茶會(huì)策劃方案.doc

。瑞福祥茶號(hào)三周年慶典暨中秋“團(tuán)圓”茶會(huì)活動(dòng)策劃主辦：湖州瑞福祥茶號(hào)時(shí)間：2012年9月底2012 目 錄前言一、活動(dòng)主題3二、時(shí)間地點(diǎn)3三、參與人員3四、活動(dòng)進(jìn)程落實(shí)4五、組織分工（一）秘書組5（二）會(huì)務(wù)組5（三）后勤組6六、場(chǎng)地布置（一）場(chǎng)地具體布置6（二）場(chǎng)地布置效果圖7七、活動(dòng)流程8八、經(jīng)費(fèi)預(yù)算9九、應(yīng)急預(yù)案9十、附件：（一）邀請(qǐng)函10（二）活動(dòng)流程表11目 錄前言一、活動(dòng)主題3二、時(shí)間地點(diǎn)3三、參與人員3四、活動(dòng)進(jìn)程落實(shí)4五、組織分工（一）秘書組5（二）會(huì)務(wù)組5（三）后勤組6六、場(chǎng)地布置（一）場(chǎng)地具體布置6（二）場(chǎng)地布置效果圖7七、活動(dòng)流程8八、經(jīng)費(fèi)預(yù)算9九、應(yīng)急預(yù)案9十、附件（一）邀請(qǐng)函10（二）活動(dòng)流程11前言 金風(fēng)送爽，玉露賜福，中秋佳節(jié)之夜也迎來了湖州瑞福祥茶號(hào)三周年店慶，為了感謝朋友和茶友們對(duì)茶號(hào)的支持，瑞福祥茶號(hào)特在湖州最大的主題公園舉行三周年感恩茶會(huì)即中秋晚會(huì)。一、 活動(dòng)主題今宵相思月，歡樂一家親 2012年中秋戶外夜茶會(huì)二、活動(dòng)時(shí)間 地點(diǎn)時(shí)間：2012年9月28日（暫定）地點(diǎn)：湖州仁皇山公園草地（具體地點(diǎn)待定）三、參與人員組織人員（瑞福祥店員）：小金、小平、小項(xiàng)、張偉、小薇特邀嘉賓：大茶老師 、xxx、xxx 同行嘉賓：嘉興xxx、xxx客戶代表：漢服表演隊(duì)：xxx xxx茶席布置隊(duì)：xxx xxx嘉賓隊(duì)：xxx xxx約 20人四、活動(dòng)進(jìn)程落實(shí)（督促落實(shí)負(fù)責(zé)人：xxx 聯(lián)系方式完成日期具 體 任 務(wù)8月10日調(diào)查參與熱情度：訪問客戶代表，聽取意見8月15日完成活動(dòng)籌備方案，確認(rèn)邀請(qǐng)來賓名單及參與項(xiàng)目8月20日確定節(jié)目流程 8月25日發(fā)出邀請(qǐng)，告知各與會(huì)人員9月1日確認(rèn)場(chǎng)地布置方案，會(huì)議場(chǎng)地預(yù)定9月10日完成本活動(dòng)相關(guān)宣傳單、橫幅設(shè)計(jì)制作完成道具準(zhǔn)備工作（根據(jù)當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)布置及節(jié)目單需求）9月20日相關(guān)參與節(jié)目表演人員進(jìn)行節(jié)目表演訓(xùn)練9月25日音響設(shè)備、禮品、茶點(diǎn)（月餅）、水果、水等到位相關(guān)茶席布置人員確定茶席布置方案9月26日簡單布置場(chǎng)地9月27日檢查各項(xiàng)工作是否全部落實(shí)到位，并按策劃完成彩排 五、組織分工（一）秘書組 總負(fù)責(zé)人：xxx 聯(lián)系方式體項(xiàng)目具體安排負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式備注文稿撰寫活動(dòng)籌備方案撰寫張力考完成進(jìn)度及活動(dòng)流程開場(chǎng)發(fā)言稿撰寫、主持稿編寫文本資料活動(dòng)流程安排邀請(qǐng)函制作禮品準(zhǔn)備蒞臨嘉賓禮品：25份xx認(rèn)來賓名單審核并確認(rèn)來賓名單，并呈送請(qǐng)柬請(qǐng)柬制作20份來賓邀請(qǐng)函彩排監(jiān)督確定節(jié)目流程、監(jiān)督節(jié)目彩排（二）會(huì)務(wù)組總負(fù)責(zé)人：張華 