公司行政管理體系.doc

行政管理體系手冊行政管理體系手冊批 準：_審 核：_編 制：_目錄1企業(yè)行政管理體系的功能42企業(yè)行政管理體系的職能53. 企業(yè)行政管理體系的任務64. 企業(yè)行政管理體系的構建74.1企業(yè)行政管理體系組織架構圖74.2管理職責84.2.1行政管理體系組織84.2.2職責、權限和義務84.2.3管理評審84.3行政管理體系文件94.3.1行政管理手冊94.3.2程序文件（管理制度）94.3.3記錄文件（表、卡）94.4文件和記錄控制 104.4.1文件控制 104.4.2記錄控制 104.5企業(yè)文化控制 114.6辦公事務控制 124.6.1行政公文管理 124.6.2辦公物品管理 134.6.3會議管理 134.7規(guī)章制度控制144.8后勤事務控制164.9公共關系控制 174.10管理改進 184.11其他過程改進 19一、企業(yè)行政管理體系的功能 一個好的企業(yè)，首先要有一個堅實、高效的團隊。企業(yè)行政管理體系，可以說是企業(yè)的中樞神經系統。它以總經理為最高領導，由行政人事經理分工負責，由行政各個部門具體組織實施、操作的一個完整的體系。企業(yè)管理的具體工作的廣度涉及到企業(yè)的全部運作過程，其深度設計到企業(yè)的各個部門和分支機構的方方面面以及局外人難以想象的細微末節(jié)。企業(yè)行政管理體系擔負著企業(yè)的管理工作；企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的“業(yè)務”。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術（設計）、工程（服務）、資金（財務）、發(fā)展（營銷）幾大塊業(yè)務的順利、有效進行和相互之間的協調。企業(yè)行政管理體系工作可以說是千頭萬緒、紛繁復雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理這顆大樹上的枝枝葉葉而已。概括起來說，行政管理的企業(yè)中主要有管理、協調、服務三大功能：其中管理是主干，協調是核心，服務是根本。究而言之，行政管理的實質是服務。二、企業(yè)行政管理體系的職能行政部門應該兢兢業(yè)業(yè)、認真細致地做好種種行政事務工作，把領導和員工從繁重、瑣碎的行政事務和生活瑣事中解脫出來，可以集中精力、輕裝上陣，研究市場形勢，考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略，探討公司的組織架構，任用公司的各級干部，實施公司的經營方針，解決公司所面臨的重大問題，以及專心做好每一筆重要業(yè)務等等。為了做好紛繁復雜的行政工作，就必須建立健全和認真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的“法治”秩序。更重要的是，要培養(yǎng)出一支高素質、高效率的行政人員隊伍：同時要搞好科學分工、管理層次和合理授權。一旦行政系統的一系列硬件（如辦公設施、生活設施）、軟件（如規(guī)章制度、工作程序）、人員隊伍、分工協作和管理層次等等建立健全起來，整個行政管理體系在很大程度上就會成為一部自動機器一樣運轉，只在較少的場合才需要部門領導和上級領導輔以“人治”。行政管理體系工作基本包括：會議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關管理、各種實物資產管理、車輛管理、內部監(jiān)察事務，以及人力資源管理等等，參與企業(yè)的監(jiān)督、控制、決策工作；以全面提高組織效能，提供必要管的保障為目的，而對企業(yè)內部辦公事務、后勤事務活動的構成要素及其理流通過程所作的規(guī)劃、組織、監(jiān)控、控制、協調。三、企業(yè)行政管理體系的任務企業(yè)內部的各種事務是由多種要素構成的，人、財、物、信息、制度方法等等都要參與其中，共同發(fā)揮作用，這就需要保持構成要素的齊全、有效，使要素之間有最佳的配合關系。 企業(yè)行政管理的任務就是通過對事務活動的構成要素及其流通過程實施科學有效的規(guī)劃、組織、監(jiān)督、控制、協調，為企業(yè)職能活動的高效開展創(chuàng)造條件、奠定基礎、提供保障。要使企業(yè)做到： 人盡其才，即為事務活動的有效運行提供人力資源保證，要通過科學分工、優(yōu)化組合、完善行為規(guī)范、教育培訓與激勵、合理配置各類從事事務處理工作的人員，明確其職位，提高其素質，充分調動他們的積極性，充分發(fā)揮他們的作用。 