如何建立并管理供應商庫.doc

如何建立并管理供應商庫采購工作面對的是銷售商品、提供服務、承建工程的，范圍廣泛、數量眾多的供應商，因此需要科學規(guī)范的方式對與此相關的資料數據進行收集、整理、分析和管理應用；而當今計算機與信息技術的迅猛發(fā)展為此提供了強有力的手段和工具。 一、建設供應商庫的目的與作用 采購需要建立供應商庫，簡單的說，目的有三：）采購事務的招標等采購方式需要建立數據庫以供查詢和使用；）采購單位需要對供應商經過一段時期的合作和交流后進行評價；）從長遠來說，有必要加強是對供應商的管理，建立供應商庫只是第一步。建設供應商庫的作用就是：科學有效管理數據信息，提高采購部門的管理和工作效率。二、納入供應商庫的原則：（1）適質（2）適價（3）適量（4）適地。三、納入供應商庫總體流程：收集供應商資料填寫供應商調查表如果條件允許可以實地考察并協(xié)同相關部門選出優(yōu)質供應商索取樣品并進行認證小批量試生產中批量試生產大批量試生產列為合格供應商。四、供應商的資格審查和登記 供應商登記資格審查和登記入庫是建立供應商信息庫的基礎工作，考慮到登記入供應商庫后就平等地進入成為采購對象，因此資格審查工作務必嚴格認真。實際操作中應注意以下幾點：）登記方必須是具備獨立的法人資格并且能獨立行使民事權利、獨立承擔民事責任的單位，盡量避免有某些公司的個別部門或不具備法人資格的分公司、辦事處來進行供應商登記；）供應商登記表應經登記單位蓋章確認，登記的供應商名稱應與印章名稱一致，防止有某部門或分公司、辦事處以大公司的名義登記，從而在有條件抽取供應商時占有利地位；）供應商提供的產品和勞務范圍應與其營業(yè)執(zhí)照的經營范圍相一致；其提供的產品或勞務盡量詳細，為軟件實現查詢、抽取和篩選某一特定的產品或勞務提供依據，舉例來說，如果選擇銷售品牌計算機的供應商，而具有這種條件的供應商的記錄中登記的僅僅是 “計算機產品”，選擇余地就十分有限。）登記進行資格審查時，對供應商提供的企業(yè)法人證、營業(yè)執(zhí)照、財務報表應先確認與登記名稱一致對應，其他提供的代理證書、資信證明和獲獎證書等等也應與登記供應商名稱一致對應，在實際中，常有供應商登記時交付一些與本公司無關的資格證明證書，而這些不應該成為該單位的資格證明數據。 五、建立與供應商的雙贏關系：1、激勵和控制供應商：（1）激勵的措施：a、引進競爭機制；b、實施免檢措施；（2)控制的措施: a、派駐廠代表；b、定期檢查。2、獎懲供應商辦法：（1）獎勵方法：a、對于A類優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先交易的機會；b、對于A類優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先支付貨款；（2)懲罰辦法:a、對于質量不合格或交貨逾期的供應商；向其索取賠償或罰款；b、對于由A類優(yōu)秀供應商降級為BCD類，對它限制下單或停止下單。五、供應商庫中供應商的抽取流程 對供應商庫的基本應用就是采購業(yè)務中要求按照某種或者某類商品或者服務進行數據查詢和隨機抽取符合一定條件的供應商名單。根據以上的庫結構，實現可以采取幾種方式； ）根據編號選擇和隨機抽取供應商 前面說過編號的前四位是類別號，所以供應商的編號體現的是該供應商提供產品或勞務的類別不同。例如，把以提供計算機產品為主的供應商都分為一類，編號的前四位都為；在查詢或隨機抽取時，就是對前四位編號為的所有供應商進行查詢和隨機抽取。這種方式的優(yōu)點是簡單有效，但也有明顯的不足，那就是：某個供應商實際上很難絕對地把它劃分為計算機類還是網絡系統(tǒng)集成類，或是軟件開發(fā)類。