如何建立并管理供應(yīng)商庫.doc

如何建立并管理供應(yīng)商庫采購工作面對的是銷售商品、提供服務(wù)、承建工程的，范圍廣泛、數(shù)量眾多的供應(yīng)商，因此需要科學(xué)規(guī)范的方式對與此相關(guān)的資料數(shù)據(jù)進行收集、整理、分析和管理應(yīng)用；而當(dāng)今計算機與信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為此提供了強有力的手段和工具。 一、建設(shè)供應(yīng)商庫的目的與作用 采購需要建立供應(yīng)商庫，簡單的說，目的有三：）采購事務(wù)的招標(biāo)等采購方式需要建立數(shù)據(jù)庫以供查詢和使用；）采購單位需要對供應(yīng)商經(jīng)過一段時期的合作和交流后進行評價；）從長遠來說，有必要加強是對供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商庫只是第一步。建設(shè)供應(yīng)商庫的作用就是：科學(xué)有效管理數(shù)據(jù)信息，提高采購部門的管理和工作效率。二、納入供應(yīng)商庫的原則：（1）適質(zhì)（2）適價（3）適量（4）適地。三、納入供應(yīng)商庫總體流程：收集供應(yīng)商資料填寫供應(yīng)商調(diào)查表如果條件允許可以實地考察并協(xié)同相關(guān)部門選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商索取樣品并進行認證小批量試生產(chǎn)中批量試生產(chǎn)大批量試生產(chǎn)列為合格供應(yīng)商。四、供應(yīng)商的資格審查和登記 供應(yīng)商登記資格審查和登記入庫是建立供應(yīng)商信息庫的基礎(chǔ)工作，考慮到登記入供應(yīng)商庫后就平等地進入成為采購對象，因此資格審查工作務(wù)必嚴格認真。實際操作中應(yīng)注意以下幾點：）登記方必須是具備獨立的法人資格并且能獨立行使民事權(quán)利、獨立承擔(dān)民事責(zé)任的單位，盡量避免有某些公司的個別部門或不具備法人資格的分公司、辦事處來進行供應(yīng)商登記；）供應(yīng)商登記表應(yīng)經(jīng)登記單位蓋章確認，登記的供應(yīng)商名稱應(yīng)與印章名稱一致，防止有某部門或分公司、辦事處以大公司的名義登記，從而在有條件抽取供應(yīng)商時占有利地位；）供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和勞務(wù)范圍應(yīng)與其營業(yè)執(zhí)照的經(jīng)營范圍相一致；其提供的產(chǎn)品或勞務(wù)盡量詳細，為軟件實現(xiàn)查詢、抽取和篩選某一特定的產(chǎn)品或勞務(wù)提供依據(jù)，舉例來說，如果選擇銷售品牌計算機的供應(yīng)商，而具有這種條件的供應(yīng)商的記錄中登記的僅僅是 “計算機產(chǎn)品”，選擇余地就十分有限。）登記進行資格審查時，對供應(yīng)商提供的企業(yè)法人證、營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)報表應(yīng)先確認與登記名稱一致對應(yīng)，其他提供的代理證書、資信證明和獲獎證書等等也應(yīng)與登記供應(yīng)商名稱一致對應(yīng)，在實際中，常有供應(yīng)商登記時交付一些與本公司無關(guān)的資格證明證書，而這些不應(yīng)該成為該單位的資格證明數(shù)據(jù)。 五、建立與供應(yīng)商的雙贏關(guān)系：1、激勵和控制供應(yīng)商：（1）激勵的措施：a、引進競爭機制；b、實施免檢措施；（2)控制的措施: a、派駐廠代表；b、定期檢查。2、獎懲供應(yīng)商辦法：（1）獎勵方法：a、對于A類優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先交易的機會；b、對于A類優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先支付貨款；（2)懲罰辦法:a、對于質(zhì)量不合格或交貨逾期的供應(yīng)商；向其索取賠償或罰款；b、對于由A類優(yōu)秀供應(yīng)商降級為BCD類，對它限制下單或停止下單。五、供應(yīng)商庫中供應(yīng)商的抽取流程 對供應(yīng)商庫的基本應(yīng)用就是采購業(yè)務(wù)中要求按照某種或者某類商品或者服務(wù)進行數(shù)據(jù)查詢和隨機抽取符合一定條件的供應(yīng)商名單。根據(jù)以上的庫結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)可以采取幾種方式； ）根據(jù)編號選擇和隨機抽取供應(yīng)商 前面說過編號的前四位是類別號，所以供應(yīng)商的編號體現(xiàn)的是該供應(yīng)商提供產(chǎn)品或勞務(wù)的類別不同。例如，把以提供計算機產(chǎn)品為主的供應(yīng)商都分為一類，編號的前四位都為；在查詢或隨機抽取時，就是對前四位編號為的所有供應(yīng)商進行查詢和隨機抽取。這種方式的優(yōu)點是簡單有效，但也有明顯的不足，那就是：某個供應(yīng)商實際上很難絕對地把它劃分為計算機類還是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成類，或是軟件開發(fā)類。