如何制定計劃(個人精心編制)2012.06.21版@teliss.doc

布衣公子 精心編制 懇請您批評指正！如何制定計劃一、為什么要制定計劃1二、計劃概述2（一）什么是計劃2（二）計劃的特點2（三）計劃的分類3（四）制定計劃的原則4三、制定計劃的步驟4（一）目標分解4（二）事項/任務排序4（三）確定行動方案5（四）撰寫計劃書6一、為什么要制定計劃孫子兵法上說：夫未戰(zhàn)而廟算勝者，得算多也；未戰(zhàn)而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況于無算乎！吾以此觀之，勝負見矣。孫子兵法計劃工作是一座橋梁，它把我們所處的此岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。 哈羅德孔茨古人講：“凡事預則立，不預則廢?！?在日常學習或工作中，計劃是常用并意義重大的。一切有組織的活動，不管大小，重要與不重要，全局性的或是局部性的，都必須有計劃。計劃工作又是一切管理活動的前提，只有有了計劃以后，人們才能開展其他的管理活動。因此，一日之計在于昨夜，而不是在于晨，今天晚上就應該寫好明天早上要做的事情。一月之計在于上個月底，這個月底你就應該寫好下個月你要做的一切事情。一年之計在于去年底，而不是在于今年年初，今年年底你就應該寫好一切明年要做的事情，在明年的時候全部把它完成。1、為什么常常不制定計劃 沒有習慣；習慣決定性格，性格決定命運。 做了也完成不了；說明計劃不科學，或缺乏控制。 沒有時間；如果你如果沒有時間去籌劃，就只有時間去后悔了。 計劃不如變化快；做計劃正是為了應對變化，提高預見性。 知難行易；正是檢視自己執(zhí)行力的時候。 不知如何做；本課程教你。 保持對付上司的彈性。這太陰險了吧。2、制定計劃有什么好處1）預測未來，指明方向有了計劃，工作就有了明確的目標和具體的步驟，就可以協調大家的行動，增強工作的主動性，減少盲目性，使工作有條不紊地進行。2）提高成功的可能性計劃為目標的具體實現提供切實可行的方案，因此按照計劃實施，則成功完成預期工作目標的可能性大大地提高。3）提高工作效率通過計劃，實現對工作的輕重緩急進行安排，使得工作更加有效率。 4）減少變化的沖擊未來的情況是不斷變化的，計劃是預測這種變化并且設法消除變化對組織造成不良影響的一種有效手段。計劃可以減少不確定性，使我們預見到行動的結果。5）整合資源，減少浪費制定計劃時，通過各種方案的技術分析，選擇最有效的方案用于實施，使有限的資源得到合理的配置，從而減少資源浪費，提高效益。6）有利于進行控制計劃所設立的目標、責任人、時限等便于對作進度和質量的考核，對計劃的執(zhí)行者有較強的約束和督促作用。二、計劃概述（一）什么是計劃圍繞目標，你要分析一下怎么能達成？通過什么路徑、什么方法、什么資源、什么時間來達成目標，預達成目標，我該分階段做些什么？這實際上就是計劃！即，計劃是為完成一定的目標而事前對措施和步驟作出的部署，即計劃是實現目標的方案途徑。計劃是一個統(tǒng)稱，涵蓋常見的規(guī)劃、方案、安排、設想、打算、要點等。u 規(guī)劃：是具有全局性的、較長時期的長遠設想。 u 方案：是從目的、要求、工作方式到工作步驟等方面對專項工作做出全面部署與安排的計劃。u 安排：是對短期工作進行具體布置的計劃。 u 設想：是初步的草案性計劃。 u 打算：是短期內工作要點式計劃。 u 要點：是列出工作主要目標的計劃。（二）計劃的特點1）普遍性由于人的能力是有限的，現代組織中的工作是如此復雜，即使是最聰明最能干的領導人，也不可能包攬全部計劃工作。因此，實際的計劃工作涉及到組織或企業(yè)中的每一位管理者及員工，上至高層管理者，下至基層管理者及員工。