物盡其才，即為企業(yè)職能活動提供必需的物質條件，要合理分配，正確使用各種設備、工具、材料和能源，充分發(fā)揮其作用，厲行節(jié)約，努力降低消耗，力爭供求平衡。 財盡其用，即為企業(yè)職能活動提供基本的財力保證，要量入為出，量力而行，講究成本效益，講究核算，使有限的資金得到合理利用。時盡其能，即為企業(yè)職能活動的有效性提供必要的時間資源，要維護事務的時效，以有力措施充分發(fā)掘時間的利用價值，合理配置時間，充分利用時間。& p! 文暢其流，即為企業(yè)職能活動提供包括文件在內的各種信息資源，要創(chuàng)造、充分利用、有效維護信息資源，使信息流通過程有序、順暢、有效。 四、企業(yè)行政管理體系的構建1、企業(yè)行政管理體系組織架構圖 1、企業(yè)行政管理體系組織架構圖2、管理職責2.1行政管理體系組織根據本企業(yè)實際情況，建立能夠充分協調、高效發(fā)揮職責的行政管理體系組織。 2.2職責、權限和義務公司總經理對行政管理負責，任命行政人事經理和各行政控制系統責任人員。行政人事經理應具有企業(yè)行政管理的相關知識和經驗，具有行政管理體系建立、實施、保持和改進的管理職責和權限。行政人事中心經理對公司行政管理工作分工負責，任命行政控制系統（如企業(yè)文化、辦公事務、人力資源、其他主要過程控制系統等）責任人員，規(guī)定各行政控制系統責任人員以及需要獨立行使與保證行政管理效能的相關人員的職責、權限和義務，明確各行政控制系統之間、行政人事經理與各行政控制系統責任人員之間、各行政控制系統責任人員之間的工作接口和協調措施。2.3管理評審每年至少應當對企業(yè)行政管理體系進行一次管理評審，確保行政管理體系的適應性、充分性和有效性，滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求，并保存管理評審記錄。3、行政管理體系文件 行政管理體系文件包括行政管理手冊、程序文件（管理制度）和記錄文件（表、卡）等。3.1行政管理手冊行政管理手冊應當描述行政管理體系文件的結構層次和相互關系，并至少包括以下內容：（1）術語和縮寫；（2）體系的適應范圍；（3）管理方針和目標；（4）行政管理體系組織及管理職責；（5）行政管理體系基本要素、行政控制系統、控制環(huán)節(jié)、控制點的要求。3.2程序文件（管理制度）程序文件（管理制度）應當與管理方針一致，滿足行政管理手冊基本要素的要求，并且具有可操作性。3.3記錄文件（表、卡）管理記錄應當符合企業(yè)特性，滿足程序控制實施過程的需求。文件格式及其包括的項目、內容應當規(guī)范標準。4、文件和記錄控制4.1文件控制文件控制的范圍、程序、內容如下：（1）受控文件的類別確定，包括行政管理體系文件、外來文件、其他需要控制的文件等；（2）文件的編制、會簽、審批、標識、發(fā)放、修改、回收，其中外來文件控制還應當有收集、購買、接收等規(guī)定；（3）行政管理體系實施的相關部門、人員及場所使用的受控文件為有效版本的規(guī)定；（4）文件的保管方式、保管設施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。4.2記錄控制記錄控制范圍、程序、內容如下：（1）行政管理過程所形成的記錄的填寫、確認、收集、歸檔、貯存等；（2）記錄的保管和保存期限等；（3）行政保證體系實施部門、人員及場所使用相關受控記錄表格為有效版本的規(guī)定。5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內容如下：（1）企業(yè)文化責任部門的建立、建設和職能，企業(yè)文化責任人的職權、職責和義務。（2）企業(yè)文化控制的目的（目標）和任務。（3）企業(yè)文化應當符合企業(yè)特性，具有客觀性、發(fā)展性、指導性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。（4）企業(yè)文化戰(zhàn)略實施的計劃、過程和記錄。（5）企業(yè)文化理念識別系統情況，包括：價值觀念（核心理念）、各類經營管理理念、宣傳口號以及員工認知和認同程度。（6）企業(yè)文化行為識別系統情況，包括：組織對內、外行為，團體對內、外行為，個體對內、外行為以及員工認知和認同程度。（7）企業(yè)文化視覺識別系統情況，包括：工作（生產、經營）、生活各類標志、色彩，以及體現企業(yè)特性的其他視覺識別；員工對視覺識別系統的認知和認同程度。（8）理念、行為、視覺識別系統的相互符合情況。（9）企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個層面，并起到導向作用。