集團(tuán)秘書手冊(cè).doc

秘書手冊(cè)秘書手冊(cè) 深圳市共濟(jì)科技有限公司 總經(jīng)辦秘書處 2 31 目目 錄錄 前言前言 3 3 第一章第一章 秘書必備的素質(zhì)秘書必備的素質(zhì) 4 4 一 職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn)一 職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn) 4 二 秘書的職業(yè)態(tài)度二 秘書的職業(yè)態(tài)度 5 第二章第二章 秘書的重要職業(yè)技能秘書的重要職業(yè)技能 6 6 第一部分 日常事務(wù)處理第一部分 日常事務(wù)處理 6 一 撥打 接聽電話的程序和技巧 6 二 傳真 7 三 郵件 7 四 文件管理 參看集團(tuán) 秘書手冊(cè) 第 33 36 頁 附文件處理流程 8 五 名片 8 第二部分第二部分 日程安排日程安排 8 控制日程 意味著你與總經(jīng)理一起有序工作 8 一 總體原則 9 二 經(jīng)驗(yàn)與技巧 9 二 出差日程安排 9 附件一 出差物品攜帶表 10 附件二 授權(quán)書模版 11 授 權(quán) 通 知 11 附件三 國內(nèi)出差日程范例 11 附件四 國外出差日程安排表 12 三 會(huì)議安排 13 四 媒體采訪 19 五 大型活動(dòng) 22 六 突發(fā)來訪接待 26 第三部分第三部分 溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào) 27 第四部分第四部分 文字支持文字支持 29 秘書文字支持應(yīng)達(dá)到的要求 30 秘書文字支持的種類 30 程序 準(zhǔn)備 撰擬 審核修改 發(fā)布 30 參考模板附件 31 第五部分第五部分 會(huì)議支持會(huì)議支持 32 附件 會(huì)務(wù)手冊(cè) 32 3 31 前言前言 在許多人眼里 秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè) 秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性 他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂 是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保 持溝通的橋梁 為此 他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù) 從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值 優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練 精明 繁忙的處事作風(fēng) 聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài) 聯(lián)想到在他 們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子 無論如何 秘書這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想像 然而 秘書的工作到 包括哪些 在秘書的工作背后還有些什么 這是被很多人忽略的 在共濟(jì) 秘書及行政助理 部門文員 是一只龐大的隊(duì)伍 在共濟(jì)的大環(huán)境下 大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理 在領(lǐng)導(dǎo)處理 每一項(xiàng)工作的時(shí)侯 我們會(huì)隨時(shí)身處其中 自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié) 而不可或缺 有時(shí)我們 需要扮演更多角色 以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要 別看都是秘書 但由于所服務(wù)的對(duì)象不同 各部門性 質(zhì)不同 其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異 但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì) 這在共性 的尋找上為我們提供了依據(jù) 事實(shí)上有很多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e 本質(zhì)上都 是可以歸于一類的 無論什么時(shí)候 謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守 而現(xiàn)代秘書的 職業(yè)要求在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強(qiáng)這一能力的綜合運(yùn)用和發(fā)揮 因此 什么是一個(gè)出色地秘書 的該具備的職業(yè)素質(zhì) 什么樣的秘書會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可 在共濟(jì) 不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲 下又該做什么呢 這些是我們一直以來需要探索的問題 也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本 手冊(cè)的想法 我們 作為總經(jīng)辦秘書處的秘書 在長期的工作之中 在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工 作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法 積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧 在處理許多類 似情況時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定 我們將這些點(diǎn)滴一一收集 在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提練 否定和借鑒的過程后 已將其做成了本部門工作的一種標(biāo)準(zhǔn) 達(dá)成了在方法和流程上的統(tǒng)一 我們相信 在我們自己的不懈努力和對(duì)秘書工作的熱愛之下 為共濟(jì) 為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后 我們 定會(huì)做出成績 我們迫切地相想早日讓這本小冊(cè)子與大家見面 希望它能為同行們的工作中提供方便快捷 的參考之用 同時(shí)我們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來和大家一起探討 也希望能利用這樣一個(gè)機(jī) 會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn) 以發(fā)現(xiàn)問題 補(bǔ)已之短 秘書手冊(cè)適用于公司各部秘書及行政人員 致力于給予任何一個(gè)共濟(jì)人關(guān)于行政方面的指導(dǎo) 手冊(cè) 編寫工作是由企劃部秘書處完成的 在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力 支持 在此 我們深表謝意 關(guān)于本手冊(cè)所收集的內(nèi)容 由于水平有限 不妥之處請(qǐng)及時(shí)向我們提出 我們熱忱盼望著您的意見 這本手冊(cè)隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善 使手冊(cè)真正能夠成為一部共 濟(jì)秘書或助理的行為指南 4 31 第一章 秘書必備的素質(zhì) 一 職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn) 敬業(yè)精神敬業(yè)精神 表率作用表率作用 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 業(yè)務(wù)能力業(yè)務(wù)能力 指揮與控制能力指揮與控制能力 合作精神合作精神 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 知人善任的能力知人善任的能力 對(duì)待意見與批評(píng)對(duì)待意見與批評(píng) 大局觀大局觀 正直正直 公平 堅(jiān)持既定政策和原則公平 堅(jiān)持既定政策和原則 誠實(shí)誠實(shí) 實(shí)事求是實(shí)事求是 敬業(yè)敬業(yè) 以工作為榮 設(shè)定高的工作水準(zhǔn)以工作為榮 設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 守信守信 不失約 不違約 不食言 不泄密不失約 不違約 不食言 不泄密 勤奮勤奮 努力工作 不斷學(xué)習(xí)努力工作 不斷學(xué)習(xí) 有序有序 利落 有條不紊利落 有條不紊 高效高效 追求效率和效益追求效率和效益 可靠可靠 按約定完成工作 保質(zhì) 保量 及時(shí)按約定完成工作 保質(zhì) 保量 及時(shí) 5 31 二 秘書的職業(yè)態(tài)度 主動(dòng)性 主動(dòng)性 Initiative Initiative 適應(yīng)性適應(yīng)性 Flexibility Flexibility 團(tuán)隊(duì)精神團(tuán)隊(duì)精神 Team Team work work 尊重他人尊重他人 Respect Respect forfor