之所以劃分為計算機產(chǎn)品類是因為它的確以銷售計算機及相關(guān)產(chǎn)品為主，而網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成和軟件開發(fā)在其經(jīng)營中不占優(yōu)勢。 ）根據(jù)提供的產(chǎn)品和勞務(wù)選擇和抽取供應(yīng)商供應(yīng)商登記的提供產(chǎn)品和勞務(wù)應(yīng)該是對其經(jīng)營范圍最全面的描述。依據(jù)該字段的內(nèi)容進行的應(yīng)該是最準(zhǔn)確的查詢、和隨機抽取。例如，繼續(xù)前面哪個例子，以“品牌微機”甚至是“”為條件就可以在所有經(jīng)營此品牌微機的供應(yīng)商中進行查詢和隨機抽取。它的優(yōu)點是選擇全面，克服了第一種方式的缺點，同時又有自身的不足，即：未考慮到該供應(yīng)商的此種商品是否具有競爭力，是主要經(jīng)營還是兼營或是一般的代售等問題。 ）編號與提供產(chǎn)品和勞務(wù)兩個條件組合方式從前面的討論可以看出，單純以供應(yīng)商編號或者供應(yīng)商提供產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍其中任一個條件進行查詢和隨機篩選都有各自克服不了的缺陷，適當(dāng)?shù)倪M行這兩個條件的組合就可以保證查詢和隨機抽取的結(jié)果在一些要求較嚴格的采購中比較合適。 ）更多條件的組合方式供應(yīng)商庫結(jié)構(gòu)中許多字段都具有成為查詢條件的特點，如：是生產(chǎn)廠家還是銷售公司這一條件可以把競爭約束在廠家之間，地域條件可以限制條件未只在本地企業(yè)或外地在本地有分支機構(gòu)的企業(yè)之中篩選，等等。這樣可以得到非常實用的限制條件，例如，可以在滿足如下條件的供應(yīng)商中隨機抽取參加某項目的招標(biāo)采購：電梯類、注冊資金為萬元人民幣或者萬美元以上、本地企業(yè)或者在本地有分支機構(gòu)，通過質(zhì)量體系認證、生產(chǎn)自動扶梯的生產(chǎn)廠家、等等。 六、供應(yīng)商庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計（基于軟件數(shù)據(jù)庫）供應(yīng)商庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計的原則一是考慮目前實際應(yīng)用的需要，二是考慮數(shù)據(jù)庫以后繼續(xù)開發(fā)和管理，可以做如下設(shè)計方案： ）基本信息：基本信息包括供應(yīng)商的名稱、編號、地址、地域、成立日期、注冊編號、注冊資金、國稅證號、地稅證號、法人代表、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話、傳真、手機、傳呼、電子信箱）等。其中編號是區(qū)分供應(yīng)商的關(guān)鍵字段，它標(biāo)志了供應(yīng)商的基本類別和唯一編碼；例如編號它所代表的意義為：前四位代表了供應(yīng)商類別，可能為空調(diào)類，后四位代表它在整個供應(yīng)商庫中唯一編號。這種設(shè)計有利于對數(shù)據(jù)庫的分類查詢。由于注冊資金是條件篩選的因素，應(yīng)為數(shù)值型，所以應(yīng)該增加 “注冊資金幣種”這一字段，可以為人民幣萬元、美元萬元、港元萬元等。而地域只限于本地企業(yè)、外地企業(yè)在本地有分支機構(gòu)和外地企業(yè)在本地?zé)o分支機構(gòu)三種情況。）經(jīng)營信息 供應(yīng)商的經(jīng)營信息包括是生產(chǎn)廠家還是銷售型公司、企業(yè)提供產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍、主營產(chǎn)品（服務(wù)）、企業(yè)資質(zhì)、所獲的榮譽、代表性的工程（或項目）等。其中企業(yè)提供的產(chǎn)品和勞務(wù)的范圍盡量全面、它將是供應(yīng)商信息庫中最有價值的字段，也是實現(xiàn)查詢和隨機抽取的重要依據(jù)。企業(yè)資質(zhì)是現(xiàn)在指企業(yè)能夠證明其經(jīng)營能力、水平、資格和等級等狀況，如通過質(zhì)量體系認證；而榮譽是指以前得到過的證明其能力、水平、等級的狀況，如某行業(yè)評獎的獎項。）財務(wù)信息 供應(yīng)商的財務(wù)狀況可以反映該供應(yīng)商具備的經(jīng)濟實力和履行合同的能力。供應(yīng)商庫中的財務(wù)信息包括：供應(yīng)商的資產(chǎn)總額、凈資產(chǎn)、去年銷售額、去年利稅額，等。）參加項目信息 供應(yīng)商以往的交易信息是供應(yīng)商參與未來交易及相關(guān)活動的數(shù)據(jù)，可以成為評價該供應(yīng)商的依據(jù)之一。它包括：以往交易對象、參加過的數(shù)量、合作的時期長短、合作中止的原因、合同履行情況等。）其他信息 其他如登記時間、審查時間、審查人和備注等可以作為供應(yīng)商庫的組成字段。七、對庫中供應(yīng)商的獎懲：1、激勵和控制供應(yīng)商：（1）激勵的措施：a、引進競爭機制；b、實施免檢措施；（2)控