外貿(mào)部門工作流程和職責(zé).doc

外貿(mào)部工作流程和制度1 客戶的詢盤，一般在下訂單之前，都會有相關(guān)的詢盤給業(yè)務(wù)員。 在收到客戶詢盤后，需在第一時(shí)間里回復(fù)，若有客戶需求具體提供報(bào)價(jià)或需找樣的詢盤，需在收到詢盤后馬上發(fā)函于客戶，告知客戶會在什么時(shí)候報(bào)價(jià)，何時(shí)能夠提供樣品，原則上應(yīng)在半小時(shí)內(nèi)報(bào)價(jià)，最遲不能遲于下半個(gè)工作日，找樣最遲不低于一天時(shí)間，以此高效服務(wù)才能贏得客戶。2 對于客戶需求打樣的，要按具體要求，制出書面打樣單，打樣單上嚴(yán)厲清楚概括，貨號，原料，顏色搭配和做法，打樣單由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能布置打樣。樣品完成后需細(xì)心審核樣品，寄出前，必需攝影存入電腦檔案。若是新客戶，樣品能否向客戶收費(fèi)，收多少，快遞費(fèi)是預(yù)付照樣到付，需請示經(jīng)理，由經(jīng)理決議?？偟脑瓌t是：若是少數(shù)樣品，樣品免費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。 如樣品數(shù)目較多，應(yīng)思索樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。3 嚴(yán)厲掌握核價(jià)單，準(zhǔn)備地報(bào)出美金賣價(jià)，需制作一份報(bào)價(jià)單，詳細(xì)列明布料的規(guī)格遞交業(yè)務(wù)部核算坯布價(jià)格，報(bào)價(jià)單為一式二份，業(yè)務(wù)，外貿(mào)部各存底一份以備訂單簽署后作為與業(yè)務(wù)核算依據(jù)。美金賣價(jià)確定后，準(zhǔn)則上必需經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對外報(bào)價(jià)，單個(gè)客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必需把工作前因后果向直屬總經(jīng)理匯報(bào)請示清晰，由總經(jīng)理決義可否操作。4 積極主動(dòng)與客戶堅(jiān)持聯(lián)絡(luò)， 促使客戶及早下訂單，樣品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否收到樣品，確認(rèn)客戶收到樣品后，應(yīng)立刻發(fā)信給客戶，十分謙讓的訊問客戶對樣品的評價(jià)，訊問客戶能否有下訂單的意愿。5 確定付款方式：匯付，托收和信用證三種。如果是T/T付款，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬，要堅(jiān)持30%預(yù)付定金的原則，如果是放帳或通過銀行D/P，D/A等方式收匯等，需公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)同意，在考慮是有長久貿(mào)易伙伴可以實(shí)行。如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后業(yè)務(wù)員應(yīng)該仔細(xì)審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客戶改證。采用LC收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯(cuò)誤，才交銀行議付，采用TT收匯的，在取得提單后馬上傳真給國外買方付款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其它文件寄給國外買方。如果TT收匯的，要求收全款才能做裝箱，要等收款后再安排裝箱，拿到提單后可立即寄正本提單給國外客戶。6 外貿(mào)部收到訂單后，首先要做出業(yè)務(wù)核表，按出口合同審核表的項(xiàng)目如實(shí)填寫，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明，合同審批需附上客戶認(rèn)單件。審核表由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交總經(jīng)理審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)總經(jīng)理與外貿(mào)部洽談審批后才行。合同審批后制成銷售訂單，交給跟單員跟進(jìn)。業(yè)務(wù)人員在收到及確認(rèn)預(yù)付訂金到款后方可下達(dá)生產(chǎn)通知，通知生產(chǎn)部門排產(chǎn)。 7 業(yè)務(wù)員應(yīng)一直樹立“訂單就是敕令的企業(yè)理念， 客戶下單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出訂單，并立刻下發(fā)到有關(guān)部門。 組織安排貨源和跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)匯報(bào)給客戶生產(chǎn)進(jìn)度，產(chǎn)前色樣最終與客戶核對，由客戶簽字后發(fā)放于染廠。