People People 創(chuàng)新精神創(chuàng)新精神 Creativity Creativity 堅(jiān)持原則堅(jiān)持原則 Uncompromising Uncompromising Integrity Integrity 服務(wù)與貢獻(xiàn)服務(wù)與貢獻(xiàn) Service Service B 由秘書本人回復(fù) 3 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到 需要設(shè)置回執(zhí) 如對(duì)方未能及時(shí)查看 需電話說 明 4 需要總經(jīng)理審閱 批改的郵件打印出呈送 然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá) 5 重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔 8 31 四 文件管理 參看集團(tuán) 參看集團(tuán) 秘書手冊(cè)秘書手冊(cè) 第第30 3230 32頁 頁 附文件處理流程 附文件處理流程 1 閱讀文件 判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理 然后審核文件格式是否正確 內(nèi)容表述是否清晰 完整 2 對(duì)文件進(jìn)行分類 待批 待閱件 緊急 不緊急 寫明文件摘要 必要背景資料 審批原由 便于 總經(jīng)理 3 按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā) 呈送 可參照文件管理規(guī)定 必要的事情進(jìn)行追蹤 反饋結(jié)果 4 必要文件進(jìn)行存檔 注 傳真 郵件 信函等內(nèi)容為外文的 應(yīng)及時(shí)譯出 五 名片 1 分類 可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類 如公司類型 客戶類型 地域等 2 存放 名片盒 錄入到 NOTES 通訊錄中 更易查找 但需要錄入時(shí)間 3 應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾 存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片 并保證查找時(shí)方便快捷 第二部分 日程安排 控制日程 意味著你與總經(jīng)理一起有序工作 控制日程 意味著你與總經(jīng)理一起有序工作 日程安排 是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃 是領(lǐng)導(dǎo)工作量 工作效率 工作成果的一種反映 是時(shí)間 管理藝術(shù)的集中體現(xiàn) 秘書的職責(zé)是當(dāng)好 管家 按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準(zhǔn)備 并提醒領(lǐng)導(dǎo) 實(shí)施 本文將從總體日程安排 出差日程安排 會(huì)議安排 媒體采訪 大型活動(dòng)和突發(fā)來訪六部分加以 詳細(xì)說明并提供文字模版 希望能給大家的工作提供參考 日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量 工作效率 工作成果的一種體現(xiàn) 而規(guī)劃 安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng) 基本工作 這項(xiàng)工作看似簡單 但卻十分重要 它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ) 安排好總經(jīng)理的日程 意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序的工作 作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格 調(diào) 整自己的工作方法 主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍 在沒有達(dá)成默契的情況下 最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一 次深入溝通 準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求 需求 并對(duì)可能會(huì)遇到的一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí) 為日后工 作的順利開展做鋪墊 此外 勤于思考 多做總結(jié)對(duì)于秘書日常工作效率的提高是十分必要的 把看得 出的經(jīng)驗(yàn) 教訓(xùn) 小技巧等做一備忘錄 時(shí)常翻看 補(bǔ)己之短 揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn) 同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用 總體日程安排總體日程安排 領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作 即事先有計(jì)劃的相對(duì)固定的工作 如會(huì)議 出差 接待等 和突發(fā)性 工作 臨時(shí)安排的事情 兩類 而秘書的通常做法是將有計(jì)劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中 同時(shí)細(xì) 致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件 一 總體原則 一 總體原則 了解總經(jīng)理的日常工作 近期業(yè)務(wù)重點(diǎn) 作息習(xí)慣 身體狀況 優(yōu)化工作方法 細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格 主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍 9 31 了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況 特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況 留意近期的工作興奮點(diǎn) 對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程 及時(shí)整理日程表 以免安排沖突 明確事情的優(yōu)先級(jí) 在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序 分清輕重緩急 酌情安排處理 定期與總經(jīng)理溝通 將雙方的要求 需求和可能會(huì)遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí) 以利工作開展 注意日程安排的時(shí)間松緊 適當(dāng)安排 二 經(jīng)驗(yàn)與技巧 二 經(jīng)驗(yàn)與技巧 周一日程 出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù) 在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間 防止會(huì)議延長引起時(shí)間沖突 并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間 同時(shí)預(yù)留 時(shí)間處理日常事務(wù) 根據(jù)總經(jīng)理習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息 對(duì)于總經(jīng)理的各項(xiàng)安排熟記于心 及時(shí)提醒已定下來的安排 防止沖突 每日安排相對(duì)固定時(shí)間與總經(jīng) 理核對(duì)日程 保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致 不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定 在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理 控制約會(huì)時(shí)間 適時(shí)打斷 防止拖延 以免影響下面的日程 掌握近期要回避的人物 月月 周計(jì)劃安排模版周計(jì)劃安排模版 可使用 NOTES 日歷功能 填入相關(guān)安排 打印即可 也可按照總經(jīng)理習(xí)慣 自行制作日程表 二 出差日程安排 做為秘書 安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作 同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作 通過秘書的計(jì) 劃 把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序 愉快而圓滿 這是秘書工作的目標(biāo) 也是工作價(jià)值的 一個(gè)體現(xiàn) 一 國內(nèi)出差國內(nèi)出差 出差前出差前 確定出差目的和日期 確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人 與出差地相關(guān)人員溝通 確定周到的日程安排 明確如早午晚餐安排 所到地地址 需 要的路程時(shí)間 接待人員等信息 確定行程 預(yù)定機(jī)票 注意選擇好航空公司 機(jī)型及班次 酒店 選擇總經(jīng)理習(xí)慣的 酒 店 熟悉酒店的電話 傳真等 接 送機(jī)人員 