聯(lián)系方式體項(xiàng)目具體安排負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式備注協(xié)調(diào)員維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，并及時(shí)協(xié)調(diào)會(huì)議期間任何事宜吳麗1345698745根據(jù)實(shí)際表演節(jié)目來確定道具準(zhǔn)備來賓座位安排按照到場(chǎng)來賓任務(wù)安排座位屏風(fēng)1塊：活動(dòng)背景墻葉幅2條：會(huì)場(chǎng)兩側(cè)會(huì)場(chǎng)設(shè)備配置與維護(hù)1.音箱設(shè)備及話筒2支； 2.攝像設(shè)備1套；3.筆記本電腦：安排人員播放控制背景音樂道具準(zhǔn)備相關(guān)表演道具搜集、租賃、購買（三）后勤組總負(fù)責(zé)人：吳敏捷 聯(lián)系方式體項(xiàng)目具體安排負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式備注場(chǎng)務(wù)維護(hù)及服務(wù)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)，排除干擾李際情況跟其他組協(xié)商各項(xiàng)會(huì)議材料的搬運(yùn)工作包括禮品、文本資料、茶水等材料協(xié)助會(huì)務(wù)組會(huì)場(chǎng)布置工作包括橫幅、屏風(fēng)、表演道具、茶道具等禮品、茶水購置1.各種水果2.茶點(diǎn)（月餅、糕點(diǎn)） 3.禮品黎與所在酒店協(xié)商飲食安排活動(dòng)準(zhǔn)備相關(guān)人員的餐飲（宴會(huì)）安排住宿負(fù)責(zé)夜宿的嘉賓住宿六、場(chǎng)地布置（一）場(chǎng)地具體布置總負(fù)責(zé)人：李四 聯(lián)系方式域布置任務(wù)負(fù)責(zé)人備注外圍區(qū)活動(dòng)場(chǎng)地兩側(cè)植被懸掛橫幅與宣傳賀詞；李劉嘉賓區(qū)1.整齊擺放嘉賓座椅：呈左右各6張桌子，每桌配4張椅子（與舞臺(tái)呈T字形）；2.嘉賓坐席每桌擺放各式茶點(diǎn)（茶席自行布置）；3.嘉賓區(qū)正后方為攝影師錄像。葉麗舞臺(tái)區(qū)背景1. 舞臺(tái)以“假山”為總體背景，并放置一古色古香屏風(fēng)；2. 舞臺(tái)兩側(cè)各放置音響話筒；具體設(shè)備根據(jù)表演節(jié)目安排表演區(qū)T字形，正方留置20*5平方米的空間，前方留置2.5*10平方米空間（二）場(chǎng)地布置效果圖宣傳賀詞 橫幅宣傳賀詞 橫幅假 山屏 風(fēng)舞 臺(tái) 區(qū) 5m 20m音響音響音響2.5mT字舞臺(tái) 212110m34345665宣 傳 展 架七、活動(dòng)流程今宵相思月，歡樂一家親2012年中秋戶外夜茶會(huì) 流程表時(shí)間：2012年9月28日地點(diǎn)：湖州仁皇山公園人員：瑞福祥店員、客戶9月28日下午13:3015:00瑞福祥通知全體與會(huì)人員，最后確定到場(chǎng)信息15:0017:00進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)布置檢查（包括布置茶席）17:0018:00晚餐（在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)解決）晚上18:00仁皇山公園草地茶會(huì)正式開始（正式開始前播放背景音樂，攝影設(shè)備準(zhǔn)