6、辦公事務控制辦公事務責任部門的建立、建設和職能，辦公事務責任人的職權、職責和義務；辦公事務各環(huán)節(jié)負責人的認定、職責、職權和義務。6.1行政公文管理行政公文管理的范圍、程序、內容如下：（1）行政公文的起草、撰寫、審核、批準、傳閱（抄送）、存檔、銷毀規(guī)定。（2）不同公文行文規(guī)范和格式的要求。（3）發(fā)文內容、落款和印章的符合性。（4）行政公文的可追溯性。（5）外來文件的管理（上級部門、下級單位、平級單位、其他外來文件等），包括接收、傳達、確認、落實、反饋等。（6）行政公文管理過程與企業(yè)文化相符合。6.2辦公物品管理辦公物品管理的范圍、程序、內容如下：（1）辦公物品管理的目的（目標）和任務。（2）辦公物品的范圍和分類。（3）辦公用品的采購程序及供方選擇。（4）辦公用品的入庫、保管、領用、更換、報廢等過程控制。（5）非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材（能源）節(jié)約規(guī)定。（6）辦公用品使用說明書、操作手冊等附帶資料的管理。（7）辦公物品管理過程與企業(yè)文化相符合。6.3檔案管理檔案管理的范圍、程序、內容如下：（1）檔案管理的目的（目標）和任務。（2）檔案的范圍和分類。（3）檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制。（4）貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。（5）檔案管理過程與企業(yè)文化相符合。6.4會議管理會議管理的范圍、程序、內容如下：（1） 會議管理的目的（目標）和任務。（2） 外部會議的信息收知、分類、傳達，批準參會，會議反饋、批準落實，信息收集和過程保存，全程的控制。（3） 內部固定會議（例會）的召開類型、形式，參會人員、時間、地點變化的記錄，會議記錄，落實及效果分析。（4） 臨時會議的召開原因、類型、形式，告知方式、會議記錄，落實及效果分析。（5）會議管理過程與企業(yè)文化相符合。7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內容如下：（1） 規(guī)章制度控制的目的（目標）和任務。（2） 明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責任部門和第一責任人。（3）規(guī)章制度的頒布，應當表明發(fā)文部門、批準人、頒布時間、實施時間、應用范圍和解釋部門等要素，并不得與國家法律、法規(guī)相違背。（4）規(guī)章制度應當符合企業(yè)特性和現狀的要求，分類明確，內容健全。（5）規(guī)章制度至少應當包括以下三類：生產（經營）類、行政類、崗位管理類。其中崗位管理類，應當明確各崗位人員的職權、職責和義務。（6）規(guī)章制度規(guī)定了獎懲原則和措施。（7）規(guī)章制度的落實記錄，如獎懲通報、記錄表格等應規(guī)范、全面、可追溯。（8）規(guī)章制度的修改條件、批準和解釋。（9）規(guī)章制度控制過程與企業(yè)文化相符合。8、后勤事務控制后勤事務控制的范圍、程序、內容如下：（1）后勤事務控制的目的（目標）和任務。（2）后勤事務控制實施、監(jiān)督、檢查等各責任部門和責任人。（3）公共環(huán)境的基礎建設管理、配置和管理應當符合企業(yè)特性和實際需要，安全、適應、美觀。（4）生產（經營）環(huán)境配置應當符合生產（經營）需要，執(zhí)行國家法律、法規(guī)，符合方便企業(yè)和服務客戶的原則。（5）支持性設施，如：通訊、運輸（車輛）、餐飲、娛樂、安保等各環(huán)節(jié)的規(guī)定、落實規(guī)定和責任人員等情況。（6）后勤事務控制過程與企業(yè)文化相符合。9、公共關系控制公共關系控制的范圍、程序、內容如下：（1）公共關系控制的目的（目標）和任務。（2）公共關系控制的實施的責任部門和各環(huán)節(jié)責任人。（3）信息控制,包括內、外部信息，國家有關本行業(yè)所涉及到的信息，信息的收集、匯總、分析、反饋、處理等。（4）對外公關活動的過程控制，包括與政府機關、社會團體、客戶（顧客）等公關活動的開展情況和記錄。（5）對內公關活動的過程控制，包括部門與部門之間、企業(yè)與員工之間等公關協調工作的開展情況和記錄。（6）企業(yè)宣傳公關策劃活動的實施過程控制，包括各類媒體廣告、產品展銷會（促銷會）、對外贊助等過程的記錄和符合企業(yè)文化特性等情況。（7）公共關系控制過程與企業(yè)文化相符合。10、管理改進 企業(yè)應當根據實際情況和需要，不斷對行政管理體系進行必要的改進，其主要要求如下