明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式 完善細(xì)致周到的日程表 時(shí)間 地點(diǎn) 對(duì)方參會(huì)人 議程等 見范例 根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣 準(zhǔn)備出差用物品 見物品攜帶表 擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件 財(cái)務(wù)部 等 見范例 出差中出差中 在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式 必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員 根據(jù)總經(jīng)理日程安排 隨時(shí)通報(bào)公司及 GM 關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況 配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作 及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息 根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通 及時(shí)調(diào)整日程安排 出差后出差后 及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展 出差資料整理 包括資料 名片 會(huì)談備忘 根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔 向總經(jīng)理認(rèn)為有必要的合作方致感謝函 各種差旅費(fèi)用報(bào)銷 跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜 10 31 二 二 國外出差國外出差 出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同 但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn) 根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準(zhǔn)備 PRESETATION 中 英文 與對(duì)方確認(rèn)演示設(shè)備 必要時(shí)準(zhǔn)備彩色打印 膠片和打印稿 機(jī)票購買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn) 選擇好的航空公司和服務(wù) 長途飛行選擇好的機(jī)型 注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請(qǐng)函 并提醒總經(jīng)理攜帶 根據(jù)客人的級(jí)別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物 準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料 確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù) 回國后向邀請(qǐng)方致謝 三 陪同出差 三 陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無疑對(duì)秘書的工作提出了更高的要求 在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外 在出 差過程中 要求秘書注意以下事項(xiàng) 登機(jī)前 為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買 機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù) 并再次確認(rèn)接車人 到達(dá)后 辦理賓館入住手續(xù) 了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話 并將秘書房號(hào)電話及時(shí)告知總經(jīng)理 每日及時(shí)核對(duì)本日及第二天的日程安排 提前設(shè)置清晨叫醒 并安排早餐 根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛 及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排 攜帶總經(jīng)理名片 必要的會(huì)議資料 報(bào)告稿件 會(huì)面?zhèn)渫?采訪提綱 注意建立各種客戶關(guān)系 包括政府領(lǐng)導(dǎo) 合作伙伴 媒體記者 著裝要求 大方職業(yè)裝 著淡裝 注意言談舉止 出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí) 跟蹤 并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷 資料整理 附件一 出差物品攜帶表附件一 出差物品攜帶表 名片若干日程表 證件 身份證 護(hù)照 港澳通行證 邊防證等 筆記本電腦和 ppt 保存在桌面 ppt 備份軟盤 2 張 往返機(jī)票 將保險(xiǎn)費(fèi)保留在秘書手中 書面講話稿及素材2 份 活動(dòng)或會(huì)議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄 準(zhǔn)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具 準(zhǔn)備一支彩色筆 禮品 包裝應(yīng)急藥及常用藥品 附件二 授權(quán)書模版附件二 授權(quán)書模版 文件編號(hào)OUR REF LCS DTB 60023 99 發(fā)文日期 DATE 2000 6 14文件類別CATEGORY 通知 擬文人FROM 審核 VERIFIED 批準(zhǔn)APPROVED 收文人TO 全體人員收文部門TO DEPT 臺(tái)式電腦事業(yè)部 筆記本事業(yè)部 軟件 事業(yè)部 服務(wù)器事業(yè)部 外設(shè)事業(yè)部 抄送 CC 總裁室 企劃部秘書處 財(cái)務(wù) 附件ATTACHMENT 傳閱 閱后存檔 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM 其他 OTHERS 頁 數(shù) NO OF PAGES 1 11 31 授 權(quán) 通 知 深圳市共濟(jì)科技有限公司副總裁 在 2000 年 6 月 15 日 16 日期間因公外出 此期間將臺(tái)式電腦事業(yè) 部資材 質(zhì)控 經(jīng)營管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理 臺(tái)式電腦事業(yè)部其他相關(guān)財(cái)務(wù)及文件審批授權(quán) 予常務(wù)副總經(jīng)理 除臺(tái)式電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財(cái)務(wù)簽字及文件審批委托副總裁 處理 特此通知 2000 6 14 附件三 國內(nèi)出差日程范例附件三 國內(nèi)出差日程范例 劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排 4 月 25 27 日 時(shí)間日程地點(diǎn)備注 4 月 25 日 17 25北京 深圳 CA1305 機(jī)場接機(jī)人 1360 入住新世紀(jì)酒店 該車在深圳期間隨行 21 30夜宵自行安排 1111 3030嘉利會(huì)面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳 寧波廳 嘉利參加人 何焯輝 譚永雄 鄧秉覺 聯(lián)想 議題 嘉利最新情況通報(bào) 對(duì)方聯(lián)系人 鄧秉覺1313 2020出發(fā)前往 EMC office 陪同前往 1414 0000EMC 會(huì)面深圳沙頭角保稅區(qū) 21 23 棟北座 聯(lián)想?yún)⒓尤?EMC 參加人 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會(huì)面安排 14 00 15 00 雙方公司介紹交流 15 00 16 00參觀工廠 16 00 17 00 產(chǎn)品研討 顯示器 電腦相關(guān)產(chǎn)品 及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17 20返回新世紀(jì) 梁青陪同 4 月 26 日 18 00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體 李彬及隨行人員 聯(lián)想 4 月 27 日 14 00東莞金和涂料有 限公司會(huì)面 深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū) 地圖附后 金和參加人 總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖 嘉利廠參加人 采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想?yún)⒓尤?