備就緒）18:0018:05瑞福祥代表致辭發(fā)言，感謝客戶18:0518:20大茶老師現(xiàn)場(chǎng)朗誦水調(diào)歌頭（期間由xx老師現(xiàn)場(chǎng)書寫、畫）18:2018:40漢服展示：親子裝、個(gè)人秀18:4019:00茶歇：在所坐位置休息，泡茶者展示其著裝、茶席布置主題、茶樣、茶禮等19:0019:20香藝展示（期間演示古箏彈奏）19:2019:50放飛祝福：放孔明燈19:5020:00瑞福祥代表致辭，發(fā)放禮品20:00茶會(huì)結(jié)束八、經(jīng)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目具體內(nèi)容金額備注攝影、音響設(shè)備租賃1000元/天*1臺(tái)=1000元1000元場(chǎng)地租賃1000元/天=1000元1000元會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用背景屏風(fēng)：500元現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)桌椅租賃：800元橫幅：50元/條*2條=100元1400元會(huì)場(chǎng)用品費(fèi)用水果、茶水：200元手花：3元/個(gè)*30=90元290元禮品費(fèi)蒞臨嘉賓禮品：50元/份*30=1500元1500元餐費(fèi)晚餐（外賣）：15元/人*20=300元300元文稿費(fèi)致辭稿、活動(dòng)流程表：1元/張*30張=30元30元服裝租賃漢服、香藝服租賃：1000元 1000元共計(jì)費(fèi)用6520元（實(shí)際費(fèi)用待定）九、應(yīng)急預(yù)案為了保證此次夜茶會(huì)的順利進(jìn)行，及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，避免在奠基儀式活動(dòng)中出現(xiàn)異常問題或現(xiàn)象，特制定此應(yīng)急預(yù)案，措施如下：（一） 現(xiàn)場(chǎng)指揮由xx現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督檢查問題，并及時(shí)解決（二）突發(fā)事件應(yīng)急1、相關(guān)信息的收集（如當(dāng)天天氣查詢）；2.聯(lián)絡(luò)有關(guān)應(yīng)急信息的收集（各種災(zāi)害事故的應(yīng)急搶救）；3.勸阻滋事人員，制止過激行為(路人甲乙)；配備： 1.滅火器材的配置：（全部使用3公斤ABC干粉滅火器）舞臺(tái)區(qū)、嘉賓區(qū)后方各放1具，供電設(shè)備處放4具，運(yùn)輸物資的車內(nèi)放1具備用。2.各類常用藥品的配置。（三）制止突發(fā)事件的原則：1.遵循“安全第一”的原則。2.確保參加茶會(huì)嘉賓的人身安全。3.一旦出現(xiàn)突發(fā)事故，應(yīng)急指揮組立即啟動(dòng)，得到相關(guān)指導(dǎo)和幫助。4.保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，控制滋事人員。附：邀 請(qǐng) 函尊敬的 先生/女士：我店定于2012年9月28日18時(shí)，在湖州仁皇山公園舉行“今宵相思月，歡樂一家親2012年瑞福祥茶號(hào)三周年慶典暨中秋戶外夜茶會(huì)”，屆時(shí)恭候您光臨指導(dǎo)。聯(lián)系人：小項(xiàng) 聯(lián)系電話湖州瑞福祥茶號(hào) 二一二年九月二十八日瑞福祥茶號(hào)三周年慶典暨中秋“團(tuán)圓”茶會(huì)活動(dòng)流程表1. 嘉賓入座，靜心茶；2. 瑞福祥代表致辭，感謝客戶；3. 水調(diào)歌頭朗誦；4. “瑞福祥”ppt展示現(xiàn)場(chǎng)書畫；5. 茶話會(huì)，