之所以劃分為計算機產品類是因為它的確以銷售計算機及相關產品為主，而網絡系統(tǒng)集成和軟件開發(fā)在其經營中不占優(yōu)勢。 ）根據提供的產品和勞務選擇和抽取供應商供應商登記的提供產品和勞務應該是對其經營范圍最全面的描述。依據該字段的內容進行的應該是最準確的查詢、和隨機抽取。例如，繼續(xù)前面哪個例子，以“品牌微機”甚至是“”為條件就可以在所有經營此品牌微機的供應商中進行查詢和隨機抽取。它的優(yōu)點是選擇全面，克服了第一種方式的缺點，同時又有自身的不足，即：未考慮到該供應商的此種商品是否具有競爭力，是主要經營還是兼營或是一般的代售等問題。 ）編號與提供產品和勞務兩個條件組合方式從前面的討論可以看出，單純以供應商編號或者供應商提供產品和勞務的范圍其中任一個條件進行查詢和隨機篩選都有各自克服不了的缺陷，適當的進行這兩個條件的組合就可以保證查詢和隨機抽取的結果在一些要求較嚴格的采購中比較合適。 ）更多條件的組合方式供應商庫結構中許多字段都具有成為查詢條件的特點，如：是生產廠家還是銷售公司這一條件可以把競爭約束在廠家之間，地域條件可以限制條件未只在本地企業(yè)或外地在本地有分支機構的企業(yè)之中篩選，等等。這樣可以得到非常實用的限制條件，例如，可以在滿足如下條件的供應商中隨機抽取參加某項目的招標采購：電梯類、注冊資金為萬元人民幣或者萬美元以上、本地企業(yè)或者在本地有分支機構，通過質量體系認證、生產自動扶梯的生產廠家、等等。 六、供應商庫的結構設計（基于軟件數據庫）供應商庫的數據結構設計的原則一是考慮目前實際應用的需要，二是考慮數據庫以后繼續(xù)開發(fā)和管理，可以做如下設計方案： ）基本信息：基本信息包括供應商的名稱、編號、地址、地域、成立日期、注冊編號、注冊資金、國稅證號、地稅證號、法人代表、聯系人、聯系方式（電話、傳真、手機、傳呼、電子信箱）等。其中編號是區(qū)分供應商的關鍵字段，它標志了供應商的基本類別和唯一編碼；例如編號它所代表的意義為：前四位代表了供應商類別，可能為空調類，后四位代表它在整個供應商庫中唯一編號。這種設計有利于對數據庫的分類查詢。由于注冊資金是條件篩選的因素，應為數值型，所以應該增加 “注冊資金幣種”這一字段，可以為人民幣萬元、美元萬元、港元萬元等。而地域只限于本地企業(yè)、外地企業(yè)在本地有分支機構和外地企業(yè)在本地無分支機構三種情況。）經營信息 供應商的經營信息包括是生產廠家還是銷售型公司、企業(yè)提供產品和勞務的范圍、主營產品（服務）、企業(yè)資質、所獲的榮譽、代表性的工程（或項目）等。其中企業(yè)提供的產品和勞務的范圍盡量全面、它將是供應商信息庫中最有價值的字段，也是實現查詢和隨機抽取的重要依據。企業(yè)資質是現在指企業(yè)能夠證明其經營能力、水平、資格和等級等狀況，如通過質量體系認證；而榮譽是指以前得到過的證明其能力、水平、等級的狀況，如某行業(yè)評獎的獎項。）財務信息 供應商的財務狀況可以反映該供應商具備的經濟實力和履行合同的能力。供應商庫中的財務信息包括：供應商的資產總額、凈資產、去年銷售額、去年利稅額，等。）參加項目信息 供應商以往的交易信息是供應商參與未來交易及相關活動的數據，可以成為評價該供應商的依據之一。它包括：以往交易對象、參加過的數量、合作的時期長短、合作中止的原因、合同履行情況等。）其他信息 其他如登記時間、審查時間、審查人和備注等可以作為供應商庫的組成字段。七、對庫中供應商的獎懲：1、激勵和控制供應商：（1）激勵的措施：a、引進競爭機制；b、實施免檢措施；（2)控