議程安排 14 00 14 05 雙方介紹 14 05 14 25 金和介紹 工廠歷史 油漆種類 生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù) 發(fā)展趨勢(shì)等 14 25 14 55 雙方討論 14 55 15 25 參觀金和新廠 12 31 1515 3535瑞和塑膠五金電 子廠 深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15 35 15 40 聯(lián)想與瑞和人員互相介紹 15 40 16 10 參觀瑞和工廠 16 10 16 25 機(jī)動(dòng) 16 25 前往機(jī)場 車程約 30 分鐘 1717 4040 CA1303CA1303 深圳深圳 北京北京 安排接機(jī) 隨行及重要聯(lián)系電話 隨行及重要聯(lián)系電話 附件四 國外出差日程安排表附件四 國外出差日程安排表 執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表 執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表 99 年年 7 月月 14 日至日至 17 日 日 訪問時(shí)間訪問時(shí)間主要活動(dòng)主要活動(dòng)地點(diǎn)地點(diǎn)備注備注 7 月月 14 日日 17 50 20 40 21 00 21 30 北京北京 漢城漢城 到達(dá)酒店辦理入住到達(dá)酒店辦理入住 因通訊不便 因通訊不便 LG 商事提供一部手機(jī)商事提供一部手機(jī) 在漢城期間使用 號(hào)碼為 在漢城期間使用 號(hào)碼為 0192335098 KIMPO Airport Holiday inn Seoul LG 商事商事 Mr J S PARK 等等 在機(jī)場左邊出口舉牌接在機(jī)場左邊出口舉牌接 Tel 0193367896 下榻處下榻處 Holiday in Seoul 佳樂佳樂 Tel 82 02 7179441 Fax 82 02 7159441 7 月月 15 日日 8 00 9 00 9 00 12 30 12 30 13 20 13 20 14 40 14 40 16 40 16 40 18 00 與與 LG LCD 部部 B Kwon V President 及及 LG 商事商事 K M Ahn Sr MGR J S Park 共進(jìn)早餐及會(huì)談共進(jìn)早餐及會(huì)談 前往前往 LG 位于龜尾的位于龜尾的 LCD 廠廠 與與 LG LCD 負(fù)責(zé)人午餐負(fù)責(zé)人午餐 參觀及會(huì)談 陪同及參加者參觀及會(huì)談 陪同及參加者 LG LCD 廠總經(jīng)理廠總經(jīng)理 Mr K S Park Exe Director LG 商事商事 K M Ann Sr MGR J S Park 前往前往 LG 電子位于平澤的電子位于平澤的 CD ROM 廠廠 參觀及會(huì)談 陪同及參加者 參觀及會(huì)談 陪同及參加者 LG 電子電子 Mr M H Park Sr Director Mr J H Cheng G MGR LG 商事商事 K M Ahn Sr MGR J S Park Holiday inn Seoul or LG Twin Towers 龜尾龜尾 路程 路程 3 小時(shí)小時(shí) 中餐中餐 主持人主持人 Mr K S Park 路程 路程 3 小時(shí)小時(shí) 主持人主持人 Mr M H Park 訪問時(shí)間訪問時(shí)間主要活動(dòng)主要活動(dòng)地點(diǎn)地點(diǎn)備注備注 7 月月 15 日日 18 00 19 30 19 30 21 00 與與 LG 電子人員共進(jìn)晚餐電子人員共進(jìn)晚餐 回酒店回酒店 平澤平澤 7 月月 16 日日 8 00 9 20 9 30 10 00 10 30 10 50 10 50 11 20 11 20 11 50 11 50 13 00 13 00 14 00 自酒店前往三星電子自酒店前往三星電子 LCD 工廠所在地工廠所在地 高層領(lǐng)導(dǎo)見面 高層領(lǐng)導(dǎo)見面 LCD Marketing W H Hong Sr MGR 崔敏洙先生等 崔敏洙先生等 作共濟(jì)科技及產(chǎn)品的介紹作共濟(jì)科技及產(chǎn)品的介紹 針對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談針對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行會(huì)談 參觀參觀 與會(huì)者共進(jìn)午餐與會(huì)者共進(jìn)午餐 乘車前往乘車前往 LG 總部總部 七星七星 Kiheung 聯(lián)絡(luò)人 聯(lián)絡(luò)人 Mr J Y Park Tel 82 02 7507313 13 31 14 30 17 00 17 00 17 30 19 00 21 00 會(huì)談 參加者 會(huì)談 參加者 LG 商事商事 D H Kang V President LG 電子電子 M H Park Exe Director 等等 回酒店休息回酒店休息 與與 LG 商事人員共進(jìn)晚餐商事人員共進(jìn)晚餐 D H Kang V President K M Ahn Sr MGR Y H Kim Sr MGR LG 總部總部 Holiday inn Seoul 聯(lián)絡(luò)人聯(lián)絡(luò)人 LG 商事商事 Mr J S Park 主持人主持人 Mr D H Kang 訪問時(shí)間訪問時(shí)間主要活動(dòng)主要活動(dòng)地點(diǎn)地點(diǎn)備注備注 7 月月 17 日日 10 00 18 00 18 00 19 00 21 40 22 40 參觀韓國電子市場參觀韓國電子市場 漢城市區(qū)及近郊觀漢城市區(qū)及近郊觀 光游覽光游覽 酒店結(jié)帳 乘車前往金浦機(jī)場酒店結(jié)帳 乘車前往金浦機(jī)場 漢城漢城 北京北京 漢城市區(qū)及漢城市區(qū)及 近郊近郊 陪同人 導(dǎo)游 陪同人 導(dǎo)游 LG 商事商事 Mr J S Park 17 日為韓國國慶日 日為韓國國慶日 自酒店到機(jī)場約自酒店到機(jī)場約 40 分鐘路程分鐘路程 三 會(huì)議安排 召開和參加會(huì)議是總經(jīng)理的主要工作方式之一 組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的 經(jīng)常工作 其重要性不言而喻 會(huì)務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn) 它將多種繁雜事務(wù)匯集一身 保證會(huì)議順利的舉行 需要多方面的準(zhǔn)備工作 這就需要秘書是八面玲瓏的天才 同時(shí)善用平時(shí)培養(yǎng)出 的細(xì)心與責(zé)任心 沉著應(yīng)對(duì) 以不變應(yīng)萬變 以下分內(nèi)部會(huì)議與外部會(huì)議分別介紹 14 31 一 內(nèi)部會(huì)議安排 總經(jīng)理主持的會(huì)議總經(jīng)理主持的會(huì)議 N Y 開始 確定會(huì)議目的 參會(huì) 人員 時(shí)間 議程 安排會(huì)議室 落實(shí) 參會(huì)人員 擬訂會(huì)議通知 注意文件格式 修改 審批 下發(fā)接收 反饋 會(huì)前準(zhǔn)備 儀器調(diào)試 會(huì)中服務(wù) 整理會(huì)議記錄 紀(jì)要 審批 修改 下發(fā) 結(jié)束 Y N 15 31 注意事項(xiàng) 注意事項(xiàng) 會(huì)前與 GM 及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容 議程和參加人 綜合考慮各種因素 如 GM 全天日程安排 安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間 下發(fā)會(huì)議通知后 確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知 對(duì)特別重要的參會(huì)人 可通過電話確認(rèn) 會(huì)中協(xié)助放映 PPT 并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況 隨機(jī)應(yīng)變 對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤 并反饋給 GM 總經(jīng)理參加的會(huì)議總經(jīng)理參加的會(huì)議 N Y 時(shí)間沖突 N Y 注意 把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排 開始 接收通知 判斷與總經(jīng)理 業(yè)務(wù)是否有關(guān) 回復(fù)或改請(qǐng) 確認(rèn)時(shí)間 與對(duì)方確認(rèn)后 另行安排 請(qǐng)示總經(jīng)理 是否參加 回復(fù)邀請(qǐng)部門并準(zhǔn)備材料 會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備 會(huì)前提醒 總經(jīng)理參會(huì) 會(huì)后材料整理 工作跟進(jìn)反饋 結(jié)束 16 31 二 外部會(huì)面安排 二 外部會(huì)面安排 總經(jīng)理主持的外部會(huì)面總經(jīng)理主持的外部會(huì)面 接受會(huì)面請(qǐng)求 NO 婉拒或該請(qǐng)他人 注意 講明原因 以免對(duì)方誤解 注意 在收到會(huì)面請(qǐng)求時(shí) 經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及 GM 商討決定 同時(shí)提供背景材料以供 GM 做出判斷 Y 與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間 地點(diǎn) 人員 