一份材料支付申請單及一份工資單,工資單(必須有編號)中的金額必須與材料支付申請單的金額完全一致。5、針對黃沙、石子開具相對應黃沙、石子發(fā)票較少的情況,由材料處負責與黃沙、石子供應商協(xié)商,按一定比例開具黃沙、石子發(fā)票,價格做相應的浮動,并在合同中予以明確。6、材料處在結算材料時,凡涉及無材料詢價審批單、無材料購銷合同的款項暫不結算。五、各類款項支付審批時所需附上的單據(jù)1、預付款:詢價審批單、采購合同、發(fā)票2、進度款:詢價審批單、采購合同、發(fā)票、送貨單、驗收單、入庫單3、結算款:詢價審批單、采購合同、發(fā)票、送貨單、驗收單、入庫單4、月結款:詢價審批單、采購合同、發(fā)票、送貨單、驗收單、入庫單5、特殊材料采購款:詢價審批單、發(fā)票、送貨

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