若有客戶交待不清的，應(yīng)立刻發(fā)電子郵件與客戶書面確認(rèn)。8 對于客戶的款項(xiàng)安排，嚴(yán)格要求控制在30%及30%預(yù)付定金，以減少不必要的風(fēng)險(xiǎn)，客戶的貨款必是在收到已扣除銀行手續(xù)費(fèi)的貨款，在客戶匯款前需跟客戶闡明。 9 驗(yàn)貨：在交貨期前一周，通知跟單員驗(yàn)貨， 如客人自行驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知倉庫。如果客戶指定由第三方驗(yàn)貨公司驗(yàn)貨的，在交貨兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨前安排好時(shí)間。10 進(jìn)出倉：貨物到達(dá)公司倉庫前，通知倉管到貨時(shí)間和遞交送貨清單，倉管員憑送貨清單核對商品點(diǎn)數(shù)進(jìn)倉，并由倉管指示并協(xié)助搬運(yùn)工按已定的位置將商品逐一擺放好。貨物出倉前遞交倉庫一式二分發(fā)貨清單，并同倉管協(xié)助安排搬運(yùn)工及點(diǎn)數(shù)。貨物裝卸完畢后，由倉管開具放行單，放行單上注明貨總數(shù)量，出倉時(shí)間和發(fā)往地，注明裝柜柜號，司機(jī)姓名和聯(lián)系方式，必要時(shí)需要司機(jī)簽字。11 應(yīng)在出貨前一個(gè)星期內(nèi)，制備基本文件，裝箱資料，制作出口合同，商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件，如果沒有收完貨款，經(jīng)有總經(jīng)理與客戶商量批準(zhǔn)后方可出貨，在做商檢之前，需與總經(jīng)理協(xié)商該批貨物的單價(jià)，米數(shù)和金額，以求最大化的取得出口貨物的價(jià)值。12 租船訂倉：如果跟客戶簽訂的是FOB 條款，通常由客戶指定運(yùn)輸代理公司或船公司，應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少三天以前，以及船期能否達(dá)到客戶要求的交貨期。應(yīng)在交貨期一周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知，通常在開船三天前可拿到定倉紙。13 如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人，如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司，開船前兩周書面定倉，程序同上。如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位，拿到入倉紙時(shí)，還要了解結(jié)關(guān)時(shí)間，入倉報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。14 安排拖柜：貨物做好后并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜，拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽訂協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料： 定倉確認(rèn)書，放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行及裝船口岸等。船公司或其代理人必須在收取運(yùn)費(fèi)后發(fā)給托運(yùn)人運(yùn)費(fèi)預(yù)付的提單，如屬到付運(yùn)費(fèi)貨物，則在提單上注明運(yùn)費(fèi)到付，由船公司卸港代理在收貨人提貨前向收貨人收到。15 收取海運(yùn)提單及其它運(yùn)輸文件： 最遲在開船后二天內(nèi)要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船公司或貨運(yùn)代理，補(bǔ)料要按L/C或客戶的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單，仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客戶確認(rèn)，要先傳真提單樣板給客戶，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。及時(shí)支付運(yùn)雜旨，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件，支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。貨物發(fā)柜后七天后，向貨代公司索取報(bào)關(guān)單,與出口代理協(xié)商需開票總金額, 向財(cái)務(wù)部遞交開票資料.16 制單結(jié)匯交單給出口人，在信用證到期前和交單期限內(nèi)向指定銀行提交符合信用證條款規(guī)定的單據(jù)。這些單據(jù)經(jīng)銀行確認(rèn)無誤后，根據(jù)信用證規(guī)的付匯條件，由銀行辦理出口