議程 并落實(shí)我方人員 地點(diǎn) 擬定 meeting agenda ppt 修改 中英文標(biāo)準(zhǔn)版 及業(yè)務(wù)回顧 發(fā)會(huì)議通知 并落實(shí)參會(huì)人員 會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù) 會(huì)中達(dá)成共識(shí)的 跟蹤反饋 結(jié)束 注意事項(xiàng) 綜合考慮各種因素 選擇合適的會(huì)面地點(diǎn) 預(yù)定會(huì)議室 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌 激光筆 會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯 如需要 提前確認(rèn) 根據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物 在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送 如需要注意把握接送時(shí)間 并通知對(duì)方確 切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn) 考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照 并提前準(zhǔn)備 如需安排參觀 提前與行政后勤部聯(lián)系 填寫參觀申請(qǐng) 安排參觀陪同人 17 31 會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料 如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜 在會(huì)前擬制 meeting agenda 見模版 在制作 PPT 時(shí)根據(jù)各部門情況 來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容 注意內(nèi)容的及時(shí)更新 并根據(jù)來訪者需求制作中 英文 初次會(huì)面 PPT 應(yīng)包括 聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹 再次會(huì)面應(yīng)注意 有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧 可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片 并提醒會(huì)面時(shí)攜帶 提前 30 分鐘進(jìn)行 調(diào)試設(shè)備 擺放材料 迎接客人 注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度 提醒總經(jīng)理參會(huì) 在 GM 同意后陪同參會(huì) 參會(huì)中協(xié)助放映 ppt 并關(guān)注會(huì)場內(nèi)情況 隨機(jī) 應(yīng)變 靈活處理各種情況 會(huì)面結(jié)束后 代總經(jīng)理或陪同送客人離去 之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備 總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加的外部會(huì)面 總經(jīng)理參加其他部門組織 主持的會(huì)面 秘書的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多 但應(yīng)從較專業(yè)的 角度協(xié)助安排 并關(guān)注以下幾點(diǎn) N Y 注意事項(xiàng) 會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料 會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn) 如在不同辦公區(qū) 請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間 對(duì)會(huì)中決議 總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的 及時(shí)跟進(jìn)并反饋 開始 接到參會(huì)邀請(qǐng) 征詢 GM 是否參會(huì) 婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng) 回復(fù)對(duì)方參會(huì) 并 寫入日程表 關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織 情況 并適時(shí)提出 建議 在會(huì)面前給 GM 提 供背景材料 提醒 GM 參會(huì) 總經(jīng)理參會(huì) 結(jié)束 18 31 外部會(huì)面會(huì)議備忘模版 Guest Meeting Table Guest s Company AMD Guest s Name and PositionLegend s Participant and Position Mr Hector de J Ruiz COO Mr Raymond Lee V P of Asia Sales Marketing Mr Kelvin Kwok Sales Director of Asia Mr Thomson Chan Marketing Director of Asia Mr Perry Chan Country Manager of China Mr Jack Lee Assistant Sales Manager Mr Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business Division Mr Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business Division Mr General Manager of Material Management Division of DTB Miss Manager of Material Management Division of DTB Mr Interpreter Appointed Time Period 15 00 pm 16 00 pm June 2 2000 Venue Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems Limited Meeting Agenda 15 00 15 05 Introduction 15 05 15 10 AMD Introduction Mr Perry Chan 15 10 15 30 AMD update Mr Raymond Lee 15 30 15 45 Legend update Mr 15 45 16 00 Discussion about cooperation between AMD and Legend 19 31 四 媒體采訪 時(shí)序 總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部 Y N N Y 根據(jù)日程進(jìn)行安排 落實(shí)品推陪同人員 及記者的聯(lián)系方式 接受采訪 征求總經(jīng)理意見 N Y 開始 接到采訪申請(qǐng) 品推安排 整理品推提供 的采訪提綱 轉(zhuǎn)交品推 處理 Y 安排總經(jīng) 理采訪 N 配合品推整理采訪 問題答案 審閱 修改 了解記者需求 為 記者提供相關(guān)資料 提醒總經(jīng) 理著裝 接 受 采 訪 采 訪 前 一 星 期 采 訪 前 一 天 結(jié)束 結(jié)束 20 31 媒體采訪流程說明 媒體采訪流程說明 1 接受采訪 接受采訪 聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排 集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排 除此之外的采訪需求必 須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理 對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌 要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定 請(qǐng)對(duì)方理解 應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式 必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人 從品推得到采訪提綱 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱 征求總經(jīng)理意見 對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排 適合安排在一起的采訪盡量安排在一起 對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪 必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通 Y N Y N 采訪在公司 定車 預(yù)定會(huì)議室 接待記者 電話采訪 與品推陪同人聯(lián)系 再次落實(shí)時(shí)間 檢查采訪場地 準(zhǔn)備電話設(shè)備 總經(jīng)理接受 采訪 與記者聯(lián)系 落實(shí) 播出或見報(bào)時(shí)間 通知總經(jīng)理 收看 結(jié)束 提醒總 經(jīng)理出 發(fā) 采 訪 前 20 分 鐘 采 訪 結(jié) 束 檢查設(shè)備 