一個組織的總目標確定后，各級管理人員為了實現組織目標，使本層次的組織工作得以順利進行，都需要制定相應的分目標和分計劃。這些具有不同廣度和深度的計劃有機地結合在一起，便形成了一個多層次計劃系統(tǒng)。因此，計劃具有普遍性。2）預見性這是計劃最明顯的特點之一。計劃不是對已經形成的事實和狀況的描述，而是在行動之前對行動的任務、目標、方法、措施所作出的預見性確認。但這種預想不是盲目的、空想的，而是以為未來工作目標或實踐活動為導向，以現有的條件為基礎，以過去的成績?yōu)橐罁?，對對今后的發(fā)展趨勢作出科學預測之后制定的。3）可行性可行性是和預見性是緊密聯系在一起的，預見準確的計劃，在現實中才真正可行。因此，對未來的預測，應建立在客觀實際的基礎上，以現有的條件為基礎，以過去的成績?yōu)橐罁碜龀鲱A測，并切忌盲目地、無根據地制訂計劃。這樣才能使計劃有可行性。4）指導性制訂任何一項計劃，必須有明確在一定的時間內完成什么任務，獲得什么效益。這也就成了工作的方向和依據。5）約束性 計劃一經通過、批準或認定，在其所指向的范圍內就具有了約束作用，在這一范圍內無論是集體還是個人都必須按計劃的內容開展工作和活動，不得違背和拖延。6）可變性如果在計劃執(zhí)行過程中，客觀情況發(fā)生了變化、就要適時地予以修訂。所以計劃既有指導性，也有可變性。同時，考慮到未來的變化，計劃的制定還應有彈性，可以預測未來可能的變化，輔以備選的多套計劃。所以，“計劃沒有變化快”這句話很有它的道理，但是它的意義不是叫你不要做計劃，而是叫你做多套計劃。以備選擇。正所謂：計劃并不能保證你成功，但能讓你為將來作好準備。（三）計劃的分類1）按時間跨度，可以分為：長期計劃、中期計劃和短期計劃。計劃有長短之分，可以根據階段性的目標設定階段性的計劃，比如，一年計劃、三年計劃、五年計劃等等。2）按范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、行業(yè)計劃、部門計劃、單位計劃、班組計劃、個人計劃等。如長江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃、人力資源部年度培訓計劃3）按內容分，有學習計劃、工作計劃、教學計劃、營銷計劃、生產計劃、新產品開發(fā)計劃、科研計劃、質量計劃、財務計劃、成本計劃、信貸計劃、稅收計劃、物資計劃等等。 4）按寫法分，有文字式計劃、圖表式計劃、文字圖表結合式計劃。 以上分類只是從某一個角度而言的。事實上，就一份具體的計劃來說，往往兼跨幾種類型。 （四）制定計劃的原則1）計劃的應條理清晰，簡潔明了，表述清楚具體實施過程的每一個要素（5W2H）。2）為了應對未來的不確定性，甚至要輔以其他備用計劃，即方案B、方案C等。3）舉大而不遺細，謀遠而不棄近。不管做什么都要從細節(jié)抓起，把眼前的事情做扎實了。返回三、制定計劃的步驟（一）目標分解計劃的制定是為了完成具體的目標，而根據目標的時間跨度和范圍不同，要將目標進行分解。即，若是長期目標，需要分成若干個短期目標；將大的團隊目標分解成小的個人目標（千斤重擔人人挑、人人肩上有指標），這樣，分解后的目標就為具體計劃的制定提供坐標。再具體制定計劃時，就可以依據分解后的目標，來確定工作任務分配、工作進度、資源需求及匯總等等。（二）事項/任務排序為完成一項目標，均對應著具體的工作事項或任務。如，銷售業(yè)務員一天需跑完兩個客戶，他需要完成電話預約、查詢路線、準備出差資料、拜訪客戶、填寫差旅或交通發(fā)票、撰寫日程日志等事項，另外，他當天還有其他事情要處理，比如與其他客戶對賬、敦促公司發(fā)貨以及個人手機話費充值等等。