21 31 聯(lián)絡(luò) 2 采訪準(zhǔn)備 采訪前一周 采訪準(zhǔn)備 采訪前一周 落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式 出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案 呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改 對(duì)于常見問題的回答應(yīng)該有所 備份并及時(shí)更新 了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備 對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求 在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)該注意 有些記者會(huì)要求得到公司 部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片 可事先為記者提供 對(duì)公司簡介 部門介紹 總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版 3 采訪準(zhǔn)備 采訪前一天 采訪準(zhǔn)備 采訪前一天 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案 對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備 如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室 并根據(jù)采訪需要注意采光電源 4 采訪當(dāng)天 采訪當(dāng)天 采訪前 20 分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系 落實(shí)采訪時(shí)間 如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備 到采訪時(shí)間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話 如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā) 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地 如果采訪在公司內(nèi) 記者到后應(yīng)由秘書先行接待 了解場地是否合適 對(duì)方是否需要其它背景資料 安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪 送記者離開 并了解播出或見報(bào)時(shí)間 5 采訪結(jié)束 采訪結(jié)束 與記者溝通 及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間 通知總經(jīng)理收看 或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理 必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看 注意事項(xiàng) 注意事項(xiàng) 對(duì)記者要非常友好 22 31 五 大型活動(dòng) 一 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng) 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng) 部門 時(shí)序 總經(jīng)理秘書總經(jīng)理 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說明 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說明 1 接受活動(dòng)邀請(qǐng)接受活動(dòng)邀請(qǐng) 得到活動(dòng)議程 判斷重要程度 征詢總經(jīng)理意見 對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程 2 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作 做好準(zhǔn)備工作 如預(yù)定車輛等 提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng) 3 活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)當(dāng)天 著大方的職業(yè)裝 化淡妝 發(fā)型整齊 工作時(shí)間要佩帶胸卡 帶好活動(dòng)議程 名片等資料 活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要 注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi) 在必要時(shí)為總經(jīng)理擋駕 4 活動(dòng)后活動(dòng)后 整理業(yè)務(wù)資料和名片 N Y 開始 了解活動(dòng)議程 征求總經(jīng)理意見 安排日程 提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng) 帶好活動(dòng)議程 名片等資料 關(guān)注總經(jīng)理需要 為總經(jīng)理擋駕 整理業(yè)務(wù)資料和名片 結(jié)束 接 受 活 動(dòng) 邀 請(qǐng) 活 動(dòng) 前 一 天 活 動(dòng) 當(dāng) 天 活 動(dòng) 后 預(yù)定車輛 23 31 二 參與支持的大型活動(dòng) 二 參與支持的大型活動(dòng) 部門 時(shí)序 總經(jīng)理秘書總經(jīng)理 Y Y N N 開始 了解活動(dòng)議程 征求總經(jīng)理意見 協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿 PPT 主持詞 等 帶好活動(dòng)議程 名片等資料 整理業(yè)務(wù)資料和名片 結(jié)束 總經(jīng)理審閱 修改 安排日程 參加分工演練 配合演示 PPT 做好錄音 根據(jù)錄音整理講話稿 根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作 接 受 活 動(dòng) 邀 請(qǐng) 活 動(dòng) 前 三 星 期 活 動(dòng) 當(dāng) 天 活 動(dòng) 后 24 31 參與支持的大型活動(dòng)流程說明 參與支持的大型活動(dòng)流程說明 1 接受活動(dòng)邀請(qǐng)接受活動(dòng)邀請(qǐng) 得到活動(dòng)議程 判斷重要程度 征詢總經(jīng)理的意見 如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng) 安排好日程 2 活動(dòng)前三星期活動(dòng)前三星期 參加分工會(huì) 明確總經(jīng)理和自己的職責(zé) 了解其他人職責(zé) 將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí) 如果講話稿 PPT 是由秘書準(zhǔn)備的 要給自己留出修改時(shí)間 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備 PPT 發(fā)言稿 主持詞等 經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿 定稿的 PPT 和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者 參加彩排 對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的 PPT 一定要反復(fù)演練 3 活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)當(dāng)天 參加外部活動(dòng)時(shí) 秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝 化淡妝 發(fā)型整齊 工作時(shí)間要佩帶胸卡 帶好如下物品 拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤 名片 激光筆 激光筆電池 簽字筆 錄 音機(jī) 磁帶 麥克風(fēng) 紙巾 潤喉片等 活動(dòng)中配合演示 PPT 做好錄音 活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo) 活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi) 在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的 同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂 首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署 可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員 的工作 4 活動(dòng)后活動(dòng)后 整理業(yè)務(wù)資料和名片 根據(jù)錄音整理講話稿 總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人 引發(fā)很多工作管理上的想法 需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí) 25 31 六 突發(fā)來訪接待六 突發(fā)來訪接待 部門 時(shí)序 總經(jīng)理秘書總經(jīng)理 Y N N N N N N N Y N N Y Y N 開始 與公司業(yè) 務(wù)有關(guān) 與部門業(yè) 務(wù)有關(guān) 對(duì)來訪者 熟悉 禮貌回絕 告知來訪者相 關(guān)部門負(fù)責(zé)人 的聯(lián)系方式 留下來訪者的 聯(lián)系方式和介 紹資料 轉(zhuǎn)交相關(guān)部門 負(fù)責(zé)人處理 問清對(duì)方來訪目的 總經(jīng)理方 便接待 主動(dòng)另約 見面時(shí)間 結(jié)束 征求對(duì)方意見 幫 助安排其他負(fù)責(zé)人 見面 記下對(duì)方聯(lián)系方式 留下對(duì)方資料 總經(jīng)理方便時(shí)告知 來訪情況 為對(duì)方安 排會(huì)議室 告訴對(duì)方 需要等待 的時(shí)間 安排總經(jīng) 理同來訪 者見面 結(jié)束 根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn) 行后續(xù)安排 征求總經(jīng)理意見 26 31 接待突發(fā)來訪流程說明 接待突發(fā)來訪流程說明 問清對(duì)方來訪目的 對(duì)于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人 如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待 應(yīng)該盡量安排 可以把來訪者帶 到會(huì)議室 為對(duì)方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙 并告訴對(duì)方大概要等多久 同時(shí)禮貌地暗示對(duì)方總經(jīng)理的下一 個(gè)約會(huì)何時(shí)開始 請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間 對(duì)于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人 如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室 由秘書對(duì)情況做出解 釋 讓來訪者覺得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎 同時(shí)征詢來訪者意見 主動(dòng)和來訪者另約一個(gè)見面時(shí)間 或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面 留下來訪者的聯(lián)系方式和資料 待總經(jīng)理方便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理 如 果需要可進(jìn)行后續(xù)安排 對(duì)于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者 有禮貌地回絕 但如果自己不能確定 一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé) 人的意見 對(duì)于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪 可以告訴對(duì)方相關(guān)部門的聯(lián)系方式 留下對(duì)方的聯(lián)系方式和資料 轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理 對(duì)于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對(duì)方的聯(lián)系方式 告訴對(duì)方總經(jīng)理不能立刻接待他 并做出解 釋 如果對(duì)方愿意 可以推薦對(duì)方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系 同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫信或寄 email 的方式告訴總經(jīng)理 在總經(jīng)理方便時(shí)告知來訪情況 根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排 注意事項(xiàng) 注意事項(xiàng) 有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋 死纏著非見總經(jīng)理不可 對(duì)這種人一定要毫不妥協(xié) 但要 注意禮貌 反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議 同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā) email 給總經(jīng)理 而且總 經(jīng)理一定會(huì)看 第三部分 溝通協(xié)調(diào) 一 內(nèi)部溝通一 內(nèi)部溝通 秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通 了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn) 業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的 思想 準(zhǔn)確理解總經(jīng)理的授意 做好上情下達(dá)的工作 秘書應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通 盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情 況 并將信息及時(shí)整理反饋給總經(jīng)理 有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作 作為秘書 在日常的工作中 注意與其它部門和同事的協(xié)作 要把對(duì)方看作是自己的資源 通過一 點(diǎn)一滴的交往 協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系 對(duì)任何部門 任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識(shí) 尊 敬對(duì)方 尊重對(duì)方 注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意 二 外部溝通二 外部溝通 外部溝通會(huì)大量使用電話 電子設(shè)備 書信等媒介 因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀 見電 話禮儀 書信規(guī)范 一 業(yè)務(wù)合作 一 業(yè)務(wù)合作 作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口 秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系 但在處理事務(wù) 27 31 時(shí)注意以公司利益為重 端正自己的位置 靈活處理 尊重合作伙伴和供應(yīng)商 要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù) 以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖 幫助進(jìn)行有 效的溝通與傳達(dá) 在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí) 要與合作廠商達(dá)成理解 為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境 輔助總經(jīng)理推進(jìn) 二 禮尚往來 二 禮尚往來 答謝 節(jié)日禮品 賀卡等 在重要的節(jié)日 如圣誕節(jié) 新年 春節(jié) 或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等 秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后 以禮品或賀信及時(shí)致意 維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系 在業(yè)務(wù)合作中 適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐 與廠商建立經(jīng)常性的 溝通 以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作 三 秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀三 秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為總經(jīng)理的輔助人員 除完成日常業(yè)務(wù)事宜外 更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù) 一個(gè)好的秘書既 是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀 秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策 同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好 的公眾形象 作好助手和參謀的工作作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研 