而這些事項，需要進行適當的排序，以促使當天的任務能夠妥善完成。1、輕重緩急，要事第一人的時間有限，無論怎么擠一天也不可能擠出25個小時出來。因此，有限的時間里，我們要做最能出效益的事！所以，我們做事情的標準，不是“某件事有沒有意義”，而是“某件事是不是最有意義”。概況起來說，就是“要事第一”。我們根據事情的重要和緊急程度的不同，將事情劃分成為四種類型，并排定優(yōu)先，以給予我們做事順序的指導。重要緊急 危機（看病、救火） 急迫的問題 有期限壓力的計劃 規(guī)劃 防患未然（鍛煉、防火） 技能提升、創(chuàng)新 建立人際關系 發(fā)掘新機會 無謂的交際應酬 某些電話、信件 個人嗜好的沉迷 拖延（看電視、上網） 不速之客 臨時會議、邀約 某些電話、郵件 下屬請示與報告馬上就做定出時間待會做別做了/打發(fā)時間、休閑授權別人做2、追求效率，統(tǒng)籌安排同樣是一天，同樣是一樣的工作目標，有的人完成的就比別人的好，比別人的快，這是為什么呢？除了工作技能的嫻熟之外，很重要的一個方面，就是高效率的人懂得統(tǒng)籌安排。我們都知道一個“先裝石頭還是先裝沙子才能發(fā)揮罐子最大容量”的故事模型。類比到時間的統(tǒng)籌安排上，則就是利用大塊的時間處理“大塊”的事情，利用瑣碎的時間處理瑣碎的事情，利用等待的事件兼做別的事情（比如在旅途中可以打電話或者構思計劃）。請想一想，如果你是銷售業(yè)務員，該如何對上述所羅列的事項進行排序及統(tǒng)籌安排？（三）確定行動方案對事項/任務排序以后，要對每一個事項擬定具體、清晰的行動方案。行動方案的七大要素為：“5W2H”，一般可以采用行動方案表的方式簡要描述。 What 做什么？事項清單？ Why 為什么做？目的是？ Who 誰去做？聯系誰？ Where 何地做？ When何時做？何時完成？ How 怎樣做？實施戰(zhàn)術？ How much所需資源？需多大代價？序號No.事項名稱What目的Why相關人Who地點Where完場時限When怎樣做How所需資源How Much備注注：此表中，也有的要素可以適當省略，如“Why”。但也可以根據計劃追蹤的要求，再增加一欄“執(zhí)行反饋”。（四）撰寫計劃書根據計劃的重視程度不同，需要撰寫不同類型的計劃書。比如，簡單的計劃書，只需要上述的一個excel表即可，而正規(guī)一點計劃書，通常都包括三部分：標題 、正文、落款。1、標題標題，即計劃的名稱，一般有全稱標題、簡稱標題和文章式標題三種。1）全稱標題全稱標題包括以下四項：制定計劃的單位名稱、計劃的適用時間、計劃的內容范圍和計劃的種類。如公司部門年營銷工作計劃。2）簡稱標題簡稱標題即全稱標題的簡略，將其中的某個組成部分省略。有的省略時限，如公司營銷方案； 有的省略單位，如2012年度人力資源部工作要點； 有的省略單位和時限，如畢業(yè)生就業(yè)工作計劃。 3）文章式標題文章式標題按照計劃的內容或要達到的目標制定。如為實現本公司2012年創(chuàng)利5000萬元而奮斗 若計劃尚未經批準，則在標題后或正下方注明其成熟度，如“草案”、“討論稿”字樣，并加上圓括號。2、正文正文一般由前言、主體和結語構成。1）前言（指導思想） 前言，即計劃的開頭，是全文的導語，也是制定計劃的依據！前言要交待有關的背景材料，對基本情況做出分析，說明提出任務的依據、開展項目工作的指導思想、計劃的總任務和總要求等。前言是計劃的總綱，回答項目“為什么做”和“能不能做”的問題，是人們了解執(zhí)行計劃的必要性和可能性。語言應準確鮮明，簡練扼要。2）主體（計劃事項）主體是正文的中心部分，是計劃的核心內容?？梢詫⑸鲜龅男袆臃桨副碇苯痈缴稀Ｔ谖淖值拿枋錾?，要求任務具體，目的清楚，落