提供有份量的信息 秘書要做好決策參謀 就要積極參與決策的調(diào)查研究 首先是廣泛收集信息 多提供真實(shí)情況 其次是 超前搞好調(diào)研 多提供決策預(yù)案 再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維 多提供有份量的文稿 其中要把握三點(diǎn) 要有觀察力 跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡 敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花 才能及時(shí)預(yù)測(cè)總經(jīng)理在想什么 準(zhǔn)備什么 要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題 才有一定的高度 廣度和深度 主動(dòng)與總經(jīng)理交流思想 通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維 在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體 現(xiàn)總經(jīng)理的思想 參與實(shí)踐 協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作 積極介入有關(guān)工作 及時(shí)掌握相關(guān)情況 適時(shí)提出建議 經(jīng)常了解全局情況 取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動(dòng)權(quán) 參與要有度 參謀要有方 參與決策調(diào)研 注重 多謀 切忌 擅斷 參與督促檢查 工作要 到位 不能 越位 參與工作實(shí)踐 要當(dāng)好助手 不能做 主手 做好牽頭 把關(guān) 協(xié)調(diào)的工作 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象 秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服 務(wù)水準(zhǔn) 秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象 語言形象 總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話 秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料 發(fā)言提綱 必要時(shí)做好語言標(biāo)識(shí) 公務(wù) 活動(dòng)之前 提供廣泛適用的背景資料 包括活動(dòng)內(nèi)容 所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識(shí) 供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備 2 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象 要在事務(wù)安排中 尤其是公司內(nèi)部活動(dòng)中 使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員 工 了解情況 融于員工之中 才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵(lì)形象 要尊重別人 幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道 多協(xié)商 多征求大家意 見 在堅(jiān)持原則的前提下 盡量滿足下屬及部門的需求 增強(qiáng)合力 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象 領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動(dòng)影響他人 秘書是總經(jīng)理對(duì)外界面的口 必須 28 31 協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作 要待人熱情 例如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動(dòng)之前 詳細(xì)了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情況 包括姓名 身份 履歷等 以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方的信息 為開展熱情友好的交際活動(dòng)創(chuàng)造條件 對(duì)外交往要真誠情切 秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理的處事原則 并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用 必要 時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范 以身作則 以感化 教育和鼓舞他人 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用 達(dá)到工作自如的效果 除了把握好基本的禮儀原則外 還應(yīng)從以下幾 方面加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)的培養(yǎng) 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式 良好的道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài) 表現(xiàn)謙虛恭敬的 態(tài)度 公正客觀 要公正地評(píng)價(jià)他人 不要以自己的好惡來評(píng)說他人 也不用自己的好惡要求他人 在處 事中 不能感情用事 要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直 提批評(píng) 建議要出于 公心 幫助他 人要出于 誠心 忠誠守信 要忠誠老實(shí) 辦事恪守原則 忠于承諾 能辦的事要千方百計(jì)辦 不能辦的事要向?qū)Ψ?說明情由以得到他人的諒解 擺正站位 秘書一定要擺正自己的位置 在與不同身份的人交往處事中 要正確履行自己的職責(zé) 而不能超越權(quán)限 既要積極地配合工作 又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己 也正確地看待別人 不過高估計(jì)自己 不過低估計(jì)別人 善于發(fā)現(xiàn)自己 的缺點(diǎn)并改正 善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí) 恭敬就是尊重對(duì)方的人格 誠懇待人 和藹熱情 不 驕橫 謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個(gè)人的神態(tài) 語言 動(dòng)作和行為的綜合表現(xiàn) 表情 表情中最主要的因素是眼神和微笑 它們可以表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞 理解和歡迎 特別在與人交 談時(shí) 眼神要能顯示你在傾聽對(duì)方的談話 因?yàn)槊總€(gè)人都喜歡用語言表達(dá)自己 喜歡別人聽自己講話 如果你用眼神告訴對(duì)方 你是一個(gè)值得我傾聽的人 無形中會(huì)提高對(duì)方的自尊心和信心 使對(duì)方感到你 能理解他 尊重他 才能贏得對(duì)方的信任 從而產(chǎn)生愿意同你交往 同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密 真誠 的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛 舉止 手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度 秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合 更應(yīng)注意禮 節(jié) 在社交場合要主動(dòng) 大方地與對(duì)方接觸 遞送名片 自我介紹 讓對(duì)方盡快了解自己 言談中注意 語言的文雅與委婉 說話方式輕松自如 語速不急不徐 落落大方 牢記別人的姓名 稱呼恰當(dāng)親切 一般人對(duì)于自己的姓名特別在意 如果記得對(duì)方的姓名 會(huì)使對(duì)方對(duì) 你產(chǎn)生莫大的好感 即使忘記了對(duì)方的姓名 也要委婉地 套 出或不動(dòng)聲色地處理 切忌直白對(duì)方 記不起了 或 我忘記了 等讓對(duì)方難堪 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度 衣著儀表是個(gè)性的表征 反映一個(gè)人的文化修養(yǎng)和格調(diào) 顯示自己的職業(yè)和職位 秘書正式場合應(yīng)著 整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝 第四部分 文字支持 秘書不僅要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示 秘書不僅要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示 而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示 而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示 2